Usein kysyttyä osakeluettelon siirrosta

 

Yleisiä kysymyksiä

Asiointioikeudet siirtopalvelussa

Valtuuttaminen taloyhtiön puolesta

 

Yleisiä kysymyksiä


Mikä on osakeluetteloiden siirtämisen määräaika?

Siirto on tehtävä 31.12.2022 mennessä.

Kenellä on vastuu osakeluettelon siirrosta?

Vastuu siirrosta on taloyhtiöllä. Siirron voi tehdä isännöitsijä tai isännöitsijätoimiston valtuutettu työntekijä sekä taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Siirron tekeminen edellyttää hallituksen päätöstä.

Maanmittauslaitos ei tarkista siirrettyjä tietoja, vaan tiedot siirtyvät sellaisenaan huoneistotietojärjestelmään.

Maksaako osakeluettelo taloyhtiölle jotain?

Siirtopalvelusta haettuna osakeluettelo on taloyhtiölle maksuton, kuten myös osakkaiden yhteystiedot -lista.

Voinko tehdä osakeluettelon siirron, vaikka osakkaan osakekirja on kadonnut?

Osakekirjan mahdollinen puuttuminen ei estä osakeluettelon siirtoa.

Taloyhtiömme hallitus on päättänyt siirtää osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Kuinka siirtäminen käytännössä tehdään?

Vuonna 2020 otettiin käyttöön sähköinen osakeluettelon siirtopalvelu taloyhtiöille. Palvelu tarjoaa siirron pohjaksi esitäytettyjä tietoja taloyhtiöstä sekä osakehuoneistoista ja niiden omistajista. Taloyhtiöiden, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää tai jotka muutoin ovat pienehköjä, kannattaa tehdä siirto siirtopalvelun kautta.

Jos taloyhtiössäsi on käytössä isännöintijärjestelmä, isännöintijärjestelmien tietoja voidaan hyödyntää osakeluettelon siirrossa. Näiden taloyhtiöiden osalta on järkevää aloittaa osakeluetteloiden siirrot vasta silloin, kun osakeluettelon tiedot voidaan siirtää koneellisesti isännöintijärjestelmästä huoneistotietojärjestelmään. Tällöin myös tietopalvelu huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään voidaan ottaa käyttöön.

Mitkä taloyhtiöt näkyvät siirtopalvelussa?

Osakeluettelon siirtopalvelussa sinulle näkyvät vain yhtiöt, joiden yhtiömuoto on asunto-osakeyhtiö tai keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö. Jos haluat siirtää osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, tulee sinun tehdä ensin yritysmuodon muutos Patentti- ja rekisterihallituksen muutospalvelussa. Tämän jälkeen voit syöttää yhtiöjärjestyksen sähköisessä muodossa.

Tällöin tiedot saa automaattisesti kaupparekisteriin rekisteröinnin yhteydessä myös osakeluettelon siirtopalveluun. Lisää tietoa yhtiön yritysmuodon muuttamisesta löydät Patentti- ja Rekisterihallituksen sivuilta.

Jos taloyhtiöllä tai isännöitsijällä ei ole tietoa osakehuoneiston todellisesta omistajasta, mitä tietoja huoneistotietojärjestelmään viedään? 

Tässä tapauksessa isännöitsijä tai taloyhtiö vie huoneistotietojärjestelmään osakeluettelossa olevan viimeisen tiedon omistajasta. Taloyhtiön ei esimerkiksi tarvitse lähteä selvittämään epäselviä perintöoikeudellisia saantoja. Omistaja selvitetään sähköisen omistuksen rekisteröinnin yhteydessä.

Jos taloyhtiö tai isännöitsijä tietää, että osakehuoneistolla on jo uusi omistaja, joka ei kuitenkaan ole vielä osakeluettelossa, kenet ilmoitetaan omistajaksi osakeluettelon siirrossa?

Omistajaksi ilmoitetaan osakeluettelossa oleva omistaja. Kun uusi omistaja myöhemmin hakee sähköistä omistuksen rekisteröintiä, hänen on esitettävä saannostaan esim. kauppakirja osakeluetteloon merkityltä vanhalta omistajalta.

Jaoimme vanhan keskinäisen kiinteistöosakeyhtiömme kahdeksi: toinen rakennus jäi vanhalle yhtiölle ja toinen meni uuteen yhtiöön, jonka perustimme jakautumisen yhteydessä. Kumpaakaan yhtiötä ei löydy siirtopalvelusta. Miksi ei?

Uuden, jakautumisen yhteydessä perustetun yhtiön tiedot tulevat suoraan huoneistotietojärjestelmään ja siirtopalveluun, kun ne on annettu Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa rakenteisessa muodossa. Osakeluetteloa ei tässä tapauksessa siirretä, mutta taloyhtiön isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja voivat katsella siirtopalvelusta osakeluettelon tietoja.

Vanhan yhtiön pitää ensiksi tehdä yhtiömuodon muutos keskinäiseksi kiinteistöosakeyhtiöksi, ottaa määräys huoneistotietojärjestelmään kuulumisesta yhtiöjärjestykseen ja lopuksi antaa tiedot rakenteisessa muodossa Patentti- ja rekisterihallituksen muutospalvelussa.

Rekisteröinnin jälkeen tiedot ovat siirtopalvelussa ja voit tehdä siirron.

Mistä saan apua osakeluettelon siirtoon?

Tutustu kattaviin osakeluettelon siirtopalvelun ohjeisiin. Voit ottaa yhteyttä osakeluettelon siirron tukipalveluun. Siirron tuen puhelinpalvelu p. 029 530 1144 on avoinna ma–pe (arkipäivisin) klo 9–16. 

Asiointioikeudet siirtopalvelussa


Kuka voi kirjautua osakeluettelon siirtopalveluun ja tehdä osakeluettelon siirron?

Isännöitsijä ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja saavat asiointioikeuden siirtopalveluun kaupparekisteritietojen perusteella. 

Kaupparekisterissä pitää olla isännöitsijän tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtajan henkilötunnus, jotta sähköinen tunnistaminen siirtopalvelussa onnistuu. Jos henkilötunnus puuttuu, se pitää ilmoittaa PRH:n kaupparekisteriin.

Voit maksutta tarkistaa omat yritysroolisi suomi.fi:n kaupparekisteritiedoista. Jos rooleja ei löydy, tiedot on päivitettävä kaupparekisteriin.

Lue lisää pelkän henkilötunnuksen lisäämisestä PRH:n verkkosivuilta.
 
Olen taloyhtiön hallituksen jäsen ja minulla on nimenkirjoitusoikeus. Voinko tehdä osakeluettelon siirron siirtopalvelussa?

Taloyhtiön isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja voivat tehdä siirron. Hallituksen jäsenellä pitää olla suomi.fi:ssä annettu valtuutus osakeluettelon siirtoon. 

Valtuutuksen voi antaa taloyhtiön yksin nimenkirjoitusoikeudellisen henkilö (isännöitsijä, hallituksen pj) tai yhdessä useammat nimenkirjoitusoikeudelliset henkilöt (esim. kaksi hallituksen jäsentä yhdessä).

Olen taloyhtiön isännöitsijä. Miksi taloyhtiötäni ei löydy siirtopalvelusta?

Yleisin syy on se, että yhtiön kaupparekisteritiedoista puuttuu ajantasainen tieto isännöitsijästä. Voit maksutta tarkistaa omat yritysroolisi suomi.fi:n kaupparekisteritiedoista. Jos rooleja ei löydy, tiedot on päivitettävä kaupparekisteriin.

Toiseksi syynä voi olla se, että henkilötunnuksesi puuttuu kaupparekisteristä. Lue lisää pelkän henkilötunnuksen lisäämisestä PRH:n verkkosivuilta.

Jos olet vasta ilmoittanut tiedot kaupparekisteriin, tiedot eivät välttämättä ole vielä päivittyneet.

Taloyhtiössämme on isännöitsijä ja hallituksen puheenjohtaja. Onko isännöitsijän aina tehtävä siirto, jos sellainen taloyhtiössä on, vai voiko hallituksen pj tästä huolimatta tehdä siirron?

Kumpikin voi tehdä siirron, mutta kannattaa sopia, kumpi siirron tekee, jotta ei tule yllätyksiä.

Yhtiössämme ei ole isännöitsijää. Hallituksen puheenjohtajakin muutti pois taloyhtiöstä, minkä jälkeen me osakkaat olemme hoitaneet yhdessä asioita. Olemme kaikki hallituksessa. Voiko meistä kuka tahansa (parhaiten osaava) tehdä osakeluettelon siirron?

Ei voi. Taloyhtiönne on ensin valittava hallituksen puheenjohtaja ja tehtävä ilmoitus kaupparekisteriin. Rekisteröintimerkinnän jälkeen hallituksen puheenjohtaja voi tehdä siirron.

Olen oman taloyhtiöni ainoa hallituksen jäsen. Meillä ei ole hallituksen puheenjohtajaa eikä isännöitsijää. Miksi en voinutkaan tehdä osakeluettelon siirtoa palvelussanne? 

Sinulla ei ole oikeutta tehdä siirtoa hallituksen jäsenen ominaisuudessa. Sinun on ensin taloyhtiön puolesta valtuutettava itsesi suomi.fi-palvelussa tekemään siirto. Lue lisää tämän sivun kohdasta Valtuuttaminen taloyhtiön puolesta.

Kaupparekisteriin merkitty henkilö toimi isännöitsijänä viisi vuotta sitten. Sen jälkeen muutosta ei ole tehty. Voiko nykyinen, todellinen isännöitsijä mitenkään tehdä osakeluettelon siirron, jos hallitus niin päättää kokouksessaan?

Hallituksen valitsema nykyinen isännöitsijä on ilmoitettava kaupparekisteriin, jotta isännöitsijä saa asiointioikeuden siirtopalveluun. Tämän jälkeen hän voi tehdä siirron. 
Jos taloyhtiöllä on kaupparekisteriin merkitty hallituksen puheenjohtaja, myös hän voi tehdä siirron.

Olemme viiden huoneiston taloyhtiö. Isännöintiä hoitaa pieni yritys, jolla on isännöintijärjestelmä. Tulossa on yhden osakehuoneiston hankala ja riitaisa perinnönjako ja haluaisimme, että Maanmittauslaitos selvittää sen. Pitääkö meidän odottaa isännöintijärjestelmän rajapintapalvelun tuloa vai voiko isännöitsijä tehdä siirron jo nyt?

Taloyhtiön isännöintiä hoitava yritys voi taloyhtiön hallituksen päätöksen mukaisesti siirtää osakeluettelon jo ennen isännöintijärjestelmän kytkemistä rajapintapalvelun avulla huoneistotietojärjestelmään. 
Tällöin on kuitenkin huomioitava, ettei tietopalvelu huoneistotietojärjestelmästä toimi suoraan isännöintijärjestelmään esim. omistajavaihdosten osalta. Tietojen päivittäminen on tehtävä käsin isännöintijärjestelmään osakeluettelon siirron ja rajapintapalvelun käyttöönoton välisenä aikana.  

Pitääkö minulla olla pankkitunnukset, että voin kirjautua osakeluettelon siirtopalveluun? Vaatiiko palvelu vahvaa tunnistautumista?

Palvelussa voi tunnistautua käyttämällä henkilökohtaisia pankkitunnisteita, Digi- ja väestötietoviraston myöntämää varmennekorttia tai mobiilivarmennetta. 

Mitä teen, jos en pääse osakeluettelon siirtopalveluun tai valtuuttamaan toista henkilöä tekemään puolestani osakeluettelon siirtoa?  

Voit valtuuttaa virkailijavaltuuttamispalvelun avulla toisen henkilön tekemään osakeluettelon siirron puolestasi. Allekirjoitettu valtuushakemus liitteineen on toimitettava Verohallintoon, jossa virkailija tekee valtuuttamisen puolestasi. 

Lue lisää virkailijavaltuuttamispalvelusta suomi.fi-ohjeesta.

Voinko käyttää Katso-tunnistetta palveluun kirjautumiseen?

Katso-tunnistetta ei voi hyödyntää osakeluettelon siirtopalvelussa. Viranomaispalveluissa laajasti käytössä oleva Katso-palvelu poistuu käytöstä vuoden 2020 loppuun mennessä. Palvelun toiminta korvataan suomi.fi-tunnistuksella ja -valtuuksilla. 

Valtuuttaminen taloyhtiön puolesta


Kuka voi antaa valtuuden?

Taloyhtiön kaupparekisteriin merkitty nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö (yleensä isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja) voi suomi.fi-valtuudet-palvelussa valtuuttaa esim. isännöintiyrityksen henkilökuntaan kuuluvan henkilön tekemään osakeluettelon siirron taloyhtiön edustajana. Valtuutus annetaan määräajaksi. 

Lue lisää yhtiön puolesta valtuuttamisesta suomi.fi-ohjeesta.

Miten teen valtuutuksen?

Tee valtuutus suomi.fi-valtuudet-palvelussa. Valtuusasia osakeluettelon siirtoon on nimeltään "Taloyhtiön osakeluettelon tietojen käsittely ja siirron hyväksyminen". 

Tällä valtuudella valtuutettu voi taloyhtiön puolesta tarkistaa ja muokata taloyhtiön osakeluettelon tietoja ja hyväksyä osakeluettelon ylläpidon siirtämisen huoneistotietojärjestelmään.

Olen pienen taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Voinko valtuuttaa sukulaislapseni tekemään osakeluettelon siirron vai pitääkö siirtäjän olla osakas?

Jos sinulla on kaupparekisteriin merkitty nimenkirjoitusoikeus, voit valtuuttaa suomi.fi:ssä sukulaislapsesi tekemään osakeluettelon siirron. Hallitus kuitenkin vastaa annettujen tietojen oikeellisuudesta, vaikka siirtäjä ei olisikaan taloyhtiön osakas. 

Olen hallituksen puheenjohtaja. Haluaisin valtuuttaa toisen henkilön tekemään osakeluettelon siirron. Toimitanko valtakirjan Maanmittauslaitokselle?

Valtakirjaa ei voi toimittaa Maanmittauslaitokselle, vaan valtuutus on tehtävä suomi.fi-valtuudet-palvelussa