Taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden asiointivaltuudet

Osakeluettelon siirto sekä taloyhtiön käyttämät maksuttomat tietopalvelut edellyttävät käyttäjien tunnistamista sekä asiointivaltuuden toteamista. 
 
Tunnistuspalveluna käytetään suomi.fi-tunnistuspalvelua. Palvelun avulla käyttäjä voi tunnistautua vahvalla tunnistautumismenetelmällä. Palvelussa voi tunnistautua käyttämällä VRK:n varmennekorttia, mobiilivarmennetta tai henkilökohtaisia pankkitunnisteita. 
 
Suomi.fi-tunnistuspalvelulla on yhteys Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteriin. Tunnistamisen yhteydessä kaupparekisteristä haetaan tieto siitä, missä yhtiöissä tunnistautunut käyttäjä on esimerkiksi isännöitsijänä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtajana. Isännöitsijä ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja saavat suoraan asiointivaltuuden huoneistotietojärjestelmään eli he voivat tehdä suoraan kauppa-rekisteritietojen perusteella 
  • osakeluettelon siirron;
  • osakeluettelon siirron hyväksymisen; sekä 
  • hakea tietopalveluista omaa taloyhtiötä koskevia tietoja maksutta.
Suuremmissa isännöintiyrityksissä on tarve delegoida tehtäviä isännöitsijältä isännöintiyrityksen toimistohenkilökunnalle, joka hoitaa käytännössä tietojen vientiä ja hakua isännöintijärjestelmän ja huoneistotietojärjestelmän välillä. Tällöin taloyhtiön kaupparekisteriin merkitty isännöitsijä voi valtuuttaa toimistohenkilökuntaansa suomi.fi-valtuudet -palvelussa. Valtuutus annetaan määräajaksi.
 
Suomi.fi-valtuudet -palveluun on määritelty omat roolinsa osakeluettelon siirtoa sekä tietopalvelua varten. Palvelun käyttöä voi kokeilla testipalvelussa osoitteessa https://valtuusrekisteri.beta.suomi.fi
 
Sekä kaupparekisteritiedot että valtuutustiedot on syytä laittaa kuntoon hyvissä ajoin ennen kuin taloyhtiö siirtää osakeluettelonsa ylläpidon huoneistotietojärjestelmään. Samassa yhteydessä yhteystietoihin kannattaa lisätä sähköpostiosoite, johon taloyhtiötä koskevat tiedot halutaan toimitettavan. 

Asiointivaltuuksien tehtävälista isännöintiyritykselle

  • kaupparekisteritiedot kuntoon
  • osakeluetteloiden siirron organisointi
    • kannattanee muodostaa tähän tehtävään oma ryhmänsä, joka tekee siirrot kaikkien isännöintiyrityksen taloyhtiöiden osalta
  • osakeluettelon siirtoon osallistuvan henkilöstön valtuutukset kuntoon
  • huoneistotietojärjestelmän tietopalveluiden käytön organisointi
  • tietopalveluiden käyttäjien valtuutukset kuntoon
Isännöitsijän vaihtuessa edellisen isännöitsijän tekemät valtuutukset eivät poistu automaattisesti palvelusta, vaan ne täytyy käsitellä erikseen. 
 
Huom., valtuutusta ei voida tehdä toistaiseksi suomi.fi-valtuudet -palvelussa, mikäli yhtiön nimenkirjoitusoikeutta ei ole isännöitsijällä yksin. Tällaisenkin yhtiön osalta osakeluettelon siirron voi tehdä kaupparekisteriin merkitty isännöitsijä sekä taloyhtiön puheenjohtaja.