Huoneistotietojärjestelmän palvelut isännöitsijöiden käytettävissä

Huoneistotietojärjestelmän rajapintapalvelut ovat käytettävissä. Kysy omalta isännöintijärjestelmätoimittajaltasi heidän valmiuttaan tarjota yrityksellesi huoneistotietojärjestelmän toiminnallisuuksia.  

Jos käytössäsi ei ole isännöintijärjestelmää tai sitä ei olla kytkemässä huoneistotietojärjestelmään, katso sivuiltamme ohjeet osakeluettelon siirtoon. Saat tarvittaessa apua myös Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirron tuesta. Siirron jälkeen saat maksutta taloyhtiön ajantasaisen osakeluettelon samasta palvelusta, jolla osakeluettelo on siirretty Maanmittauslaitokselle.


Mitkä asiat vaikuttavat siirtotiedoston käyttöön, milloin sitä kannattaa käyttää?

Ensin kannattaa kysyä, mitä isännöintijärjestelmätoimittaja suosittelee siirtotavaksi. 

  • Jos käytät osakeluettelon siirtotiedostoa, saat huoneistotietojärjestelmän kautta osakeryhmätunnukset suoraan isännöintijärjestelmään.
  • Jos siirrät tiedot Maanmittauslaitoksen tarjoaman käyttöliittymän kautta, osakeryhmätunnukset pitää kopioida käsin isännöintijärjestelmään, mikä lisää virheiden mahdollisuutta.

Huoneistotietojärjestelmän pohjatiedot ovat vuodelta 2019. Jos huoneistotietojärjestelmän pohjatiedot esim. osakkeenomistajista tai huoneistoista ovat paremmin ajan tasalla kuin isännöintijärjestelmän tiedot, kannattaa tiedot mahdollisesti päivittää käyttöliittymän kautta. Isännöintijärjestelmästä tuotava osakeluettelon siirtotiedosto kirjoittaa yli huoneistotietojärjestelmästä tuodut pohjatiedot, eikä tietoja voi enää siirron jälkeen palauttaa.

Taloyhtiön koko ja huoneistojen määrä

Jokainen huoneisto tulee tarkistaa erikseen ja tarvittaessa muokata tietoja. Yhden huoneiston tietojen tarkistamiseen menee noin 5 minuuttia. Tämä antaa suuntaviivoja siihen, kuinka kauan yhden taloyhtiön tietojen siirtoon menee aikaa. Vaikka tiedot tuodaan osakeluettelon siirtotiedostolla, kaikki tiedot on silti tarkistettava Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelussa ja lisättävä manuaalisesti mahdolliset huoneistoja koskevat rajoitusmerkinnät.


Miten saamme ajantasaiset tiedot osakkaista esim. asuntokaupan jälkeen?  Nyt osakeluettelossa saattaa näkyä huoneisto, jossa ei ole mitään omistajamerkintää.

Jos huoneistosta on tehty kauppa ja uusi omistaja on hakenut omistuksensa rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta, mutta varainsiirtoveroa ei ole vielä maksettu, isännöitsijälle lähetetään sähköposti uudesta omistajasta. Osakasta ei vielä tässä vaiheessa voida merkitä osakeluetteloon, koska varainsiirtovero on maksamatta. Osakas merkitään osakehuoneistorekisteriin (=osakehuoneistorekisterimerkintä). Vanhan omistajan tiedot poistuvat tässä vaiheessa osakeluettelosta eli osakeluettelossa ei näy omistajatietoja lainkaan.

  • Jos tässä vaiheessa on tarve selvittää huoneiston omistajatieto, saat sen kysymällä MML:n asiakaspalvelusta tai hakuna isännöintijärjestelmän kautta (jos käyttämäsi järjestelmä tukee muutostietojen hakua Maanmittauslaitokselta). Omistuksesta isännöitsijälle lähetetty sähköposti on juridisesti pätevä tieto omistuksesta, ennen kuin merkintä osakeluetteloon on tehty varainsiirtoveron maksamisen jälkeen.

Kun uusi omistaja on maksanut varainsiirtoveron, hänet voidaan merkitä omistajana osakeluetteloon - aivan kuten tähän asti on menetelty 'perinteisissä' asuntokaupoissa, joissa huoneistotietojärjestelmän kanssa ei olla tekemisissä. Taloyhtiöissä äänioikeus on sidottu osakehuoneistorekisterimerkintään: jos isännöitsijä on saanut sähköpostilla tiedon uuden omistajan merkinnästä osakehuoneistorekisteriin, tämä riittää esim. yhtiökokoukseen osallistumista varten todisteena omistuksesta. Osakkaan ei siis tarvitse näkyä osakeluettelossa, jotta hän voi osallistua yhtiökokoukseen tai käyttää äänioikeuttaan taloyhtiössä.

  • Jos sähköpostia ei ole tallessa ja on tarve lähettää esim. yhtiökokouskutsu uudelle osakkaalle, Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelusta voi hakea yhteystietolistauksen, josta saa osakkaiden yhteystiedot.  Tämä edellyttää sitä, että taloyhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, jolloin ylläpitovastuu on Maanmittauslaitoksella. Yhteystietolistassa näkyvät myös ne huoneistotietojärjestelmään rekisteröidyt osakkaat, joiden varainsiirtovero on maksamatta ja joita ei ole vielä merkitty osakeluetteloon.

Turvakielto ja osoitteen luovutuskielto

Henkilöiden, jotka ovat turvakiellossa, viranomaisen määräämässä osoitetietojen luovutuskiellossa tai kuuluvat laitosväestöön (esim. pitkäaikaishoidossa oleva henkilö), nimeä ja yhteystietoja ei saa luovuttaa tai näyttää huoneistotietojärjestelmän tulosteilla. Tällöin osakehuoneiston omistajan tulee tilata tuloste Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta ja toimittaa se eteenpäin esimerkiksi pankille tai isännöitsijälle.

Lue lisää turvakiellosta ja osoitteen luovutuskiellosta sivulta Tietopalvelut taloyhtiölle


Mistä saan apua?

Osakeluettelon siirron tuki ja asiakaspalvelu