Vad ska husbolaget göra före överföring?

De saker som ska hanteras före överföring av aktieboken visas i figuren nedan. Mer information om varje åtgärd kan du läsa under figuren.

Husbolagets styrelse har fattat beslut om överföring

Överföring av aktieboken förutsätter beslut därom av husbolagets styrelse. Datum för styrelsens beslut om överföring av aktieboken bör anges i överföringstjänsten.

Kontrollera i PRS handelsregistret och FODS-tjänsten:

Husbolagets juridiska form 

• Kontrollera att husbolagets juridiska form i handelsregistret är ett bostadsbolag eller ett ömsesidigt fastighetsbolag.
• Om husbolagets juridiska form är aktiebolag, se instruktionerna här. 
• Läs mer om ändring av företagsform på PRS webbplats.

Behörighet att hantera och godkänna överföring av aktiebok

• Vid inloggning till överföringstjänsten för aktiebok kontrolleras med handelsregistret att den identifierade användaren är disponent eller ordförande i husbolagets styrelse. Identifieringen sker i tjänsten suomi.fi-identifikation.
• Du kan identifiera dig i tjänsten genom att använda MDB:s certifikatkort, ett mobilcertifikat eller personliga bankkoder. 
• Disponent och styrelsens ordförande som av husbolaget anmälts till handelsregistret får med uppgifterna i handelsregistret som grund rätt att sköta ärenden i bostadsdatasystemet. Därmed kan de hantera aktiebokens uppgifter samt godkänna överföringen av aktieboken.

Fullmakt i suomi.fi-fullmaktstjänsten

• Den i handelsregistret antecknade disponenten för husbolaget eller husbolagets styrelseordförande kan i tjänsten Suomi.fi-fullmakter befullmäktiga exempelvis en person som hör till disponentföretagets personal att göra överföringen av aktieboken i egenskap av representant för husbolaget. Fullmakten ges för en viss tid.
• I tjänsten Suomi.fi-fullmakter finns definierad en Behandla uppgifter i ett husbolags aktiebok och godkänna överföringar-fullmakt, med vilken den befullmäktigade kan på husbolagets vägnar kontrollera och redigera uppgifterna i ett bostadsaktiebolags eller ömsesidigt fastighetsaktiebolags aktiebok och godkänna att underhållet av aktieboken överförs till bostadsdatasystemet.
• I tjänsten Suomi.fi-fullmakter finns också fullmakten Behandla uppgifter i ett husbolags aktiebok och godkänna överföringar och ansöka om en auktoriseringsnyckel med vilken den befullmäktigade ytterligare kan ansöka om en auktoriseringsnyckel för ett husbolag för att öppna informationstjänsten från bostadsdatasystemet till fastighetsförvaltningssystemet. 
• När aktieboken har överförts till bostadsdatasystemet kan husbolagets representant genom att logga in i överföringstjänsten hämta aktieboken och förteckningen över delägarnas kontaktuppgifter för att sköta husbolagets förvaltning.

Uppdaterade kontaktuppgifter till husbolaget i FODS-tjänsten

• Kontrollera att ditt husbolags kontaktuppgifter i handelsregistret är korrekta. Du ser uppgifterna kostnadsfritt genom att söka efter ditt bolags uppgifter i företagssökningen på webbplatsen ytj.fi. Om det har skett förändringar i uppgifterna, gör en avgiftsfri adressändring i tjänsten på webbplatsen ytj.fi.
• Efter överföring av aktieboken skickar Lantmäteriverket uppgifter till husbolaget om registrering av ägande i bostadsdatasystemet. Uppgifterna skickas till bolagets e-postadress eller brevadress som finns registrerad i handelsregistret. Husbolaget får inte uppgifter om ägarförändringar om de kontaktuppgifter som anmälts till handelsregistret är föråldrade eller bristfälliga. Lantmäteriverket använder alltid i första hand e-post för meddelanden, så ange därför gärna husbolagets e-postadress, fast det inte är obligatoriskt. Husbolagets e-postadress är offentlig information i handelsregistret.
• Om ditt disponentsystem innehåller en funktion för efterfrågan av lägenhetsuppgifter får du i disponentsystemet också information om registrering av äganderätt och om aktieboksanteckning. 

Kontrollera i husbolagets aktiebok och bolagsording:

Aktieboken överensstämmer med den gällande bolagsordningen

• Kontrollera före överföring att aktieboken överensstämmer med den gällande bolagsordningen. Du ser den ikraftvarande bolagsordningen när du loggar in i överföringstjänsten. 
• Om bolagsordningen inte är uppdaterad, utför en ändring av bolagsordningen innan aktieboken överförs.
• Om du lämnar uppgifterna i elektroniskt format (strukturerat) i PRS:s tjänst importeras uppgifterna i lägenhetsbeskrivningen automatiskt från PRS som grunduppgifter för överföringstjänsten efter att ändringen av bolagsordningen har registrerats i handelsregistret. I detta fall kan du överföra aktieboken genom att komplettera aktiegruppernas ägaruppgifter och begränsningar.
• Observera att ifall du företer bolagsordningen i elektroniskt format (strukturerat) i PRS:s tjänst kan du inte använda överföringsfilen från disponentsystemet som underlag för överföringen. 
• När ändringen av bolagsordningen har registrerats i handelsregistret fås lägenhetsbeskrivningens uppgifter automatiskt från PRS som grunduppgifter för överföringstjänsten. I detta falt kan du föra över aktieboken genom att komplettera aktiegruppernas ägaruppgifter och begränsningar. 

Alla aktiegrupper har ägaruppgifter jämte kontaktuppgifter

• Kontrollera före överföringen att ägaruppgifterna för alla aktiegrupper är korrekta. Den ägare som är införd i aktieboken ska anges som ägare. Om husbolaget eller disponenten inte har uppgift om aktielägenhetens verkliga ägare, för disponenten eller husbolaget in uppgiften om den senaste ägaren i aktieboken i bostadsdatasystemet. Om aktiebrevet eventuellt saknas hindrar detta inte överföringen av aktieboken.
• Innan aktieboken överförs till bostadsdatasystemet ska disponenten reda ut alla de ofärdiga fall där aktieägarna inte framlagt utredning om betald överlåtelseskatt. Annars kan husbolaget bli ansvarigt för den den av aktieägaren obetalda överlåtelseskatten. Läs mer på skatteförvaltningens webbplats.

Begränsningar

• Det kan finnas olika slag av begränsningsklausuler i husbolagets bolagsordning. En begränsning kan gälla bolagets alla aktier eller endast en del av aktierna, till exempel parkeringsplatser.
• Begränsningarna i bolagsordningen gäller i allmänhet omsättningen av aktierna, och förekommer i form av inlösenklausul, klausul om förköpsrätt eller samtyckesklausul. Den utlänningsklausul som kan förekomma i äldre bolagsordningar är däremot ogiltig.
• Det kan också finnas begränsningar i olika lagar, som till exempel bestämmelsen i aravabegränsningslagen om inlösen av aktier med stöd av hyresrätt.
• Dessutom kan olika slags andra begränsningar gälla för enstaka aktiegrupper, till exempel efterlevande makes besittningsrätt. Det är viktigt att utreda begränsningarna i förväg eftersom de alla måste anges vid överföring av aktieboken genom att välja rätt alternativ från listan.

Ömsesidigt fastighetsaktiebolag

• Om ett före 2019 grundat ömsesidigt fastighetsbolag vill överföra sin aktiebok till bostadsdatasystemet måste det först göra en ändring av bolagsformen i handelsregistret (se ovan). Samtidigt måste en bestämmelse läggas till i bolagsordningen om att bolagets aktier ingår i bostadsdatasystemet. Dessutom ska bolagsordningen omvandlas till elektronisk form hos PRS. 
• Det ömsesidiga fastighetsbolagets elektroniska uppgifter överförs från handelsregistret till Lantmäteriverkets överföringstjänst för aktieboken, där husbolaget fortfarande måste komplettera ägaruppgifterna för aktiegrupperna och godkänna aktiebokens överföring till bostadsdatasystemet.

Se en förteckning över de uppgifter som ska anmälas till bostadsdatasystemet.