Bostadsdatasystemet:
Information för husbolagsstämma

31.1.2022 15.17 | Publicerad på svenska 1.2.2022 kl. 11.46
Vanhan talon julkisivu.

Detta material kan användas som kompletterande material vid husbolagets bolagsstämma. Broschyrer avsedda för aktielägenhetens ägare kan också skrivas ut och sättas upp på husbolagets anslagstavla eller delas ut vid bolagsstämman.

Bostadsdatasystemet är ett system som infördes i början av 2019 och som administreras av Lantmäteriverket. I bostadsdatasystemet insamlas stegvis uppgifterna om husbolagen och aktielägenheterna samt deras ägare, pantsättningar och begränsningar. Husbolag som är bildade 2019 eller senare registreras direkt i bostadsdatasystemet. Bolagets aktiebok administreras elektroniskt i bostadsdatasystemet från och med bildandet, och aktiebrev i pappersform trycks inte längre. 


Vad ska husbolaget göra?

Bostadsaktiebolag som är bildade före 1.1.2019 ska överföra administrationen av aktieboken till bostadsdatasystemet före utgången av 2023. Övergång till bostadsdatasystemet är frivillig för gamla ömsesidiga fastighetsaktiebolag.

Först ska husbolagets styrelse fatta beslut om överföring av aktieboken till Lantmäteriverket. Före överföringen ska bolaget kontrollera att uppgifterna i aktieboken är uppdaterade. Dessutom ska man kontrollera att aktieboken överensstämmer med den gällande bolagsordningen och vid behov ändra bolagsordningen i Patent- och registerstyrelsens (PRS) tjänst.

Se en förteckning över de uppgifter som ska anmälas till bostadsdatasystemet

Från och med början av 2019 ska disponentintyget förses med uppgift om huruvida husbolaget har registrerats i bostadsdatasystemet. Disponentintyget ska även förses med uppgift om huruvida ägandet av den aktiegrupp som disponentintyget gäller har registrerats i bostadsdatasystemet.


Hur överförs aktieboken?

Aktieboken överförs med Lantmäteriverkets tjänst för överföring av aktiebok. Om husbolaget har en disponent, ska styrelsen och disponenten komma överens om genomförandet av överföringen.

Om uppgifterna om husbolaget administreras i ett fastighetsförvaltningssystem, kan uppgifterna importeras från fastighetsförvaltningssystemet till tjänsten för överföring av aktiebok med en överföringsfil. Man bör kontakta leverantören av fastighetsförvaltningssystemet om överföringen av aktieboken.

Överföringen av aktieboken får utföras av en person som enligt uppgifterna i handelsregistret är husbolagets disponent, ordföranden för husbolagets styrelse eller av en person som i tjänsten suomi.fi har fått fullmakt att utföra överföringen. Därför bör man kontrollera att uppgifterna om husbolaget är uppdaterade i handelsregistret. Lantmäteriverket använder kontaktuppgifterna i handelsregistret även när det informerar husbolaget om registrering av ägande i bostadsdatasystemet. 


Efter överföringen

Husbolaget ska informera aktieägarna om överföringen av aktieboken på samma sätt som det skickar stämmokallelser. 

Efter överföringen behöver husbolaget inte längre administrera aktieboken eller utreda ägarbyten. 
I fortsättningen får husbolaget uppgifterna från Lantmäteriverkets bostadsdatasystem.
Efter överföringen får husbolaget avgiftsfritt den uppdaterade aktieboken och aktieägarnas kontaktuppgifter från tjänsten för överföring av aktiebok. Om husbolaget använder ett fastighetsförvaltningssystem, kan uppgifterna laddas ner direkt till fastighetsförvaltningssystemet via Lantmäteriverkets gränssnittstjänst.

Efter överföringen av aktieboken ska varje aktieägare ansöka om registrering av ägande av sin aktielägenhet till bostadsdatasystemet. I samband med registreringen makulerar Lantmäteriverket det fysiska aktiebrevet. Ansökan om registrering av ägande ska lämnas inom tio år efter överföringen av aktieboken. Om aktielägenheten byter ägare efter överföringen av aktieboken, ska den nya aktieägaren ansöka om registrering av ägande inom två månader efter ägarbytet.
 


 

Mer information