Usein kysyttyä osakeluettelon siirrosta

 

Yleisiä kysymyksiä

Asiointioikeudet ja valtuuttaminen siirtopalvelussa

Yhtiöjärjestyksen muutos ja osakeluettelon siirto

Keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön osakeluettelon siirto

Yhtiön perustiedot siirtopalvelussa

Alueet ja rakennukset siirtopalvelussa

Omistajien tiedot siirtopalvelussa

Siirron jälkeen

 

Yleisiä kysymyksiä


Mikä on osakeluetteloiden siirtämisen määräaika?

Taloyhtiön hallituksen on tehtävä päätös siirrosta ja siirto on tehtävä 31.12.2023 mennessä.

Pitääkö taloyhtiön hallituksen siirtopäätöksessä olla määriteltynä, milloin siirto tehdään? Jos pitää, miten tarkka aikamäärityksen pitää olla? Kuukauden kuluessa? Vuoden kuluessa?

Hallituksen päätöksessä ei tarvitse määritellä tarkkaa ajankohtaa siirrolle.

Mitä osakeluettelon siirto maksaa taloyhtiölle? 

Maanmittauslaitos ei peri osakeluettelon siirrosta maksua silloin, kun se tehdään määräajassa.

Kenellä on vastuu osakeluettelon siirrosta?

Vastuu siirrosta on taloyhtiöllä. Siirron voi tehdä isännöitsijä tai isännöitsijätoimiston valtuutettu työntekijä sekä taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Siirron tekeminen edellyttää hallituksen päätöstä.

Maanmittauslaitos ei tarkista siirrettyjä tietoja, vaan tiedot siirtyvät sellaisenaan huoneistotietojärjestelmään.

Maksaako osakeluettelo taloyhtiölle jotain?

Siirtopalvelusta haettuna osakeluettelo on taloyhtiölle maksuton, kuten myös osakkaiden yhteystiedot -lista.

Voinko tehdä osakeluettelon siirron, vaikka osakkaan osakekirja on kadonnut?

Osakekirjan mahdollinen puuttuminen ei estä osakeluettelon siirtoa.

Miten toimitaan, jos osakas on pantannut lainan vakuudeksi paperisen osakekirjan?

Osakeluettelon siirrossa ei tarvita osakekirjoja. Jos osakekirja on pankissa lainan vakuutena, pankki voi osakeluettelon siirron jälkeen hakea omistuksen rekisteröintiä osakkaan puolesta. Omistuksen rekisteröinnin yhteydessä Maanmittauslaitos mitätöi paperisen osakekirjan ja rekisteröi panttaukset.

Taloyhtiömme hallitus on päättänyt siirtää osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Kuinka siirtäminen käytännössä tehdään?

Osakeluettelo siirretään Maanmittauslaitoksen sähköisellä osakeluettelon siirtopalvelulla taloyhtiöille. Palvelu tarjoaa siirron pohjaksi esitäytettyjä tietoja taloyhtiöstä sekä osakehuoneistoista ja niiden omistajista. Siirrossa voi myös hyödyntää isännöintijärjestelmästä tuotettua siirtotiedostoa.

Jos käytössäsi on isännöintijärjestelmä, ota yhteyttä isännöitsijään. Isännöintijärjestelmän käyttäjien kannattaa tehdä osakeluettelon siirto vasta siinä vaiheessa, kun tiedonsiirto isännöintijärjestelmän ja huoneistotietojärjestelmän välillä saadaan käyttöön.

Miten toimin, jos siirtopalvelun pohjatiedoissa on virheellistä tietoa?

Korjaa virheet osakeluettelon siirrossa siten, että ne ovat voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukaiset. 

Mistä saan apua osakeluettelon siirtoon?

Tutustu kattaviin osakeluettelon siirtopalvelun ohjeisiin. Voit ottaa yhteyttä osakeluettelon siirron tukipalveluun. Siirron tuen puhelinpalvelu p. 029 530 1144 on avoinna ma–pe (arkipäivisin) klo 9–16. 

 

Asiointioikeudet ja valtuuttaminen siirtopalvelussa


Kuka voi kirjautua osakeluettelon siirtopalveluun ja tehdä osakeluettelon siirron?

Isännöitsijä ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja saavat asiointioikeuden siirtopalveluun kaupparekisteritietojen perusteella. 

Kaupparekisterissä pitää olla isännöitsijän tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtajan henkilötunnus, jotta sähköinen tunnistaminen siirtopalvelussa onnistuu. Jos henkilötunnus puuttuu, se pitää ilmoittaa PRH:n kaupparekisteriin.

Voit maksutta tarkistaa omat yritysroolisi suomi.fi:n kaupparekisteritiedoista. Jos rooleja ei löydy, tiedot on päivitettävä kaupparekisteriin.

Lue lisää pelkän henkilötunnuksen lisäämisestä PRH:n verkkosivuilta.
 
Olen taloyhtiön hallituksen jäsen ja minulla on nimenkirjoitusoikeus. Voinko tehdä osakeluettelon siirron siirtopalvelussa?

Taloyhtiön isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja voivat tehdä siirron. Hallituksen jäsenellä pitää olla suomi.fi:ssä annettu valtuutus osakeluettelon siirtoon. 

Valtuutuksen voi antaa taloyhtiön yksin nimenkirjoitusoikeudellisen henkilö (isännöitsijä, hallituksen pj) tai yhdessä useammat nimenkirjoitusoikeudelliset henkilöt (esim. kaksi hallituksen jäsentä yhdessä).

Olen taloyhtiön isännöitsijä. Miksi taloyhtiötäni ei löydy siirtopalvelusta?

Yleisin syy on se, että yhtiön kaupparekisteritiedoista puuttuu ajantasainen tieto isännöitsijästä. Voit maksutta tarkistaa omat yritysroolisi suomi.fi:n kaupparekisteritiedoista. Jos rooleja ei löydy, tiedot on päivitettävä kaupparekisteriin.

Toiseksi syynä voi olla se, että henkilötunnuksesi puuttuu kaupparekisteristä. Lue lisää pelkän henkilötunnuksen lisäämisestä PRH:n verkkosivuilta.

Jos olet vasta ilmoittanut tiedot kaupparekisteriin, tiedot eivät välttämättä ole vielä päivittyneet.

Taloyhtiössämme on isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja. Onko isännöitsijän aina tehtävä siirto, jos sellainen taloyhtiössä on, vai voiko hallituksen pj tästä huolimatta tehdä siirron?

Kumpikin voi tehdä siirron, mutta kannattaa sopia, kumpi siirron tekee, jotta ei tule yllätyksiä.

Yhtiössämme ei ole isännöitsijää. Hallituksen puheenjohtajakin muutti pois taloyhtiöstä, minkä jälkeen me osakkaat olemme hoitaneet yhdessä asioita. Olemme kaikki hallituksessa. Voiko meistä kuka tahansa (parhaiten osaava) tehdä osakeluettelon siirron?

Ei voi. Taloyhtiönne on ensin valittava hallituksen puheenjohtaja ja tehtävä ilmoitus kaupparekisteriin. Rekisteröintimerkinnän jälkeen hallituksen puheenjohtaja voi tehdä siirron.

Olen oman taloyhtiöni ainoa hallituksen jäsen. Meillä ei ole hallituksen puheenjohtajaa eikä isännöitsijää. Miksi en voinutkaan tehdä osakeluettelon siirtoa palvelussanne? 

Sinulla ei ole oikeutta tehdä siirtoa hallituksen jäsenen ominaisuudessa. Sinun on ensin taloyhtiön puolesta valtuutettava itsesi suomi.fi-palvelussa tekemään siirto. Lue lisää tämän sivun kohdasta Valtuuttaminen taloyhtiön puolesta.

Kaupparekisteriin merkitty henkilö toimi isännöitsijänä viisi vuotta sitten. Sen jälkeen muutosta ei ole tehty. Voiko nykyinen, todellinen isännöitsijä mitenkään tehdä osakeluettelon siirron, jos hallitus niin päättää kokouksessaan?

Hallituksen valitsema nykyinen isännöitsijä on ilmoitettava kaupparekisteriin, jotta isännöitsijä saa asiointioikeuden siirtopalveluun. Tämän jälkeen hän voi tehdä siirron. 
Jos taloyhtiöllä on kaupparekisteriin merkitty hallituksen puheenjohtaja, myös hän voi tehdä siirron.

Olemme viiden huoneiston taloyhtiö. Isännöintiä hoitaa pieni yritys, jolla on isännöintijärjestelmä. Tulossa on yhden osakehuoneiston hankala ja riitaisa perinnönjako ja haluaisimme, että Maanmittauslaitos selvittää sen. Pitääkö meidän odottaa isännöintijärjestelmän rajapintapalvelun tuloa vai voiko isännöitsijä tehdä siirron jo nyt?

Taloyhtiön isännöintiä hoitava yritys voi taloyhtiön hallituksen päätöksen mukaisesti siirtää osakeluettelon jo ennen isännöintijärjestelmän kytkemistä rajapintapalvelun avulla huoneistotietojärjestelmään. 
Tällöin on kuitenkin huomioitava, ettei tietopalvelu huoneistotietojärjestelmästä toimi suoraan isännöintijärjestelmään esim. omistajavaihdosten osalta. Tietojen päivittäminen on tehtävä käsin isännöintijärjestelmään osakeluettelon siirron ja rajapintapalvelun käyttöönoton välisenä aikana.  

Pitääkö minulla olla pankkitunnukset, että voin kirjautua osakeluettelon siirtopalveluun? Vaatiiko palvelu vahvaa tunnistautumista?

Palvelussa voi tunnistautua käyttämällä henkilökohtaisia pankkitunnisteita, Digi- ja väestötietoviraston myöntämää varmennekorttia tai mobiilivarmennetta. 

Mitä teen, jos en pääse osakeluettelon siirtopalveluun tai valtuuttamaan toista henkilöä tekemään puolestani osakeluettelon siirtoa?  

Voit valtuuttaa virkailijavaltuuttamispalvelun avulla toisen henkilön tekemään osakeluettelon siirron puolestasi. Allekirjoitettu valtuushakemus liitteineen on toimitettava Verohallintoon, jossa virkailija tekee valtuuttamisen puolestasi. 

Lue lisää virkailijavaltuuttamispalvelusta suomi.fi-ohjeesta.

Kuka voi antaa valtuuden?

Taloyhtiön kaupparekisteriin merkitty nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö (yleensä isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja) voi suomi.fi-valtuudet-palvelussa valtuuttaa esim. isännöintiyrityksen henkilökuntaan kuuluvan henkilön tekemään osakeluettelon siirron taloyhtiön edustajana. Valtuutus annetaan määräajaksi. 

Lue lisää yhtiön puolesta valtuuttamisesta suomi.fi-ohjeesta.

Miten teen valtuutuksen?

Tee valtuutus suomi.fi-valtuudet-palvelussa. Valtuusasia osakeluettelon siirtoon on nimeltään "Taloyhtiön osakeluettelon tietojen käsittely ja siirron hyväksyminen". 

Tällä valtuudella valtuutettu voi taloyhtiön puolesta tarkistaa ja muokata taloyhtiön osakeluettelon tietoja ja hyväksyä osakeluettelon ylläpidon siirtämisen huoneistotietojärjestelmään.

Olen pienen taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Voinko valtuuttaa sukulaislapseni tekemään osakeluettelon siirron vai pitääkö siirtäjän olla osakas?

Jos sinulla on kaupparekisteriin merkitty nimenkirjoitusoikeus, voit valtuuttaa suomi.fi:ssä sukulaislapsesi tekemään osakeluettelon siirron. Hallitus kuitenkin vastaa annettujen tietojen oikeellisuudesta, vaikka siirtäjä ei olisikaan taloyhtiön osakas. 

Olen hallituksen puheenjohtaja. Haluaisin valtuuttaa toisen henkilön tekemään osakeluettelon siirron. Toimitanko valtakirjan Maanmittauslaitokselle?

Valtakirjaa ei voi toimittaa Maanmittauslaitokselle, vaan valtuutus on tehtävä suomi.fi-valtuudet-palvelussa

 

Yhtiöjärjestyksen muutos ja osakeluettelon siirto


Onko vanha yhtiöjärjestystä pakko päivittää, jos kaikki osakeryhmätiedot ovat ajan tasalla? 

Osakeluettelon siirron takia yhtiöjärjestystä ei tarvitse muuttaa, jos yhtiöjärjestys on ajantasainen.

Tuleeko yhtiöjärjestyksen olla päivitetty kaikilta osin? Eikö siirto onnistu, jos siinä on jotain vanhan lain mukaista tietoa, esim. yhtiökokouksen kutsuajoista, ulkomaalaislauseke tai muuta vastaavaa?

Yhtiöjärjestystä ei tarvitse päivittää kohtien takia, jotka ovat vanhentuneet lakimuutosten myötä. Jos yhtiöjärjestys on hyvin vanha, se kyllä kannattaa katsoa läpi, onko siellä muuta muutettavaa. Olennaista on, että yhtiöjärjestys on huoneistoselitelmän osalta oikein.

Pitääkö yhtiöjärjestys muuttaa uuteen sähköiseen muotoon ennen siirtämistä huoneistotietojärjestelmään?

Asunto-osakeyhtiön ei tarvitse muuttaa yhtiöjärjestystä sähköiseen muotoon PRH:n palvelussa, jos yhtiöjärjestys on ajantasainen.

Kumpi tehdään ensin, yhtiöjärjestyksen muutos vai osakeluettelon siirto? Aiomme  tehdä yhtiöjärjestyksen muutoksen, jossa taloyhtiön hallinnassa olevasta ns. talonmiehen asunnosta tulee osakehuoneisto.

Tee ensin yhtiöjärjestyksen muutos PRH:n muutospalvelussa sähköisesti ja odota, että muutos on rekisteröity. Sen jälkeen voit tehdä osakeluettelon siirron.

Miten toimin, jos yhtiöjärjestys ei ole ajan tasalla?

Jos yhtiöjärjestys ei ole ajan tasalla, tee yhtiöjärjestyksen muutos Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa ja keskeytä siirron tekeminen osakeluettelon siirtopalvelussa.

 

Keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön osakeluettelon siirto


Miksi keskinäistä kiinteistöosakeyhtiötäni ei löydy siirtopalvelusta?

Vanha keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö on kaupparekisterissä yhtiömuodoltaan osakeyhtiö. Yhtiön täytyy ensiksi tehdä PRH:n muutospalvelussa oikeudellisen muodon muutos keskinäiseksi kiinteistöosakeyhtiöksi, ottaa yhtiöjärjestykseen määräys kuulumisesta huoneistotietojärjestelmään sekä antaa huoneistoselitelmän tiedot rakenteisessa muodossa. Vasta kun muutos on rekisteröity kaupparekisterissä, taloyhtiön tiedot löytyvät siirtopalvelusta ja voit lisätä rajoitukset ja osakkeiden omistajat. Huoneistoselitelmän tietoja ei tarvitse (eikä voi) enää muuttaa.

Onko keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön pakko siirtää osakeluettelo?

Ei ole. Keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö voi halutessaan liittyä huoneistotietojärjestelmään ja siirtää osakeluettelon. Lue lisää Keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt -sivulta.

 

Yhtiön perustiedot siirtopalvelussa


Jos kaikilla osakeryhmillä ei ole painettua osakekirjaa, kumman vaihtoehdon (kyllä/ei) valitsen kohdassa "Osakkeista on annettu osakekirjat / väliaikaistodistukset"?

Valitse vaihtoehto kyllä.

 

Alueet ja rakennukset siirtopalvelussa


Mitkä rakennukset ilmoitetaan palvelussa? Jätekatos, autokatos, varastot?

Osakeluettelon siirtopalvelussa ilmoitetaan yhtiöjärjestyksessä olevat rakennukset, joihin kohdistuu osakeryhmiä. Jos rakennukset ovat taloyhtiön hallinnassa eikä niihin kohdistu osakeryhmiä, niitä ei ilmoiteta siirtopalvelussa.

 

Omistajien tiedot siirtopalvelussa


Jos taloyhtiöllä tai isännöitsijällä ei ole tietoa osakehuoneiston todellisesta omistajasta, mitä tietoja huoneistotietojärjestelmään viedään? 

Tässä tapauksessa isännöitsijä tai taloyhtiö vie huoneistotietojärjestelmään osakeluettelossa olevan viimeisen tiedon omistajasta. Taloyhtiön ei esimerkiksi tarvitse lähteä selvittämään epäselviä perintöoikeudellisia saantoja. Omistaja selvitetään sähköisen omistuksen rekisteröinnin yhteydessä.

Jos osakkeenomistajaa ei ole voitu merkitä osakeluetteloon (hän kyllä maksaa vastikkeet yms.), koska hän ei toimita kauppakirjaa, kenet merkitään siirrossa omistajaksi? 

Omistajaksi ilmoitetaan osakeluettelossa oleva omistaja. Kun uusi omistaja myöhemmin hakee sähköistä omistuksen rekisteröintiä, hänen on esitettävä saannostaan esim. kauppakirja osakeluetteloon merkityltä vanhalta omistajalta.

Jos osakkeenomistajaa ei ole voitu merkitä osakeluetteloon, koska hän ei ole toimittanut aikanaan varainsiirtoselvitystä, mitä nyt teen? Voinko ilmoittaa hänet omistajana siirrossa? 

Varainsiirtovero on vanhentunut, jos asunto-osakkeen kaupat on tehty viimeistään 31.10.2014 (veron eräpäivä olisi ollut 31.12.2014). Tällöin voit ilmoittaa omistajan osakeluettelon siirrossa.

Jos omistajanvaihdos on tapahtunut em. ajankohdan jälkeen, osakkaan on toimitettava varainsiirtoveroilmoitus, jotta hänet voidaan merkitä osakeluetteloon ennen siirtoa. Ellei näin tapahdu, ilmoita siirrossa osakeluetteloon merkitty (aiempi) omistaja.

Jos taloyhtiö tai isännöitsijä tietää, että osakehuoneistolla on jo uusi omistaja, joka ei kuitenkaan ole vielä osakeluettelossa, kenet ilmoitetaan omistajaksi osakeluettelon siirrossa?

Omistajaksi ilmoitetaan osakeluettelossa oleva omistaja. Kun uusi omistaja myöhemmin hakee sähköistä omistuksen rekisteröintiä, hänen on esitettävä saannostaan esim. kauppakirja osakeluetteloon merkityltä vanhalta omistajalta.

Jos kuolinpesät eivät ole toimittaneet esim. perukirjaa tai vastaavia asiakirjoja, tuleeko isännöitsijätoimiston sitä vaatia, jotta osakeluettelon mukainen siirto voidaan toteuttaa?

Jos omistaja on kuollut, osakeluettelon siirtopalvelussa ilmoitetaan henkilön nimi ja syntymäaika, jolloin palvelu hakee henkilön tiedot väestötietojärjestelmästä. Siirrossa ei ilmoiteta omistajaksi kuolinpesää.

Miten tulee toimia, jos osakeluettelossa ei ole osakkaan syntymäaikaa?

Selvitä syntymäaika ennen osakeluettelon siirtoa. Tieto on ollut pakollinen osakeluettelossa jo ennen huoneistotietojärjestelmää.

 

Siirron jälkeen


Saanko tiedon sähköpostiini osakeluettelon siirron onnistumisesta?

Osakeluettelon siirrosta ei lähetetä erillistä viestiä sähköpostiin. Tieto siirron onnistumisesta näkyy siirtopalvelussa.

Milloin huoneiston omistajan on haettava sähköistä omistuksen rekisteröintiä?

Omistuksen rekisteröintiä on haettava kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. Pakollista omistuksen rekisteröinti on silloin, kun osakehuoneisto vaihtaa ensimmäisen kerran omistajaa osakeluettelon siirron jälkeen.