Osakeluettelon siirtopalvelun käyttöehdot

3.11.2020

1. Yleistä palvelun käytöstä

Huoneistotietojärjestelmä on huoneistotietojärjestelmästä annetussa laissa (1328/2018, jäljempänä ”HTJL”) tarkoitettu Maanmittauslaitoksen ylläpitämä järjestelmä, joka muodostuu toisaalta osakkeiden omistusta ja panttausta koskevista tiedoista samoin kuin osakkeisiin kohdistuvia rajoituksia koskevista tiedoista (osakehuoneistorekisteri) sekä toisaalta osakkeen taloudellisia ja teknisiä tietoja sisältävästä kokonaisuudesta (hallintakohderekisteri) sekä niihin liittyvistä asiointijärjestelmistä.

Huoneistotietojärjestelmää koskevan lainsäädännön voimaanpanosta annetussa laissa (1329/2018, jäljempänä ”HTJVpL”) säädetään mm. osakehuoneistorekisteriin siirtymisen edellytyksistä tiettyjen yhtiöiden osalta. Sellaisten asunto-osakeyhtiöiden, joiden perustamisilmoitus on tehty ennen vuotta 2019, tulee siirtää osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle laissa säädetyssä määräajassa. Sen sijaan sellaiset keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt, joiden perustamisilmoitus on tehty ennen vuotta 2019, voivat halutessaan ottaa yhtiöjärjestykseensä määräyksen muutetun asunto-osakeyhtiölain (1599/2009) 2 luvun 1 a §:n soveltamisesta yhtiöön. Sen jälkeen tällaisten keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden tulee ilmoittaa edellä mainitusta yhtiöjärjestyksen määräyksestä kaupparekisteriin sähköistä järjestelmää käyttäen. Sen jälkeen, kun yhtiöjärjestyksen muutos on rekisteröity, keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön tulee siirtää osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle (HTJVpL 6 §).

Näitä osakeluettelon siirtopalvelun (jäljempänä ”Palvelu”) käyttöehtoja sovelletaan ns. A-tyypin ja B-tyypin asunto-osakeyhtiöihin ja keskinäisiin kiinteistöosakeyhtiöihin eri tavalla. A-tyypin asunto-osakeyhtiöllä ja keskinäisellä kiinteistöosakeyhtiöllä (jäljempänä ”A-Taloyhtiö”) tarkoitetaan sellaista asunto-osakeyhtiötä ja keskinäistä kiinteistöosakeyhtiötä, joka käyttää Palvelua ilman seuraavassa virkkeessä tarkoitettua isännöintijärjestelmän ja huoneistotietojärjestelmän välille järjestettyä, HTJL 20 §:ssä tarkoitettua teknistä käyttöyhteyttä. HTJL 20 §:n nojalla huoneistotietojärjestelmän tiedot saadaan luovuttaa teknisen käyttöyhteyden avulla tai muuten sähköisessä muodossa, jos luovutuksen saajalle ja välittäjänä toimivalle myönnetään käyttölupa. Yhtiöllä on kuitenkin oikeus saada sellaisia tietoja, joita se tavanomaisessa toiminnassaan tarvitsee, ja osakkeenomistajalla on oikeus saada itseään koskevia tietoja ilman käyttölupaa. 

B-tyypin asunto-osakeyhtiöllä ja keskinäisellä kiinteistöosakeyhtiöllä (jäljempänä ”B-Taloyhtiö”) näissä käyttöehdoissa tarkoitetaan sellaista asunto-osakeyhtiötä tai keskinäistä kiinteistöosakeyhtiötä, jonka isännöintiä hoidetaan sellaisessa yhteisön, liikkeen tai luonnollisen henkilön käytössä olevassa isännöintijärjestelmässä tai sen osassa, josta on järjestetty HTJL 20 §:ssä tarkoitettu tekninen käyttöyhteys huoneistotietojärjestelmään ja jota kautta myös Palvelua voidaan käyttää. Silloin kun tarkoitetaan sekä A- että B-Taloyhtiötä, käytetään termiä ”Taloyhtiö”.

Ennen 1.1.2019 perustetun Taloyhtiön osalta siirtyminen osakehuoneistorekisterin piiriin alkaa sillä, että se siirtää osakeluettelonsa ylläpitämisen Maanmittauslaitokselle joko näissä käyttöehdoissa tarkoitetun Palvelun kautta tai ilmoituksen perusteella. Palvelun kautta edellä mainitun Taloyhtiön osakeluettelon ylläpidon siirtäminen tapahtuu ilmoittamalla Maanmittauslaitokselle HTJVpL:ssa määrätyt sekä muut jäljempänä kohdassa 3.1 tarkoitetut tiedot. Palvelun kautta Taloyhtiö ensinnäkin saa tarkasteltavakseen ja tarvittaessa korjattavakseen, täydennettäväkseen tai poistettavakseen esitäytettyä tietoa, josta muodostuu pohjatiedot edellä mainituille Maanmittauslaitokselle ilmoitettaville tiedoille. Tietojen tarkistamista osakeluettelon ylläpidon siirtoa varten Palvelu mahdollistaa Palvelun voimassa olevasta kuvauksesta riippuen kohdassa 3.3 käsiteltävän osakeluetteloluonnoksen tulostamisen, kohdassa 3.4 käsiteltävän yhtiöjärjestyksen tarkastelemisen sekä kohdassa 3.5 käsiteltävän osakkaiden yhteystietojen tarkastelemisen. Tämän jälkeen tiedot hyväksytään Palvelussa. Hyväksyntä merkitsee samalla Taloyhtiön osakeluettelon ylläpidon siirtämistä Maanmittauslaitokselle. Hyväksyntää käsitellään kohdassa 3.2, jossa on kuvattu myös osakeluettelon ylläpidon siirtämisen oikeusvaikutukset. 

Sen jälkeen, kun ennen 1.1.2019 perustetun Taloyhtiön osakeluettelon ylläpito on siirretty Maanmittauslaitokselle, taikka heti Taloyhtiön perustamisesta lähtien, mikäli Taloyhtiö on perustettu 1.1.2019 tai sen jälkeen, Palvelussa tarjotaan seuraavat tietopalveluun kuuluvat toiminnallisuudet, sikäli kuin ne kuuluvat Palveluun kulloinkin voimassa olevan kuvauksen mukaisesti: Kohdassa 4.2 osakkeiden omistajanvaihdoksista ja muista mahdollisista tiedoista ilmoittaminen, kohdassa 4.3 käsiteltävä osakkaiden yhteystietojen tarkasteleminen, kohdassa 4.4 käsiteltävä osakeluettelon tulostaminen sekä kohdassa 4.5 käsiteltävä muut mahdolliset toiminnot. 

Näissä käyttöehdoissa ”Hyväksyjällä” tarkoitetaan sellaista luonnollista henkilöä, jolla on asiointioikeudet Palvelussa edustamaansa Taloyhtiötä koskien kaikkiin kohdissa 3. ja 4. tarkoitettuihin toimenpiteisiin. Hyväksyjänä voi toimia asunto-osakeyhtiölain (1599/2009, jäljempänä ”AsOyL”) 7 luvun 22 §:n 2 momentin nojalla Taloyhtiön isännöitsijäksi kaupparekisteriin merkitty luonnollinen henkilö, AsOyL 7 luvun 21 §:ssä tarkoitetun isännöitsijäksi rekisteröidyn yhteisön kaupparekisteriin merkitty päävastuullinen isännöitsijä tai, sikäli tämä on kuin Palvelun voimassa olevan kuvauksen mukaan on mahdollista, yksin edellä mainitun yhteisön edustamiseen oikeutettu henkilö (esimerkiksi osakeyhtiömuotoisen isännöintiyhtiön toimitusjohtaja). Lisäksi Hyväksyjänä voi toimia Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Mikäli Taloyhtiön hallitukseen ei ole valittu puheenjohtajaa AsOyL 7 luvun 8 §:n nojalla, ainoa Taloyhtiön hallituksen jäsen voi valtuuttaa itsensä toimimaan Palvelussa Hyväksyjänä vastaavin edellytyksin kuin mitä jäljempänä on todettu valtuuttamisesta Palvelussa.

Sikäli kuin Palvelussa voi toimia ”Käsittelijänä” voimassa olevan kuvauksen mukaan, termillä ”Käsittelijä” tarkoitetaan sellaista luonnollista henkilöä, jolla on asiointioikeudet Palvelussa edustamaansa Taloyhtiötä koskien kohdissa 3.1, 3.3 - 3.5 ja 4. tarkoitettuihin toimenpiteisiin. Käsittelijä on henkilö, jonka Hyväksyjä on valtuuttanut toimimaan Palvelussa Käsittelijänä. 

Sikäli kuin Palvelun voimassa olevan kuvauksen mukaan Hyväksyjänä voi toimia Taloyhtiön kaupparekisteriin merkitty yksin edustamiseen oikeutettu, myös tällainen henkilö voi toimia Palvelussa Hyväksyjänä. Mikäli yhteisön edustamisoikeus on useammalla henkilöllä yhteisesti, eivät kyseiset edustajat voi toimia Hyväksyjänä, ellei seuraavasta kappaleessa kerrotusta muuta johdu.

Sikäli kuin Palvelussa on voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollisuus valtuuttaa toinen henkilö toimimaan Palvelussa toisen puolesta, myös valtuutetulla on kelpoisuus joko toimia Hyväksyjänä tai Käsittelijänä Palvelussa sen mukaan, onko hänet valtuutettu toimimaan Hyväksyjänä vai Käsittelijänä. Tällöin Palvelun mahdollistamat valtuuttajana toimiva henkilö ja valtuutuksen sisältö on kuvattu Palvelun voimassa olevassa kuvauksessa.

Silloin kun näissä käyttöehdoissa tarkoitetaan sekä Hyväksyjää että Käsittelijää, käytetään termiä ”Käyttäjä”.
 
Käyttäjää kehotetaan lukemaan huolellisesti nämä käyttöehdot. Hyväksymällä käyttöehdot Käyttäjä ilmoittaa tutustuneensa niiden sisältöön ja hyväksyvänsä ne itseään ja Palvelussa edustamaansa Taloyhtiötä sitoviksi itseään ja Taloyhtiötä koskevilta osin.

Palvelu ja sitä koskeva voimassa oleva kuvaus löytyy osoitteesta www.osakehuoneistorekisteri.fi.
 

2. Mahdollisuus käyttää Palvelua useampaan B-Taloyhtiöön

Käyttäjä voi olla rekisteröity useaan B-Taloyhtiöön isännöitsijäksi luonnollisena henkilönä, hän voi olla useamman B-Taloyhtiön isännöitsijäksi rekisteröidyn isännöintiä hoitavan yhteisön yksin edustamiseen oikeutettu sikäli kuin tämä on Palvelun voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollista, useamman B-Taloyhtiön päävastuullinen isännöitsijä tai hoitaa useamman Taloyhtiön avustavaa tai hallinnollista tehtävää tai on usean B-Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Tällaisessa tapauksessa kyseinen henkilö voi käyttää Palvelua kaikkiin edustamiinsa B-Taloyhtiöihin siten kuin Palvelun käyttöohjeissa on kuvattu.
 

3. Osakeluettelon siirto ja siihen liittyvät toiminnallisuudet

3.1 Esitäytettyjen tietojen tarkastelu, täydentäminen, korjaaminen ja tietojen ilmoittaminen
 

Palvelussa tarjotaan osakeluettelon ylläpidon siirtoa varten Taloyhtiölle eri viranomaislähteistä kerättyä, esitäytettyä tietoa mm. Taloyhtiön osakkeista, osakeryhmistä ja osakkeenomistajista, mikäli kyseiset tiedot on saatu tuotettua Palveluun. Esitäytetyt tiedot tarjotaan sekä sen eri osioiden rakenteisiin kohtiin valmiiksi täytettyinä että Palvelun voimassa olevasta kuvauksesta riippuen mahdollisesti myös osakeluetteloluonnoksen muodossa. Kyseisen luonnoksen tulostamista käsitellään jäljempänä kohdassa 3.3.

Esitäytetyt tiedot toimivat niin haluttaessa pohjatietoina niille tiedoille, jotka Taloyhtiön on ilmoitettava Maanmittauslaitokselle osakeluettelon siirtoa varten. B-Taloyhtiön on kuitenkin mahdollista tuoda Palvelun kautta tiettyjä, esitäytetyt tiedot korvaavia, Maanmittauslaitokselle ilmoitettavia tietoja suoraan Isännöintijärjestelmästä. B-Talonyhtiön tiedot tuodaan Isännöintijärjestelmästä Palveluun käyttöohjeissa tarkemmin kuvatulla tavalla. 

Taloyhtiön tulee joka tapauksessa ilmoittaa muutetun asunto-osakeyhtiölain voimaan tullessa voimassa olleen AsOyL 2 luvun 12 §:n 1 momentin 1, 2 ja 4-6 kohdissa tarkoitetut osakeluettelon tiedot, joita ovat:
 

• kaikki osakkeet osakeryhmittäin numerojärjestyksessä
• osakehuoneisto, jonka hallintaan osakeryhmä tuottaa oikeuden
• osakkeenomistajan nimi ja osoite, luonnollisesta henkilöstä syntymäaika sekä oikeushenkilöstä kotipaikka, rekisterinumero ja rekisteri, johon oikeushenkilö on merkitty
• muualla laissa osakeluetteloon merkittäväksi säädetyt tiedot
• huoneiston hallintaoikeuteen muun lain nojalla kohdistuva rajoitus, joka on merkitty osakeluetteloon.

Mikäli osakkeenomistajalle on Taloyhtiön käsityksen mukaan merkitty väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 36 §:n 3 momentissa tarkoitettu turvakielto tai viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n 1 momentin 31 kohdassa tarkoitettu osoitetietojen luovutuskielto, tulee asia huomioida käyttöohjeissa kuvatulla tavalla.

Yllä mainitut tiedot ilmoitetaan, kuten käyttöohjeissa on todettu. Lisäksi HTJVpL 8 § 3 momentin nojalla Taloyhtiön on osakeluettelon ylläpidon siirron yhteydessä ilmoitettava tiedossaan olevat muutetun AsOyL 6 luvun 21 §:n 1 momentissa tarkoitetut osakkeenomistajien sähköpostiosoitteet tai muut tietoliikenneyhteydet Maanmittauslaitokselle. Myös nämä ilmoitetaan käyttöohjeissa kuvatulla tavalla.

Mikäli Taloyhtiö on asunto-osakeyhtiö, sen tulee ilmoittaa tieto yhtiöjärjestyksessä olevasta vaihdannanrajoituslausekkeesta samassa yhteydessä, kun se ilmoittaa edellä mainitut osakeluettelon tiedot käyttöohjeissa kuvatun mukaisesti.

Mikäli Taloyhtiö on rakenteistanut yhtiöjärjestyksensä ilmoittamalla yhtiöjärjestyksen tiedot kaupparekisteriin PRH:n sähköistä järjestelmää käyttäen, edellä mainittua tietoa mahdollisista vaihdannanrajoituslausekkeista ei tarvitse ilmoittaa, ellei seuraavasta kappaleesta muuta johdu.
 
Mikäli Taloyhtiö on asunto-osakeyhtiö, jonka yhtiöjärjestyksessä on rajoitettu osakkeen hankkimista tai luovuttamista asunto-osakeyhtiölain voimaanpanosta annetun lain (1600/2009) 6 §:n 3 momentin mukaisella määräyksellä, sen tulee ilmoittaa, että vaihdannanrajoituslausekkeessa on kyse asunto-osakeyhtiölain voimaanpanosta annetun lain 6 §:n 3 momentin mukaisesta määräyksestä (HTJVpL 9 § 3 mom.). Tämä koskee myös sellaisia Taloyhtiöitä, jotka ovat ilmoittaneet yhtiöjärjestyksensä kaupparekisteriin edellisessä kappaleessa mainitulla tavalla sähköisesti.  Tämä ilmoitus tehdään kuten käyttöohjeissa on todettu.

• Tässä tarkoitettuja vaihdannanrajoituslausekkeita ovat sekä aiempien, ennen 1.7.2010 voimassa olleiden asunto-osakeyhtiölakien mukaiset etuosto- ja suostumuslausekkeet että sellaiset vanhat lunastuslausekkeet, joihin ei sovelleta AsOyL 2 luvun 5 §:n säännöksiä. Tällaisiin osakkeen luovuttamista ja hankkimista rajoittaviin lausekkeisiin sovelletaan asunto-osakeyhtiölain voimaanpanosta annetun lain (1600/2009) 6 §:n 3 momentin perusteella niitä säännöksiä, jotka olivat voimassa ennen 1.7.2010 voimaan tullutta uutta asunto-osakeyhtiölakia.

HTJVpL 11 §:n 2 momentissa säädetään, että Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi siirretystä vanhan asunto-osakeyhtiön osakeluettelosta on kunkin osakeryhmän osalta käytävä ilmi tieto annetusta osakekirjasta siihen asti, kun osakkeenomistajan oikeus on kirjattu osakehuoneistorekisteriin. Tästä johtuen, jos Taloyhtiöllä on painettuja osakekirjoja, sen tulee ilmoittaa siitä, kuten käyttöohjeissa on todettu.

Edellä mainittujen lakiin perustuvien tietojen lisäksi Taloyhtiön on ilmoitettava Palvelussa tiettyjä muita, rekisterin käytettävyyden kannalta keskeisiä tietoja. Nämä tiedot on kuvattu käyttöohjeissa.
 
Käyttäjä ymmärtää ja hyväksyy, että Palvelun esitäytetyissä tiedoissa voi olla virheitä ja puutteita, ja edellä selostetuissa ilmoitusvelvollisuuden sisältävissä kohdissa voi olla virheellisiä tietoja. Sen vuoksi on olennaista, että Käyttäjä käy ilmoittamansa tiedot läpi huolellisesti ja täydentää mahdolliset puuttuvat tiedot, poistaa ja korjaa mahdolliset virheet Taloyhtiön voimassa olevan yhtiöjärjestyksen ja osakeluettelon mukaisiksi siten kuin käyttöohjeissa on kuvattu sekä ilmoittaa muut edellä kuvatut tiedot oikein. 

Tietoja on mahdollisuus korjata ja ilmoittaa Palvelussa, sekä B-Taloyhtiötä koskien myös tuoda Palveluun isännöintijärjestelmästä aina siihen saakka, kunnes Taloyhtiön osakeluettelon ylläpito katsotaan jäljempänä kohdassa 3.2 käsitellyllä tavalla tietojen hyväksymisellä siirretyksi.
 

3.2 Tietojen hyväksyminen ja osakeluettelon siirron oikeusvaikutukset 

Sen jälkeen, kun esitäytetyt tiedot on tarkistettu ja tarvittaessa korjattu, täydennetty ja poistettu edellä kohdassa 3.1 kuvatulla tavalla, Hyväksyjä voi hyväksyä tiedot kuten käyttöohjeissa on todettu.

Hyväksyjän Palvelussa tekemä tietojen hyväksyminen merkitsee osakeluettelon ylläpidon siirtämistä Maanmittauslaitokselle siihen sisältyvine oikeusvaikutuksineen.

Hyväksyjä ymmärtää ja vakuuttaa, että Taloyhtiön osakeluettelon ylläpidon siirrosta Maanmittauslaitokselle on päättänyt Taloyhtiön hallitus ennen tietojen hyväksymistä. Hyväksyjän tulee merkitä Palveluun kyseisen hallituksen kokouksen päivämäärä, jossa osakeluettelon siirrosta on päätetty, kuten käyttöohjeissa on todettu.

Hyväksyjä ymmärtää, että Taloyhtiön osakeluettelo siirtyy Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi. Samalla Taloyhtiön vastuu osakeluettelon tietojen ylläpidosta lakkaa. Tämä merkitsee samalla sitä, että Taloyhtiön velvollisuus valvoa varainsiirtoveron suorittaminen osakkeiden omistajanvaihdosten yhteydessä niin ikään päättyy.

Taloyhtiöllä on kuitenkin velvollisuus säilyttää aiempaa osakkeen omistajaa koskevat osakeluettelotiedot 10 vuoden ajan siitä, kun uusi omistaja on merkitty osakeluetteloon sekä osakekirjan antamispäivä siihen saakka, kun osakekirja on mitätöity (HTJVpL 11 §). Valtion tukemaan asuntotuotantoon liittyvät rajoitukset säilyvät myös Taloyhtiön ylläpitämissä tiedoissa siihen saakka, kunnes osakekirja on mitätöity (HTJVpL 13 §).

Hyväksyjä myös ymmärtää, että mikäli Taloyhtiöllä on yhtiöjärjestyksessään edellä kohdassa 3.1 kuvattu asunto-osakeyhtiölain voimaanpanosta annetun lain 6 §:n 3 momentin mukainen määräys, Taloyhtiön osakkeiden omistusoikeuden siirto merkitään osakeluetteloon Taloyhtiön hallituksen ilmoituksesta (HTJVpL 9 § 2 mom.).

Osakeluettelon siirrolla on myös muita laissa kuvattuja oikeusvaikutuksia Taloyhtiön hallintoon, osakkeiden omistajanvaihdoksiin ja mm. osakeoikeuksien käyttämiseen (ks. esim. HTJVpL 7-10 § ja AsOyL 7 luku 27 §). Hyväksyjä ymmärtää näiden oikeusvaikutusten merkityksen.

3.3. Osakeluetteloluonnoksen tulostaminen

Käyttäjä voi tulostaa Palvelussa Taloyhtiön osakeluetteloluonnoksen missä tahansa vaiheessa ennen kuin Taloyhtiön osakeluettelon ylläpito on Palvelun kautta siirretty Maanmittauslaitokselle. Osakeluetteloluonnos perustuu Palvelun eri osioissa täytettyihin tietoihin. Luonnosta saadaan käyttää ainoastaan Maanmittauslaitokselle Palvelun avulla siirrettävien tietojen tarkistamiseen.

Osakeluetteloluonnoksen tulostamista käsitellään tarkemmin käyttöohjeissa.

3.4 Yhtiöjärjestyksen tarkasteleminen

Käyttäjällä on mahdollisuus tarkastella Taloyhtiön voimassa olevaa, kaupparekisteriin rekisteröityä yhtiöjärjestystä Palvelun kautta siten kuin käyttöohjeissa on kuvattu. Tämä toiminto on tarkoitettu ainoastaan Maanmittauslaitokselle Palvelun kautta siirrettävien tietojen tarkistamiseen ja niiden vertailuun suhteessa voimassa oleviin yhtiöjärjestyksen tietoihin.
 

3.5 Osakkaiden yhteystietojen tarkasteleminen

Käyttäjällä on mahdollisuus tarkastella Taloyhtiön osakkaiden yhteystietoja käyttöohjeissa kuvatulla tavalla. Nämä tiedot ovat käytettävissä ainoastaan Palvelun kautta siirrettävien tietojen tarkistamiseen.

4. Tietopalvelu ja siihen liittyvät toiminnallisuudet

 

4.1 Yleistä

Sen jälkeen, kun ennen 1.1.2019 perustetun Taloyhtiön osakeluettelon ylläpito on siirretty Maanmittauslaitokselle joko edellä kohdassa 3 kuvatulla tavalla Palvelussa tai ilmoituksen perusteella, taikka heti Taloyhtiön perustamisesta lähtien, mikäli Taloyhtiö on perustettu 1.1.2019 tai sen jälkeen, Palvelun kautta Taloyhtiölle tarjotaan tässä kohdassa tarkoitettuja tietopalveluun kuuluvia toiminnallisuuksia.

HTJL 16 §:n 3 momentin nojalla yhtiölle annetaan maksutta tiedoksi todistus osakkeen saannon kirjaamisesta rekisteriin. HTJL 20 §:n 1 momentin nojalla yhtiöllä on oikeus saada sellaisia tietoja, joita se tavanomaisessa toiminnassaan tarvitsee ilman käyttölupaa. HTJL 23 §:n 2 momentin nojalla yhtiöltä ei peritä maksua 20 §:n 1 momentissa tarkoitetusta, ilman käyttölupaa tapahtuvasta tietojen luovuttamisesta.

4.2 Osakkaiden yhteystietojen tarkasteleminen

Käyttäjällä on mahdollisuus tarkastella osakkaiden yhteystietoja käyttöohjeissa kuvatulla tavalla. Nämä tiedot on tarkoitettu ainoastaan AsOyL 6 luvun 21 §:ssä tarkoitetun yhtiökokouskutsun ja muun osakkaalle Taloyhtiön toimesta lähetettävän tiedon toimittamiseen.

4.3 Osakkeiden omistajanvaihdoksista ja muista mahdollisista tiedoista ilmoittaminen

HTJL 16 §:n 3 momentin nojalla yhtiölle annetaan maksutta tiedoksi todistus osakkeen saannon kirjaamisesta rekisteriin.

Kuten edellä on todettu, osakeluettelon ylläpidon siirtämisen jälkeen Taloyhtiön osakeluetteloa ylläpidetään Maanmittauslaitoksessa ja Taloyhtiön vastuu osakeluettelon tietojen ylläpidosta lakkaa. Näin ollen Taloyhtiön on muun muassa saatava jatkossa todistusta vastaavat tiedot osakkeen omistajanvaihdoksista osakehuoneisteristä. Edellä mainittu koskee myös 1.1.2019 tai sen jälkeen perustettua Taloyhtiötä. Lisäksi Taloyhtiötä voi olla tarpeen tiedottaa muistakin mahdollisista seikoista.

Sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa annetun lain (13/2003) 19 § 1 momentin nojalla muu kuin todisteellisesti toimitettava asiakirja voidaan antaa tiedoksi asianomaiselle sähköisenä viestinä hänen suostumuksellaan.

Hyväksyjä ymmärtää ja hyväksyy, että mikäli hän ei täytä jäljempänä mainittua kohtaa, jonka mukaan tiedot pyydetään lähettämään postitse, hän antaa Taloyhtiön puolesta Taloyhtiötä sitovan, edellä mainitun suostumuksen siihen, että Maanmittauslaitos saa ilmoittaa HTJL 16 §:n 3 momentissa tarkoitettua todistusta osakkeen saannon kirjaamisesta vastaavat tiedot sekä mahdollisista muista seikoista Taloyhtiön yhteisötietojärjestelmään ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen. Kuitenkin silloin, jos todistus koskee sellaista osakkeenomistajaa, jolle on merkitty väestötietojärjestelmästä ja Väestörekisterikeskuksen varmennepalveluista annetun lain (661/2009) 36 §:n 3 momentissa tarkoitettu turvakielto sekä viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 24 §:n 1 momentin 31 kohdassa tarkoitettu osoitetietojen luovutuskielto, todistusta vastaavat tiedot toimitetaan turvasähköpostitse Taloyhtiön yhteisötietojärjestelmässä ilmoittamaan sähköpostiosoitteeseen tai postitse Taloyhtiön yhteisötietojärjestelmässä ilmoittamaan postiosoitteeseen.

Mikäli yhteisötietojärjestelmään on ilmoitettu sähköpostiosoite, se ilmoitetaan Palvelussa. Mikäli kyseistä sähköpostiosoitetta halutaan muuttaa, muutos on tehtävä Patentti- ja Rekisterihallituksen tarjoamassa palvelussa. Muutoksen tekemisen jälkeen lähetettävät tiedot lähetetään muutettuun sähköpostiosoitteeseen. Hyväksyjä pyrkii huolehtimaan siitä, että yhteisötietojärjestelmään on aina ilmoitettu ajantasainen sähköpostiosoite.

Mikäli yhteisötietojärjestelmään ei ole ilmoitettu sähköpostiosoitetta, Maanmittauslaitos ilmoittaa edellä mainitut tiedot Taloyhtiön yhteisötietojärjestelmään ilmoittamaan postiosoitteeseen.

Hyväksyjä voi myös Taloyhtiön puolesta ja Taloyhtiötä sitovasti ilmoittaa, että tiedot osakkeiden omistajanvaihdoksista tulee lähettää Taloyhtiölle yhteisötietojärjestelmään ilmoitetun sähköpostiosoitteen sijasta postitse, missä tapauksessa Hyväksyjän tulee valita Palvelusta postitse lähettämistä koskeva kohta. Postiosoitteena käytetään yhteisötietojärjestelmään ilmoitettua postiosoitetta. Myös postiosoitetta koskevat muutokset tulee tehdä Patentti- ja rekisterihallituksen tarjoamassa palvelussa. 
 

4.4 Osakeluettelon tulostaminen 

Käyttäjä voi tulostaa Palvelussa lopullisen osakeluettelon. Tulostamista käsitellään tarkemmin käyttöohjeissa. Osakeluettelo ja siihen sisältyvät tiedot on tarkoitettu ainoastaan HTJL 2 §:n mukaisiin Taloyhtiön hallinnon tiedonsaantitarpeisiin käytettäviksi Taloyhtiön tavanomaisessa toiminnassa.    

4.5 Muut toiminnot    

Voimassa olevassa kuvauksessa on kuvattu myös muut mahdolliset Palveluun sisältyvät toiminnot ja niiden käyttötarkoitukset sikäli kuin ne kuuluvat Palvelun piiriin Palvelun voimassa olevan kuvauksen mukaan.

 

5. Palveluun kirjautuminen, tunnistautuminen ja Käyttäjän edustamisoikeus 

Palvelun käyttäminen edellyttää sitä, että Käyttäjä tunnistetaan Palveluun kirjautuessa tunnistuspalvelun tarjoajan tarjoamalla vahvalla sähköisellä tunnistamismenetelmällä. 

Yhteisön edustajan tunnistaminen perustuu sekä Käyttäjän vahvaan tunnistamiseen että sen tarkastamiseen, että kyseinen henkilö tai hänet valtuuttanut henkilö on edellä kohdassa 1 kuvatussa roolissa suhteessa edustamaansa Taloyhtiöön.

Mikäli Käyttäjän tunnistamista ei pystytä suorittamaan vaaditulla tavalla, kirjautuminen Palveluun estyy.
 

6. Taloyhtiön ja Käyttäjän velvollisuudet ja vastuu

Käyttäjä on velvollinen käyttämään Palvelua näiden käyttöehtojen, voimassa olevan lainsäädännön, viranomaismääräysten ja Maanmittauslaitoksen antamien ohjeiden mukaisesti.

Taloyhtiön osakeluettelon ylläpidon siirrolla Maanmittauslaitokselle on edellä kohdassa 3.2 kuvattuja oikeusvaikutuksia. Kun Hyväksyjä ilmoittaa Palvelussa hyväksyvänsä osakeluettelon siirron, kysymys on Taloyhtiötä oikeudellisesti sitovasta tahdonilmaisusta.

Palvelun luotettavuutta ja turvallisuutta pyritään takaamaan mm. Käyttäjän vahvan tunnistamisen avulla. Maanmittauslaitos ei vastaa niiden laitteiden, ohjelmistojen sekä viestintä- ja tietoliikenneyhteyksien toimivuudesta ja turvallisuudesta, joilla Käyttäjä käyttää Palvelua. Palvelun muu kuin tavanomaisiin tarkoituksiin ja tavanomaisilla laitteilla, ohjelmistoilla ja yhteyksillä tapahtuva käyttö on kielletty.

Palvelusta saataviin tietoihin sisältyy henkilötietoja. Taloyhtiö ja Käyttäjä vastaavat yhteisesti siitä, että henkilötietoja käytetään vain Euroopan parlamentin ja neuvoston asetuksen (EU) N:o 2016/679 luonnollisten henkilöiden suojelusta henkilötietojen käsittelyssä sekä näiden tietojen vapaasta liikkuvuudesta ja direktiivin 95/46/EY kumoamisesta (jäljempänä ”EU:n yleinen tietosuoja-asetus”) mukaiseen hyväksyttävään tarkoitukseen. Palvelun kautta saatavat henkilötiedot on luovutettu käsiteltäviksi ainoastaan Euroopan Unionin ja Euroopan talousalueen sisällä. Maanmittauslaitos voi luovuttaa Taloyhtiölle huoneistotietojärjestelmästä henkilötietoja käsiteltäväksi Euroopan unionin alueen ja Euroopan talousalueen ulkopuolella vain, jos EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen V luvussa henkilötietojen siirtämiselle asetetut edellytykset täyttyvät. Siirtämisellä tarkoitetaan myös pääsyn mahdollistamista henkilötietoihin esimerkiksi hallinta- ja valvontayhteyden välityksellä. Lupa henkilötietojen luovuttamiseen huoneistotietojärjestelmästä Euroopan unionin alueen ja Euroopan talousalueen ulkopuolelle on haettava erikseen Maanmittauslaitokselta.

Edellä kohdan 3. perusteella Palvelusta saatavia tietoja voi käyttää ainoastaan Palvelussa näytettävien esitäytettyjen tietojen täydentämiseen, poistamiseen ja korjaamiseen sekä Palvelun kautta Maanmittauslaitokselle siirrettävien tietojen tarkistamiseen.

Edellä kohtien 4.2 ja 4.3 perusteella Palvelusta saatavia osakkaiden yhteystietoja voi tarkastella ainoastaan AsOyL 6 luvun 21 §:ssä tarkoitetun yhtiökokouskutsun ja muun osakkaalle Taloyhtiön toimesta lähetettävän tiedon toimittamista varten.

HTJL 19 §:ssä säädetään tietojen luovuttamisesta huoneistotietojärjestelmän tarkoituksiin. Sen 1 momentin mukaan huoneistotietojärjestelmän julkisia tietoja saa luovuttaa lain 2 §:ssä tarkoitettuihin tarkoituksiin. Salassa pidettäviä tietoja saa luovuttaa, jos niitä koskevasta tiedonsaantioikeudesta on laissa erikseen säädetty. Henkilötietoja saa luovuttaa vain sille, jolla on oikeus käsitellä niitä. Luovutettuja henkilötietoja saa käsitellä vain siihen tarkoitukseen, johon ne on luovutettu. Lisäksi 20 §:n 1 momentin mukaan Maanmittauslaitos päättää huoneistotietojärjestelmän tietojen luovuttamisesta. Taloyhtiöllä on oikeus saada ilman HTJL 20 §:ssä tarkoitettua käyttölupaa sellaisia tietoja, joita se tavanomaisessa toiminnassaan tarvitsee.
 
Edellä mainitusta seuraa, että Palvelusta voimassa olevan kuvauksen mukaan mahdollisesti kohdassa 4.4 tarkoitettua Taloyhtiön osakeluetteloa ja siitä saatavia tietoja saa käyttää ainoastaan HTJL 2 §:ssä tarkoitettuun Taloyhtiön hallinnon tiedonsaannin tarpeisiin Taloyhtiön tavanomaisessa toiminnassa. Taloyhtiön tavanomaisena toimintana pidetään erityisesti Taloyhtiöyhtiölle asunto-osakeyhtiölaissa säädettyjä, Taloyhtiön päätöksenteon järjestämiseen, lunastusmenettelyn toteutukseen ja juoksevaan hallintoon kuuluvia tehtäviä. Tavanomaiseen toimintaan ei lueta Taloyhtiön mahdollisesti harjoittamaa huoneiston vuokraustoimintaa, osakkaaseen kohdistettuja perintätoimenpiteitä tai huoneiston hallintaan ottamista.

Palvelusta saatavia tuotteita tai tietoja ei saa luovuttaa tai siirtää edelleen eikä hyödyntää suhteessa kolmanteen osapuoleen, ellei ole kyse AsOyL 7 luvun 27 §:ssä tarkoitetusta isännöitsijäntodistukseen sisältyvien tietojen luovuttamisesta kyseisen pykälän 1 momentissa tarkoitetuille tahoille. Palvelusta saataviin Taloyhtiön tietoihin myöskään mahdollisesti sisältyviä henkilötietoja ei saa käyttää esimerkiksi suoramarkkinointiin, mielipidetutkimukseen tai markkinatutkimukseen tai yksityisyyden suojaa loukkaavaan tekoon tai toimintaan.

Mikäli Käyttäjä käyttää Palvelua näiden käyttöehtojen vastaisesti, Maanmittauslaitos voi sulkea tai rajoittaa Palvelun käyttöä kyseiseltä Käyttäjältä tai tämän edustamalta Taloyhtiöltä joko kokonaan tai osittain.

7. Palvelun maksut

Kohdassa 3. tarkoitetut Taloyhtiön osakeluettelon ylläpidon siirtäminen Palvelun kautta ja siihen liittyvät toiminnallisuudet ovat maksuttomia keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille sekä sellaisille asunto-osakeyhtiöille, jotka siirtävät osakeluettelonsa ylläpidon Maanmittauslaitokselle HTJVpL 5 § 1 momentin tarkoittamassa määräajassa.

Jos asunto-osakeyhtiö siirtää osakeluettelonsa ylläpidon edellä mainitun määräajan jälkeen, osakeluettelon ylläpidon siirtämisestä peritään kyseiseltä Taloyhtiöltä valtion maksuperustelaissa (150/1992) tarkoitettu maksu (HTJVpL 16 § 2 mom.). Maksu perustuu kulloinkin voimassa olevaan Maanmittauslaitoksen maksuja koskevaan maa- ja metsätalousministeriön asetukseen. Osakeluettelon siirtoon liittyvät toiminnallisuudet ovat aina maksuttomia.

Kohdassa 4. tarkoitetut Taloyhtiön tavanomaiseen toimintaan liittyvät tietopalvelun toiminnallisuudet ovat maksuttomia HTJL 16 §:n 3 momentin sekä 23 §:n 2 momentin nojalla. 
 

8. Immateriaalioikeudet

Palveluun ja Palveluun sisältyviin aineistoihin liittyvät oikeudet mukaan lukien tekijänoikeudet ja muut immateriaalioikeudet kuuluvat Maanmittauslaitokselle tai kolmannelle osapuolelle. Palvelussa tai Palvelun käyttämisellä ei siirretä näitä oikeuksia osapuolten välillä.

Käyttäjällä tai hänen edustamallaan Taloyhtiöllä tai Taloyhtiön isännöintiä hoitavalla yhteisöllä, liikkeellä tai luonnollisella henkilöllä ei ole oikeutta saattaa Palvelua tai sen osaa yleisön saataville levittämällä, esittämällä tai näyttämällä se julkisesti eikä myöskään tallentaa tai valmistaa siitä kappaleita ilman Maanmittauslaitoksen etukäteen antamaa lupaa.
 

9. Henkilötietojen käsittely

Maanmittauslaitos käsittelee Palvelussa Käyttäjiä koskevia henkilötietoja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen ja muun voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti lakisääteisten viranomaistehtävien hoitamista varten. Käyttäjiä koskevia henkilötietoja käytetään Maanmittauslaitoksessa laskutukseen, viranomaisviestintään, tietojen käytön seurantaan ja valvontaan sekä teknisten virheiden selvittämiseen.

Käyttäjiä koskevat henkilötiedot ovat Huoneistotietojärjestelmän henkilötiedot ja Maanmittauslaitoksen tietojärjestelmien ja toimitilojen käyttäjien henkilötiedot -nimisten selosteiden piirissä. Nämä selosteet ovat saatavilla Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta. 

Henkilötietoja luovutetaan niitä pyytävälle taholle viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) nojalla. Henkilötiedot, muut tiedot ja asiakirjat ovat julkisia, ellei niitä ole nimenomaisesti lailla säädetty salassa pidettäväksi.  

Henkilötietoja ei luovuteta kopiona, tulosteena tai sähköisessä muodossa suoramarkkinointia tai mielipide- tai markkinatutkimusta varten, ellei luovuttamisesta tähän tarkoitukseen ole erikseen säädetty.

Maanmittauslaitos ei siirrä henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.