Vanliga frågor om överföring av aktiebok

 

 

Vanliga frågor

Vad är tidsfristen för överföringen av aktieböcker?

Husbolagets styrelse ska besluta om överföringen och aktieböcker ska föras över senast 31.12.2023. Från och med år 2024 tas en avgift ut för överföring av aktiebok https://www.maanmittauslaitos.fi/sv/aktuellt/andringar-i-lantmateriverkets-priser-fran-och-med-112024  

Ska tidpunkten för överföringen vara fastställd i beslutet som husbolagets styrelse fattar? Om ja, hur exakt ska tidpunkten fastställas? Inom en månad? Inom ett år?

Styrelsen behöver inte fastställa en exakt tidpunkt för överföringen i sitt beslut.

Vad kostar överföringen av aktieboken för husbolaget? 
Lantmäteriverket tar inte ut en avgift för överföringen av aktieboken, om den överförs inom den utsatta tiden. Från och med år 2024 tas en avgift ut för överföring av aktiebok https://www.maanmittauslaitos.fi/sv/aktuellt/andringar-i-lantmateriverkets-priser-fran-och-med-112024  

Vem ansvarar för att föra över aktieboken?

Det är husbolaget som ansvarar för överföringen. Själva överföringen kan skötas av disponenten eller en befullmäktigad anställd på disponentbyrån och av ordföranden i husbolagets styrelse. Överföringen förutsätter styrelsens beslut.

Lantmäteriverket kontrollerar inte de uppgifter som överförs, utan uppgifterna förs över som sådana till bostadsdatasystemet.

Kostar aktieboken någonting till husbolaget?

Aktieboken är avgiftsfri för husbolag om den hämtas från överföringstjänsten, precis som förteckningen över aktieägarnas kontaktuppgifter. 

Kan jag föra över aktieboken även om en delägares aktiebrev har försvunnit?

Om aktiebrevet eventuellt saknas hindrar detta inte överföringen av aktieboken.

Hur ska man gå till väga om en delägare som säkerhet för lån har pantsatt sitt aktiebrev i pappersform?

Inga aktiebrev behövs för att föra över aktieboken. Om banken har aktiebrevet som säkerhet för lån, kan banken efter överföringen av aktieboken ansöka om registrering av ägande för delägarens räkning. I samband med registreringen av ägandet makulerar Lantmäteriverket aktiebrevet i pappersform och registrerar pantsättningarna.

Styrelsen för vårt husbolag har beslutat att föra över aktieboken till bostadsdatasystemet. Hur ska överföringen göras i praktiken?

Aktieboken överförs med Lantmäteriverkets elektroniska tjänst för överföring av aktiebok för husbolag. Som underlag för överföringen erbjuder tjänsten färdigt ifyllda uppgifter om husbolaget samt om aktielägenheterna och deras ägare. I överföringen är det även möjligt att använda överföringsfiler från fastighetsförvaltningssystem.

Om du använder ett fastighetsförvaltningssystem, ska du kontakta disponenten. Användare av fastighetsförvaltningssystem bör göra överföringen av aktieboken först när dataöverföringen mellan fastighetsförvaltningssystemet och bostadsdatasystemet tas i bruk.

Vad ska jag göra om det i grunduppgifterna för överföringstjänsten finns felaktig information?

Korrigera felaktigheterna i överföringen av aktieboken så att uppgifterna motsvarar den gällande bolagsordningen. 

Varifrån får jag hjälp med överföringen av aktieboken?
Du kan kontakta stödet för överföring av aktieboken via en webblankett som hittas här. Du kan även se en inspelning på finska av webbskolningen gällande överföring av aktieboken.

Vad händer om husbolaget inte överför sin aktiebok till bostadsdatasystemet?

Om ett gammalt bostadsaktiebolag, grundat före 1.1.2019, inte överför sin aktiebok till bostadsdatasystemet bryter det mot lagen genom att försumma sin lagstadgade skyldighet att agera. Då uteblir alla fördelar med övergången till bostadsdatasystemet för både aktieägarna och husbolaget. Aktieägarna kan inte ansöka om elektronisk ägarregistrering av sina aktier och missar då fördelarna med elektrifiering av aktierna och registrets offentliga trovärdighet. Husbolagets uppgifter och ansvar vid utredning av ägarbyten och överlåtelseskatt upphör inte, om uppgiften att föra aktiebok inte överförs.  När bostadsdatasystemet vidareutvecklas stegvis från år 2025 är överföring av aktieboken en förutsättning för att husbolaget ska kunna uppfylla de lagstadgade skyldigheterna att anmäla uppgifter om underhålls- och ändringsarbeten samt om bolagslån per aktiegrupp. Husbolagets styrelse bär ansvaret ifall bolaget inte har agerat i enlighet med gällande lagstiftning.

Rätt till ärendehantering och befullmäktigande i överföringstjänsten


Vem kan logga in i tjänsten för överföring av aktiebok och föra över aktieboken?

Disponenten och ordföranden i husbolagets styrelse får behörighet till överföringstjänsten på basis av uppgifter i handelsregistret. 

För att elektronisk identifiering i överföringstjänsten ska lyckas krävs det att disponentens eller styrelseordförandens personbeteckning finns i handelsregistret. Om personbeteckningen saknas, ska den anmälas till PRS:s handelsregister.

Du kan utan avgift kontrollera dina egna roller i företag i suomi.fi:s handelsregisteruppgifter. Om du inte hittar några roller, ska uppgifterna uppdateras i handelsregistret.

Läs mer om att endast anmäla en personbeteckning på PRS:s webbplats.

Jag är husbolagets styrelsemedlem. Kan jag föra över aktieboken i överföringstjänsten?

Husbolagets disponent och styrelseordförande kan göra överföringen i överföringstjänsten.

Styrelsemedlemmen måste ha en fullmakt att överföra aktieboken som anges i suomi.fi fullmaktstjänsten.

En fullmakt kan ges av en person i husbolaget som ensam har firmateckningsrätt (disponenten, styrelseordföranden) eller tillsammans av flera personer med firmateckningsrätt (till exempel två styrelseledamöter tillsammans).

Om du är den enda egentliga styrelsemedlemmen i ditt bostadsaktiebolag och bolaget inte har en ordförande eller disponent, ska du först ge dig själv fullmakt att göra överföringen för husbolagets räkning i tjänsten suomi.fi.

Jag är disponent för ett husbolag. Varför kan jag inte hitta mitt husbolag i överföringstjänsten?

Den vanligaste orsaken är att uppdaterad information om disponenten saknas i bolagets handelsregisteruppgifter. Du kan utan avgift kontrollera dina egna roller i företag i suomi.fi:s handelsregisteruppgifter. Om du inte hittar några roller, ska uppgifterna uppdateras i handelsregistret.

En annan orsak kan vara att din personbeteckning saknas i handelsregistret. Läs mer om att endast anmäla en personbeteckning på PRS:s webbplats.

Om du nyligen anmält uppgifterna till handelsregistret är det möjligt att uppgifterna inte ännu har uppdaterats.

Vårt husbolag har en disponent och en styrelseordförande. Om det finns en disponent i husbolaget, måste disponenten alltid göra överföringen, eller kan styrelseordföranden trots det göra överföringen?

Vardera kan göra överföringen, men det är bra att komma överens om vem som gör den för att undvika överraskningar.

Vårt bolag saknar disponent. Styrelseordföranden har också flyttat bort från husbolaget och efter det har vi delägare tillsammans skött ärenden. Vi är alla styrelseledamöter. Kan vem som helst av oss (den som bäst klarar av det) föra över aktieboken?

Nej. Ert husbolag måste först välja en styrelseordförande och göra en anmälan till handelsregistret. Efter att en anteckning gjorts i registret kan styrelseordföranden göra överföringen.

Personen som antecknats som disponent i handelsregistret var disponent fem år sedan. Efter det har ingen ändring gjorts. Kan den nuvarande verkliga disponenten på något sätt föra över aktieboken, om styrelsen beslutar det i sitt möte?

Den nuvarande disponenten som styrelsen valt ska anmälas till handelsregistret för att disponenten ska få behörighet till överföringstjänsten. Därefter kan hen föra över aktieboken. 
Om husbolagets styrelseordförande har antecknats i handelsregistret kan även styrelseordföranden föra över aktieboken.

Ska den som för över aktieboken ha firmateckningsrätt eller får till exempel en fastighetssekreterare ta hand om överföringen?

Uppgifterna om disponenten och styrelsens ordförande inhämtas från handelsregistret. De får var för sig överföra aktieboken i tjänsten för överföring av aktiebok. Om disponenten eller styrelseordföranden ensam har firmateckningsrätt kan denne befullmäktiga till exempel en fastighetssekreterare att göra överföringen. 

Vi är ett husbolag med fem aktielägenheter. Fastighetsförvaltningen sköts av ett litet företag som har ett fastighetsförvaltningssystem. Ett svårt och omtvistat arvskifte är på kommande för en av aktielägenheterna och vi önskar att Lantmäteriverket reder ut det. Ska vi vänta på att gränssnittstjänsten för fastighetsförvaltningssystem tas i bruk eller kan disponenten redan nu föra över aktieboken?

Företaget som sköter fastighetsförvaltningen för husbolaget kan enligt ett beslut av husbolagets styrelse föra över aktieboken redan innan fastighetsförvaltningssystemet kopplas via gränssnittstjänsten till bostadsdatasystemet. 

Då bör man dock beakta att informationstjänsten mellan bostadsdatasystemet och fastighetsförvaltningssystemet inte fungerar direkt till exempel vad gäller ägarbyten. Uppgifterna ska uppdateras manuellt under tiden mellan att aktieboken förts över från fastighetsförvaltningssystemet och gränssnittstjänsten tas i bruk.  

Ska jag ha bankkoder för att kunna logga in i tjänsten för överföring av aktiebok? Kräver tjänsten stark autentisering?

Du kan identifiera dig i tjänsten genom att använda personliga bankkoder, ett certifikatkort som utfärdats av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata eller ett mobilcertifikat. 

Vad ska jag göra om jag inte kommer åt tjänsten för överföring av aktiebok eller inte kan ge fullmakt till någon annan person att föra över aktieboken för min räkning?  

Med hjälp av tjänsten för tjänstemannabefullmäktiganden kan du ge en annan person fullmakt att föra över aktieboken för din räkning. Den undertecknade ansökan om fullmakt ska lämnas till Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, där en tjänsteman utfärdar en fullmakt för din räkning. 

Läs mer om tjänsten för tjänstemannabefullmäktiganden i suomi.fi-anvisningen.

Vem kan ge en fullmakt?

En person som i handelsregistret registrerats som en person som har rätt att teckna husbolagets firma (vanligen disponenten eller ordföranden i husbolagets styrelse) kan i tjänsten suomi.fi-fullmakter ge fullmakt till exempel till en person som hör till disponentföretagets personal att föra över aktieboken som representant till husbolaget. Fullmakterna är tidsbegränsade. 
Läs mer om befullmäktigande på ett bolags vägnar i suomi.fi-anvisningen.

Hur ger jag en fullmakt?

Du kan ge en fullmakt i tjänsten suomi.fi-fullmakter. Fullmaktsärendet för överföring av aktiebok heter ”Behandla uppgifter i ett husbolags aktiebok och godkänna överföringar”. 

En person som fått denna fullmakt kan för husbolagets räkning kontrollera och redigera uppgifter i husbolagets aktiebok och godkänna överföringen av underhållet av aktieboken till bostadsdatasystemet.

Jag är ordförande i ett litet husbolags styrelse. Kan jag ge ett släktingbarn fullmakt att föra över aktieboken eller måste överföraren vara en delägare?

Om firmateckningsrätt har antecknats för dig i handelsregistret, kan du på suomi.fi ge ditt släktingbarn fullmakt att föra över aktieboken. Styrelsen ansvarar för att de lämnade uppgifterna är korrekta, trots att överföraren inte är delägare i husbolaget. 

Jag är styrelseordförande. Jag skulle vilja ge en annan person fullmakt att föra över aktieboken. Ska jag skicka fullmakten till Lantmäteriverket?

Du kan inte skicka fullmakten till Lantmäteriverket, utan fullmakten ska ges i tjänsten suomi.fi-fullmakter. 


Ändring av bolagsordning och överföring av aktiebok

 

Är det nödvändigt att uppdatera en gammal bolagsordning, om alla uppgifter om aktiegrupper är uppdaterade?

Om bolagsordningen är uppdaterad är det inte nödvändigt att ändra bolagsordningen på grund av överföringen av aktieboken.

Ska bolagsordningen vara uppdaterad till alla delar? Lyckas överföringen inte, om det i bolagsordningen finns några uppgifter enligt den gamla lagen, till exempel om tider för kallelse till bolagsstämma, en utlänningsklausul eller något dylikt?

Bolagsordningen behöver inte uppdateras på grund av punkter som preskriberats på grund av lagändringar. Om bolagsordningen är mycket gammal är det nog en bra idé att kontrollera om den innehåller något som bör ändras. Det väsentliga är att bolagsordningen är korrekt vad gäller lägenhetsbeskrivningen.

Ska bolagsordningen ändras till det nya elektroniska formatet innan överföringen till bostadsdatasystemet?

Ett bostadsaktiebolag behöver inte ändra bolagsordningen till elektroniskt format i PRS:s tjänst, om bolagsordningen är uppdaterad.

Vad ska man göra först, ändra bolagsordningen eller föra över aktieboken? Vi har för avsikt att göra en ändring i bolagsordningen, varvid den så kallade gårdskarlsbostaden som besitts av husbolaget blir en aktielägenhet.

Gör först ändringen elektroniskt i bolagsordningen i PRS:s e-tjänst och vänta tills ändringen har registrerats. Sedan kan du överföra aktieboken.

Vad ska jag göra om bolagsordningen inte är uppdaterad?

Om bolagsordningen inte är uppdaterad ska du göra en ändring av bolagsordningen i Patient- och registerstyrelsens tjänst och avbryta överföringen i tjänsten för överföring av aktiebok.

 

Överföring av aktiebok i ömsesidiga fastighetsaktiebolag
 

Varför kan jag inte hitta mitt ömsesidiga fastighetsaktiebolag i överföringstjänsten?

Gamla ömsesidiga fastighetsaktiebolag har aktiebolag som bolagsform i handelsregistret. Bolaget ska först ändra den juridiska formen till ömsesidigt fastighetsaktiebolag i PRS:s e-tjänst, foga till bolagsordningen en bestämmelse om ingående i bostadsdatasystemet samt lämna in uppgifterna i lägenhetsbeskrivningen i strukturerad form. Först när ändringen har registrerats i handelsregistret kan uppgifterna om husbolaget hittas i överföringstjänsten och du kan lägga till begränsningar och aktieägare. Det är inte längre nödvändigt (eller möjligt) att ändra uppgifterna i lägenhetsbeskrivningen.

Är det obligatoriskt för ett ömsesidigt fastighetsaktiebolag att överföra sin aktiebok?

Nej, det är det inte. Ett ömsesidigt fastighetsaktiebolag kan, om det så vill, registrera sig i bostadsdatasystemet och överföra sin aktiebok. Läs mer på sidan Ömsesidiga fastighetsaktiebolag.


Grunduppgifter om bolaget i överföringstjänsten


Om alla aktiegrupper inte har tryckta aktiebrev, vilket alternativ (ja/nej) ska jag välja under ”Aktiebrev eller interimsbevis har utfärdats för aktierna”?

Välj alternativet ja.

 

Begränsningar i överföringstjänsten
 

Hur anges beslag och säkerhetsåtgärder i samband med överföringen av aktieboken? Beslag och säkerhetsåtgärder anges normalt i tjänsten för överföring av aktieboken. En begränsning kan anmälas för en enskild aktiegrupp under "Begränsningar för aktiegruppen".

Varför visar inte aktiebokutskriften de inlösen- eller omsättningsbegränsningar som jag har meddelat i överföringstjänsten? De inlösen- eller osättningsbegränsningar som följer av bolagsordningen visas inte i aktiebokutskriften eftersom enligt 2 kap. 12 § i lagen om bostadsaktiebolag innehåller inte aktieboken denna information. Inlösen- och omsättningsbegränsningar visas dock alltid på aktielägenhetsutskriften, som kan beställas från Lantmäteriverkets kundtjänst.


Områden och byggnader i överföringstjänsten
 

Vilka byggnader anmäls i tjänsten? Sopskjul, täckt bilparkering, förråd?

I tjänsten för överföring av aktiebok anmäls de byggnader i bolagsordningen som omfattas av aktiegrupper. Om byggnaderna är i husbolagets besittning och saknar aktiegrupper, anmäls de inte i överföringstjänsten.


Uppgifter om ägare i överföringstjänsten

 

Om husbolaget eller disponenten saknar uppgifter om vem som de facto äger en bostad, vilka uppgifter ska i så fall antecknas i bostadsdatasystemet? 

I en sådan situation är det disponenten eller husbolaget som ska anteckna de senaste uppgifterna i aktieboken om ägaren i bostadsdatasystemet. Bolaget behöver till exempel inte börja utreda oklara arvsrättsliga förvärv. I så fall görs en utredning av ägaren i samband med en elektronisk ägarregistrering.

Om en aktieägare inte har kunnat antecknas i aktieboken (men nog betalar vederlag och så vidare), eftersom hen inte lämnat in ett köpebrev, vem anges som ägare vid överföringen? 

Den ägare som är införd i aktieboken ska anges som ägare. När den nya ägaren senare ansöker om elektronisk registrering av ägande ska denne visa till exempel ett köpebrev om förvärvet.

Om en aktieägare inte har kunnat antecknas i aktieboken, eftersom hen en gång i tiden inte lämnat en utredning om överlåtelseskatt, vad ska jag göra nu? Kan jag anmäla aktieägaren som ägare i överföringen? 

Innan aktieboken överförs ska husbolaget reda ut alla öppna ärenden där delägare inte har lagt fram en utredning om betalad överlåtelseskatt. Mer information om detta finns på Skatteförvaltningens webbplats. Om överlåtelseskatten är preskriberad, kan du anmäla ägaren vid överföringen av aktieboken.

Om överlåtelseskatten inte är preskriberad och ägaren inte lämnar en utredning om betalad överlåtelseskatt, ska den i aktieboken antecknade (föregående) ägaren anmälas.

Om husbolaget eller disponenten har kännedom om att en aktielägenhet har en ny ägare som dock ännu inte är införd i aktieboken, vem ska anges som ägare vid överföringen av aktieboken?

Den ägare som är införd i aktieboken ska anges som ägare. När den nya ägaren senare ansöker om elektronisk registrering av ägande ska denne visa till exempel ett köpebrev om förvärvet.

Om dödsbon inte har lämnat in exempelvis bouppteckningsinstrument eller andra motsvarande handlingar, ska disponentbyrån kräva ett sådant för att kunna genomföra överföringen enligt aktieboken?

Nej, det behöver den inte göra. Om ägaren är död, meddelas i tjänsten för överföring av aktieböcker den avlidnes namn och födelsedatum. Efter förnamnet skrivs "dödsbo". Uppgifterna finns inte i befolkningsdatasystemet, eftersom det är fråga om ett dödsbo, men man kan lägga till dödsboets adress manuellt i tjänsten. Mera information om anmälan av dödsbo kan du läsa i överföringstjänstens bruksanvisning.

Vad ska jag göra om en delägares födelsedatum saknas i aktieboken?

Ta reda på födelsedatumet innan du för över aktieboken. Uppgiften har varit obligatorisk i aktieboken redan innan bostadsdatasystemet infördes.

Kan en enskild näringsidkare, dvs. ett företagsnamn, antecknas som aktieägare i överföringstjänsten?

Nej. En enskild näringsidkare är inte en oberoende juridisk person, så en enskild näringsidkare måste ingå alla åtaganden och avtal i sitt eget namn. "Innehavaren" av företagsnamnet antecknas alltså personligt som aktieägare.

I utkastet till aktiebok visas datumet för anteckning i aktieboken endast för vissa aktieägare, varför och var kan jag lägga till/ändra anteckningsdatumet?

Under skapandet av överföringstjänsten har grundläggande information samlats in från olika källor hos offentliga myndigheter. För vissa aktieägare kan skattemyndigheterna ha angett datumet för registrering i aktieboken för de grundläggande uppgifterna. Registreringsdatumet kan dock inte läggas till eller redigeras på något sätt i överföringstjänsten och är inte synligt någon annanstans än i aktieboken. Anteckningsdatumen i basuppgifterna ersätts alltid med överföringsdatumet efter överföringen, dvs. alla aktieägare har överföringsdatumet som anteckningsdatum i aktieboken. 

Varför kan man inte ange de korrekta ursprungliga anteckningsdatumen i överföringstjänsten i stället för att alla ska få överföringsdatumet som anteckningsdatum? Kan avsaknaden av korrekt anteckningsdatum påverka till exempel skatten för överlåtelsevinst?

Enligt lagen om införande av lagstiftningen om ett bostadsdatasystem är datumet för anteckningen i aktieboken inte en del av den information som ska överföras i aktieboken. Det som har betydelse för skatten för överlåtelsevinsten är datumet för ändring av äganderätten enligt överlåtelsehandlingen, inte datumet för anteckningen i aktieboken.
Det ursprungliga anteckningsdatumet i aktieboken måste bevaras av husbolaget i 10 år efter överföringen av aktieboken.
 

Efter överföringen
 

Får jag ett meddelande till min e-post om att överföringen av aktieboken lyckats?

Inget separat e-postmeddelande skickas för överföring av aktiebok. Uppgiften om att överföringen lyckats kan ses i överföringstjänsten.

När ska ägaren av en aktielägenhet ansöka om elektronisk registrering av ägandet?

Tidsfristen för ansökan av ägande är tio år efter överföringen av aktieboken. Det är obligatoriskt att registrera ägandet då aktielägenhetens ägare byts första gången efter att aktieboken överförts.

Jag gjorde fel när jag lagrade uppgifter i överföringstjänsten för aktiebok och överförde redan bolagets aktiebok, hur kan jag korrigera uppgifterna?

Lantmäteriverket kan åtgärda felet i överföringen av aktieboken. Kontakta stödet för överföring av aktiebok: https://osakehuoneistorekisteri.fi/sv/hjalp-med-overforing-av-aktiebok

Är korrigering av fel i överföringen av aktieboken avgiftsbelagt?

Korrigeringen av fel i överföringen av aktieboken är avgiftsbelagt från och med 1.1.2024. Kostnaden för korrigeringen är 110 €/h enligt använd arbetstid.