Bostadsbolags och disponenters behörigheter

Överföring av aktieböckerna och användning av de avgiftsfria informationstjänsterna för husbolagen förutsätter att användarna identifieras och deras behörighet kontrolleras.
 
Identifieringen sker i tjänsten suomi.fi-identifikation med stark autentisering. För det krävs ett personkort som beviljats av Befolkningsregistercentralen, ett mobilcertifikat eller personliga bankkoder.
 
Tjänsten Suomi.fi-identifikation är kopplad till Patent- och registerstyrelsens handelsregister. När användaren identifierar sig hämtas från handelsregistret information om i vilka bolag hen är registrerad som till exempel disponent eller styrelseordförande. Disponenten eller styrelseordföranden ges då direkt behörighet till bostadsdatasystemet och  kan utifrån uppgifterna i handelsregistret
  • föra över aktieboken
  • godkänna överföring av aktieboken
  • ladda avgiftsfritt ned uppgifter om det egna husbolaget.
I större disponentföretag kan disponenten behöva delegera uppgifter till företagets byråpersonal, som i praktiken sköter upp- och nedladdningen av data mellan fastighetsförvaltningssystemet och bostadsdatasystemet. I sådana fall kan den disponent som antecknats i handelsregistret ge fullmakter till byråanställda via tjänsten suomi.fi-fullmakter. Fullmakterna är tidsbegränsade.
 
I tjänsten suomi.fi-fullmakter har fastställts skilda roller för överföring av aktieböcker och användning av informationstjänster. En testversion av tjänsten (på finska) finns på https://valtuusrekisteri.beta.suomi.fi.
 
Husbolagen ska se till att uppgifterna i handelsregistret och fullmakterna är i skick i god tid innan de för över förvaltningen av aktieböckerna till bostadsdatasystemet. Samtidigt kan de gärna foga till kontaktuppgifterna en e-postadress till vilken information gällande husbolaget kan skickas. 

Uppgiftslista för disponentföretag

  • Se till att handelsregisteruppgifterna är i skick.
  • Organisera överföringen av aktieböckerna.
    • ​​Ge gärna uppgiften till ett särskilt team som gör överföringarna för alla de husbolag som företaget förvaltar.
  • Se till att de personer som deltar i överföringen av aktieböckerna har de fullmakter som de behöver.
  • Organisera användningen av informationstjänsterna i bostadsdatasystemet.
  • Se till att de som använder informationstjänsterna har de fullmakter som de behöver.
Vid disponentbyte raderas de fullmakter som givits av den tidigare disponenten inte automatiskt från tjänsten, utan de måste hanteras separat.