Bostadsdatasystemets tjänster är tillgängliga för disponenter

Bostadsdatasystemets gränssnittstjänster tillhandahålls nu av Lantmäteriverket. Fråga din egen disponentsystemleverantör om deras beredskap att erbjuda bostadsdatasystemets funktionaliteter till ditt företag.

Om du inte har tillgång till ett disponentsystem eller om ditt disponentsystem inte kommer att anslutas till bostadsdatasystemet, läs anvisningen om överföring av aktiebok. Vid behov får du också hjälp av Lantmäteriverkets stöd för överföring av aktiebok. Efter överföringen kan du få husbolagets tidsenliga aktiebok från samma tjänst som du använt vid överföringen till Lantmäteriverket.

Vad påverkar användningen av en överföringsfil och när lönar det sig att använda den?

Först bör man fråga vilket överföringssätt leverantören för disponentsystemet rekommenderar.

Aktiegruppsbeteckningarna överförs från bostadsdatasystemet till disponentsystemet för att ändringsuppgifterna för aktiegrupper (t.ex. registrering av nytt ägande, pantsättning och begränsning) automatiskt ska kunna hämtas via ett gränssnitt direkt till disponentsystemet för aktiegruppen i fråga.

Aktiegruppsbeteckningarna kan

hämtas från överföringstjänsten som en json-fil som sparas i disponentsystemet
hämtas via informationstjänsten för lägenhetsuppgifter (REST) (förfrågan ”Sökning av aktiegrupper med sökvillkor”)
anges i fastighetsförvaltningssystemet för hand

Kontrollera med leverantören för ditt disponentsystem hur uppgifterna i systemet i fråga ska hämtas.

Observera att en överföringsfil för aktiebok inte kan hämtas från disponentsystemet till Lantmäteriverkets tjänst för överföring av aktiebok, om bolagsordningen har omvandlats till elektroniskt format i PRS. I så fall kan uppgifterna kontrolleras direkt i överföringstjänsten och aktiegruppsbeteckningarna måste kopieras för hand till disponentsystemet.

Basuppgifterna i bostadsdatasystemet är från år 2019. Om basuppgifterna i bostadsdatasystemet om exempelvis aktieägare eller aktielägenheter är mer tidsenliga än uppgifterna i disponentsystemet lönar det sig eventuellt att uppdatera uppgfiterna via gränssnittet. Aktieboköverföringsfilen som hämtas från disponentsystemet skriver över basuppgifterna som har hämtats från bostadsdatasystemet. Uppgifterna kan inte återställas efter överföringen.

Husbolagets storlek och antalet aktielägenheter

Samtliga aktielägenheter ska kontrolleras och vid behov ska deras uppgifter redigeras. Det tar ungefär 5 minuter att kontrollera en aktielägenhets uppgifter. Detta ger en uppskattning av hur lång tid det tar att överföra ett husbolags uppgifter. Även om uppgifterna hämtas med hjälp av en överföringsfil ska samtliga uppgifter ändå kontrolleras i Lantmäteriverkets tjänst för överföring av aktiebok och eventuella begränsningsanteckningar som berör aktielägenheterna ska läggas till manuellt.

Hur får vi tidsenliga uppgifter om aktieägare exempelvis efter ett bostadsköp? Det är möjligt att det i aktieboken finns en aktielägenhet som saknar en anteckning om ägaren.

Om aktielägenheten har sålts och den nya ägaren har ansökt om registrering av ägande hos Lantmäteriverket men har ännu inte betalat överlåtelseskatten, informeras disponenten om den nya ägaren per e-post. Aktieägaren kan ännu inte antecknas i aktieboken eftersom överlåtelseskatten inte har betalats. Aktieägaren antecknas i aktielägenhetsregistret (= aktielägenhetsregisteranteckning). I detta skede försvinner uppgifterna om den gamla ägaren från aktieboken, dvs. där finns inga ägaruppgifter.

Om du i detta skede behöver utreda aktielägenhetens ägaruppgifter, får du dem genom att fråga Lantmäteriverkets kundservice eller som en sökning via disponentsystemet (om systemet du använder stöder sökningar av ändringsuppgifter hos Lantmäteriverket). Ett e-brev om ägande som skickas till disponenten är juridiskt giltig information om ägande tills det att anteckninge görs i aktieboken efter att överlåtelseskatten har betalats.

När den nya ägaren har betalat överlåtelseskatten kan hen antecknas som ägare i aktieboken – precis på samma sätt som man hittills har gjort vid "traditionella" bostadsköp, där bostadsdatasystemet inte är en faktor. I husbolag är rösträtten bunden till anteckningen i aktielägenhetsregistret: om disponenten per e-post har blivit informerad om antecknandet av den nya ägaren i aktielägenhetsregistret, räcker detta som bevis om ägande för att den nya ägaren exempelvis ska kunna delta i bolagsstämman. En aktieägare behöver alltså inte synas i aktieboken för att kunna delta i bolagsstämman eller använda sin rösträtt i husbolaget.

Om e-postadressen har kommit bort och du behöver skicka en kallelse till bolagsstämma till en ny aktieägare kan du från Lantmäteriverkets tjänst för överföring av aktiebok hämta en lista över kontaktuppgifter som innehåller aktieägarnas kontaktuppgifter. Detta förutsätter att husbolagets aktiebok har överförts till bostadsdatasystemet eftersom då ansvarar Lantmäteriverket för aktiebokens uppdatering. I listan över kontaktuppgifter finns också sådana aktieägare som har antecknats i bostadsdatasystemet men som inte har betalat överlåtelseskatten och därmed inte har antecknats i aktieboken.

Spärrmarkering och förbud mot adressutlämning

Kontaktinformation om personer som har spärrmarkering eller ett förbud mot adressutlämning meddelat av en myndighet får varken lämnas ut eller visas på utskrifter från bostadsdatasystemet. Kontaktinformationen om en person som har spärrmarkering eller förbud mot adressutlämning visas i aktieboken och förteckningen över aktieägarnas kontaktinformation som är avsedda för husbolaget endast om personen har uppgivit en säker adress. Övriga utskrifter från bostadsdatasystemet innehåller ingen personlig kontaktinformation.

Namn eller annan identifieringsuppgift (personbeteckning eller födelsedatum) om en person som har spärrmarkering eller förbud mot adressutlämning lämnas inte heller ut på offentliga aktieboksutskrifter eller aktieboksutdrag. Från och med 7 februari 2024 visas namnet på och identifieringsuppgifterna (personbeteckning eller födelsedatum) om en person med spärrmarkering eller förbud mot adressutlämning som normalt i aktieboken som är avsedd för husbolaget samt i aktielägenhetsutskriften. Uppgifterna i dessa dokument är avsedda endast för husbolaget och varken utskrifterna eller uppgifterna i dem får lämnas ut, med undantag av de uppgifter som enligt lagen om bostadsaktiebolag ska antecknas på disponentintyget.

Mera information om spärrmarkering och förbud mot adressutlämning finns på sidan Informationstjänster för husbolag

Anvisning för disponentbyråer om anmälan av aktieägarnas e-postadresser till bostadsdatasystemet

Utifrån disponentbyråernas behov har vi inför stämmosäsongen 2025 byggt upp en modell med vilken disponentbyråerna med fullmakt från aktieägarna kan anmäla i bulk e-postadresser för husbolagens aktieägare till bostadsdatasystemet.

Begäran om tillägg av e-postadresserna ska lämnas till Lantmäteriverket senast den 30 september 2025 enligt följande:

Skaffa fullmakt av aktieägaren så att disponentbyrån får anmäla aktieägarens e-postadress till Lantmäteriverket för bostadsdatasystemets utskick av stämmokallelser och annan information från husbolaget.
Kontrollera när du ber om fullmakt av en aktieägare som är försedd med spärrmarkering att e-postadressen som hen uppgett är säker. Ägaren definierar själv vilken kontaktuppgift hen anser vara säker. Närmare anvisningar finns på https://www.maanmittauslaitos.fi/sv/information-om-lantmateriverket/kontaktuppgifter/blanketter-och-leveransaddresser/anvisning-om
Skicka begäran om tillägg av e-postadresserna i bostadsdatasystemet per e-post som ett säkerhetsmeddelande till [email protected]. Av meddelandet ska framgå att disponentbyråns representant som ett befullmäktigat ombud för aktieägaren anmäler aktieägarnas e-postadresser till bostadsdatasystemet. Fullmakterna behöver inte bifogas när ombudets befogenhet framgår av ett elektroniskt dokument, såsom ett e-postmeddelande. Lantmäteriverket kan vid behov begära att få inspektera fullmakterna.
Bifoga e-postadresserna till meddelandet som en bilaga i Excel-format, med den specifikation som nämns nedan. Maximistorleken av ett säkerhetsmeddelande är 500 Mb. Det är önskvärt att de enskilda Excel-filerna innehåller så många e-postadresser som möjligt, med hänsyn till storleksbegränsningen.
E-postadresserna av aktieägare som saknar personbeteckning eller FO-nummer ska lämnas i en separat Excel-fil.
Excel-filen ska innehålla följande uppgifter i textform och separerade i kolumner:
- aktiegruppens aktiegruppsbeteckning
- aktieägarens personbeteckning/FO-nummer
- e-postadress
- aktieägarens namn.

På det här sättet blir e-postadresserna snabbare tillgängliga för husbolagen via bostadsdatasystemet än om aktieägarna anmäler dem var för sig. Uppgifter som anmäls som en förteckning förs in i bostadsdatasystemet inom cirka två veckor att vi mottagit förteckningen. Husbolagen aviseras inte separat när uppgifterna har uppdaterats.

Förfarandet är tillfälligt och behövs inte längre efter 2025. E-tjänsten kommer att utvecklas så att från början av 2026 kan aktieägaren själv meddela sin e-postadress och ändringar i sin kontaktinformation direkt till bostadsdatasystemet.

Var kan jag få hjälp?

Stödet för överföring av aktiebok och kundservicen.