Tietoa taloyhtiön yhtiökokoukseen
Tätä materiaalia voi käyttää taloyhtiön yhtiökokouksen oheismateriaalina. Huoneiston omistajalle tarkoitettuja esitteitä voi myös tulostaa taloyhtiön ilmoitustaululle tai yhtiökokoukseen jaettavaksi.
Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä järjestelmä, joka otettiin käyttöön vuoden 2019 alusta. Huoneistotietojärjestelmään kootaan vaiheittain tiedot taloyhtiöistä ja osakehuoneistoista sekä niiden omistajista, panttauksista ja rajoituksista. Vuonna 2019 ja sen jälkeen perustetut taloyhtiöt perustetaan suoraan huoneistotietojärjestelmään. Yhtiön osakeluetteloa ylläpidetään perustamisesta lähtien sähköisesti huoneistotietojärjestelmässä, eikä paperisia osakekirjoja enää paineta.
Mitä taloyhtiön pitää tehdä?
Ennen 1.1.2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelonsa ylläpito huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Vanhoille keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille huoneistotietojärjestelmään siirtyminen on vapaaehtoista.
Ensimmäisenä taloyhtiön hallituksen pitää tehdä päätös osakeluettelon siirrosta Maanmittauslaitokselle. Ennen siirron aloittamista tulee huolehtia, että osakeluettelon tiedot ovat ajan tasalla. Lisäksi tulee varmistaa, että osakeluettelo on voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen ja tehdä tarvittaessa yhtiöjärjestyksen muutos Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) palvelussa.
Katso tarkempi listaus huoneistotietojärjestelmään ilmoitettavista tiedoista
Vuoden 2019 alusta lukien isännöitsijäntodistukseen on pitänyt merkitä tieto siitä, kuuluuko yhtiö huoneistotietojärjestelmään. Lisäksi isännöitsijäntodistukseen on merkittävä tieto siitä, onko huoneistotietojärjestelmään merkitty sen osakeryhmän omistus, josta isännöitsijäntodistus annetaan.
Miten osakeluettelo siirretään?
Osakeluettelo siirretään Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelun avulla. Jos taloyhtiöllä on isännöitsijä, hallitus ja isännöitsijä sopivat siirron toteutuksesta.
Jos taloyhtiön tietoja ylläpidetään isännöintijärjestelmässä, taloyhtiön tiedot on mahdollista tuoda isännöintijärjestelmästä siirtotiedoston avulla osakeluettelon siirtopalveluun. Osakeluettelon siirrosta kannattaa olla yhteydessä isännöintijärjestelmätoimittajaan.
Osakeluettelon voi siirtää henkilö, joka on kaupparekisterin tietojen mukaan taloyhtiön isännöitsijä, hallituksen puheenjohtaja tai henkilö, jolle on suomi.fi palvelussa annettu valtuutus siirron tekemiseen. Tämän vuoksi kannattaa tarkastaa, että taloyhtiön tiedot ovat ajan tasalla kaupparekisterissä. Maanmittauslaitos käyttää kaupparekisterin yhteystietoja myös, kun se ilmoittaa taloyhtiölle omistuksen rekisteröinnistä huoneistotietojärjestelmään.
Siirron jälkeen
Taloyhtiön on ilmoitettava osakeluettelon siirrosta osakkaille samalla tavalla kuin kutsu yhtiökokoukseen toimitetaan.
Siirron jälkeen taloyhtiön ei tarvitse enää ylläpitää osakeluetteloa eikä selvittää omistajavaihdoksia.
Taloyhtiö saa jatkossa tiedot Maanmittauslaitoksen ylläpitämästä huoneistotietojärjestelmästä.
Siirron jälkeen taloyhtiö voi hakea ajantasaisen osakeluettelon sekä osakkaiden yhteystiedot maksutta osakeluettelon siirtopalvelusta. Jos taloyhtiöllä on käytössä isännöintijärjestelmä, nämä tiedot on mahdollista saada suoraan isännöintijärjestelmän käyttöön Maanmittauslaitoksen tarjoaman rajapintapalvelun kautta.
Osakeluettelon siirron jälkeen jokaisen osakkaan tulee hakea osakehuoneistonsa omistuksen rekisteröintiä huoneistotietojärjestelmään. Rekisteröinnin yhteydessä Maanmittauslaitos mitätöi paperisen osakekirjan. Omistuksen rekisteröintiä tulee hakea 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. Jos osakehuoneiston omistaja vaihtuu osakeluettelon siirron jälkeen, uuden osakkaan tulee hakea omistuksen rekisteröintiä kahden kuukauden sisällä omistuksen vaihtumisesta.