Mitä taloyhtiön tulee tehdä ennen siirtoa?

Ennen osakeluettelon siirtoa hoidettavat asiat on esitelty alla olevassa kuvassa.

Taloyhtiön hallitus on päättänyt siirrosta

Osakeluettelon siirron tekeminen edellyttää taloyhtiön hallituksen päätöstä. Siirtopalvelussa on annettava päivämäärä, jolloin taloyhtiön hallitus on tehnyt päätöksen osakeluettelon siirrosta.

Tarkista seuraavat asiat PRH:n kaupparekisteristä ja YTJ-palvelusta:

Taloyhtiön yritysmuoto

• Tarkista, että taloyhtiön yritysmuoto kaupparekisterissä on asunto-osakeyhtiö tai keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö. 
• Jos taloyhtiön yritysmuoto on osakeyhtiö, katso ohjeet täältä.
• Lue yritysmuodon muuttamisesta PRH:n verkkosivuilta.

Oikeus käsitellä ja hyväksyä osakeluettelon siirto

• Osakeluettelon siirtopalveluun tunnistautumisen yhteydessä kaupparekisteristä haetaan tieto siitä, että tunnistautunut käyttäjä on isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja.
• Tunnistuspalveluna käytetään suomi.fi-tunnistuspalvelua.
• Palvelussa voi tunnistautua käyttämällä DVV:n varmennekorttia, mobiilivarmennetta tai henkilökohtaisia pankkitunnisteita. 
• Isännöitsijä ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja saavat asiointivaltuuden huoneistotietojärjestelmään, eli he voivat suoraan kaupparekisteritietojen perusteella käsitellä osakeluettelon tietoja ja hyväksyä osakeluettelon siirron.

Valtuuttaminen suomi.fi-valtuudet-palvelussa

• Taloyhtiön kaupparekisteriin merkitty nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö, yleensä isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja, voi suomi.fi-valtuudet-palvelussa valtuuttaa esim. isännöintiyrityksen henkilökuntaan kuuluvan henkilön tekemään osakeluettelon siirron taloyhtiön edustajana. Valtuutus annetaan määräajaksi.
• Suomi.fi-valtuudet -palveluun on määritelty Taloyhtiön osakeluettelon tietojen käsittely ja siirron hyväksyminen -valtuus, jolla valtuutettu voi taloyhtiön puolesta tarkistaa ja muokata asunto-osakeyhtiön ja keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön osakeluettelon tietoja ja hyväksyä osakeluettelon ylläpidon siirtämisen huoneistotietojärjestelmään.
• Suomi.fi-valtuudet-palvelussa on myös Taloyhtiön osakeluettelon tietojen käsittely ja siirron hyväksyminen ja valtuutusavaimen hakeminen -valtuutus, jolla valtuutettu voi edellisten lisäksi hakea taloyhtiölle valtuutusavaimen tietopalvelun avaamiseksi huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään.

Taloyhtiön yhteystiedot ovat ajan tasalla YTJ-palvelussa

• Tarkista, että taloyhtiösi yhteystiedot kaupparekisterissä ovat kunnossa. Näet ne maksutta hakemalla yhtiösi tiedot ytj.fi-sivujen yrityshaussa. Jos tietoihin on tullut muutoksia, tee maksuton osoitteenmuutos ytj.fi-sivujen palvelussa.
• Osakeluettelon siirron jälkeen Maanmittauslaitos lähettää taloyhtiölle tiedot omistuksen rekisteröinnistä huoneistotietojärjestelmään. Tiedot lähetetään yhtiön sähköposti- tai kirjepostiosoitteeseen, joka on rekisteröity kaupparekisteriin. Tiedot omistuksen muutoksista jäävät taloyhtiöltä saamatta, jos kaupparekisteriin ilmoitetut yhteystiedot ovat vanhentuneet tai puutteelliset. Maanmittauslaitos käyttää tiedottamisessa ensisijaisesti aina sähköpostia, joten se kannattaa ilmoittaa, mutta ei ole pakollista. Taloyhtiön sähköpostiosoite on julkista tietoa kaupparekisterissä.
• Jos isännöintijärjestelmässäsi on huoneistotietojen kyselypalvelu -toiminto, saat myös sinne tiedon omistuksen rekisteröinnistä ja lisäksi osakeluettelomerkinnästä. 

Tarkista taloyhtiön osakeluettelosta ja yhtiöjärjestyksestä nämä asiat:

Osakeluettelo on voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen

• Tarkista ennen siirtoa, että siirtämäsi osakeluettelo on voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen. Näet voimassa olevan yhtiöjärjestyksen kirjauduttuasi osakeluettelon siirtopalveluun.
• Jos yhtiöjärjestys ei ole ajan tasalla, tee yhtiöjärjestyksen muutos ennen osakeluettelon siirtoa.
• Jos annat tiedot sähköisessä muodossa (rakenteisena) PRH:n palvelussa, huoneistoselitelmän tiedot tulevat PRH:sta automaattisesti siirtopalvelun pohjatiedoiksi sen jälkeen, kun yhtiöjärjestyksen muutos on rekisteröity kaupparekisterissä. Tällöin voit siirtää osakeluettelon täydentämällä osakeryhmien omistajatiedot ja rajoitukset.
• Huomioithan, että jos annat yhtiöjärjestyksen sähköisessä muodossa (rakenteisena) PRH:n palvelussa, et voi käyttää isännöintijärjestelmästä tuotettua siirtotiedostoa osakeluettelon siirron pohjana. 
• Kun yhtiöjärjestyksen muutos on rekisteröity kaupparekisterissä, huoneistoselitelmän tiedot tulevat PRH:sta automaattisesti siirtopalvelun pohjatiedoiksi. Tällöin voit siirtää osakeluettelon täydentämällä osakeryhmien omistajatiedot ja rajoitukset. 

Kaikilla osakeryhmillä on omistajatiedot yhteystietoineen

• Tarkista ennen siirtoa, että kaikkien osakeryhmien omistajatiedot ovat kunnossa. Omistajaksi ilmoitetaan osakeluettelossa oleva omistaja.
• Jos taloyhtiöllä tai isännöitsijällä ei ole tietoa osakehuoneiston todellisesta omistajasta, isännöitsijä tai taloyhtiö vie huoneistotietojärjestelmään osakeluettelossa olevan viimeisen tiedon omistajasta. Osakekirjan mahdollinen puuttuminen ei estä osakeluettelon siirtoa.
• Ennen osakeluettelon siirtoa huoneistotietojärjestelmään isännöitsijän on selvitettävä kaikki keskeneräiset tapaukset, joissa osakkaat eivät ole esittäneet selvitystä suoritetusta varainsiirtoverosta. Muuten taloyhtiö voi joutua vastuuseen osakkaan maksamattomasta varainsiirtoverovelasta. Lue lisää Verohallinnon sivuilta.

Rajoitukset

• Taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä voi olla erilaisia rajoituslausekkeita. Rajoitus voi koskea yhtiön kaikkia osakkeita tai ainoastaan osaa osakkeista, esimerkiksi autopaikkoja.
• Yhtiöjärjestyksen rajoitukset liittyvät yleensä vaihdantaan, kuten lunastuslauseke, etuostolauseke tai suostumuslauseke. Vanhemmissa yhtiöjärjestyksissä esiintyvä ulkomaalaislauseke sen sijaan on nykyisin mitätön.
• Myös eri laeissa voi olla rajoituksia, kuten esim. aravarajoituslaissa oleva määräys osakkeiden omaksi lunastuskelpoisuudesta vuokraoikeuden nojalla.
• Lisäksi yksittäisiin osakeryhmiin voi liittyä erilaisia muita rajoituksia, esimerkiksi lesken hallintaoikeus.

Rajoitukset on tärkeää selvittää etukäteen, koska ne kaikki on ilmoitettava osakeluettelon siirrossa.

Keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö

• Jos ennen vuotta 2019 perustettu keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö haluaa siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään, sen on ensin tehtävä yritysmuodon muutos kaupparekisteriin (ks. edellä). Samalla on lisättävä yhtiöjärjestykseen määräys siitä, että yhtiön osakkeet kuuluvat huoneistotietojärjestelmään. Lisäksi yhtiöjärjestys on muutettava PRH:n palvelussa sähköiseen muotoon.
• Keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön sähköisessä muodossa annetut tiedot siirtyvät kaupparekisteristä Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalveluun, jossa taloyhtiön on vielä täydennettävä osakeryhmien omistajatiedot ja hyväksyttävä osakeluettelo siirrettäväksi huoneistotietojärjestelmään.
• Jos keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö on syntynyt yhtiömuodon muutoksessa 1.1.2019 jälkeen, sen on samalla tavoin kuin edellä on kerrottu vanhan yhtiön osalta, otettava yhtiöjärjestykseen määräys yhtiön osakkeiden kuulumisesta huoneistotietojärjestelmään. Yhtiömuodon muutoksessa syntynyt keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö ei voi valita kuulumisestaan huoneistotietojärjestelmään. Vaikka yhtiömuotoa muuttanut yhtiö on syntynyt 1.1.2019 jälkeen, se ei pääse huoneistotietojärjestelmään suoraan vaan edellyttää osakeluettelon siirron.

Katso tarkempi listaus huoneistotietojärjestelmään ilmoitettavista tiedoista