Användarvillkor för tjänsten för överföring av aktiebok

3.11.2020

1. Allmänt om användning av tjänsten

Bostadsdatasystemet är ett system som avses i lagen om ett bostadsdatasystem (1328/2018) och som administreras av Lantmäteriverket. Systemet består dels av uppgifter om ägande och pantsättning av aktier och om begränsningar för aktier (aktielägenhetsregistret), dels av en helhet som innehåller ekonomiska och tekniska uppgifter om aktier (besittningsobjektsregistret) och av ärendehanteringssystem i anslutning till dessa.

I lagen om införande av lagstiftningen om ett bostadsdatasystem (1329/2018, nedan införandelagen) finns bland annat bestämmelser om förutsättningar för övergång till aktielägenhetsregistret avseende vissa bolag. Bostadsaktiebolag vars etableringsanmälan har gjorts före 2019 ska överföra administrationen av aktieboken till Lantmäteriverket inom den tidsfrist som föreskrivs i lagen. Däremot kan ömsesidiga fastighetsaktiebolag vars etableringsanmälan har gjorts före 2019 i bolagsordningen ta in en bestämmelse om att 2 kap. 1 a § i den ändrade lagen om bostadsaktiebolag (1599/2009) ska tillämpas på bolaget. Därefter ska sådana ömsesidiga fastighetsaktiebolag anmäla ovannämnda bestämmelse i bolagsordningen till handelsregistret via ett elektroniskt system. Efter registreringen av ändringen av bolagsordningen ska det ömsesidiga fastighetsaktiebolaget överföra administrationen av aktieboken till Lantmäteriverket (6 § i införandelagen).

Dessa användarvillkor för tjänsten för överföring av aktiebok (nedan Tjänsten) tillämpas på olika sätt på bostadsaktiebolag och ömsesidiga fastighetsaktiebolag av ”typ A” och ”typ B”. Med bostadsaktiebolag och ömsesidigt fastighetsaktiebolag av typ A (nedan A-Husbolag) avses ett bostadsaktiebolag och ett ömsesidigt fastighetsaktiebolag som använder Tjänsten utan i följande mening avsedd teknisk anslutning mellan fastighetsförvaltningssystemet och bostadsdatasystemet enligt 20 § i lagen om ett bostadsdatasystem. Med stöd av 20 § i lagen om ett bostadsdatasystem får uppgifter i bostadsdatasystemet lämnas ut via en teknisk anslutning eller på något annat sätt i elektronisk form, om den som tar emot och den som förmedlar uppgifterna beviljas användningstillstånd. Ett bolag har dock rätt att få sådana uppgifter som bolaget behöver i sin vanliga verksamhet och en aktieägare har rätt att få uppgifter om sig själv utan användningstillstånd.

Med bostadsaktiebolag och ömsesidigt fastighetsaktiebolag av typ B (nedan B-Bolag) avses i dessa användarvillkor ett bostadsaktiebolag eller ett ömsesidigt fastighetsaktiebolag vars fastighetsförvaltning sköts av en sammanslutning, ett företag eller en fysisk person via ett sådant fastighetsförvaltningssystem eller en del av ett sådant system som har en teknisk anslutning enligt 20 § i lagen om ett bostadsdatasystem till bostadsdatasystemet och via vilket även Tjänsten kan användas. När det avses både A- och B-Husbolag används benämningen Husbolag.

I fråga om husbolag som är bildade före 1.1.2019 inleds övergången till aktielägenhetsregistret genom att bolaget överför administrationen av sin aktiebok till Lantmäteriverket antingen via den Tjänst som avses i dessa användarvillkor eller på basis av en anmälan. Överföringen av administrationen av Husbolagets aktiebok via Tjänsten sker genom att Husbolaget lämnar Lantmäteriverket de uppgifter som anges i införandelagen samt de övriga uppgifter som avses i punkt 3.1 nedan. Till en början ska Husbolaget i Tjänsten granska och vid behov korrigera, komplettera och radera förhandsifyllda uppgifter, som bildar basuppgifter för de ovannämnda uppgifterna som ska lämnas till Lantmäteriverket. För kontroll av uppgifterna inför överföring av administrationen av aktieboken möjliggör Tjänsten, beroende på gällande beskrivning av Tjänsten, utskrivning av ett utkast till aktieboken enligt punkt 3.3, granskning av bolagsordningen enligt punkt 3.4 och granskning av aktieägarnas kontaktuppgifter enligt punkt 3.5. Därefter ska uppgifterna godkännas i Tjänsten. Godkännandet innebär samtidigt att administrationen av Husbolagets aktiebok överförs till Lantmäteriverket. Godkännandet behandlas i punkt 3.2, där även rättsverkningarna av överföringen av administrationen av aktieboken beskrivs.

Efter att administrationen av aktieboken för ett Husbolag som är bildat före 1.1.2019 har överförts till Lantmäteriverket, eller omedelbart efter bildandet av ett Husbolag om Husbolaget är bildat 1.1.2019 eller senare, tillhandahålls följande funktioner inom informationstjänsten i Tjänsten, i den mån de ingår i Tjänsten enligt gällande beskrivning: Delgivning av byte av aktieägare och andra eventuella uppgifter enligt punkt 4.2, granskning av aktieägarnas kontaktuppgifter enligt punkt 4.3, utskrivning av aktiebok enligt punkt 4.4 och eventuella andra funktioner enligt punkt 4.5.

I dessa användarvillkor avses med Godkännare en fysisk person som har behörighet att sköta ärenden i Tjänsten för det Husbolag som personen företräder i fråga om alla de åtgärder som avses i punkterna 3 och 4. Med stöd av 7 kap. 22 § 2 mom. i lagen om bostadsaktiebolag (1599/2009) kan Godkännaren vara en fysisk person som registrerats som Husbolagets disponent i handelsregistret, en huvudansvarig disponent i en disponentsammanslutning som registrerats som disponent i handelsregistret enligt 7 kap. 21 § i lagen om bostadsaktiebolag eller, i den mån det är möjligt enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten, en person som ensam har rätt att företräda ovannämnda sammanslutning (till exempel verkställande direktör för ett disponentföretag i aktiebolagsform). Dessutom kan ordföranden för Husbolagets styrelse fungera som Godkännare. Om en ordförande inte har valts till Husbolagets styrelse med stöd av 7 kap. 8 § i lagen om bostadsaktiebolag, kan den enda styrelseledamoten i Husbolaget befullmäktiga sig att fungera som Godkännare i Tjänsten under de förutsättningar som nedan anges i samband med befullmäktigande i Tjänsten.

I den mån det är möjligt att fungera som Behandlare i Tjänsten enligt gällande beskrivning avses med Behandlare en fysisk person som har behörighet att sköta ärenden i Tjänsten för det Husbolag som personen företräder i fråga om de åtgärder som avses i punkterna 3.1, 3.3–3.5 och 4. Behandlaren är en person som Godkännaren har befullmäktigat att fungera som Behandlare i Tjänsten.

Om det enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten är möjligt att en person som i handelsregistret registrerats som behörig att ensam företräda Husbolaget fungerar som Godkännare, kan även en sådan person fungera som Godkännare i Tjänsten. Om flera personer har rätt att gemensamt företräda en sammanslutning, får personerna inte fungera som Godkännare, om inte något annat följer av stycket nedan.

I den mån det enligt gällande beskrivning är möjligt att befullmäktiga en annan person att sköta ärenden för en annans räkning i Tjänsten, har även den befullmäktigade behörighet att fungera antingen som Godkännare eller som Behandlare i Tjänsten, beroende på om hen har befullmäktigats att fungera som Godkännare eller Behandlare. I så fall beskrivs den person som fungerar som fullmaktsgivare och innehållet i befullmäktigandet, vilka möjliggörs av Tjänsten, i den gällande beskrivningen av Tjänsten.

När det i dessa användarvillkor avses både Godkännare och Behandlare, används benämningen Användare.

Användaren uppmanas att noggrant läsa igenom dessa användarvillkor. Genom att godkänna användarvillkoren meddelar Användaren att hen har tagit del av innehållet i villkoren och godkänner att villkoren är bindande för sig själv och det Husbolag som Användaren företräder i Tjänsten till de delar villkoren gäller Användaren och Husbolaget.

Tjänsten och den gällande beskrivningen av Tjänsten finns på www.osakehuoneistorekisteri.fi/sv/.

2. Möjlighet att använda Tjänsten för flera B-Husbolag

Användaren kan vara registrerad som disponent för flera B-Husbolag som fysisk person, ha rätt att ensam företräda en disponentsammanslutning som registrerats som disponent för flera B-Husbolag, i den mån detta är möjligt enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten, vara huvudansvarig disponent för flera B-Husbolag eller sköta en biträdande eller administrativ uppgift för flera Husbolag eller vara styrelseordförande för flera B-Husbolag. I sådana fall kan personen använda Tjänsten för alla de B-Husbolag som hen företräder enligt bruksanvisningen för Tjänsten.

3. Överföring av aktiebok och tillhörande funktioner

3.1 Granskning, komplettering och korrigering av förhandsifyllda uppgifter samt lämnande av uppgifter

I Tjänsten tillhandahålls Husbolaget bland annat följande förhandsifyllda uppgifter som samlats in från olika myndighetskällor för överföring av administrationen av aktiebok: Uppgifter om aktier, aktiegrupper och aktieägare i Husbolaget, om dessa uppgifter har kunnat bli importerade till Tjänsten. De förhandsifyllda uppgifterna visas både i de strukturerade punkterna i avsnitten och, beroende på gällande beskrivning av Tjänsten, eventuellt även i form av ett utkast till aktieboken. Utskrivning av utkastet behandlas i punkt 3.3 nedan.

Om så önskas fungerar de förhandsifyllda uppgifterna som basuppgifter för de uppgifter som Husbolaget ska lämna till Lantmäteriverket för överföring av aktieboken. Det är dock möjligt för B-Husbolaget att via Tjänsten importera vissa uppgifter som ersätter de förhandsifyllda uppgifterna och som ska lämnas till Lantmäteriverket direkt från fastighetsförvaltningssystemet. Uppgifter om B-Husbolaget importeras från fastighetsförvaltningssystemet till Tjänsten på det sätt som närmare beskrivs i bruksanvisningen.

Husbolaget ska i alla fall lämna de uppgifter i aktieboken som avses i 2 kap. 12 § 1 mom. 1, 2 och 4–6 punkten i den lag om bostadsaktiebolag som gällde när den ändrade lagen om bostadsaktiebolag trädde i kraft. Dessa uppgifter är:

alla aktier enligt aktiegrupp i nummerföljd
aktielägenhet som aktiegruppen ger rätt att besitta
aktieägarens namn och adress, födelsedatum för fysiska personer och, i fråga om juridiska personer, hemort, registernummer och det register i vilket den juridiska personen har antecknats
uppgifter som ska antecknas i aktieboken enligt bestämmelser någon annanstans i lag
i aktieboken antecknad begränsning av besittningsrätten till en aktielägenhet med stöd av någon annan lag.

Om en aktieägare enligt Husbolagets uppfattning är försedd med en spärrmarkering som avses i 36 § 3 mom. i lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (661/2009) eller med ett sådant förbud mot utlämnande av adressuppgifter som avses i 24 § 1 mom. 31 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), ska detta beaktas på det sätt som beskrivs i bruksanvisningen.

Ovannämnda uppgifter ska lämnas på det sätt som fastställts i bruksanvisningen. Dessutom ska Husbolaget med stöd av 8 § 3 mom. i införandelagen i samband med överföringen av administrationen av aktieboken meddela Lantmäteriverket de i 6 kap. 21 § 1 mom. i den ändrade bostadsaktiebolagslagen avsedda e-postadresser eller andra telekommunikationsförbindelser som tillhör aktieägarna och som bolaget känner till. Även dessa uppgifter ska lämnas på det sätt som fastställts i bruksanvisningen.

Om Husbolaget är ett bostadsaktiebolag, ska det lämna uppgifter om en klausul om begränsning av omsättning i bolagsordningen i samband med att bolaget meddelar ovannämnda uppgifter i aktieboken i enlighet med vad som beskrivs i bruksanvisningen.

Om Husbolaget har strukturerat bolagsordningen genom att meddela uppgifterna i bolagsordningen till handelsregistret via PRS elektroniska system, behöver ovannämnda uppgift om eventuella klausuler om begränsning av omsättning inte meddelas, om inte något annat följer av stycket nedan.

Om Husbolaget är ett bostadsaktiebolag och bolagsordningen innefattar en begränsning av förvärv eller överlåtelse av aktier genom ett förordnande enligt 6 § 3 mom. i lagen om införande av lagen om bostadsaktiebolag (1600/2009), ska bolaget meddela att klausulen om begränsning av omsättning handlar om ett förordnande enligt 6 § 3 mom. i lagen om införande av lagen om bostadsaktiebolag (9 § 3 mom. i införandelagen). Detta gäller även sådana Husbolag som har lämnat sin bolagsordning till handelsregistret på elektronisk väg på det sätt som nämns i föregående stycke. Detta lämnande av uppgifter ska göras enligt vad som fastställs i bruksanvisningen.

Klausuler om begränsning av omsättning som avses här är både förköps- och samtyckesklausuler enligt de tidigare lagar om bostadsaktiebolag som gällde före 1.7.2010 och sådana gamla inlösenklausuler på vilka bestämmelserna i 2 kap. 5 § i lagen om bostadsaktiebolag inte tillämpas. På klausuler som begränsar överlåtelse och förvärv av aktier tillämpas med stöd av 6 § 3 mom. i lagen om införande av lagen om bostadsaktiebolag (1600/2009) de bestämmelser som gällde före 1.7.2010 då den nya lagen om bostadsaktiebolag trädde i kraft.

I 11 § 2 mom. i införandelagen finns en bestämmelse om att av den aktiebok i ett gammalt bostadsaktiebolag som överförts för att förvaltas av Lantmäteriverket ska uppgifterna om de aktiebrev i varje aktiegrupp som utfärdats dock framgå av aktieboken till dess att aktieägarens rätt har registrerats i aktielägenhetsregistret. Därför ska Husbolaget, om det har tryckta aktiebrev, meddela detta enligt vad som fastställts i bruksanvisningen.

Utöver ovannämnda uppgifter som grundar sig på lag ska Husbolaget i Tjänsten lämna vissa andra uppgifter som är centrala med tanke på registrets användbarhet. Dessa uppgifter beskrivs i bruksanvisningen.

Användaren förstår och godkänner att de förhandsifyllda uppgifterna i Tjänsten kan innehålla fel och brister och att de punkter som beskrivs ovan och som omfattas av anmälningsskyldighet kan innehålla felaktiga uppgifter. Därför är det väsentligt att Användaren noggrant enligt beskrivningen i bruksanvisningen går igenom de angivna uppgifterna, vid behov kompletterar uppgifterna, raderar och korrigerar eventuella fel så att uppgifterna överensstämmer med uppgifterna i Husbolagets gällande bolagsordning och aktiebok och på ett korrekt sätt lämnar de övriga uppgifter som beskrivs ovan.

Uppgifterna kan korrigeras och lämnas i Tjänsten och, i fråga om B-Husbolag, även importeras till Tjänsten från fastighetsförvaltningssystemet fram till dess att administrationen av Husbolagets aktiebok anses ha överförts genom godkännande av uppgifterna på det sätt som avses i punkt 3.2 nedan.

3.2 Godkännande av uppgifter samt rättsverkningar av överföring av aktiebok

Efter att de förhandsifyllda uppgifterna har kontrollerats och vid behov korrigerats, kompletterats och raderats på det sätt som beskrivs i punkt 3.1 ovan, kan Godkännaren godkänna uppgifterna på det sätt som fastställts i bruksanvisningen.

När Godkännaren godkänt uppgifterna i Tjänsten överförs administrationen av aktieboken inklusive rättsverkningar till Lantmäteriverket.

Godkännaren förstår och försäkrar att Husbolagets styrelse har fattat beslut om att överföra administrationen av aktieboken till Lantmäteriverket före godkännandet av uppgifterna. I Tjänsten ska Godkännaren, enligt vad som fastställts i bruksanvisningen, anteckna datumet för det styrelsemöte där beslutet om överföring av aktieboken har fattats.

Godkännaren förstår att Husbolagets aktiebok överförs till Lantmäteriverket för administration. Samtidigt upphör Husbolagets ansvar för administration av uppgifterna i aktieboken. Det innebär samtidigt att även Husbolagets skyldighet att övervaka betalningen av överlåtelseskatten i samband med byten av aktieägare upphör.

Husbolaget är dock skyldig att bevara uppgifterna i aktieboken om tidigare aktieägare i tio år räknat från det att den nya ägaren har antecknats i aktieboken samt datumet för utfärdandet av aktiebrevet fram till dess att aktiebrevet makulerats (11 § i införandelagen). Begränsningar i anslutning till statsunderstödd bostadsproduktion kvarstår också i de uppgifter som Husbolaget administrerar tills aktiebrevet har makulerats (13 § i införandelagen).

Godkännaren förstår också att om det i Husbolagets bolagsordning antecknats ett sådant förordnande enligt 6 § 3 mom. i lagen om införande av lagen om bostadsaktiebolag som beskrivs i punkt 3.1 ovan, ska överföringar av äganderätt till aktier i Husbolaget antecknas i aktieboken på anmälan av Husbolagets styrelse (9 § 2 mom. i införandelagen).

Överföringen av aktieboken har även andra i lag beskrivna rättsverkningar på förvaltningen av Husbolaget, byte av aktieägare och bland annat utövandet av aktierättigheter (se t.ex. 7–10 § i införandelagen och 7 kap. 27 § i lagen om bostadsaktiebolag). Godkännaren förstår betydelsen av dessa rättsverkningar.

3.3 Utskrivning av utkastet till aktiebok

Användaren kan skriva ut ett utkast till Husbolagets aktiebok i Tjänsten när som helst innan administrationen av Husbolagets aktiebok har överförts till Lantmäteriverket via Tjänsten. Utkastet till aktieboken baserar sig på de uppgifter som angetts i de olika avsnitten i Tjänsten. Utkastet får endast användas för kontroll av de uppgifter som ska överföras till Lantmäteriverket via Tjänsten.

Utskrivning av utkastet till aktiebok beskrivs närmare i bruksanvisningen.

3.4 Granskning av bolagsordning

Via Tjänsten kan Användaren granska Husbolagets gällande bolagsordning, som registrerats i handelsregistret, på det sätt som beskrivs i bruksanvisningen. Denna funktion är endast avsedd för kontroll av de uppgifter som ska överföras till Lantmäteriverket via Tjänsten och för jämförelse av uppgifterna i förhållande till gällande uppgifter i bolagsordningen.

3.5 Granskning av aktieägarnas kontaktuppgifter

Användaren har möjlighet att granska kontaktuppgifterna för aktieägarna i Husbolaget på det sätt som beskrivs i bruksanvisningen. Dessa uppgifter är endast tillgängliga för kontroll av de uppgifter som ska överföras via Tjänsten.

4 Informationstjänst och tillhörande funktioner

4.1 Allmänt

Efter att ett Husbolag som är bildat före 1.1.2019 har överfört administrationen av aktieboken till Lantmäteriverket antingen via Tjänsten enligt punkt 3 eller på basis av en anmälan, eller omedelbart efter bildandet av Husbolaget, om Husbolaget är bildat 1.1.2019 eller senare, tillhandahålls Husbolaget via Tjänsten sådana funktioner inom informationstjänsten som avses i denna punkt.

Med stöd av 10 § 3 mom. i lagen om ett bostadsdatasystem delges bolaget avgiftsfritt ett intyg över att förvärvet av en aktie har förts in i registret. Med stöd av 20 § 1 mom. i lagen om ett bostadsdatasystem har bolaget rätt att få sådana uppgifter som det behöver i sin vanliga verksamhet utan användningstillstånd. Med stöd av 23 § 2 mom. i lagen om ett bostadsdatasystem tas inte avgifter ut från bolaget för sådant i 20 § 1 mom. avsett utlämnande av uppgifter som sker utan användningstillstånd.

4.2 Granskning av aktieägarnas kontaktuppgifter

Användaren har möjlighet att granska aktieägarnas kontaktuppgifter på det sätt som beskrivs i bruksanvisningen. Dessa uppgifter är endast avsedda för sändande av stämmokallelser som avses i 6 kap. 21 § i lagen om bostadsaktiebolag och för sändande av annan information till aktieägare av Husbolaget.

4.3 Delgivning av byte av aktieägare och andra eventuella uppgifter

Med stöd av 10 § 3 mom. i lagen om ett bostadsdatasystem delges bolaget avgiftsfritt ett intyg över att förvärvet av en aktie har förts in i registret.

Som konstaterats ovan administreras Husbolagets aktiebok av Lantmäteriverket och Husbolagets ansvar för administration av uppgifterna i aktieboken upphör efter överföringen av administrationen av aktieboken. Således ska Husbolaget i fortsättningen från aktielägenhetsregistret bland annat få de uppgifter om byte av aktieägare som anges i intyget. Det ovannämnda gäller även Husbolag som är bildade 1.1.2019 eller senare. Dessutom kan det vara nödvändigt att informera Husbolaget om eventuella andra omständigheter.

Med stöd av 19 § 1 mom. i lagen om elektronisk kommunikation i myndigheternas verksamhet (13/2003) får andra handlingar än de handlingar som delges bevisligen med samtycke av den som saken gäller delges som ett elektroniskt meddelande.

Godkännaren förstår och godkänner att om hen inte uppfyller nedannämnda punkt enligt vilken uppgifterna ombeds att sändas per post, ger hen på Husbolagets vägnar ett ovannämnt bindande samtycke till att Lantmäteriverket får delge de uppgifter som motsvarar uppgifterna i ett i 10 § 3 mom. i lagen om ett bostadsdatasystem avsett intyg över registrering av förvärv av aktier samt eventuella andra omständigheter till den e-postadress som Husbolaget har uppgett i företags- och organisationsdatasystemet. Om intyget däremot gäller en aktieägare som är försedd med en spärrmarkering enligt 36 § 3 mom. i lagen om befolkningsdatasystemet och de certifikattjänster som tillhandahålls av Myndigheten för digitalisering och befolkningsdata (661/2009) och med ett sådant förbud mot utlämnande av adressuppgifter som avses i 24 § 1 mom. 31 punkten i lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999), ska de uppgifter som motsvarar intyget sändas per krypterad e-post till den e-postadress eller postadress som Husbolaget har uppgett i företags- och organisationsdatasystemet.

Om en e-postadress har uppgetts i företags- och organisationsdatasystemet, visas den i Tjänsten. Om man vill ändra e-postadressen, ska ändringen göras i Patent- och registerstyrelsens tjänst. Efter ändringen skickas uppgifterna till den ändrade e-postadressen. Godkännaren ska se till att en uppdaterad e-postadress alltid har uppgetts i företags- och organisationsdatasystemet.

Om en e-postadress inte har uppgetts i företags- och organisationsdatasystemet, sänder Lantmäteriverket ovannämnda uppgifter till den postadress som Husbolaget har uppgett i företags- och organisationsdatasystemet.

Godkännaren kan också på Husbolagets vägnar och bindande för Husbolaget meddela att uppgifter om byten av aktieägare ska sändas till Husbolaget per post i stället för den e-postadress som uppgetts i företags- och organisationsdatasystemet. Då ska Godkännaren kryssa för det alternativet i Tjänsten. Som postadress används den postadress som uppgetts i företags- och organisationsdatasystemet. Även ändringar av postadress ska göras i Patent- och registerstyrelsens tjänst.

4.4 Utskrivning av aktiebok

Användaren kan skriva ut den slutgiltiga aktieboken i Tjänsten. Utskrivningen behandlas närmare i bruksanvisningen. Aktieboken och uppgifterna i den är endast avsedda för Husbolagets förvaltning i Husbolagets vanliga verksamhet i fråga om erhållande av information enligt 2 § i lagen om ett bostadsdatasystem.

4.5 Övriga funktioner

I den gällande beskrivningen beskrivs även andra möjliga funktioner som ingår i Tjänsten och deras användningsändamål, i den mån de omfattas av Tjänsten enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten.

5 Inloggning i Tjänsten, identifiering och Användarens rätt att företräda

Användningen av Tjänsten förutsätter att Användaren vid inloggningen i Tjänsten identifierar sig med en stark autentiseringsmetod, som tillhandahålls av leverantören av identifieringstjänsten.
Identifieringen av en företrädare för en sammanslutning grundar sig både på en stark autentisering av Användaren och på kontroll av att personen eller den person som befullmäktigat personen verkar i den roll som beskrivs ovan i punkt 1 i förhållande till det Husbolag som hen företräder.

Om identifieringen av Användaren inte kan utföras på det sätt som krävs, kan Användaren inte logga in i Tjänsten.

6 Husbolagets och Användarens skyldigheter och ansvar

Användaren är skyldig att använda Tjänsten enligt dessa användarvillkor, gällande lagstiftning, myndighetsföreskrifter och Lantmäteriverkets anvisningar.

Överföringen av administrationen av Husbolagets aktiebok till Lantmäteriverket har de rättsverkningar som beskrivs i punkt 3.2 ovan. När Godkännaren i Tjänsten meddelar att hen godkänner överföringen av aktieboken är det fråga om en viljeförklaring som är rättsligt bindande för Husbolaget.

Tjänstens tillförlitlighet och säkerhet säkerställs genom bland annat en stark autentisering av Användaren. Lantmäteriverket ansvarar inte för funktionen och säkerheten hos de enheter, programvaror, kommunikationsmedel och dataanslutningar med vilka Användaren använder Tjänsten. Det är otillåtet att använda Tjänsten för andra ändamål än vanliga ändamål eller med andra enheter, programvaror och förbindelser än med vanliga.

Uppgifter som kan fås från Tjänsten innehåller personuppgifter. Husbolaget och Användaren ansvarar gemensamt för att personuppgifter endast används för godtagbara ändamål enligt Europaparlamentets och rådets förordning (EU) 2016/679 om skydd för fysiska personer med avseende på behandling av personuppgifter och om det fria flödet av sådana uppgifter och om upphävande av direktiv 95/46/EG (nedan EU:s allmänna dataskyddsförordning). Personuppgifter som fås via Tjänsten har lämnats ut för behandling endast inom Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet. Lantmäteriverket får lämna ut personuppgifter ur bostadsdatasystemet till Husbolaget för behandling i länder utanför Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet endast om de villkor för överföring av personuppgifter som anges i kapitel V i EU:s allmänna dataskyddsförordning uppfylls. Med överföring avses även möjliggörande av tillgång till personuppgifter, till exempel genom en styr- och övervakningsförbindelse. Tillstånd att lämna ut personuppgifter från bostadsdatasystemet till länder utanför Europeiska unionen och Europeiska ekonomiska samarbetsområdet ska sökas separat hos Lantmäteriverket.

Uppgifter i Tjänsten enligt punkt 3 ovan får endast användas för komplettering, radering och korrigering av de förhandsifyllda uppgifter som visas i Tjänsten samt för kontroll av de uppgifter som ska överföras till Lantmäteriverket via Tjänsten.

Aktieägarnas kontaktuppgifter i Tjänsten enligt punkt 4.2 och 4.3 ovan får endast granskas för sändande av stämmokallelser enligt 6 kap. 21 § i lagen om bostadsaktiebolag och för sändande av annan information till aktieägare av Husbolaget.

I 19 § i lagen om ett bostadsdatasystem finns bestämmelser om utlämnande av uppgifter för bostadsdatasystemets ändamål. Enligt 19 § 1 mom. i lagen om ett bostadsdatasystem får offentliga uppgifter i bostadsdatasystemet lämnas ut för de ändamål som avses i 2 § i lagen. Sekretessbelagda uppgifter får lämnas ut, om lagen särskilt innehåller bestämmelser om rätt att få uppgifterna. Personuppgifter får endast lämnas ut till den som har rätt att behandla dem. Utlämnade personuppgifter får endast behandlas för det syfte som de lämnats ut. Enligt 20 § 1 mom. beslutar Lantmäteriverket också om utlämnande av uppgifterna i bostadsdatasystemet. Husbolaget har rätt att utan användningstillstånd enligt 20 § i lagen om ett bostadsdatasystem få sådana uppgifter som bolaget behöver i sin vanliga verksamhet.

Av det ovannämnda följer att enligt den gällande beskrivningen av Tjänsten får Husbolagets aktiebok som avses i punkt 4.4 och uppgifterna i den endast användas för Husbolagets förvaltning i Husbolagets vanliga verksamhet i fråga om erhållande av information enligt 2 § i lagen om ett bostadsdatasystem. Som Husbolagets vanliga verksamhet betraktas särskilt de uppdrag som föreskrivs för Husbolaget i lagen om bostadsaktiebolag och som består av ordnande av beslutsfattande, genomförande av inlösenförfarande och löpande förvaltning av Husbolaget. Till vanlig verksamhet räknas inte en sådan uthyrning av aktielägenheter som Husbolaget eventuellt bedriver, indrivningsåtgärder som riktas till en aktieägare eller tagande av en aktielägenhet i Husbolagets besittning.

Produkter eller uppgifter som kan fås från Tjänsten får inte lämnas ut, vidarebefordras eller utnyttjas i förhållande till en tredje part, om det inte är fråga om utlämnande av uppgifter i ett disponentintyg som avses i 7 kap. 27 § i lagen om bostadsaktiebolag till instanser som avses i 1 mom. i paragrafen. Personuppgifter som eventuellt ingår i uppgifterna om Husbolaget i Tjänsten får inte heller användas till exempel för direktmarknadsföring, opinionsundersökning eller marknadsundersökning eller för handlingar eller verksamhet som kränker integritetsskyddet.

Om Användaren använder Tjänsten i strid med dessa användarvillkor, kan Lantmäteriverket helt eller delvis stänga eller begränsa användningen av Tjänsten från Användaren eller det Husbolag som denne företräder.

7 Avgifter för Tjänsten

Överföring av administrationen av Husbolagets aktiebok via Tjänsten och tillhörande funktioner enligt punkt 3 är avgiftsfria för ömsesidiga fastighetsaktiebolag och för sådana bostadsaktiebolag som överför sina aktieböcker till Lantmäteriverket inom den tidsfrist som avses i 5 § 1 mom. i införandelagen.

Om ett bostadsaktiebolag överför administrationen av aktieboken efter den ovannämnda tidsfristen, ska Husbolaget betala en i lagen om grunderna för avgifter till staten (150/1992) avsedd avgift för överföring av administrationen av aktieboken (16 § 2 mom. i införandelagen). Avgiften baserar sig på jord- och skogsbruksministeriets gällande förordning om Lantmäteriverkets avgifter. Funktioner i anslutning till överföringen av aktieboken är alltid avgiftsfria.

De i punkt 4 avsedda funktioner inom informationstjänsten som hänför sig till Husbolagets vanliga verksamhet är avgiftsfria med stöd av 10 § 3 mom. och 23 § 2 mom. i lagen om ett bostadsdatasystem.

8 Immateriella rättigheter

Rättigheterna till Tjänsten och materialet i Tjänsten inklusive upphovsrätt och övriga immateriella rättigheter innehas av Lantmäteriverket eller tredje part. Dessa rättigheter överförs inte mellan parterna i Tjänsten eller genom användning av Tjänsten.

Användaren eller Husbolaget som hen företräder eller en sammanslutning, ett företag eller en fysisk person som sköter fastighetsförvaltningen för Husbolaget har inte rätt att göra Tjänsten eller en del av den tillgänglig för allmänheten genom att sprida, presentera eller visa den offentligt och inte heller att lagra eller framställa exemplar av den utan tillstånd som Lantmäteriverket beviljat på förhand.

9 Behandling av personuppgifter

Lantmäteriverket behandlar personuppgifter om Användare i Tjänsten i enlighet med EU:s allmänna dataskyddsförordning och annan gällande dataskyddslagstiftning för skötseln av lagstadgade myndighetsuppgifter. Personuppgifter om Användare används vid Lantmäteriverket för fakturering, myndighetskommunikation, uppföljning och övervakning av användning av uppgifter samt utredning av tekniska fel.

Personuppgifter om användare omfattas av beskrivningarna Personuppgifter i bostadsdatasystemet och Personuppgifter om användare av Lantmäteriverkets datasystem och lokaliteter. Dessa beskrivningar finns tillgängliga på Lantmäteriverkets webbplats.

Personuppgifter lämnas ut till aktörer som begär dem med stöd av lagen om offentlighet i myndigheternas verksamhet (621/1999). Personuppgifter, andra uppgifter och handlingar är offentliga, om de inte uttryckligen är föreskrivna som sekretessbelagda i lag.
Personuppgifter lämnas inte ut i form av kopior, utskrifter eller i elektronisk form för direktmarknadsföring eller opinions- eller marknadsundersökning, om det inte särskilt har föreskrivits om utlämnande för detta ändamål.

Lantmäteriverket överför inte personuppgifter till länder utanför Europeiska unionen eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet.