Vanliga frågor

 

Bostadsdatasystemets innehåll och omfattning
Ömsesidiga fastighetsaktiebolag och bostadsandelslag
Aktiebrev
Överföring av aktiebok
Registrering av äganderätt och samtycke
Offentlighet, tillförlitlighet och sekretess
Beslut, firmateckningsrätt och uppdatering av kontaktinformation
Beteckningar
Tekniska frågor
Bolagsvederlag
Strukturerad form
Lantmäteriverkets ansvar
 

Bostadsdatasystemets innehåll och omfattning

Vilka uppgifter innehåller bostadsdatasystemet?

Till en början innehåller systemet aktieböckerna som husbolagen har överfört dit, grunduppgifterna om besittningsobjektet samt uppgifter om inlösenklausuler. Efter att aktieböckerna har överförts är det möjligt att registrera elektroniska ägaranteckningar och pantsättningar samt uppgifter om exempelvis utmätning och andra omsättningsbegränsningar.

På vilket sätt säkerställs det att disponenterna lämnar alla uppgifter till bostadsdatasystemet?

Enligt bestämmelserna i lagen om införande av ett bostadsdatasystem ska husbolagen föra över aktieböckerna till bostadsdatasystemet. Efter överföringen minskar husbolagens arbetsbörda och aktieägarna drar nytta av det elektroniska registret. Överföring av aktieböckerna gynnar såväl husbolagen som aktieägarna.

Aktieregistren blir elektroniska i början av 2019. Kommer ni att ha ett gränssnitt där det husbolag kan ladda upp elektroniska möteskallelser, protokoll och andra dokument för bolagets administration, så att informationssäkerheten inte äventyras?

Ärenden som gäller bostadsbolagens administration kommer även framöver att skötas i bolagens system. Det går att få ut aktieboken och aktieägarnas kontaktinformation från bostadsdatasystemet, men till exempel möteskallelserna och protokollen skapas i bolagens egna system.

Hur kommer bostäder som ägs av dödsbon att registreras i bostadsdatasystemet? 

I bostadsdatasystemet anges dödsbon så att till exempel en bostad av vilken Maja och Mats äger hälften var antecknas så här: 1/2 Maja Mattsson, 1/2 Mats Mattsson, d. 1.3.2017. Dödsbon efter Mats kan ansöka om så kallad förtydligande registrering av äganderätt i vilken dödsbodelägarna antecknas, till exempel i 1/2 oskiftade dödsboet efter Mats Mattsson är delägarna Maja Mattsson, Per Mattsson och Lisa Mattsson. Det är inte möjligt att göra registreringen automatiskt eftersom det inte är känt vem som är delägare i dödsboet. Disponenten skickar möteskallelser och annan post enligt den kontaktinformation som finns antecknad i aktieboken. Om dödsboet inte har låtit skriva in aktieägarna, ska dessa intyga sin rätt att få ut disponentintyg genom att uppvisa bouppteckningsinstrumentet.

När aktielägenhetsregistret skickar information till disponentbyrån om att en aktieägare har bytts, skickar det då också information om till exempel överföring av vederlagsansvaret eller ska aktieägaren även i framtiden separat lämna in köpebrevet till disponentbyrån?

Anmälan om ägarbyte som skickas till bolaget innehåller information om den nya ägaren, förvärvet och förvärvsdatumet. Om vederlagsansvaret inte övergår på köpdagen, ska förvärvaren informera disponenten separat om detta datum.

Kommer aktieboken i aktielägenhetsregistret att vara sådan att den går att lämna till en utskickstjänst för utskick av möteskallelser m.m.?

Det går att få ut aktieböckerna ur bostadsdatasystemet i ett strukturerat format som kan konverteras till en produkt för utskickstjänsten. Bostadsdatasystemet kommer att innehålla gränssnitt mot fastighetsförvaltningssystem, vilket gör det möjligt att hålla informationen aktuell. Disponenter kan även i fortsättningen sköta utskicken på samma sätt som hittills.

Framöver behöver disponenten tydligen inte längre anmäla förvärv utan motprestation till Skatteförvaltningen med blankett 3072?

Förvärv utan motprestation ska anmälas fram till november 2019.

Hittills har det varit så att vid byte av disponentbyrå har den tidigare disponenten lämnat över aktieboken och vederlagsuppgifterna till den nya disponenten redan innan bytet officiellt har genomförts. Kommer vi i framtiden att få uppgifterna från bostadsdatasystemet?

Aktieboksuppgifterna fås från bostadsdatasystemet. Däremot förvaltas uppgifterna för fakturering av vederlagen inte i systemet, utan precis som tidigare lämnar den tidigare disponentbyrån över uppgifterna till den nya.

I systemet matas inte in någon historik, men enligt lagen ska bolagens historik vara dokumenterad för tio år. Ska husbolagen fortfarande upprätthålla historik? 

Bolagens historikuppgifter registreras i bostadsdatasystemet först från och med 1 januari 2019. Tidigare uppgifter är på bolagens ansvar.

Ömsesidiga fastighetsaktiebolag och bostadsandelslag

Kommer uppgifterna om ömsesidiga fastighetsaktiebolag att överföras till det elektroniska registret på samma sätt som bostadsaktiebolagens uppgifter?

Gamla ömsesidiga fastighetsaktiebolag kan om de vill gå med i aktielägenhetsregistret, men det är inte obligatoriskt för dem. Bolaget ska i så fall till bolagsordningen foga en bestämmelse om att aktierna i bolaget har anslutits till det aktielägenhetsregister som avses i lagen om ett bostadsdatasystem. Bolaget ska meddela ändringen i bolagsordningen till handelsregistret via e-tjänsten och efter att ändringen har registrerats överföra förvaltningen av aktieboken till Lantmäteriverket.

Om lagen om bostadsaktiebolag tillämpas fullt ut på ett ömsesidigt fastighetsaktiebolag, ska en bestämmelse om anslutning till registret i så fall fogas till bolagsordningen?

Om ett ömsesidigt fastighetsaktiebolag som bildats före 1 januari 2019 vill ansluta sig till aktielägenhetsregistret ska det göra en ändring i bolagsordningen, det vill säga foga till bolagsordningen en bestämmelse om att bolagets aktier ingår i aktielägenhetsregistret (BostABL 2:1a §). Ändringen av bolagsordningen ska meddelas elektroniskt till handelsregistret. När ändringen har registrerats ske bolaget överlåta uppgifterna i aktieboken till Lantmäteriverket, som övertar förvaltningen aktieboken.

Gäller lagen om ett bostadsdatasystem bostadsandelslag?

I detta skede gäller reformen endast bostadsaktiebolag och ömsesidiga fastighetsaktiebolag. Enligt den information som finns i dag kommer bostadsandelslagen att anslutas till bostadsdatasystemet vid en senare tidpunkt.

Aktiebrev

Vem ansvarar för att det fysiska aktiebrevet makuleras efter bostadsköp?

Den myndighet som registrerar ägandet eller pantsättningen, med andra ord Lantmäteriverket, ska makulera aktiebrevet.

Kan jag ändå få ett officiellt papper som bevis på mitt innehav?

Ägandet bygger framöver på antingen ett fysiskt aktiebrev eller en elektronisk ägaranteckning, inte bägge. Uppgifterna om ägaren vid en viss tidpunkt kan skrivas ut från registret.

Kan aktieägaren konvertera från aktiebrev till elektronisk anteckning utan att det är fråga om köp?

Aktieägare kan om de vill ansöka hos Lantmäteriverket om konvertering av aktiebrev till en elektronisk anteckning. Det förutsätter att ifrågavarande bostadsaktiebolag har fört över aktieboken till bostadsdatasystemet. Tidsfristen för ansökan är tio år efter överföring av aktieboken.

Kommer det här att orsaka extra kostnader för de aktieägare som inte planerar att sälja sin bostad?

Avgiften för registrering av äganderätt är 58 euro. Å andra sidan behöver aktieägaren inte längre förvara aktiebrevet och betala för förvaringen, och det finns ingen risk för att aktiebrevet kommer bort. I framtiden blir det lättare att hantera överlåtelser eftersom man kan använda elektroniska handelssystem. Det blir också enklare att använda bostaden som säkerhet.

Hur ska man göra i ett bostadsaktiebolag med två bostäder vars aktienumrering ändras till följd av ändring av bolagsordningen? Måste bolaget låta trycka nya aktiebrev innan de överförs i det elektroniska registret med de nya aktienumren?

Inga nya aktiebrev behöver tryckas, det räcker med interimsbevis. Ändringen av bolagsordningen registreras hos Patent- och registerstyrelsen.

Byggobjektet färdigställs hösten 2019. Bolaget har bildats 2018. Behöver vi låta trycka aktiebrev?

I det aktuella objektet har RS-förfarandet inletts redan 2018. Det innebär att bolaget i princip ska låta trycka aktiebreven, i synnerhet om det redan har gett ett bindande uppdrag för tryckning. RS-banken förvarar aktiebreven och överlåter dem sedan till ägarna. Från och med 1 maj 2019 kan bolaget överföra förvaltningen av aktieboken till Lantmäteriverket och efter denna tidpunkt kan ägarna ansöka om registrering av ägande genom att uppvisa aktiebrevet. Om aktiebrevet är pantsatt behövs bankens medverkan, och samtidigt registreras också pantsättningen. Såvida bolaget kan utfärda interimsbevis är det möjligt att registrera äganderätten med stöd av beviset. Även styrelsens utredning om att inga aktiebrev har utfärdats är ett giltigt intyg över äganderätten, förutsatt att detta bekräftas genom aktieboken. Detta beror på att husbolaget ses som ett ”gammalt bolag” som inte omfattas av lagen om bostadsdatasystemet förrän aktieboken har överförts.

Om bolaget har bildats före 1.1.2019, men RS-förfarandet inte har inletts före 1.5.2019, kan man gå till väga på följande sätt: Bolagets aktiebok överförs till bostadsdatasystemet efter 1.5.2019 innan RS-förfarandet inleds. Efter detta måste man ansöka om registrering av bolagets varje aktielägenhet i bostadsdatasystemet på basis av anmälan från bolagets styrelse eller tillfälligt intyg. Bolaget och dess aktielägenheter har överförts till bostadsdatasystemet, och aktiebrev behöver inte tryckas.

Vi har bostadsaktiebolag där bostäderna hyrs på 20 år. Vi har låtit trycka aktiebreven då objektet färdigställdes och de förvaras på banken i 20 år. Hur ska vi gå tillväga i ett objekt som färdigställs i november 2018? Ska vi låta trycka aktiebreven trots att det redan nästa år blir möjligt att övergå till det elektroniska systemet?

Bolaget kan inte omfattas av lagen om bostadsdatasystemet förrän aktieboken har förts över till Lantmäteriverket (5–7 § i införandelagen). Det innebär att överföringen blir möjlig först 1 maj 2019. Eftersom objektet färdigställs innan lagarna träder i kraft, omfattas det till alla delar av de gällande bestämmelserna, inklusive förutsättningarna för när bolaget kan låta bli att trycka aktiebrev och utfärda interimsbevis (vilket alltså inte utgör något hinder med tanke på bostadsdatasystemet och registrering i det).

Bostadsaktiebolaget färdigställs i slutet av januari. Nu borde vi beställa de fysiska aktiebreven. Uppenbarligen kan vi inte ha en elektronisk aktiebok för bolaget, eller kan vi? Hur ska vi i så fall gå tillväga? Äganderätterna överförs till aktieägarna sannolikt i slutet av januari.

Eftersom bolaget har bildats före 1 januari 2019 kan det registreras med en elektronisk aktiebok först efter överföring av aktieboken. Överföringen kan göras efter 1 maj 2019.

En kund vill döda ett aktiebrev som kommit bort. Hur ska vi gå tillväga om kunden vill i stället ha ett elektroniskt aktiebrev?

Förfarandet med ett försvunnet aktiebrev är det samma som tidigare. Aktiebrev i gamla husbolag kan registreras i det elektroniska systemet från och med 1 maj 2019 och även i detta fall först efter att bolaget har överfört aktieboken till bostadsdatasystemet. Om aktiebrevet har försvunnit utfärdas –  efter att aktieboken har överförts– inget nytt aktiebrev i stället för det dödade aktiebrevet, utan till ansökan om registrering av äganderätt fogas en utredning om dödande av aktiebrevet (domstolsbeslut). Innan aktieboken överförs ska ett nytt aktiebrev ges i stället för det dödade brevet.

Om vi i början av nästa år uppdelar nya lokaler (som till exempel gårdskarlsbostad eller bilplatser) i aktier, behöver vi i så fall låta trycka aktiebrev?

Aktiebrev behöver inte tryckas om bolagsordningen ändras efter att aktieboken har överförts. Då meddelas ändringen till handelsregistret via e-tjänsten, och aktiernas första ägare antecknas i aktielägenhetsregistret utifrån bolagets anmälan. Enligt Lantmäteriverkets tolkning av regeringspropositionen ska aktiebreven tryckas om bolagsordningen ändras före överföring av aktieboken.

Ett parhus i bolagsform ägs numera av en ägare. Bolaget har inga fysiska aktiebrev. Behövs de längre?

Det finns inget absolut behov att låta trycka aktiebreven. Endast i det fall att ni vill sälja aktierna eller vill använda bostaden som säkerhet för lån innan äganderätten har registrerats i bostadsdatasystemet är det möjligt att banken kräver tryckta aktiebrev.

Överföring av aktiebok

Vad är tidsfristen för aktieböckerna?

Överföringen ska göras mellan 1 maj 2019 och 31 december 2022.

Vem ska sköta överföringen, disponenten eller husbolagets styrelse? Vem ansvarar för det?

Det är husbolaget som ansvarar för överföringen. Själva överföringen kan skötas av disponenten eller en behörig anställd på disponentbyrån samt styrelsens ordförande. För överföringen krävs styrelsens godkännande. 

Kan ett disponentföretag göra en massöverföring av uppgifterna i de bolag som det förvaltar?

Enligt nuvarande planer kommer disponenten att kunna ladda upp uppgifterna om ett bolag till bostadsdatasystemet som en CSV-fil.

Om husbolaget eller disponenten saknar uppgifter om vem som de facto äger en bostad, vilka uppgifter ska i så fall antecknas i bostadsdatasystemet?

I detta fall för disponenten eller husbolaget in den senaste ägaruppgiften i aktieboken i bostadsdatasystemet. I så fall görs en utredning av ägaren i samband med registrering av elektronisk ägaranteckning.

Vem svarar för att uppgifterna i aktieboken är riktiga om det är disponenten som utför uppgiften?

Överföring av aktieboken till Lantmäteriverket utgår från de uppgifter om aktieägarna som bolaget har. Husbolaget ska uppge till bostadsdatasystemet de uppgifter som finns i aktieboken och de används som hjälp vid fastställande av elektroniska ägaranteckningar. Bolaget behöver till exempel inte börja utreda oklara arvsrättsliga förvärv. Om bolaget inte känner till vem som de facto äger aktierna, lämnas uppgiften oifylld vid överföring av aktieboken.

Registrering av äganderätt och samtycke

Om Lantmäteriverket inte kontrollerar förvärvshandlingen (t.ex. köpebrevet), hur kan disponentbyrån få information om när vederlagsskyldigheten övergår till den nya ägaren?

Husbolaget eller disponenten underrättas automatiskt när äganderätten registrerats slutligt. Om betalning av vederlaget inte är bunden till tidpunkten för överlåtelse av ägande är det parterna i överlåtelsen som ska meddela om detta.

Hur kan man i bolag som inte omfattas av RS-systemet (t.ex. parkeringsbolag) och vars aktiebrev inte tryckts ännu ge en förbindelse att grynderentreprenören senare överlämnar aktiebrevet endast till den bank som är förvärvarens finansiär? Tidigare har vi lämnat förbindelsen till den finansierande banken och även förvärvaren har undertecknat förbindelsen. Hur ska denna kedja säkerställas i fortsättningen?

I framtiden behövs ingen sådan förbindelse eftersom det inte heller finns några fysiska aktiebrev. Däremot ska stiftande delägaren i egenskap av säljare ge förvärvaren eller förvärvarens finansierande bank sitt samtycke till överföring av äganderätten, med eller utan villkor. Samtycket ersätter förbindelsen gällande överlåtelse av aktiebrevet.

Vad händer om säljaren inte ger sitt samtycke efter köpet?

Att säljaren inte ger sitt samtycke efter köpet motsvarar i sak att säljaren inte överlåter aktiebrevet. Precis som i fråga om överlåtelse av aktiebrevet i dag kan man i samband köpet komma överens om när samtycket ska ges. Om säljaren bryter mot överenskommelsen, kan förvärvaren ytterst väcka talan för att förplikta säljaren att överlåta aktiebrevet eller framöver att ge sitt samtycke.

Vilka är sanktionerna om registreringen sker inom utsatt tid? Vad händer om förvärvaren inte kan sköta om registreringen eftersom den ägare som antecknats i registret inte ger sitt samtycke (t.ex. genom att personen inte kan nås efter köpet), trots att köpebrevet är i sin ordning?

En föreskriven tidsfrist för ansökan om registrering gäller endast den första överlåtelsen efter överföring av aktieboken. Denna frist är två månader antingen efter att köpebrevet undertecknades eller äganderätten överfördes. Om ansökan lämnas in försent, höjs registreringsavgiften med 20 procent för varje begynnande tvåmånadersperiod som ansökan blir försenad. Efter den första registreringen och makuleringen av aktiebrevet finns det ingen föreskriven tidsfrist för registrering av förvärvet. Registrering av äganderätt är dock en förutsättning för att få utöva de rättigheter som aktierna ger, som till exempel att delta i bolagsstämma, och att pantsätta aktierna. Om den ägare som antecknats i registret inte ger sitt samtycke, kan förvärvaren ändå ansöka om registrering och ansökan kan godkännas med stöd av någon annan utredning, som köpebrevet och säljarens kontaktinformation, för att säljaren vid behov ska kunna höras. Samtycket bör gärna ordnas i samband med att köpebrevet undertecknas.

Jag har betalat för aktiebrevet och vill behålla det. Hur ska jag gå tillväga?

Aktiebrevet makuleras när ägandet registreras, men det makuleringsmärkta aktiebrevet kan returneras på begäran.

Offentlighet, tillförlitlighet och sekretess

På vilket sätt säkerställs att aktielägenhetsregistret är robust och tillförlitligt?

Fastställande och registrering av ägande och pantsättningar är uteslutande myndighetsarbete. De registrerade uppgifterna om ägande och pantsättning är offentligt tillförlitliga. Till exempel fastighetsägaruppgifterna har redan i åratal endast funnits i ett elektroniskt register.

Är det möjligt att en nätbrottsling lurar mig på min bostad?

För överföring av ägande krävs alltid överlåtelse samt uttryckligt samtycke av den ägare som antecknats i registret.

Vad händer med offentligheten av aktieinnehaven i aktielägenhetsregistret?

Anteckningarna av ägande, pantsättning och begränsningar i aktielägenhetsregistret är offentliga. Dessutom är aktieböckerna offentlig precis som nu.

På vilket sätt beaktas GDPR (allmänna dataskyddsförordningen) då uppgifter skickas per e-post?

Lantmäteriverket skickar konfidentiella uppgifter samt uppgifter som innehåller personbeteckningar som krypterad e-post eller via en nedladdningstjänst.

Är det möjligt att uppge en icke offentlig e-postadress i kontaktinformationen i handelsregistret?

Den kontaktinformation som finns i handelsregistret ska alltid vara aktuell. E-postadressen är inte en obligatorisk uppgift, men uppge den gärna om du vill ha meddelandena omedelbart i elektronisk form. Det gäller inte bara kommunikation från bostadsdatasystemet utan också från alla andra aktörer.

Beslut, firmateckningsrätt och uppdatering av kontaktinformation

Vad ska vi göra om uppgifterna om bolagets representant inte är riktiga i handelsregistret?

Uppgifterna uppdateras via Patent- och registerstyrelsens webbplats.

Ska bolagen framöver meddela Lantmäteriverket om ändringar i kontaktpersonernas uppgifter, t.ex. vid byte av disponent eller styrelsens ordförande?

Uppgifterna om husbolagets ansvarspersoner importeras från handelsregistret och bolagen ska se till att uppdatera dem via Patent- och registerstyrelsens e-tjänst. Med tanke på elektronisk kommunikation bör bolagen gärna också ha en giltig e-postadress i handelsregistret.

Ska husbolaget besluta separat om att ansluta sig till aktieregistret? Vilket organ ska i så fall fatta beslutet?

De är husbolagets styrelse som ska godkänna överföring av aktieboken. Överföringen ska delges till aktieägarna på samma sätt som informationen om bolagsstämma.

Ska ansvarspersonen har firmateckningsrätt eller får t.ex. en fastighetssekreterare ta hand om att överföra aktieboken?

Uppgifterna om disponenten och styrelsens ordförande hämtas från handelsregistret. De får var för sig granska och korrigera uppgifterna och överföra aktieboken i e-tjänsten. För överföringen krävs styrelsens godkännande. Om disponenten/styrelseordföranden har ensam firmateckningsrätt kan hen befullmäktiga fler användare i tjänsten suomi.fi-fullmakter, som till exempel fastighetssekreteraren eller någon annan anställd på disponentbyrån.

Beteckningar

Hur och när skapas aktiegruppsbeteckningarna?

Aktiegruppsbeteckningarna genereras exakt i samma stund som bolaget har överfört aktieboken till bostadsdatasystemet. Om husbolaget skapar en strukturerad bolagsordning i Patent- och registerstyrelsens e-tjänst redan före överföring av aktieboken, skapas aktiegruppsbeteckningarna i samband med detta.

Tekniska frågor

Hur ska disponenten efter 1 januari 2019 lämna i disponentintyget sådana ekonomiska och tekniska uppgifter som ska registreras först i samband med ett senare projekt? Är det möjligt att skriva ut disponentintyget på beställning när fortsättningsprojektet är klart, eller tas gränssnittet till bostadsdatasystemet i bruk redan 1 januari 2019?

I bostadsdatasystemet registreras i detta skede endast bolagens grunduppgifter, aktiegrupper och besittningsobjekten i dem, ägare samt pantsättningar och begränsningar. De här uppgifterna är aktuella och kan hämtas från bostadsdatasystemet när äganderätten till en aktie bygger på en elektronisk ägaranteckning. I nya bolag gäller detta från att bolaget bildas och i gamla bolag per aktiegrupp (t.ex. vid omsättning) efter att bolaget har överfört förvaltningen av aktieboken till bostadsdatasystemet. Det innebär att endast en del av den information som ska ges på disponentintyget finns i det centrala registret och att intyget även framöver ska ges från fastighetsförvaltningssystemet. Avsikten är att bygga upp ett gränssnitt som möjliggör nedladdning av uppgifter från bostadsdatasystemet till fastighetsförvaltningssystemen så enkelt som möjligt och i realtid. Enligt nuvarande uppfattning kommer ett sådant gränssnitt att lanseras i hösten 2019.

Bolagsvederlag

Registreras informationen om bolagsvederlag i en sådan form att den kan användas vid beräkning av vederlag?

Vederlagsgrunderna kommer inte att registreras i aktielägenhetsregistret utan de antecknas som tidigare i fastighetsförvaltningssystemet (t.ex. gradering). Betalning av vederlagen sker som hittills.

Strukturerad form

Är det möjligt att i samband med strukturering av bolagsordningen stryka en eventuell utlänningsklausul (och bestämmelse om tryckta aktiebrev) om en sådan finns i bolagsordningen?

Det är fråga om en ändring av bolagsordningen, vilken ska göras elektroniskt efter att förvaltningen av aktieboken har överförts till bostadsdatasystemet. Samtidigt om disponeras bolagsordningen i strukturerad form.

Hur noga granskar Patent- och registerstyrelsen innehållet i bolagsordningen, så att inte innehållet eller t.ex. äganderätterna ändras i samband med struktureringen som fastställts av styrelsen?

Det är husbolaget som svarar för att föra in bolagsordningen i handelsregistret och kontrollera att innehållet är korrekt.

Lantmäteriverkets ansvar

På vilket sätt förmedlas informationen om aktieköp och ändringar i ägande till bostadsaktiebolagets styrelse? Kommer informationen framledes automatiskt från Lantmäteriverket?

Informationen om aktieköp och ändringar i ägande förmedlas från bostadsdatasystemet till husbolagets representant enligt uppgifterna i handelsregistret.