Huoneistotietojärjestelmän palvelut isännöitsijöiden käytettävissä
Huoneistotietojärjestelmän rajapintapalvelut ovat käytettävissä. Kysy omalta isännöintijärjestelmätoimittajaltasi heidän valmiuttaan tarjota yrityksellesi huoneistotietojärjestelmän toiminnallisuuksia.
Jos käytössäsi ei ole isännöintijärjestelmää tai sitä ei olla kytkemässä huoneistotietojärjestelmään, katso sivuiltamme ohjeet osakeluettelon siirtoon. Saat tarvittaessa apua myös Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirron tuesta. Siirron jälkeen saat maksutta taloyhtiön ajantasaisen osakeluettelon samasta palvelusta, jolla osakeluettelo on siirretty Maanmittauslaitokselle.
Mitkä asiat vaikuttavat siirtotiedoston käyttöön? Milloin siirtotiedostoa kannattaa käyttää?
Ensin kannattaa kysyä, mitä isännöintijärjestelmätoimittaja suosittelee siirtotavaksi.
Isännöintijärjestelmään viedään osakeryhmätunnukset huoneistotietojärjestelmästä, jotta osakeryhmien muutostiedot (esim. uudet omistuksen rekisteröinnit, panttaukset tai rajoitukset) saadaan haettua automaattisesti rajapinnan kautta suoraan isännöintijärjestelmään kyseessä olevalle osakeryhmälle.
Osakeryhmätunnukset voi
- hakea siirtopalvelusta json-tiedostona, joka tallennetaan isännöintijärjestelmään
- hakea huoneistotietojärjestelmän kyselypalvelun (REST) - nimisen palvelun kautta ("Osakeryhmien haku hakuehdoin"-kysely)
- syöttää käsin isännöintijärjestelmään
Varmista isännöintijärjestelmätoimittajaltasi, miten kyseessä olevassa järjestelmässä tiedot on tarkoitus tuoda.
Huomio, että osakeluettelon siirtotiedostoa ei voi tuoda isännöintijärjestelmästä Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalveluun, jos yhtiöjärjestys on muutettu sähköiseksi PRH:ssa. Tällöin tiedot voi tarkistaa suoraan siirtopalvelussa ja osakeryhmätunnukset pitää kopioida käsin isännöintijärjestelmään.
Huoneistotietojärjestelmän pohjatiedot ovat vuodelta 2019. Jos huoneistotietojärjestelmän pohjatiedot esim. osakkeenomistajista tai huoneistoista ovat paremmin ajan tasalla kuin isännöintijärjestelmän tiedot, kannattaa tiedot mahdollisesti päivittää käyttöliittymän kautta. Isännöintijärjestelmästä tuotava osakeluettelon siirtotiedosto kirjoittaa yli huoneistotietojärjestelmästä tuodut pohjatiedot, eikä tietoja voi enää siirron jälkeen palauttaa.
Taloyhtiön koko ja huoneistojen määrä
Jokainen huoneisto tulee tarkistaa erikseen ja tarvittaessa muokata tietoja. Yhden huoneiston tietojen tarkistamiseen menee noin 5 minuuttia. Tämä antaa suuntaviivoja siihen, kuinka kauan yhden taloyhtiön tietojen siirtoon menee aikaa. Vaikka tiedot tuodaan osakeluettelon siirtotiedostolla, kaikki tiedot on silti tarkistettava Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelussa ja lisättävä manuaalisesti mahdolliset huoneistoja koskevat rajoitusmerkinnät.
Miten saamme ajantasaiset tiedot osakkaista esim. asuntokaupan jälkeen? Nyt osakeluettelossa saattaa näkyä huoneisto, jossa ei ole mitään omistajamerkintää.
Jos huoneistosta on tehty kauppa ja uusi omistaja on hakenut omistuksensa rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta, mutta varainsiirtoveroa ei ole vielä maksettu, isännöitsijälle lähetetään sähköposti uudesta omistajasta. Osakasta ei vielä tässä vaiheessa voida merkitä osakeluetteloon, koska varainsiirtovero on maksamatta. Osakas merkitään osakehuoneistorekisteriin (=osakehuoneistorekisterimerkintä). Vanhan omistajan tiedot poistuvat tässä vaiheessa osakeluettelosta eli osakeluettelossa ei näy omistajatietoja lainkaan.
- Jos tässä vaiheessa on tarve selvittää huoneiston omistajatieto, saat sen kysymällä MML:n asiakaspalvelusta tai hakuna isännöintijärjestelmän kautta (jos käyttämäsi järjestelmä tukee muutostietojen hakua Maanmittauslaitokselta). Omistuksesta isännöitsijälle lähetetty sähköposti on juridisesti pätevä tieto omistuksesta, ennen kuin merkintä osakeluetteloon on tehty varainsiirtoveron maksamisen jälkeen.
Kun uusi omistaja on maksanut varainsiirtoveron, hänet voidaan merkitä omistajana osakeluetteloon - aivan kuten tähän asti on menetelty 'perinteisissä' asuntokaupoissa, joissa huoneistotietojärjestelmän kanssa ei olla tekemisissä. Taloyhtiöissä äänioikeus on sidottu osakehuoneistorekisterimerkintään: jos isännöitsijä on saanut sähköpostilla tiedon uuden omistajan merkinnästä osakehuoneistorekisteriin, tämä riittää esim. yhtiökokoukseen osallistumista varten todisteena omistuksesta. Osakkaan ei siis tarvitse näkyä osakeluettelossa, jotta hän voi osallistua yhtiökokoukseen tai käyttää äänioikeuttaan taloyhtiössä.
- Jos sähköpostia ei ole tallessa ja on tarve lähettää esim. yhtiökokouskutsu uudelle osakkaalle, Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelusta voi hakea yhteystietolistauksen, josta saa osakkaiden yhteystiedot. Tämä edellyttää sitä, että taloyhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, jolloin ylläpitovastuu on Maanmittauslaitoksella. Yhteystietolistassa näkyvät myös ne huoneistotietojärjestelmään rekisteröidyt osakkaat, joiden varainsiirtovero on maksamatta ja joita ei ole vielä merkitty osakeluetteloon.
Turvakielto ja osoitteen luovutuskielto
Henkilöiden, jotka ovat turvakiellossa tai viranomaisen määräämässä osoitetietojen luovutuskiellossa, yhteystietoja ei saa luovuttaa tai näyttää huoneistotietojärjestelmän tulosteilla.
Turvakiellossa tai osoitteenluovutuskiellossa olevan henkilön yhteystiedot näkyvät taloyhtiön käyttöön tarkoitetulla osakeluettelolla ja osakkaiden yhteystietoluettelolla vain, jos henkilö on ilmoittanut yhteystiedokseen turvallisen osoitteen. Muihin huoneistotietojärjestelmän tulosteisiin ei sisälly henkilön yhteystietoja.
Osakeluettelosta annettavalla julkisella osakeluettelotulosteella tai sen otteella ei näytetä myöskään turvakiellossa tai osoitteen luovutuskiellossa olevan henkilön nimeä eikä muita yksilöintitietoja (henkilötunnus tai syntymäaika). Taloyhtiön käyttöön tarkoitetusta osakeluettelosta sekä osakehuoneistotulosteelta turvakiellossa ja osoitetietojen luovutuskiellossa olevan henkilön nimi ja yksilöintitiedot (henkilötunnus tai syntymäaika) näkyvät 7.2.2024 lukien normaalisti. Niistä ilmenevät tiedot on tarkoitettu vain taloyhtiön käyttöön eikä tulosteita tai niistä ilmeneviä tietoja saa luovuttaa edelleen lukuun ottamatta isännöitsijäntodistukseen asunto-osakeyhtiölain mukaan merkittäviä tietoja.
Lue lisää turvakiellosta ja osoitteen luovutuskiellosta sivulta Tietopalvelut