Mitä taloyhtiön tulee tehdä ennen siirtoa?

Ennen osakeluettelon siirtoa hoidettavat asiat on esitelty alla olevassa kuvassa. Lisätietoja jokaisesta toimenpiteestä pääset lukemaan kuvan alapuolelta.

Kuva aukeaa suuremmaksi klikkaamalla.

 

Taloyhtiön yritysmuoto

Tarkista, että taloyhtiön yritysmuoto kaupparekisterissä on asunto-osakeyhtiö tai keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö. 

Jos taloyhtiön yritysmuoto on osakeyhtiö, tee ensin yritysmuodon muutos PRH:n muutospalvelussa ja anna yhtiöjärjestys sähköisessä muodossa. Tällöin saat tiedot automaattisesti kaupparekisteriin rekisteröinnin yhteydessä osakeluettelon siirtopalveluun, jolloin sinun tarvitsee enää täydentää omistajatiedot ja mahdolliset rajoitukset.

Lue lisää yritysmuodon muuttamisesta PRH:n verkkosivuilta.

Keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön yhtiöjärjestyksessä maininta huoneistotietojärjestelmään kuulumisesta

Jos ennen vuotta 2019 perustettu keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö haluaa siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään, sen on ensin tehtävä yritysmuodon muutos kaupparekisteriin (ks. edellinen kohta). Samalla on lisättävä yhtiöjärjestykseen määräys siitä, että yhtiön osakkeet kuuluvat huoneistotietojärjestelmään ja annettava tiedot huoneistoista sähköisessä muodossa.

Keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön sähköisessä muodossa annetut tiedot siirtyvät kaupparekisteristä Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalveluun, jossa taloyhtiön on vielä täydennettävä osakeryhmien omistajatiedot ja hyväksyttävä osakeluettelo siirrettäväksi huoneistotietojärjestelmään. 

Taloyhtiön yhteystiedot ajan tasalla YTJ-palvelussa

Osakeluettelon siirron jälkeen Maanmittauslaitos lähettää taloyhtiölle tiedot omistuksen rekisteröinnistä huoneistotietojärjestelmään. Tiedot lähetetään yhtiön sähköposti- tai kirjepostiosoitteeseen, joka on rekisteröity kaupparekisteriin. Tiedot omistuksen muutoksista jäävät taloyhtiöltä saamatta, jos kaupparekisteriin ilmoitetut yhteystiedot ovat vanhentuneet tai puutteelliset. Maanmittauslaitos käyttää tiedottamisessa ensisijaisesti aina sähköpostia, joten se kannattaa ilmoittaa.

Tarkista, että taloyhtiösi yhteystiedot kaupparekisterissä ovat kunnossa. Näet ne maksutta hakemalla yhtiösi tiedot ytj.fi-sivujen yrityshaussa. Jos tietoihin on tullut muutoksia, tee maksuton osoitteenmuutos ytj.fi-sivujen palvelussa.

Osakeluettelo voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen

Tarkista ennen siirtoa, että siirtämäsi osakeluettelo on voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen. Ellei sinulla ole voimassa olevaa yhtiöjärjestystä itselläsi, voit ostaa sen käyttöösi PRH:n VIRRE-tietopalvelusta (3,22 €).

Jos yhtiöjärjestys ei ole ajan tasalla, tee yhtiöjärjestyksen muutos ennen osakeluettelon siirtoa ja anna tiedot sähköisessä muodossa (rakenteisena) PRH:n palvelussa.

Kun yhtiöjärjestyksen muutos on rekisteröity kaupparekisterissä, huoneistoselitelmän tiedot tulevat PRH:sta automaattisesti siirtopalvelun pohjatiedoiksi. Tällöin voit siirtää osakeluettelon täydentämällä osakeryhmien omistajatiedot ja rajoitukset. 

Rajoitukset

Taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä voi olla erilaisia rajoituslausekkeita. Rajoitus voi koskea yhtiön kaikkia osakkeita tai ainoastaan osaa osakkeista, esim. autopaikkoja. Yhtiöjärjestyksen rajoitukset liittyvät yleensä vaihdantaan, kuten lunastuslauseke, etuostolauseke tai suostumuslauseke. Vanhemmissa yhtiöjärjestyksissä esiintyvä ulkomaalaislauseke sen sijaan on nykyisin mitätön. Myös eri laeissa voi olla rajoituksia, kuten esim. aravarajoituslaissa oleva määräys osakkeiden omaksi lunastuskelpoisuudesta vuokraoikeuden nojalla.

Lisäksi yksittäisiin osakeryhmiin voi liittyä erilaisia muita rajoituksia, esimerkiksi lesken hallintaoikeus. Rajoitukset on tärkeää selvittää etukäteen, koska ne kaikki on ilmoitettava osakeluettelon siirrossa.

Taloyhtiön hallitus on päättänyt siirrosta

Osakeluettelon siirron tekeminen edellyttää taloyhtiön hallituksen päätöstä. Siirtopalvelussa on annettava päivämäärä, jolloin taloyhtiön hallitus on tehnyt päätöksen osakeluettelon siirrosta.

Valtuudet käsitellä ja hyväksyä osakeluettelon siirto

Osakeluettelon siirtopalveluun tunnistamisen yhteydessä kaupparekisteristä haetaan tieto siitä, että tunnistautunut käyttäjä on isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Tunnistuspalveluna käytetään suomi.fi-tunnistuspalvelua. Palvelussa voi tunnistautua käyttämällä VRK:n varmennekorttia, mobiilivarmennetta tai henkilökohtaisia pankkitunnisteita. 

Isännöitsijä ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja saavat asiointivaltuuden huoneistotietojärjestelmään eli he voivat suoraan kaupparekisteritietojen perusteella käsitellä osakeluettelon tietoja ja hyväksyä osakeluettelon siirron.

Valtuuttaminen suomi.fi-valtuudet-palvelussa

Suuremmissa isännöintiyrityksissä voidaan delegoida tehtäviä isännöitsijältä isännöintiyrityksen toimistohenkilökunnalle, joka voi käytännössä käsitellä tietoja ja/tai hyväksyä osakeluettelon siirron. Tällöin taloyhtiön kaupparekisteriin merkitty isännöitsijä voi valtuuttaa toimistohenkilökuntaansa suomi.fi-valtuudet-palvelussa. Valtuutus annetaan määräajaksi.

Suomi.fi-valtuudet-palveluun on määritelty omat roolinsa osakeluettelon käsittelyä sekä hyväksymistä varten. Palvelun käyttöä voi kokeilla testipalvelussa

HUOM! Valtuuttaminen ei ole vielä käytössä osakeluettelon siirrossa. Valtuuttamisen käyttöönotosta ilmoitetaan myöhemmin.

Kaikilla osakeryhmillä omistajatiedot

Tarkista ennen siirtoa, että kaikkien osakeryhmien omistajatiedot ovat kunnossa. Omistajaksi ilmoitetaan osakeluettelossa oleva omistaja. Jos taloyhtiöllä tai isännöitsijällä ei ole tietoa osakehuoneiston todellisesta omistajasta, isännöitsijä tai taloyhtiö vie huoneistotietojärjestelmään osakeluettelossa olevan viimeisen tiedon omistajasta.