Ändringar av bolagsordningen

Allmänt om hur ändringar i bolagsordningen påverkar bostadsdatasystemet

Husbolag gör ibland olika ändringar i anslutning till bolaget, aktielägenheterna eller fastigheterna, vilket kan innebära ändringar också i aktiegrupperna: helt nya aktiegrupper kan uppstå i husbolaget och befintliga aktiegrupper kan förändras eller upphöra. Husbolagen ska meddela ändringarna i den giltiga bolagsordningen till Patent- och registerstyrelsen. Ändringarna träder i kraft först efter det att de har registrerats i handelsregistret.

Sådana ändringar i bolagsordningen som ändrar den giltiga aktiegruppen i handelsregistret kan också påverka den aktiegrupp som redan är införd i bostadsdatasystemet. Följderna beror på husbolagets utgångsläge och innehållet i ändringen av bolagsordningen, och skiljer sig därför från varandra.

Ändringar av bolagsordningen medför förändringar i aktiegrupperna bland annat i samband med renoverings- och tilläggsbygge, när aktiernas numrering ändras samt när aktielägenheter sammanslås eller delas. Läs mer om ändringar i aktiegrupper på Patent- och registerstyrelsens webbplats.

När aktiegrupper ändras vid ändring av bolagsordningen, krävs det alltid vissa åtgärder för att uppdatera uppgifterna i bostadsdatasystemet: registrering av ägande ska sökas för de helt nya aktiegrupper som uppstått till följd av ändringen av bolagsordningen eller de aktiegrupper som ersatt de upphörda aktiegrupperna, dvs. de ändrade aktiegrupperna. Husbolagets beslutföra styrelse ska anmäla ägarna till de aktiegrupper som bildats genom emission, fusion eller delning. När det gäller fusioner och delningar som registreras den 1 juni 2023 eller senare har förfarandet förenklats genom en lagändring så att husbolaget även ska anmäla pantsättningar och begränsningar för nya aktiegrupper. Samtycke behövs inte från någon, om alla rättigheter och begränsningar i de avvecklade aktiegrupperna kan anmälas så att de hänför sig till en ny aktiegrupp och om det är fråga om ett husbolag där alla aktier som ska ändras är i elektroniskt format.

Nedanstående riktlinjer gäller för en ändring av bolagsordningen för vilken husbolaget har lämnat in en ändringsanmälan i Patent- och registerstyrelsens FODS-tjänst före den 15 januari 2025.

I andra situationer än vid aktieemission, fusion och delning ger husbolaget en redogörelse för de ändrade aktiegrupperna till den aktieägare som ansöker om registrering av ägande.

Husbolagets redogörelse kan till exempel vara ett protokoll från husbolagets bolagsstämma som fattat beslutet om ändringen av bolagsordningen.

Om det i bostadsdatasystemet har registrerats pantsättningar eller begränsningar för de aktiegrupper som upphört på grund av ändringen i bolagsordningen, behövs ett samtycke eller en ansökan från panthavaren och den som är skyddad med begränsningen för inskrivning av rättigheter.

Nedanstående riktlinjer gäller för en ändring av bolagsordningen för vilken husbolaget har lämnat in en ändringsanmälan i Patent- och registerstyrelsens FODS-tjänst den 15 januari 2025 eller därefter.

Vid annan ändring av bolagsordningen än fusion, delning, emission av aktier eller rivning och nybygge är aktieägaren skyldig att ansöka om att innehav, pantsättningar och begränsningar ska gälla den ändrade aktiegruppen. I dessa fall ger husbolaget aktieägaren en redogörelse för de ändrade aktiegrupperna. Husbolagets redogörelse kan till exempel vara ett protokoll från husbolagets bolagsstämma som fattat beslutet om ändringen av bolagsordningen. Om det i bostadsdatasystemet har registrerats pantsättningar eller begränsningar för de aktiegrupper som upphört på grund av ändringen i bolagsordningen, behövs ett samtycke. Se blanketter för samtycke här (på finska).

I och med lagändringarna gällande ändring av aktiegruppsbeteckningen ska från och med den 15 januari 2025, förutom vid fusion och delning samt rivning och nybygge, formen för de aktier som är föremål för ändringen vara elektronisk i bostadsdatasystemet och ägaren ska ha en elektronisk ägarregistrering i aktielägenhetsregistret. Därför ska aktiebrev i pappersform konverteras till elektronisk form innan beslut fattas om ändring av bolagsordningen.

Aktörspecifika anvisningar:

Hur observerar man följderna av ändringen av bolagsordningen i bostadsdatasystemet?

Ändringar i aktiegruppsbeteckningar ser man enklast på utskrifter från bostadsdatasystemet: i aktieboken och på aktielägenhetsutskriften.

I samband med en gammal aktiegrupp som upphört i handelsregistret finns följande text i aktieboken och på aktiegruppens aktielägenhetsutskrift: ”Aktiegruppsbeteckningen har upphört vid ändring av bolagsordningen dd.mm.åååå. Uppgifterna är inte uppdaterade i bostadsdatasystemet.”

Vid den nya aktiegrupp som ersatt en gammal aktiegrupp som upphört i handelsregistret finns följande text i aktieboken och på aktiegruppens aktielägenhetsutskrift: “Aktiegruppsbeteckningen har skapats vid ändring av bolagsordningen dd.mm.åååå. Uppgifterna är inte uppdaterade i bostadsdatasystemet”.

De aktiegrupper som ändrats vid ändringen av bolagsordningen finns i bostadsdatasystemet utan ägaruppgifter, innan allokering av äganderätt och eventuella pantsättningar och begränsningar.

Exempel på vyer i aktieboken och på aktielägenhetsutskriften finns på Lantmäteriverkets webbplats:

Ändringar av bolagsordningen – anvisningar för husbolag

1. Ändringar av bolagsordningen i ett s.k. gammalt bostadsaktiebolag vars aktiebok ska överföras till bostadsdatasystemet

Vid överföring av husbolagets aktiebok ska uppgifter som överensstämmer med den gällande bolagsordningen alltid anges. Om lägenhetsbeskrivningen i den gällande bolagsordningen inte motsvarar de existerande aktielägenheterna eller andra utrymmen (om till exempel en lägenhet delats upp till två lägenheter) ska bolagsordningen först ändras och registreras i handelsregistret. Efter registreringen kan husbolagets aktiebok överföras till bostadsdatasystemet i Lantmäteriverkets tjänst för överföring av aktiebok.

a) Husbolaget använder ett fastighetsförvaltningssystem

Registrera först ändringen av bolagsordningen via Patent- och registerstyrelsens FODS-tjänst. Uppgifterna i lägenhetsbeskrivningen bör inte ännu ändras till det nya elektroniska formatet vid registrering av bolagsordningen.
Ladda överföringsfilen från fastighetsförvaltningssystemet till tjänsten för överföring av aktiebok efter att du har fått ett meddelande av registreringen från handelsregistret.
Komplettera aktieboken och andra nödvändiga uppgifter i överföringstjänsten och godkänn sedan överföringen. Husbolaget finns nu i bostadsdatasystemet.
Obs! Vid elektronisk registrering av ägande ska delägaren uppvisa aktiebrevet eller ett interimsbevis på aktiegruppen för Lantmäteriverket.

Läs mer om anmälan om ändring av bolagsordningen på PRS:s webbplats.

b) Husbolaget använder inte ett fastighetsförvaltningssystem

Registrera först ändringen av bolagsordningen via Patent- och registerstyrelsens FODS-tjänst. Uppgifterna i lägenhetsbeskrivningen bör samtidigt anges i det nya elektroniska formatet.
Vänta tills du får ett meddelande om registrering i handelsregistret. Uppgifterna överförs automatiskt från PRH:s handelsregister till Lantmäteriverkets överföringstjänst.
Komplettera ägaruppgifterna och andra nödvändiga uppgifter och godkänn sedan överföringen. Husbolaget finns nu i bostadsdatasystemet.
Obs! Vid elektronisk registrering av ägande ska delägaren uppvisa aktiebrevet eller ett interimsbevis på aktiegruppen för Lantmäteriverket.

Läs mer om det nya elektroniska formatet av bolagsordningen på PRS:s webbplats.

2. Ändringar av bolagsordningen hos ett husbolag som redan finns i bostadsdatasystemet

2.1 Nedanstående riktlinjer gäller för en ändring av bolagsordningen för vilken husbolaget har lämnat in en ändringsanmälan i Patent- och registerstyrelsens FODS-tjänst före den 15 januari 2025.

Uppgifterna om bostadsaktiebolag och ömsesidiga fastighetsaktiebolag som bildats 1.1.2019 eller senare tillsammans med uppgifterna om stiftande delägare finns i bostadsdatasystemet. Även uppgifterna om gamla husbolag som redan har överfört sin aktiebok finns i bostadsdatasystemet. Om en delägare har ansökt om registrering av ägande, finns även ägaruppgifterna om aktielägenheten i bostadsdatasystemet.

När ett husbolag som finns i bostadsdatasystemet gör en ändring av bolagsordningen,

Registrera först ändringen av bolagsordningen via Patent- och registerstyrelsens FODS-tjänst. Uppgifterna i lägenhetsbeskrivningen ska samtidigt anges i det nya elektroniska formatet. Uppgifterna om de ändrade aktiegrupperna importeras direkt från handelsregistret till bostadsdatasystemet. Inga ägaruppgifter finns för de ändrade eller nya aktiegrupperna.
Anmäl ägarna till de helt nya aktiegrupperna för registrering i bostadsdatasystemet utan dröjsmål. Husbolagets (beslutföra) styrelse är ansvarig för anmälan, om det har varit fråga om en aktieemission, fusion eller delning. Uppgifterna ska anmälas med blankett tills de elektroniska gränssnitten tas i bruk. Anmälan är avgiftsbelagd (se prislistan på Lantmäteriverkets webbplats).
Ge vid behov aktieägaren husbolagets redogörelse för den ändrade aktiegruppen. I andra situationer än i de ovannämnda är aktieägaren skyldig att ansöka om registrering av ägande i den nya aktiegruppen och bifoga husbolagets redogörelse till ansökan.
Obs! Om ägandet av den aktiegrupp som upphört på grund av ändringen av bolagsordningen har grundat sig på ett aktiebrev i pappersform, ska aktieägaren lämna in aktiebrevet för den aktiegrupp som upphört eller ett interimsbevis till Lantmäteriverket i samband med registreringen av ägandet (gäller inte fusion eller delning).
Vid en fusion eller delning som registreras den 1 juni 2023 eller senare är husbolaget inte enbart skyldigt att lämna ägaruppgifter utan även att anmäla pantsättningar och begränsningar för nya aktiegrupper, om alla aktier som ska ändras är i elektroniskt format.

Läs mer om det nya elektroniska formatet av bolagsordningen på PRS:s webbplats.

2.2 Nedanstående riktlinjer gäller för en ändring av bolagsordningen för vilken husbolaget har lämnat in en ändringsanmälan i Patent- och registerstyrelsens FODS-tjänst den 15 januari 2025 eller därefter.

Uppgifterna om bostadsaktiebolag och ömsesidiga fastighetsaktiebolag som bildats 1.1.2019 eller senare tillsammans med uppgifterna om stiftande delägare finns i bostadsdatasystemet. Även uppgifterna om gamla husbolag som redan har överfört sin aktiebok finns i bostadsdatasystemet. Om delägaren har ansökt om registrering av ägande, finns även ägaruppgifterna om aktielägenheten i bostadsdatasystemet.

När ett husbolag som finns i bostadsdatasystemet gör en ändring av bolagsordningen, kontrollera att aktierna är i elektronisk form och att ägaren har en elektronisk ägarregistrering i aktielägenhetsregistret (gäller inte fusion, delning eller rivning och nybygge).

I andra fall än i de ovannämnda finns skyldighet att ansöka om att innehav, pantsättningar och begränsningar ska gälla den ändrade aktiegruppen och bifoga denna husbolagsredogörelse till ansökan.
Vid en fusion eller delning som registreras den 1 juni 2023 eller senare är husbolaget inte enbart skyldigt att lämna ägaruppgifter utan även att anmäla pantsättningar och begränsningar för nya aktiegrupper, om alla aktier som ska ändras är i elektronisk form.
Ifall husbolaget inte kunnat plocka bort aktiebrevet vid fusion, delning eller rivning och nybygge, ska husbolaget anmäla detta till Lantmäteriverket. Då gör Lantmäteriverket en anteckning om detta i både aktieboken och aktielägenhetsregistret. Det här framgår av anteckningar om begränsningar med rubriken *uppgift om antecknad ägare i aktieboken och icke makulerat aktiebrev”.

3. Omvandling av ett aktiebolag till ett bostadsaktiebolag eller ett ömsesidigt fastighetsbolag och överföring av aktieboken till bostadsdatasystemet

När ett annat bolag eller ett andelslag ändras till ett bostadsaktiebolag eller ett ömsesidigt fastighetsaktiebolag efter den 1 januari 2019, ska bolaget efter att ändringen av bolagsordningen registrerats utan dröjsmål överföra sin aktiebok till bostadsdatasystemet. Bolaget överförs därmed inte automatiskt till bostadsdatasystemet till följd av ändringen av bolagsformen. Det ömsesidiga fastighetsaktiebolag som har grundats genom ändring av bolagsform kan inte utebli från bostadsdatasystemet.

1. Gör ändringen av företagsformen i handelsregistret i PRH:s YTJ-tjänst.

Konvertera bolagsordningen till elektronisk form, t.ex. vad det kommer till lägenhetsbeskrivningen
OBS! Ömsesidiga fastighetsaktiebolag: I bolagsordningen ska det anges att bolaget hör till bostadsdatasystemet. (BabL 2:1a§).

2. Vänta tills du får ett meddelande om registrering i handelsregistret.

Uppgifterna överförs automatiskt från PRH:s handelsregister till Lantmäteriverkets överföringstjänst.

3. Logga in i överföringstjänsten.

Bostadsbolagen ska överföra aktieboken till bostadsdatasystemet före utgången av 2023.
Ömsesidiga fastighetsbolag som bildas till följd av en ändring av bolagsformen ska utan dröjsmål överföra aktieboken.

4. Överför aktieboken.

Fyll i uppgifterna om ägarna och andra nödvändiga uppgifter för aktiegrupperna.
Godkänn överföringen av aktieboken. Bolaget kommer därefter att höra till bostadsdatasystemet och Lantmäteriverket kommer att upprätthålla aktieboken.

5. Efter överföring av aktieboken.

Meddela aktieägarna om överföringen av aktieboken: aktieägarna ansöker om registrering av äganderätten och bifogar ett aktiebrev, ett interimsbevis eller en utredning av husbolagets styrelse om ägarna, beroende på situationen.

Läs mer på PRH:s webbsida:

Obs! Information om ändring av aktiebolagets juridiska form till ömsesidigt fastighetsaktiebolag hittar du på sidan Ömsesidiga fastighetsaktiebolag

ATT OBSERVERA: Patent- och registerstyrelsen (PRS) gör registeranteckningar om att ändra bolagsformen till ömsesidigt fastighetsaktiebolag på eget initiativ om aktiebolaget uppfyller definitionen av ömsesidigt fastighetsaktiebolag. Ändringen gäller de bolag som har grundats som aktiebolag under den tid då ömsesidiga fastighetsaktiebolag inte kunde registreras. De bolag, vilkas bolagsform PRS har ändrat på tjänstens vägnar, har ingen skyldighet att överföra aktieboken till Lantmäteriverket för administration.