Osakeluettelon siirtopalvelun palvelukuvaus

8.12.2020
Osakeluettelon siirtopalvelu on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä järjestelmä, joka perustuu huoneistotietojärjestelmää koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annettuun lakiin (1329/2018). Palvelu löytyy osoitteesta www.osakehuoneistorekisteri.fi.

Siirtopalvelu on tarkoitettu osakeluettelon siirtoa varten sellaisille asunto-osakeyhtiöille ja keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille, joiden perustamisilmoitus on tehty ennen vuotta 2019, ns. vanhat yhtiöt. 

Edellä mainittujen asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle 31.12.2023 mennessä. Jos ennen 1.1.2019 perustettu keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö (KKOY) haluaa liittyä huoneistotietojärjestelmään, sen on tehtävä yhtiöjärjestyksen muutos sähköisesti kaupparekisteriin. Sen jälkeen, kun yhtiöjärjestyksen muutos on rekisteröity, tulee keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön siirtää osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään.

Osakeluettelon siirron jälkeen osakeluettelonsa siirtäneet vanhat yhtiöt saavat haettua osakeluettelon ja osakkaiden yhteystiedot maksutta suoraan siirtopalvelusta. Samoin yhtiöt, joiden perustamisilmoitus on tehty 1.1.2019 tai sen jälkeen, ns. uudet yhtiöt, voivat hakea osakeluettelon ja osakkaiden yhteystiedot siirtopalvelusta.

Taloyhtiöt, joilla on käytössä isännöintijärjestelmä, voivat tuoda palvelussa osakeluettelon tietoja isännöintijärjestelmästä huoneistotietojärjestelmään. Lisäksi palvelusta voi hakea osakeryhmätunnukset isännöintijärjestelmään. Siirtopalvelusta voi hakea valtuutusavaimen, jota tarvitaan Huoneistotietojen kyselypalvelu isännöintijärjestelmästä -palvelun käyttöön. 

Siirtopalveluun kirjautuminen ja palvelussa tehdyt tallennukset sekä muutokset lokitetaan.

Käyttöoikeudet ja valtuutus

Palvelu on heti käytettävissä käyttöehtojen hyväksymisen jälkeen. 

Osakeluettelon siirtopalvelua voi käyttää kaupparekisteriin merkitty 

  • taloyhtiön isännöitsijä 
  • taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja
  • isännöitsijäksi rekisteröidyn yhteisön päävastuullinen henkilöisännöitsijä tai yksin edellä mainitun yhteisön edustamiseen oikeutettu henkilö (esimerkiksi osakeyhtiömuotoisen isännöintiyhtiön toimitusjohtaja).
  • tai henkilö, jolle on suomi.fi-valtuudet palvelussa annettu valtuus siirron tekemiseen. 

Valtuuttaminen suomi.fi-palvelussa

  • Taloyhtiön nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö tai henkilöt voivat antaa suomi.fi-valtuudet-palvelussa toiselle henkilölle, yritykselle tai yhteisölle valtuuden eli oikeuden asioida taloyhtiön edustajana. Valtuusasialla "Taloyhtiön osakeluettelon tietojen käsittely ja siirron hyväksyminen" valtuutettu voi taloyhtiön puolesta tarkistaa ja muokata taloyhtiön osakeluettelon tietoja ja hyväksyä osakeluettelon ylläpidon siirtämisen huoneistotietojärjestelmään. Valtuutusasialla ”Taloyhtiön osakeluettelon tietojen käsittely ja siirron hyväksyminen ja valtuutusavaimen hakeminen” voi edellä mainittujen lisäksi hakea valtuutusavaimen kyselypalvelun avaamiseksi huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään. Valtuutus annetaan määräajaksi.


Tunnistautuminen palveluun 

Osakeluettelon siirto sekä taloyhtiön käyttämät maksuttomat tietopalvelut edellyttävät käyttäjien vahvaa tunnistamista sekä asiointivaltuuden toteamista. Palvelussa voi tunnistautua käyttämällä Digi- ja väestötietoviraston varmennekorttia, mobiilivarmennetta tai henkilökohtaisia pankkitunnisteita. Henkilön asiointivaltuudet tarkistetaan suomi.fi-palvelusta kaupparekisteriin merkittyjen tietojen perusteella.

Palvelun sisältö

Käyttäjä saa tarkistettavakseen ja tarvittaessa korjattavakseen esitäytettyä tietoa. Tämän jälkeen käyttäjä hyväksyy tiedot palvelussa. Hyväksyntä merkitsee samalla osakeluettelon siirtämistä huoneistotietojärjestelmään eikä tietoja voi enää muokata siirtopalvelussa. 

Palvelussa tarjotaan eri viranomaislähteistä (Verohallinto, Digi- ja väestötietovirasto, sekä Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämä kaupparekisteri) kerättyä, esitäytettyä tietoa mm. yhtiön osakkeista, osakeryhmistä ja osakkeenomistajista. Käyttäjän on tarkistettava palvelun ehdottamat tiedot sekä täydennettävä niitä puuttuvilta osin.

Tietojen tarkistaminen ja hyväksyminen

Palvelusta saa avattua kaupparekisteristä haetun taloyhtiön yhtiöjärjestyksen sen tietojen tarkistamista varten.

Palvelussa ilmoitetaan mm. seuraavat tiedot:

  • yhtiön perustiedot
  • yhtiöön kohdistuvat vaihdannanrajoitukset
  • alueet ja rakennukset
  • osakeryhmät ja hallintakohteet
  • omistajat ja yhteystiedot
  • osakeryhmiin kohdistuvat hallintaoikeuden rajoitukset, jotka on merkitty osakeluetteloon.

Ennen tietojen hyväksymistä siirrettävät tiedot voi tarkistaa palvelun käyttöliittymästä, osakeluetteloluonnoksesta ja osakkaiden yhteystiedot sisältävästä listasta.

Kun käyttäjä on tarkistanut ja täydentänyt yllä mainitut tiedot yhtiöstä ja sen osakeryhmistä, käyttäjä voi hyväksyä osakeluettelon siirron huoneistotietojärjestelmään, minkä jälkeen käyttäjä ei voi enää muuttaa tai tarkastella tietoja palvelussa. Samassa yhteydessä käyttäjä suostuu siihen, että Maanmittauslaitos toimittaa huoneistotietojärjestelmästä lähetettävät tiedot taloyhtiön yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) oleviin yhteystietoihin.

Yhtiön tietojen tuominen isännöintijärjestelmästä

Käyttäjä voi tuoda isännöintijärjestelmästä tuotetun tiedoston osakeluettelon siirron pohjaksi. Osakeluettelon tiedot ladataan tiedostosta siirtopalveluun json-muodossa. Tietojen lataamisen jälkeen kaikki tiedot tulee tarkistaa ja täydentää omistajat ja mahdolliset rajoitukset. Tiedoston lataaminen ylikirjoittaa muilta viranomaisilta tuodut pohjatiedot siirtopalvelussa. Ainoastaan yhtiön perustiedot säilyvät ennallaan. 

Jos yhtiöjärjestys on muutettu Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa sähköiseen muotoon, yhtiön tietojen tuominen isännöintijärjestelmästä ei ole mahdollista, vaan tiedot on tallennettava siirtopalvelussa. 

Tietopalvelu

Sen jälkeen, kun osakeluettelo on siirretty, yhtiön edustaja voi avata ja tulostaa osakeluettelon sekä osakkaiden yhteystiedot. Ajantasaiset tulosteet ovat saatavissa maksutta myös jälkikäteen kirjautumalla palveluun uudestaan. Osakeluettelo ja osakkaiden yhteystiedot on tarkoitettu ainoastaan taloyhtiön käyttöön sen hallinnon hoitamista varten eikä niitä saa luovuttaa muille osapuolille.

Myös 1.1.2019 jälkeen Patentti- ja rekisterihallituksen sähköisessä palvelussa perustettu yhtiö saa osakeluettelon ja osakkaiden yhteystiedot maksutta osakeluettelon siirtopalvelusta, mm. yhtiökokouskutsun lähettämistä varten.

Osakeryhmätunnukset isännöintijärjestelmälle

Käyttäjä voi hakea osakeluettelon siirron jälkeen palvelusta taloyhtiön osakehuoneistojen osakeryhmätunnukset isännöintijärjestelmää varten json-tiedostoon. Osakeryhmätunnuksia käytetään, kun isännöintijärjestelmään haetaan Huoneistotietojen kyselypalvelun isännöintijärjestelmille -palvelun kautta osakeryhmäkohtaista tietopalvelua.

Valtuutusavaimen hakeminen

Isännöintiyhtiö tai isännöitsijä tarvitsee valtuutusavaimen saadakseen tietopalvelua huoneistotietojärjestelmästä. Valtuutusavain on huoneistotietojärjestelmästä saatava tunniste, jonka avulla tarkistetaan isännöitsijän oikeus taloyhtiöiden tietojen hakuun. Valtuutusavain tallennetaan isännöintijärjestelmään.

Isännöintijärjestelmä saa tietoja niistä taloyhtiöistä, joissa isännöitsijä tai isännöintiyhtiö on merkitty kaupparekisterissä isännöitsijäksi. 

Valtuutusavaimen lakkaaminen

Käyttäjä voi lakkauttaa valtuutusavaimen poistamalla valtuutusavaimen palvelussa. 
Valtuutusavain lakkaa myös silloin, kun henkilöisännöitsijältä tai isännöintiyhtiöltä poistetaan taloyhtiön osalta valtuutusavaimen käyttöön oikeuttava rooli kaupparekisterissä.
Lisäksi Maanmittauslaitos voi poistaa taloyhtiön valtuutusavaimen. 

Jos valtuutusavain lakkautetaan, isännöintijärjestelmä ei enää saa tietoja kyseisestä taloyhtiöstä. 

Maksullisuus

Osakeluettelon siirtopalvelun käyttö on maksutonta 31.12.2023 asti.

Palvelun elinkaari 

Palvelun voimassa oleva sisältö käy ilmi tästä palvelukuvauksesta. Palveluun voidaan tuoda kehittämisen edetessä lisää ominaisuuksia, tai ominaisuuksia voidaan muuttaa tai poistaa. Palvelu on avattu asunto-osakeyhtiöiden ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden käyttöön 23.4.2020.
Maamittauslaitos ei tee palveluun organisaatiokohtaisia muutoksia. 

Palvelutaso

Ennalta suunnitelluista palvelun käyttöön merkittävästi vaikuttavista huoltokatkoista ilmoitetaan asiakkaille noin viikkoa aikaisemmin osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolla ja siirtopalvelussa. Lisäksi kyselypalvelua käyttäville järjestelmätoimittajille ilmoitetaan käyttökatkoista erikseen. 
Ennalta suunnittelemattomista käyttökatkoista ja häiriöistä tiedotetaan osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolla sekä Maanmittauslaitoksen verkkosivuilla Sovellusten käytettävyystilanne-sivulla.

Palvelulupaus

  • Yleiset palvelutasot ovat 
    • Palveluaika 24/7/365.
    • Palvelun saatavuudessa on versiopäivityksistä tai huoltokatkoista johtuvia käyttökatkoja, joista ilmoitetaan etukäteen osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolla ja siirtopalvelussa, sekä erikseen kyselypalvelua käyttäville järjestelmätoimittajille.
  • Vikatilanteisiin reagoiminen
    • Järjestelmän uudelleenkäynnistykset tapahtuvat automaattisesti.
    • Jos automaattinen uudelleenkäynnistys ei auta, virheen korjausta suoritetaan virka-aikana klo 8:00–16:15.
  • Poikkeukset edellä kuvatuista palvelutasoista ovat mahdollisia.
  • Maanmittauslaitos voi keskeyttää siirtopalvelun toiminnan ilman ennakkoilmoitusta, jos keskeytys aiheutuu vakavasta tietoturvauhasta tai vastaavasta perustellusta syystä.

Tuki

Maanmittauslaitos tarjoaa asiakkaille erillistä tukea osakeluettelon siirtoa varten. Tukipalvelussa annetaan neuvoja palvelun käyttöön sekä osakeluettelon siirtoon liittyvissä yleisissä kysymyksissä. 

Tukipalvelu on avoinna arkipäivisin klo 9:00–16:00. Poikkeuksellisista palveluajoista tiedotetaan osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolla.

Tuen muodot:

  • Puhelinpalvelu (029 530 1144)
  • Verkkolomake (https://osakehuoneistorekisteri.fi/)

Rekisteri- ja tietosuojaselosteet

Käyttäjiä koskevat henkilötiedot ovat Huoneistotietojärjestelmän henkilötiedot ja Maanmittauslaitoksen tietojärjestelmien ja toimitilojen käyttäjien henkilötiedot -nimisten selosteiden piirissä. Nämä selosteet ovat saatavilla Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.