Vanliga frågor

 

Bostadsdatasystemets innehåll och omfattning

Ömsesidiga fastighetsaktiebolag och bostadsandelslag

Överföring av aktiebok

Aktiebrev

Registrering av äganderätt och samtycke

Offentlighet, tillförlitlighet och sekretess

Utskrifter

Beslut, firmateckningsrätt och uppdatering av kontaktinformation

Beteckningar

Bolagsvederlag

Lantmäteriverkets ansvar

 

Bostadsdatasystemets innehåll och omfattning

Vilka uppgifter innehåller bostadsdatasystemet?

Till en början innehåller systemet husbolagens aktieböcker, grunduppgifterna om besittningsobjektet och uppgifter om inlösenklausuler. När husbolagen är med i systemet, är det möjligt att registrera elektroniska ägaranteckningar och pantsättningar samt uppgifter om exempelvis utmätning och andra omsättningsbegränsningar.

På vilket sätt säkerställs det att disponenterna lämnar alla uppgifter till bostadsdatasystemet? 

Enligt bestämmelserna i lagen om införande av ett bostadsdatasystem ska husbolagen föra över aktieböckerna till bostadsdatasystemet. Efter överföringen minskar husbolagens arbetsbörda och aktieägarna drar nytta av det elektroniska registret. Överföring av aktieböckerna gynnar såväl husbolagen som aktieägarna.

Kan bostadsdatasystemet användas vid husbolagets administrativa uppgifter, till exempel sammanställning och utskick av protokoll och möteskallelser?

Ärenden som gäller bostadsbolagens administration kommer även framöver att skötas i bolagens system. Det går att få ut aktieboken och aktieägarnas kontaktinformation från bostadsdatasystemet, men till exempel möteskallelserna och protokollen skapas i bolagens egna system.

Hur kommer bostäder som ägs av dödsbon att visas i bostadsdatasystemet? 

Dödsbon kommer att visas i bostadsdatasystemet så att dödsdagen visas i uppgifterna för en avliden ägare. En bostad av vilken Maja och Mats äger hälften var antecknas till exempel så här: 1/2 Maja Mattsson, 1/2 Mats Mattsson, d. 1.3.2017.

Dödsboet efter Mats kan ansöka om en så kallad förtydligande inskrivning i vilken dödsbodelägarna antecknas, till exempel i 1/2 oskiftade dödsboet efter Mats Mattsson är delägarna Maja Mattsson, Per Mattsson och Lisa Mattsson. Det är inte möjligt att göra inskrivningen automatiskt eftersom det inte är känt vem som är delägare i dödsboet.

När bostadsdatasystemet skickar information till disponentbyrån om att en aktieägare har bytts, skickar systemet då också information om till exempel överföring av vederlagsansvaret eller ska aktieägaren även i framtiden separat lämna in köpebrevet till disponentbyrån?

Anmälan om ägarbyte som skickas till bolaget innehåller information om den nya ägaren, förvärvet och förvärvsdatumet. Om vederlagsansvaret inte övergår på köpdagen, ska förvärvaren informera disponenten separat om detta datum.

Framöver behöver disponenten tydligen inte längre anmäla vederlagsfritt förvärv till Skatteförvaltningen med blankett 3072?

Vederlagsfritt förvärv ska anmälas fram till november 2019.

Hittills har det varit så att vid byte av disponentbyrå har den tidigare disponenten lämnat över aktieboken och vederlagsuppgifterna till den nya disponenten redan innan bytet officiellt har genomförts. Kommer vi i framtiden att få uppgifterna från bostadsdatasystemet?

Aktieboksuppgifterna fås från bostadsdatasystemet. Däremot förvaltas uppgifterna för fakturering av vederlagen inte i systemet, utan precis som tidigare lämnar den tidigare disponentbyrån uppgifterna till den nya.

Någon historik anges inte i systemet, men enligt lagen ska bolagens historik vara dokumenterad för tio år. Ska husbolagen fortfarande upprätthålla historik? 

Ägaruppgifter antecknas i bostadsdatasystemet först efter att aktieboken förts över. Husbolaget ska ha historik över ägarna för tio föregående år. Tio år räknas för varje lägenhet från det datum då en ny ägare registreras i bostadsdatasystemet.

Ömsesidiga fastighetsaktiebolag och bostadsandelslag

Kommer uppgifterna om ömsesidiga fastighetsaktiebolag att överföras till det elektroniska registret på samma sätt som uppgifterna om bostadsaktiebolag?

Gamla ömsesidiga fastighetsaktiebolag kan om de vill gå med i bostadsdatasystemet. Bolaget ska i så fall till bolagsordningen foga en bestämmelse om att aktierna i bolaget har anslutits till det aktielägenhetsregister som avses i lagen om ett bostadsdatasystem. Efter att ändringen av bolagsordningen har registrerats ska bolaget överföra förvaltningen av aktieboken till Lantmäteriverket. 

Är ömsesidiga fastighetsaktiebolag som bildats efter 1.1.2019 tvungna att ansluta sig till bostadsdatasystemet?

Nya ömsesidiga fastighetsaktiebolag omfattas automatiskt av bostadsdatasystemet.

Gäller lagen om ett bostadsdatasystem bostadsandelslag?

I detta skede gäller reformen endast bostadsaktiebolag och ömsesidiga fastighetsaktiebolag. Enligt den information som finns i dag kommer bostadsandelslagen att anslutas till bostadsdatasystemet vid en senare tidpunkt.

Överföring av aktiebok

Vad är tidsfristen för överföring av en aktiebok?

Aktieboken ska föras över senast 31.12.2022.

Vad kostar överföringen av aktieboken för husbolaget?

Överföringen av aktieboken är avgiftsfri om den görs inom den fastställda tidsfristen.

Vem ska sköta överföringen, disponenten eller husbolagets styrelse? Vem ansvarar för överföringen?

Det är husbolaget som ansvarar för överföringen. Själva överföringen kan skötas av disponenten eller en befullmäktigad anställd på disponentbyrån och styrelsens ordförande. Överföringen förutsätter styrelsens beslut.

Om husbolaget eller disponenten saknar uppgifter om vem som de facto äger en bostad, vilka uppgifter ska i så fall antecknas i bostadsdatasystemet? 

I en sådan situation är det disponenten eller husbolaget som ska anteckna de senaste uppgifterna i aktieboken om ägaren i bostadsdatasystemet. Bolaget behöver till exempel inte börja utreda oklara arvsrättsliga förvärv. I så fall görs en utredning av ägaren i samband med en elektronisk ägarregistrering.

Om husbolaget eller disponenten har kännedom om att en aktielägenhet har en ny ägare som dock ännu inte är införd i aktieboken, vem ska anges som ägare vid överföringen av aktieboken?

Den ägare som är införd i aktieboken ska anges som ägare. När den nya ägaren senare ansöker om elektronisk registrering av ägande ska denne visa till exempel ett köpebrev om förvärvet.

Styrelsen för vårt husbolag har beslutat att föra över aktieboken till bostadsdatasystemet. Hur ska överföringen göras i praktiken?

År 2020 införs en elektronisk tjänst för överföring av aktieböcker som är avsedd för husbolag. Som underlag för överföringen erbjuder tjänsten färdigt ifyllda uppgifter om husbolaget samt om aktielägenheterna och deras ägare. Om husbolaget inte har ett fastighetsförvaltningssystem eller om bolaget är litet är det bra att göra överföringen i det här skedet.

Om ditt husbolag har tillgång till ett fastighetsförvaltningssystem kan uppgifterna i systemet användas vid överföringen av aktieboken. Lantmäteriverket rekommenderar att dessa husbolag väntar med att börja överföra aktieböckerna tills det är möjligt att ladda upp data direkt från fastighetsförvaltningssystemet till bostadsdatasystemet, och informationstjänsten mellan bostadsdatasystemet och fastighetsförvaltningssystemet kan användas.

Ska jag ha bankkoder för att kunna logga in i tjänsten för överföring av aktieböcker? Kräver tjänsten att jag ska identifiera mig?

Identifieringen sker i tjänsten suomi.fi-identifikation. I tjänsten kan användaren identifiera sig genom stark autentisering. För det krävs ett certifikatkort som beviljats av Befolkningsregistercentralen, ett mobilcertifikat eller personliga bankkoder.

Aktiebrev

I vilket skede makuleras aktiebrevet i pappersform?

Lantmäteriverket makulerar aktieboken i pappersform i samband med den första elektroniska ägarregistreringen.

Kan jag ändå få ett officiellt papper som bevis på mitt ägande?

Framöver bygger ägandet på den elektroniska ägaranteckningen. De uppdaterade ägaruppgifterna visas i bostadsdatasystemet, och vid behov kan ägaren beställa en utskrift om sin aktielägenhet.

Hur ska jag göra om jag vill få det makulerade aktiebrevet i pappersform och behålla den som minne?

Aktiebrevet returneras till dig när du har fyllt i punkten ”Jag vill att aktiebrevet returneras efter att det makulerats” i ansökan.

Om ett makulerat aktiebrev eller interimsbevis returneras på ansökan, tas en avgift på 10 euro ut per aktiebrev eller interimsbevis.

Kan aktieägaren konvertera aktiebrevet till en elektronisk anteckning utan att det är fråga om köp? 

Aktieägare kan om de vill ansöka hos Lantmäteriverket om konvertering av aktiebrev till en elektronisk anteckning. Det förutsätter att ifrågavarande bostadsaktiebolag har fört över aktieboken till bostadsdatasystemet. Tidsfristen för ansökan är tio år efter överföring av aktieboken.

Bostadsaktiebolaget bildades 2018. Det är ett RS-objekt. Ska aktiebreven tryckas i följande situationer: a) RS-förfarandet pågår, b) RS-förfarandet inleds i november 2019?

a) I princip är förfaringssättet detsamma som tidigare. Det behövs de aktiebrev som RS-banken ger aktieägarna efter att RS-förfarandet upphört. Om RS-banken däremot inte kräver tryckta aktiebrev, ska husbolaget efter RS-förfarandet föra över aktieboken till bostadsdatasystemet. Därefter kan aktieägaren ansöka om registrering av ägande och till ansökan bifoga ett interimsbevis från bolaget eller ett intyg från husbolagets styrelse om att sökanden är en aktieägare som är antecknad i aktieboken.

b) Aktiebreven behöver inte tryckas om bostadsaktiebolaget (byggherren) gör enligt följande: först överförs husbolagets aktiebok (de stiftande delägarna som aktieägare) till bostadsdatasystemet. Sedan registrerar de stiftande delägarna ägarrätten utifrån försäkran från husbolagets styrelse.

Därefter inleds ett RS-förfarande, och RS-banken anmäler förfarandet till bostadsdatasystemet. Efter förfarandet anmäler banken ägarna direkt till systemet.

Hur ska jag göra om aktiebrevet i pappersform har försvunnit?

Om aktiebrevet i pappersform har försvunnit eller blivit förstört, ska den aktieägare som är antecknad i aktieboken hos tingsrätten ansöka om att aktiebrevet ska dödas.

Aktiebrev i gamla husbolag kan konverteras till elektroniska ägaranteckningar först efter att bolaget har överfört aktieboken till bostadsdatasystemet. Efter att aktieboken har överförts utfärdas inget nytt aktiebrev i stället för det dödade aktiebrevet, utan till ansökan om registrering av äganderätt fogas ett domstolsbeslut om dödande av aktiebrevet.

Innan aktieboken överförs ska bolaget ge ett nytt aktiebrev i stället för det dödade brevet.

Om vi uppdelar bolagets lokaler, t.ex. bilplatserna eller gårdskarlsbostaden, i aktier, behöver vi låta trycka aktiebrev?

I en sådan situation ska en ändring av bolagsordningen först göras i Patent- och registerstyrelsens handelsregister och sedan överförs aktieboken. Den första ägaren av aktierna ska registreras i bostadsdatasystemet utifrån bolagets anmälan, och aktiebreven behöver inte tryckas.

Registrering av äganderätt och samtycke

Hur kan disponentbyrån få information om när vederlagsskyldigheten i anslutning till försäljningen övergår till den nya ägaren? 

Husbolaget eller disponenten underrättas automatiskt när äganderätten registrerats slutligt. Om startdatumet för vederlagsskyldigheten skiljer sig från datumet för överlåtelse av äganderätten, är det parterna i överlåtelsen som ska anmäla det.

Vad händer om säljaren inte ger sitt samtycke efter köpet?

Att säljaren inte ger sitt samtycke efter köpet motsvarar i sak att säljaren inte överlåter aktiebrevet. Precis som i fråga om överlåtelse av aktiebrevet i dag kan man i samband köpet komma överens om när samtycket ska ges. Om säljaren bryter mot överenskommelsen, kan köparen i sista hand väcka talan för att förplikta säljaren att överlåta aktiebrevet eller att framöver ge sitt samtycke.

Vilka är sanktionerna om registreringen av ägandet inte sker inom utsatt tid? Vad händer om den nya ägaren inte kan sköta om registreringen eftersom den ägare som antecknats i registret inte ger sitt samtycke (t.ex. för att personen inte kan nås efter köpet), trots att köpebrevet är i sin ordning? 

En föreskriven tidsfrist för ansökan om registrering gäller endast den första överlåtelsen efter överföring av aktieboken. Denna frist är två månader antingen efter att köpebrevet undertecknades eller äganderätten överfördes. Om ansökan lämnas in för sent, höjs registreringsavgiften med 20 procent för varje begynnande tvåmånadersperiod som ansökan blir försenad. Efter den första registreringen och makuleringen av aktiebrevet finns det ingen föreskriven tidsfrist för registrering av förvärvet. Registrering av äganderätt är dock en förutsättning för att få utöva de rättigheter som aktierna ger, till exempel att delta i bolagsstämma, och att pantsätta aktierna. Om den ägare som antecknats i registret inte ger sitt samtycke, kan köparen ändå ansöka om registrering och ansökan kan godkännas med stöd av någon annan utredning, som köpebrevet och säljarens kontaktinformation, för att säljaren vid behov ska kunna höras. Samtycket bör gärna ordnas i samband med att köpebrevet undertecknas. 

Vad kostar registrering av ägande i bostadsdatasystemet?

För tillfället kostar registrering av ägande 58 euro.

Jag äger fem aktielägenheter i ett bolag. Är jag tvungen att betala registreringen av ägande separat för varje lägenhet?

Ja.

Om jag aldrig ska sälja min aktielägenhet och inte vill anteckna lägenheten i några register, måste jag ändå delta i systemet?

Ja, men den som äger en aktielägenhet behöver inte vidta några omedelbara åtgärder till följd av att bostadsdatasystemet införs. Den enskilda aktieägaren handlar på samma sätt som tidigare fram till dess att husbolaget överfört aktieboken. Först efter detta kan ägandet av en enskild aktielägenhet registreras i det elektroniska systemet.

Tidsfristen för ansökan om registrering är tio år efter överföring av aktieboken. Å andra sidan behöver aktieägaren inte längre förvara aktiebrevet och betala för förvaringen, och det finns ingen risk för att aktiebrevet kommer bort. I framtiden blir det dessutom lättare att hantera överlåtelser eftersom man kan använda elektroniska handelssystem. Det blir också enklare att använda bostaden som säkerhet.

Offentlighet, tillförlitlighet och sekretess

Är uppgifterna i bostadsdatasystemet offentliga?

Uppgifterna i bostadsdatasystemet är i huvudsak offentliga. Offentlighet är dock inte lika med obegränsad tillgång till uppgifterna. Uppgifterna om aktieägarnas ägande och pantsättningar och andra personuppgifter är inte tillgängliga för alla på Internet och i myndigheternas ärendehanteringstjänster.

Information om ägande av aktier finns i aktieböckerna som kan läsas på Lantmäteriverkets serviceställe. Alternativt kan en utskrift av en aktiebok eller aktielägenhet beställas hos Lantmäteriverket. I framtiden visas endast det egna ägandet och det egna husbolagets aktiebok i e-tjänsten.

På vilket sätt säkerställs att bostadsdatasystemet är robust och tillförlitligt?

Fastställande och registrering av ägande och pantsättningar är myndighetsarbete. De registrerade uppgifterna om ägande och pantsättning är offentligt tillförlitliga. Till exempel fastighetsägaruppgifterna har redan i åratal endast funnits i ett elektroniskt register.

Är det möjligt att en nätbrottsling lurar mig på min bostad?

För överföring av ägande krävs alltid överlåtelse samt uttryckligt samtycke av den ägare som antecknats i registret.

På vilket sätt beaktas GDPR (EU:s allmänna dataskyddsförordning) när uppgifter skickas per e-post?

Lantmäteriverket skickar sekretessbelagda uppgifter och uppgifter som innehåller personbeteckningar som krypterad e-post eller via en nedladdningstjänst. 

Får husbolagets e-postadress som anges under bolagets kontaktinformation i handelsregistret vara en icke offentlig adress?

Den kontaktinformation som finns i handelsregistret ska alltid vara aktuell. E-postadressen är inte en obligatorisk uppgift, men uppge den gärna om du vill ha meddelandena omedelbart i elektronisk form. Det gäller inte bara kommunikation från bostadsdatasystemet utan också från alla andra aktörer.

Utskrifter

Vad är aktielägenhetsutskrift?

Aktielägenhetsutskriften innehåller basdata om en aktiegrupp och de uppgifter om ägande, pantsättningar och begränsningar som finns i aktielägenhetsregistret. Det finns två versioner av utskriften: en version som visar personbeteckningar och en version som visar födelsetider. Ägarnas kontaktuppgifter kommer åtminstone inte i början att ingå i utskrifterna.

I utskriften visas följande uppgifter:

  1. bolag
  2. aktiegrupp
  3. äganderätter
  4. panträtter
  5. begränsningar av förfoganderätten
  6. övriga begränsningar.

Vad är aktiebok?

Med aktiebok avses ett bolags sammandrag av de uppgifter om aktier, aktielägenheter och aktieägare som finns i aktielägenhetsregistret. Aktieboken uppdateras utifrån uppgifterna i bostadsdatasystemet.  Aktieägare antecknas i aktieboken när en utredning om betald överlåtelseskatt har erhållits.

Följande uppgifter ska antecknas i aktieboken:

  1. vilken aktielägenhet varje aktiegrupp medför besittningsrätt till
  2. datum för registrering av aktierna
  3. aktieägarens namn och adress, födelsedatum för personer samt hemort och registernummer för företag och det register i vilket företaget har antecknats
  4. uppgifter som ska antecknas i aktieboken enligt bestämmelser någon annanstans i lag
  5. begränsning av besittningsrätten till en lägenhet med stöd av någon annan lag när begränsningen har antecknats i bostadsdatasystemet, t.ex. efterlevande makes besittningsrätt.

Vad kostar utskrifter ur bostadsdatasystemet?

Prislistan finns på Lantmäteriverkets webbplats.

Beslut, firmateckningsrätt och uppdatering av kontaktinformation

Vad ska vi göra om uppgifterna om husbolagets representant inte är riktiga i handelsregistret?

Uppgifterna om representanterna uppdateras via Patent- och registerstyrelsens webbplats.

Ska bolagen framöver meddela Lantmäteriverket om ändringar i kontaktpersonernas uppgifter, t.ex. vid byte av disponent eller styrelsens ordförande?

Uppgifterna om de ansvariga personerna i husbolagen inhämtas från handelsregistret och bolagen ska uppdatera dem via Patent- och registerstyrelsens e-tjänst. Med tanke på elektronisk kommunikation bör bolagen gärna också ha en giltig e-postadress i handelsregistret.

Ska husbolaget separat besluta om att ansluta sig till bostadsdatasystemet? Vilket organ ska i så fall fatta beslutet?

Husbolagets styrelse ska fatta beslut om anslutning till bostadsdatasystemet innan aktieboken förs över. Överföringen ska delges aktieägarna på samma sätt som informationen om bolagsstämmor. 

Ska den som överför aktieboken ha firmateckningsrätt eller får t.ex. en fastighetssekreterare ta hand om överföringen?

Uppgifterna om disponenten och styrelsens ordförande inhämtas från handelsregistret. Disponenten och styrelsens ordförande får var för sig granska och korrigera uppgifterna och överföra aktieboken i e-tjänsten. Om disponenten/styrelseordföranden ensam har firmateckningsrätt kan denne befullmäktiga till exempel en fastighetssekreterare att korrigera uppgifterna.

Beteckningar

Hur och när skapas aktiegruppsbeteckningarna? 

Aktiegruppsbeteckningarna skapas när ett nytt bolag bildas i Patent- och registerstyrelsens e-tjänst. För gamla bolag skapas aktiegruppsbeteckningar när aktieboken har överförts till bostadsdatasystemet. Om husbolaget skapar en strukturerad bolagsordning i Patent- och registerstyrelsens e-tjänst redan före överföring av aktieboken, skapas aktiegruppsbeteckningarna i samband med detta. 

Bolagsvederlag

Registreras informationen om bolagsvederlag i en sådan form att den kan användas vid beräkning av vederlag?

Vederlagsgrunderna kommer inte att registreras i bostadsdatasystemet, utan de antecknas som tidigare i fastighetsförvaltningssystemet (t.ex. gradering). Betalning av vederlagen sker som hittills.

Lantmäteriverkets ansvar

På vilket sätt förmedlas informationen om aktieköp och ändringar i ägande till bostadsaktiebolagets styrelse? Kommer informationen framledes automatiskt från Lantmäteriverket?

Informationen om ägarbyten förmedlas i första hand per e-post från bostadsdatasystemet till handelsregistret och registreras under husbolagets kontaktinformation.