Bostadsdatasystemet utvidgas så att maskinell överföring av husbolagens administrativa uppgifter (såsom underhåll- och ändringsarbeten, husbolagslåneuppgifter) mellan de olika datasystemen möjliggörs. Till sådana uppgifter hör till exempel
- fastighetsförvaltningssystem
- datasystem för bank- och försäkringsinstitut samt
- informationsproducenters kommersiella system
Målet är att förbättra tillgängligheten av uppgifter om husbolag och minska överlappande manuellt arbete.
För den fortsatta utvecklingen har ett projekt (HTJ2) som administreras av myndigheterna grundats. Projektet finansieras ur Europeiska unionens facilitet för återhämtning och resiliens (RRF).
En fortsatt utveckling av bostadsdatasystemet är även till nytta för det positiva kreditupplysningsregistrets funktioner. Ekonomiska uppgifter samlas in till bostadsdatasystemet såväl från kreditgivare som från husbolag. Bostadsdatasystemet producerar bolagskreditinformationen till det positiva kreditupplysningsregistret, som ingår i de landspecifika rekommendationer som Europeiska unionens råd 9.7.2019 gav till Finland.
I det nuvarande bostadsdatasystemet upprätthålls elektroniska ägaranteckningar om husbolags aktiegrupper samt uppgifter om pantsättningar och anteckningar av begränsning (till exempel inlösningsklausul, änkas eller änklings besittningsrätt) som gäller aktielägenheter.
Under den fortsatta utvecklingen utvidgas det nuvarande datainnehållet när det gäller administrativa uppgifter om husbolag: syftet är att överföra en del av uppgifterna i det nuvarande disponentintyget till systemet. Till denna kategori av uppgifter hör på huvudnivån bland annat
- grundläggande uppgifter om bolaget
- uppgifter om bolagets fastigheter, byggnader och lägenheter
- bolagslån
- vederlagsgrunder
- lägenhetsspecifika låneandelar och vederlag samt
- uppgifter om husbolagets underhålls- och ändringsarbeten.
Kommer ett separat datasystem att skapas i samband med den fortsatta utvecklingen?
Inget separat datasystem skapas i den fortsatta utvecklingen, utan man utvidgar det nuvarande bostadsdatasystemet.
Ersätter bostadsdatasystemet de nuvarande fastighetsförvaltningssystemen?
Bostadsdatasystemet ersätter inte de nuvarande fastighetsförvaltningssystemen. Bostadsdatasystemet omfattar endast en del av de uppgifter som ges i det nuvarande disponentintyget. Fastighetsförvaltningssystemet har många funktioner som bostadsdatasystemet inte har. Till dessa hör till exempel övervakning av vederlag och servicebokföring.
Vilka slags informationstjänster får man av bostadsdatasystemet?
Specifikationen pågår.
Vilka slags gränssnittstjänster kommer bostadsdatasystemet som resultat av den fortsatta utvecklingen att erbjuda till exempel till fastighetsförvaltningssystem?
Specifikationen pågår.
Målet är att förbättra tillgängligheten av uppgifter om husbolag och minska överlappande arbete.
I Finland beviljas årligen cirka 214 000 disponentintyg (Deloitte 2017), vilka levereras till delägare, fastighetsförmedlare och banker huvudsakligen som PDF-utskrifter. Informationen i dem kan inte överföras maskinellt från ett system till ett annat – informationen finns alltså inte i en så kallad strukturerad form. Målet är att förvandla de nuvarande disponentintygens uppgifter i ”textform” till maskinläsbar strukturerad form samt bidra till att dessa uppgifter ska kunna överföras från ett system till ett annat, så att arbetsmängden i manuell lagring av information ska minska inom disponentverksamhet, bostadshandel och många andra funktioner kring husbolag.
I större skala handlar det om att utveckla digitaliseringen inom sektorn: när det gäller husbolagens administrativa uppgifter har informationshanteringen utvecklats som lösningar som fokuserar på programvaran och där information numera inte överförs mellan de olika systemen. Detta orsakar manuellt arbete, eventuella fel och fördröjningar i åtkomsten till information. Enligt responsen* från till exempel fastighetsförmedlare tar det i medeltal 5 arbetsdagar och som längst upp till två veckor att få ett disponentintyg.
*Källa: Lantmäteriverket: "Kysely taloyhtiöiden hallinnollisen tiedon käytöstä", 02/2022
- Medborgare och aktieägare
Den största tillgångsposten hos finländarna är aktielägenheter. Aktuell information om husbolag, deras reparationsbehov och deras ekonomiska situation underlättar aktieägarnas åtkomst till information (jfr till exempel med den information man kan få av börsbolag) och jämförelse mellan olika husbolag till exempel vid bostadsköp.
- Fastighetsförmedlare och förmedling av hyreslägenheter
Vid förmedling uppstår fördelarna genom bättre och snabbare åtkomst till information: fastighetsförmedlaren får information om underhålls- och ändringsarbetena i husbolaget i ett tidigare skede i förmedlingsprocessen och kan basera prisuppskattningen för lägenheten på exaktare information. Lägenheten kan säljas snabbare, om disponentintyget kan skapas snabbare när strukturerad information överförs från ett datasystem till ett annat.
- Kreditgivning och hantering av säkerheter
Banker och kreditinstitut drar nytta av en snabbare åtkomst till information, när de fattar kreditbeslut vid bostadsköp eller uppskattar användning av bostäder som säkerheter. Information kan överföras maskinellt mellan system, och då förbättras även informationens pålitlighet, då manuella arbetsskeden uteblir.
- Fastighetsförvaltning
Fördelarna för fastighetsförvaltningen betonas särskilt när disponenten byts. Numera kan informationen vara svåråtkomlig hos husbolagets tidigare disponent eller helt onåbara. Information kan överföras manuellt mellan system, vilket tar arbetstid och ökar möjligheter av fel. När informationen görs strukturerad möjliggörs även att meddelanden om underhålls- och ändringsarbeten görs på ett mer enhetligt sätt med hjälp av olika färdiga kodlistor och beskrivningar. Jämförelse mellan renoveringar i olika husbolag underlättas eftersom de har beskrivits med hjälp av samma datamodeller och kodlistor.
- Försäkringsaffärsverksamhet
Vid försäkring av husbolag behövs särskilt information om frågor kring objektets säkerhet och de underhålls- och ändringsarbeten som har gjorts i bolaget. Försäkringarnas pris kan påverkas av gjorda och ogjorda underhållsarbeten. Jämförelse mellan husbolag blir lättare när informationen är strukturerad och meddelas på samma sätt.
- Husbolag
Ur husbolagens synvinkel underlättar enhetliga underhålls- och ändringsarbetshistorier till exempel jämförelser med motsvarande husbolag. Husbolagets styrelse kan utnyttja informationen när den tänker på kommande reparationsbehov eller konkurrensutsättning av lån.
- Myndigheter
Det positiva kreditupplysningsregistret är ett register som håller på att utvecklas av Skatteförvaltningen och dit information om privatpersoners krediter och inkomster ska samlas in. Målet med det är att förebygga överskuldsättning hos hushåll, förbättra kreditgivarnas förmåga att uppskatta kreditansökarnas kreditvärdighet och hjälpa privatpersoner att förvalta sin egen ekonomi, där aktieägande i ett husbolag för många spelar en viktig roll.
Statistikcentralen får för närvarande information om renoveringar i husbolag endast genom enkätundersökningar. De ger inte nödvändigtvis ett omfattande material som statistik kan baseras på. Statistikcentralen kunde i fortsättningen direkt utnyttja information från bostadsdatasystemet och även kombinera den med andra statistikmaterial
I omkring hälften av husbolagen i Finland, det vill säga i cirka 45 000 husbolag, upprätthålls husbolagets administrativa uppgifter av professionella disponenter i fastighetsförvaltningssystem. I de husbolag som inte har någon professionell disponent upprätthålls informationen av en oofficiell disponent, som kan vara till exempel ordföranden i husbolagets styrelse. Informationen kan även upprätthållas av ett bokföringsföretag eller en bokförare.
Sedan 2026, alltså när ändringarna har gjorts i systemen och processerna, kommer informationen att kunna uppdateras i bostadsdatasystemet antingen direkt genom att man använder fastighetsförvaltningssystemets tekniska gränssnitt eller genom Lantmäteriverkets webbtjänst.
Vem kan be om att informationen i bostadsdatasystemet ska uppdateras?
Informationen uppdateras i bostadsdatasystemet rutinmässigt i samband med bolagsstämman en gång om året samt till exempel på en aktieägares begäran. Uppdateringsbehov kan uppstå till exempel i dessa situationer:
- En aktieägare beställer ett disponentintyg eller betalar sin låneandel.
- När husbolaget tar ett nytt lån eller en privatperson ansöker om ett kreditbeslut i en bank, kan banken eller kreditinstitutet be om att informationen ska uppdateras.
- När en bostad ska säljas, kan ägaren av bostaden eller fastighetsförmedlaren be om att informationen ska uppdateras.
- När husbolaget tänker på framtida reparationsbehov och renoveringar, kan husbolagets administration be om att informationen ska uppdateras.
I praktiken torde informationen om husbolagets underhålls- och ändringsarbeten i regel uppdateras i samband med bolagsstämmor. Information om husbolagets bolagslån torde uppdateras litet oftare, om man i husbolaget säljer bostäder eller tänker på renoveringsbehov. Disponenter och husbolag uppdaterar dessa uppgifter redan nu, och uppdateringen av bostadsdatasystemet utgör inte en sådan extra börda som kunde uppskattas. Uppdateringar av information är i praktiken avgiftsbelagda extra tjänster som aktieägare beställer av bolagets administration, såsom fastighetsförvaltningen. Uppdateringen av informationen är i dessa situationer inte en ny förpliktelse för bolagens administration.
Hur ofta borde man uppdatera informationen?
Informationen uppdateras rutinmässigt i samband med bolagsstämman en gång om året samt vid behov på begäran eller i samband med händelser med anknytning till ändringar i aktieägares låneansvar. Informationen som uppdateras årligen ska behandlas i bolagsstämman, med undantag av underhålls- och ändringsarbeten som gjorts av aktieägare, och därför är det naturligt att göra uppdateringarna i samband med bolagsstämman.
Vem har ansvaret för att informationen om mitt husbolag är korrekt i systemet?
Husbolaget (och disponenten) ansvarar för att informationen som uppdateras av husbolaget är aktuell och korrekt.
Vem har ansvaret för att min husbolagslåneinformation är korrekt i systemet?
Banker och kreditinstitut ansvarar i fortsättningen för att husbolagslån som antecknas i bostadsdatasystemet är korrekt. Husbolaget (och disponenten) ansvarar för att bostadsspecifika husbolagslåneandelar har lagrats korrekt i bostadsdatasystemet.
Kan ett husbolag vägra ge sina uppgifter till bostadsdatasystemet?
Nej. En övergångstid har planerats för husbolag. Under övergångstiden ska informationen uppdateras i bostadsdatasystemet.
Vad händer det om ett husbolag inte uppdaterar sin information i bostadsdatasystemet? Sanktioner?
Husbolag har enligt lagen om bostadsaktiebolag ansvaret för att uppdatera sin information i bostadsdatasystemet. Se även påföljdssystemet enligt lagen om bostadsaktiebolag (BABL VII avdelningen, påföljder och rättsskydd).
Var går gränsen mellan information från aktieägare som är betydande och ska antecknas i bostadsdatasystemet och information som inte behöver antecknas?
Informationsunderlaget för bostadsdatasystemet och information som ska antecknas har fastställts i lagen om bostadsaktiebolag, och bostadsdatasystemet ändrar inte bestämmelserna i den nuvarande lagen om bostadsaktiebolag och förordningarna. Anvisningar till exempelvis husbolag och disponenter kommer säkert att granskas medan den fortsatta utvecklingen pågår.
Se särskilt BABL II avdelning, 4 och 5 kap.
Varifrån får man pengarna till den fortsatta utvecklingen? Hur mycket av skattebetalarnas pengar har använts till detta?
Till den fortsatta utvecklingen har det reserverats 14 miljoner euro från EU:s facilitet för återhämtning. Det täcker kostnaderna som den fortsatta utvecklingen samt ibruktagandet orsakar till Lantmäteriverket. I praktiken kommer den finansiering som Lantmäteriverket behöver för projektet på normalt sätt genom statens budgeter.
Kommer staten att betala, om till exempel ett husbolag producerar information till systemet eller om någon annan aktör utnyttjar denna information i sin affärsverksamhet?
Nej.
Blir husbolaget eller disponenten tvungen att betala för att information produceras för bostadsdatasystemet?
Största delen av husbolagen kan överföra informationen direkt från fastighetsförvaltningssystemet till bostadsdatasystemet. Lantmäteriverket erbjuder ett användargränssnitt med vilket också ett litet husbolag utan disponent självt kan uppdatera sin information i bostadsdatasystemet. Att lagra och uppdatera information tar arbetstid som man inte betalar någon ersättning för.
Blir husbolaget eller disponenten tvungen att betala för användning av informationen?
Nej. Användningen är avgiftsfri för representanter av bolagets administration.
Hur kan informationen i bostadsdatasystemet utnyttjas i kommersiella syften? Vem kan använda dem?
Avgiftsbelagda produkter för informationstjänst som ska ges ut från systemet har i detta skede ännu inte bestämts. Det är meningen att börja med preliminära specifikationer för produkterna för informationstjänst under hösten 2022.
Vem har deltagit i utvecklingen av systemet?
Bland de centrala intressentgrupperna har varit disponenter, representanter av husbolag, fastighetsförmedlare, banker, Finansbranschen, KVKL, SKVL, programvaruleverantörer, Fastighetsförbundet, Disponentförbundet samt olika myndigheter.
Vilka myndigheter är med om den fortsatta utvecklingen?
Bland de centrala myndigheterna i beredningsskedet har varit jord- och skogsbruksministeriet, finansministeriet, justitieministeriet, miljöministeriet, arbets- och näringsministeriet och Lantmäteriverket.
Vilken roll innehar jord- och skogsbruksministeriet vid utvecklingen av bostadsdatasystemet?
Jord- och skogsbruksministeriet ansvarar för beredningen av den fortsatta utvecklingen av bostadsdatasystemet och har tillsatt projektet. Dessutom följer ministeriet efter och styr genomförandet av projektet.
Vilken roll innehar Lantmäteriverket vid utvecklingen?
Lantmäteriverket ansvarar för att utveckla de nödvändiga datasystemändringarna samt för upprätthållandet och kundtjänsten.
I lagförslaget har även föreslagits att Lantmäteriverket ska sätta en samarbetsgrupp för upprätthållandet och utvecklingen av regleringen av husbolagens tekniska och ekonomiska information. Till gruppen skulle bjudas in representanter av systemadministratörer och användare.
Vem ansvarar för systemet som utvecklas?
För utvecklingen och upprätthållandet av bostadsdatasystemet ansvarar Lantmäteriverket.
Hur informationssäker är systemet när till exempel husbolagslåns uppgifter behandlas där?
Alla Lantmäteriverkets uppgifter och datasystem som används för att behandla dem skyddas såväl med åtgärder som riktas till databehandlingen som med hjälp av tekniska lösningar. Riskbedömning, kontinuitets- och återhämtningsplanering, auditeringar, övning och testning hör till Lantmäteriverkets tjänsteproduktion. I enlighet med Lantmäteriverkets principer och policyer begränsas åtkomsten till informationen och användningen av informationen övervakas.
Mer information om frågor kring databehandling i Lantmäteriverket hittar du i det senaste databokslutet, vilket har publicerats på Lantmäteriverkets webbplats.
Vad är det positiva kreditupplysningsregistret?
Det positiva kreditupplysningsregistret är ett register som håller på att utvecklas och vars datainnehåll planeras utvidgas med information om husbolagslån som graderas till bolagens aktieägare. Registret utvecklas av Skatteförvaltningen.
Vilka uppgifter får det positiva kreditupplysningsregistret om husbolaget eller om mig som privatperson?
Till det positiva kreditupplysningsregistret meddelas varje aktieägares ansvar för hela aktiegruppen per bolag:
- om man har äganden i flera bolag, antecknas varje uppgift separat
- husbolagets FO-nummer
- ägarens personbeteckning
- aktiegruppbeteckning* som låneandelen riktas till
- uppgift om ägarandel
- beloppet på aktiegruppens helhetsansvar av husbolagets lån
- om aktieägarlånet inte ännu har delats till aktiegrupperna, meddelas till det positiva kreditupplysningsregistret uppgiften att husbolaget fortfarande har ett ograderat lyft lån
- kapitalvederlag (eller finansieringsvederlag)
- dagen då informationen uppdaterats
- uppgift om vem som uppdaterar information
- handlar det om husbolagets nybyggnadslån eller grundförbättringslån
*Aktiegruppbeteckning är en unik identifierare som finns i bostadsdatasystemet (jfr. med Fastighetsbeteckning):
Vilket samband har bostadsdatasystemet med det positiva kreditupplysningsregistret?
Banker och kreditinstitut för informationen om husbolagslån till bostadsdatasystemet, så att husbolag och disponenter kan göra graderingen av bolagslånet till aktieägarna. Aktieägarnas låneandelar och uppgifter om vederlag uppdateras från bostadsdatasystemet till det positiva kreditupplysningsregistret.
Vilket samband har banker och bostadsdatasystemet?
Banker och kreditinstitut för informationen om husbolagslån till bostadsdatasystemet, så att husbolag och disponenter kan göra graderingen av bolagslånet till aktieägarna. Aktieägarnas låneandelar och uppgifter om vederlag uppdateras från bostadsdatasystemet till det positiva kreditupplysningsregistret.
Kan en aktieägare förbjuda utlämningen av sin information till det positiva kreditupplysningsregistret?
Nej.
När är resultaten tillgängliga eller i bruk?
Tidtabellen för den fortsatta utvecklingen bestäms inom ramarna av EU-finansieringen och möjligheten att upprätthålla datainnehåll i systemet ska tas i bruk under år 2026.
Hur går utvecklingen av bostadsdatasystemet?
Projektet för den fortsatta utvecklingen av bostadsdatasystemet ((HTJ2, MMM021:00/2021) har 23.9.2021 tillsatts på arbetsperioden 27.9.2021–31.12.2026. Projektet har tillsatts av jord- och skogsbruksministeriet och för det praktiska genomförandet, utvecklingen och upprätthållandet av det ansvarar Lantmäteriverket. På våren 2022 har man samarbetat intimt med de olika intressentgrupperna i verkstäder och andra beredningsmöten. De centrala intressentgrupperna har omfattat disponenter, representanter av husbolag, fastighetsförmedlare, programvaruleverantörer, Fastighetsförbundet, Disponentförbundet samt olika myndigheter såsom Skatteförvaltningen. I början av 2022 har de centrala uppgifterna i projektet siktat på beredningen av lagförslaget för en remiss som startade 8.6.2022, arbetet för bestämning av den funktionella och informationsarkitekturen samt att samla in de olika intressentgruppernas behov och genomgå servicestigar. Remissen blev färdig 22.7.2022. Regeringens proposition (RP 168/2022) har getts till riksdagen 19.9.2022.
När träder lagen som gäller den fortsatta utvecklingen av bostadsdatasystemet i kraft?
Lagförslaget var på remiss 8.6.2022–22.7.2022. Regeringens proposition (RP 168/2022) har getts till riksdagen 19.9.2022. Målet är att riksdagen ska godkänna lagförslaget senast 30.6.2023 och att lagen ska träda i kraft senast i mitten av 2025.
Vilka är de mest centrala innehållen eller ändringarna i lagen?
Med lagförslagen siktar man på att förbättra tillgängligheten hos husbolagens administrativa information. Med husbolagens administrativa information avses den information som man nu får till sitt förfogande genom att be om ett disponentintyg för en aktielägenhet. Informationen används mycket till exempel vid bostadsköp eller när man ansöker om lån.
Syftet med reformen är att utveckla verksamheten så att information som ges i disponentintyget kunde nås med hjälp av bostadsdatasystemet. Då skulle informationen komma direkt från bostadsdatasystemet till ett system som används av till exempel en fastighetsförmedlare, och informationen skulle inte längre behöva matas in manuellt genom att kopiera från disponentintyget. Informationen kan tas i bruk i lika form från alla husbolag.
I samband med reformen ändras informationen om husbolagets underhålls- och ändringsarbeten till en reglerad form. Information som är i en allmän form stödjer planerat upprätthållande av husbolag, och framtida behov kan förutses bättre.
Information som samlas in i bostadsdatasystemet har under beredningen av förslaget granskats ur sektorns synvinkel så att den information som man får av bostadsdatasystemet så bra som möjligt skulle tjäna fastighetsförmedling, kreditinstitut, försäkring, husbolagens egen administration samt aktieägarnas åtkomst till information. Dessutom kan man efter reformen leverera information om husbolagslån från bostadsdatasystemet till det positiva kreditupplysningsregistret, med vilket man strävar efter att bland annat förebygga överskuldsättning.
Var kan jag ge respons eller idéer om utvecklingen av bostadsdatasystemet?
Lantmäteriverket, programchef Anna Toivonen, [email protected]
Vem ger mer information om projektet för fortsatt utveckling av bostadsdatasystemet (HTJ2)?
Paavo Häikiö, projektchef, jord- och skogsbruksministeriet
[email protected]
Timo-Ville Nieminen (lagstiftning), jord- och skogsbruksministeriet, [email protected]
Anna Toivonen, programchef, Lantmäteriverket, [email protected]