Vad ska husbolaget göra före överföring?

De saker som ska hanteras före överföring av aktieboken visas i figuren nedan. Mer information om varje åtgärd kan du läsa under figuren.

Genom att klicka på figuren öppnar den sig större.

Husbolagets företagsform

Kontrollera att husbolagets företagsform i handelsregistret är bostadsaktiebolag eller ömsesidigt fastighetsaktiebolag. 

Om husbolagets företagsform är aktiebolag ska du först ändra företagsformen via PRS e-tjänst och lämna bolagsordningen i elektronisk form. Du får då i samband med registreringen i handelsregistret automatiskt uppgifterna till tjänsten för överföring av aktiebok så att du bara behöver komplettera ägaruppgifterna och eventuella begränsningar.

Läs mer om ändring av företagsform på PRS webbplats.

Bolagsordningen för ömsesidigt fastighetsaktiebolag innehåller en bestämmelse om att ingå i bostadsdatasystemet

Om ett ömsesidigt fastighetsaktiebolag som är grundat före 2019 vill överföra sin aktiebok till bostadsdatasystemet ska det först göra en ändring av företagsformen i handelsregistret (se föregående punkt). Samtidigt ska bolaget lägga till en bestämmelse i bolagsordningen om att bolagets aktier ingår i bostadsdatasystemet och lämna uppgifter om lägenheterna i elektronisk form.

De uppgifter om det ömsesidiga fastighetsaktiebolaget som lämnats i elektronisk form överförs från handelsregistret till Lantmäteriverkets tjänst för överföring av aktiebok, där husbolaget ska komplettera ägaruppgifterna om aktiegrupperna och godkänna aktieboken för överföring till bostadsdatasystemet. 

Uppdaterade kontaktuppgifter till husbolaget i FODS-tjänsten

Efter överföring av aktieboken skickar Lantmäteriverket uppgifter till husbolaget om registrering av ägande i bostadsdatasystemet. Uppgifterna skickas till bolagets e-postadress eller brevadress som finns registrerad i handelsregistret. Husbolaget får inte uppgifter om ägarförändringar om de kontaktuppgifter som anmälts till handelsregistret är föråldrade eller bristfälliga. Lantmäteriverket använder alltid i första hand e-post för meddelanden, så ange därför gärna e-postadress.

Kontrollera att ditt husbolags kontaktuppgifter i handelsregistret är korrekta. Du ser uppgifterna kostnadsfritt genom att söka efter ditt bolags uppgifter i företagssökningen på webbplatsen ytj.fi. Om det har skett förändringar i uppgifterna, gör en avgiftsfri adressändring i tjänsten på webbplatsen ytj.fi.

Aktieboken överensstämmer med den gällande bolagsordningen

Kontrollera före överföring att den aktiebok som du för över överensstämmer med den gällande bolagsordningen. Om du inte har tillgång till den gällande bolagsordningen, kan du köpa den i PRS informationstjänst VIRRE (3,22 €).

Om bolagsordningen inte är uppdaterad, gör en ändring av bolagsordningen innan aktieboken överförs och lämna uppgifterna i elektronisk form (strukturerat) i PRS tjänst.

När ändringen av bolagsordningen har registrerats i handelsregistret fås lägenhetsutredningens uppgifter automatiskt från PRS som grunduppgifter för överföringstjänsten. I det fallet kan du föra över aktieboken genom att komplettera ägaruppgifterna och begränsningarna för aktiegrupperna. 

Begränsningar

Det kan finnas olika slag av begränsningsklausuler i husbolagets bolagsordning. En begränsning kan gälla bolagets alla aktier eller endast en del av aktierna, till exempel parkeringsplatser. Begränsningarna i bolagsordningen gäller i allmänhet omsättning, som inlösenklausul, klausul om förköpsrätt eller samtyckesklausul. Den utlänningsklausul som kan förekomma i äldre bolagsordningar är däremot ogiltig. Det kan också finnas begränsningar i olika lagar, som till exempel bestämmelsen i aravabegränsningslagen om inlösen av aktier med stöd av hyresrätt.

Dessutom kan olika slags andra begränsningar gälla för enstaka aktiegrupper, till exempel efterlevande makes besittningsrätt. Det är viktigt att utreda begränsningarna i förväg eftersom samtliga ska anmälas vid överföring av aktieboken.

Husbolagets styrelse har fattat beslut om överföring

Överföring av aktieboken förutsätter beslut från husbolagets styrelse. I överföringstjänsten ska anges datum för när styrelsen har fattat beslut om överföring av aktieboken.

Behörighet att hantera och godkänna överföring av aktiebok

Vid inloggning till överföringstjänsten för aktiebok kontrolleras med handelsregistret att den identifierade användaren är disponent eller ordförande i husbolagets styrelse. Identifieringen sker i tjänsten suomi.fi-identifikation. Du kan identifiera dig i tjänsten genom att använda MDB:s certifikatkort, ett mobilcertifikat eller personliga bankkoder. 

Disponent och styrelsens ordförande som av husbolaget anmälts till handelsregistret får med uppgifterna i handelsregistret som grund rätt att sköta ärenden i bostadsdatasystemet. Därmed kan de hantera aktiebokens uppgifter samt godkänna överföringen av aktieboken.

Fullmakt i suomi.fi-fullmaktstjänsten

Den i handelsregistret antecknade disponenten för husbolaget eller husbolagets styrelseordförande kan i tjänsten Suomi.fi-fullmakter befullmäktiga exempelvis en person som hör till disponentföretagets personal att göra överföringen av aktieboken i egenskap av representant för husbolaget. Fullmakten ges för en viss tid.

I tjänsten Suomi.fi-fullmakter finns definierad en Behandla uppgifter i ett husbolags aktiebok och godkänna överföringar-fullmakt, med vilken den befullmäktigade kan på husbolagets vägnar kontrollera och redigera uppgifterna i ett bostadsaktiebolags eller ömsesidigt fastighetsaktiebolags aktiebok och godkänna att underhållet av aktieboken överförs till bostadsdatasystemet.

Du kan testa tjänsten på finska i testtjänsten.

När aktieboken har överförts till bostadsdatasystemet kan husbolagets representant genom att logga in i överföringstjänsten hämta aktieboken och förteckningen över delägarnas kontaktuppgifter för att sköta husbolagets förvaltning.

Alla aktiegrupper har ägaruppgifter

Kontrollera före överföringen att ägaruppgifterna för alla aktiegrupper är korrekta. Den ägare som är införd i aktieboken ska anges som ägare. Om husbolaget eller disponenten inte har uppgift om aktielägenhetens verkliga ägare, för disponenten eller husbolaget in uppgiften om den senaste ägaren i aktieboken i bostadsdatasystemet. 

Innan aktieboken överförs till bostadsdatasystemet ska disponenten reda ut alla de halvfärdiga fall där delägarna inte lagt fram en utredning om deklarerad och betald överlåtelseskatt. Annars kan husbolaget bli ansvarigt för den överlåtelseskatt som delägaren inte betalat. Läs mer på skatteförvaltningens webbplats.