Servicebeskrivning av tjänsten för överföring av aktiebok

 

Tjänsten för överföring av aktiebok är ett system som administreras av Lantmäteriverket och som grundar sig på lagen om införande av lagstiftningen om ett bostadsdatasystem (1329/2018). Tjänsten finns på www.osakehuoneistorekisteri.fi/sv

Överföringstjänsten är avsedd för överföring av aktiebok för sådana bostadsaktiebolag och ömsesidiga fastighetsaktiebolag vars etableringsanmälan har gjorts före 2019, s.k. gamla bolag. 

Ovannämnda bostadsaktiebolag ska överföra administrationen av aktieboken till Lantmäteriverket senast 31.12.2023. Om ett ömsesidigt fastighetsaktiebolag som är bildat före 1.1.2019 vill ansluta sig till bostadsdatasystemet, ska bolaget göra en ändring av bolagsordningen på elektronisk väg i handelsregistret. Efter att ändringen av bolagsordningen har registrerats ska det ömsesidiga fastighetsaktiebolaget överföra aktieboken till bostadsdatasystemet.

Efter överföringen av aktieboken kan de gamla bolag som överfört aktieboken inhämta aktieboken och aktieägarnas kontaktuppgifter avgiftsfritt direkt från överföringstjänsten. På samma sätt kan bolag vars etableringsanmälan gjorts 1.1.2019 eller senare, s.k. nya bolag, inhämta aktieboken och aktieägarnas kontaktuppgifter från överföringstjänsten.

I tjänsten kan husbolag som använder fastighetsförvaltningssystem importera uppgifter i aktieboken från fastighetsförvaltningssystemet till bostadsdatasystemet. Dessutom kan aktiegruppsbeteckningar inhämtas från tjänsten till fastighetsförvaltningssystem. Från överföringstjänsten kan man inhämta en behörighetsnyckel som behövs för användning av förfrågningstjänsten för bostadsdata för fastighetsförvaltningssystem. 
Inloggningar, lagringar och ändringar som gjorts i överföringstjänsten sparas i dataloggningen.

Behörigheter och fullmakt

Tjänsten är tillgänglig omedelbart efter att användarvillkoren har godkänts. 

Tjänsten för överföring av aktiebok kan användas av följande aktörer som införts i handelsregistret: 

  • husbolagets disponent 
  • ordföranden i husbolagets styrelse
  • huvudansvarig persondisponent för en sammanslutning som registrerats som disponent eller en person som har rätt att företräda ovannämnda sammanslutning (till exempel verkställande direktör för ett disponentföretag i aktiebolagsform)
  • en person som getts fullmakt att utföra överföringen i tjänsten suomi.fi-fullmakter. 

Fullmakt i suomi.fi-tjänsten

  • I suomi.fi-tjänsten kan en person eller personer med firmateckningsrätt i ett husbolag ge en annan person, ett företag eller en sammanslutning fullmakt, dvs. rätt att sköta ärenden som företrädare för husbolaget. Med fullmaktsärendet Behandla uppgifter i ett husbolags aktiebok och godkänna överföringar kan den befullmäktigade för husbolagets räkning kontrollera och redigera uppgifter i husbolagets aktiebok och godkänna överföringen av administrationen av aktieboken till bostadsdatasystemet. Med fullmaktsärendet Behandla uppgifter i ett husbolags aktiebok och godkänna överföringar och ansöka om en auktoriseringsnyckel är det möjligt att utöver ovannämnda åtgärder inhämta en behörighetsnyckel för att öppna förfrågningstjänsten från bostadsdatasystemet till fastighetsförvaltningssystemet. Fullmakterna är tidsbegränsade.

Identifiering i tjänsten 

Överföring av aktiebok och användning av avgiftsfria informationstjänster för husbolag förutsätter en stark autentisering av användarna och kontroll av behörighet. En användare kan identifiera sig i tjänsten med ett certifikatkort som beviljats av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata, ett mobilcertifikat eller personliga bankkoder. Behörigheterna kontrolleras i suomi.fi-tjänsten på basis av de uppgifter som införts i handelsregistret.

Tjänstens innehåll

Användaren får tillgång till förhandsifyllda uppgifter som hen ska kontrollera och vid behov korrigera. Därefter ska användaren godkänna uppgifterna i tjänsten. Godkännandet innebär samtidigt att aktieboken överförs till bostadsdatasystemet och att uppgifterna inte längre kan redigeras i överföringstjänsten. 

I tjänsten tillhandahålls förhandsifyllda uppgifter som samlats in från olika myndighetskällor (Skatteförvaltningen, Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata samt handelsregistret som administreras av Patent- och registerstyrelsen), bland annat uppgifter om bolagets aktier, aktiegrupper och aktieägare. Användaren ska kontrollera de förhandsifyllda uppgifterna och vid behov komplettera dem.

Kontroll och godkännande av uppgifter

I tjänsten kan användaren öppna husbolagets bolagsordning som inhämtats från handelsregistret för att kontrollera uppgifterna i den.

I tjänsten anges bland annat följande uppgifter:

  • basuppgifter om bolaget
  • omsättningsbegränsningar gällande bolaget
  • områden och byggnader
  • aktiegrupper och besittningsobjekt
  • ägare och kontaktuppgifter
  • i aktieboken införda begräsningar av besittningsrätt gällande aktiegrupper.

Innan användaren godkänner uppgifterna kan hen i tjänstens användargränssnitt kontrollera de uppgifter som ska överföras, utkastet till aktieboken och förteckningen över aktieägarnas kontaktuppgifter.

När användaren har kontrollerat och kompletterat de ovannämnda uppgifterna om bolaget och aktiegrupperna, kan användaren godkänna överföringen av aktieboken till bostadsdatasystemet. Därefter kan användaren inte längre ändra eller granska uppgifterna i tjänsten. Samtidigt samtycker användaren till att Lantmäteriverket skickar uppgifterna från bostadsdatasystemet till den adress som husbolaget har uppgett i företags- och organisationsdatasystemet.

Import av uppgifter om bolaget från fastighetsförvaltningssystemet

Användaren kan importera en fil som skapats i fastighetsförvaltningssystemet som underlag för överföring av aktieboken. Uppgifterna i aktieboken ska laddas ned från filen till överföringstjänsten i json-format. Efter nedladdningen ska uppgifterna kontrolleras och vid behov ska till exempel ägaruppgifterna och eventuella begränsningar kompletteras. Basuppgifterna från andra myndigheter skrivs över i överföringstjänsten när filen har laddats ned. Endast basuppgifterna om bolaget förblir oförändrade. 

Om bolagsordningen har ändrats till elektroniskt format i Patent- och registerstyrelsens tjänst, kan uppgifterna om bolaget inte importeras från fastighetsförvaltningssystemet, utan uppgifterna ska sparas i överföringstjänsten. 

Informationstjänst

Efter att aktieboken har överförts kan en företrädare för bolaget öppna och skriva ut aktieboken och aktieägarnas kontaktuppgifter. Uppdaterade utskrifter är tillgängliga avgiftsfritt även i efterhand genom att logga in i tjänsten på nytt. Aktieboken och förteckningen över aktieägarnas kontaktuppgifter är enbart avsedda för bolagets förvaltning och får inte lämnas ut vidare.

Även bolag som är bildade efter 1.1.2019 i Patent- och registerstyrelsens e-tjänst kan avgiftsfritt få aktieboken och aktieägarnas kontaktuppgifter från tjänsten för överföring av aktiebok, bland annat för att skicka stämmokallelser.

Aktiegruppsbeteckningar till fastighetsförvaltningssystemet

Efter överföringen av aktieboken kan användaren med tanke på fastighetsförvaltningssystemet från tjänsten inhämta aktiegruppsbeteckningarna för husbolagets aktielägenheter som en fil i json-format. Aktiegruppsbeteckningar används när en aktiegruppspecifik informationstjänst inhämtas till fastighetsförvaltningssystemet via förfrågningstjänsten för bostadsdata för fastighetsförvaltningssystem.

Inhämtning av behörighetsnyckel

Disponentföretaget eller disponenten behöver en behörighetsnyckel för informationstjänst från bostadsdatasystemet. Behörighetsnyckeln är en identifieringskod i bostadsdatasystemet som används för att kontrollera disponentens behörighet att söka uppgifter om husbolag. Behörighetsnyckeln sparas i fastighetsförvaltningssystemet.

Fastighetsförvaltningssystemet får uppgifter om de husbolag där disponenten eller disponentföretaget har antecknats som disponent i handelsregistret. 

Behörighetsnyckelns upphörande

Användaren kan inställa behörighetsnyckeln genom att ta bort den i tjänsten. 
Behörighetsnyckeln upphör även när persondisponentens eller disponentföretagets roll som berättigar till att använda behörighetsnyckeln avseende husbolaget i handelsregistret tas bort.
Dessutom kan Lantmäteriverket ta bort behörighetsnyckeln för ett husbolag. 

Om behörighetsnyckeln inställs, kan fastighetsförvaltningssystemet inte längre få uppgifter om husbolaget. 

Avgiftsbeläggning

Användning av tjänsten för överföring av aktiebok var avgiftsfri fram till 31.12.2023.

Tjänstens livscykel 

Tjänstens gällande innehåll framgår av denna servicebeskrivning. I och med utvecklingen av tjänsten kan nya funktioner införas i tjänsten, eller funktioner kan ändras eller tas bort. Tjänsten öppnades för bostadsaktiebolag och ömsesidiga fastighetsaktiebolag 23.4.2020.

Lantmäteriverket gör inga organisationsspecifika ändringar i tjänsten. 

Servicenivå

Kunderna informeras om planerade driftavbrott som i betydande grad påverkar användningen av tjänsten ungefär en vecka före avbrottet på osakehuoneistorekisteri.fi och i överföringstjänsten. Dessutom meddelas systemleverantörer som använder förfrågningstjänsten separat om driftavbrott. 

Information om oplanerade avbrott och störningar läggs ut på osakehuoneistorekisteri.fi och på Lantmäteriverkets webbplats på Tillämpningarnas tillgänglighet. 

Servicelöfte

  • De allmänna servicenivåerna är 
    • Servicetid 24/7/365.
    • Det sker driftavbrott i tillgången till tjänsten på grund av versionsuppdateringar eller serviceavbrott. Dessa meddelas i förväg på osakehuoneistorekisteri.fi och i överföringstjänsten, och separat till systemleverantörer som använder förfrågningstjänsten.
  • Åtgärder vid störningssituationer
    • Omstarter av systemet sker automatiskt.
    • Om den automatiska omstarten inte hjälper till, åtgärdas felet under tjänstetid klockan 8.00‒16.15.
  • Undantag från de servicenivåer som beskrivs ovan är möjliga.
  • Lantmäteriverket kan avbryta överföringstjänstens verksamhet utan förhandsmeddelande, om avbrottet beror på ett allvarligt informationssäkerhetshot eller av motsvarande grundad anledning.

Stöd

Lantmäteriverket erbjuder kunderna separat stöd för överföring av aktieboken med hjälp av en webblankett, som finns längst ner på sidan Hjälp med överföring av aktiebok (https://osakehuoneistorekisteri.fi/sv/hjalp-med-overforing-av-aktiebok).

Register- och dataskyddsbeskrivningar

Personuppgifter om användare omfattas av beskrivningarna Personuppgifter i bostadsdatasystemet och Personuppgifter om användare av Lantmäteriverkets datasystem och lokaliteter. Dessa beskrivningar finns tillgängliga på Lantmäteriverkets webbplats.