Siirtopalvelun käyttöohjeet

 

Sisällys

Tärkeää

Siirtopalvelussa siirrettävät tiedot eivät saa poiketa voimassa olevasta yhtiöjärjestyksestä. Jos yhtiöjärjestys ei ole ajan tasalla, keskeytä siirto ja tee yhtiöjärjestyksen muutos ja anna tiedot uudessa sähköisessä muodossa (rakenteisena) Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) palvelussa. Lue ohje yhtiöjärjestyksen muutosilmoituksesta prh.fi-sivuilta. 

Kun yhtiöjärjestyksen tiedot on rekisteröity uudessa sähköisessä muodossa, yhtiöjärjestyksen huoneistoselitelmän tiedot tulevat PRH:sta automaattisesti siirtopalvelun pohjatiedoiksi. Tällöin voit jatkaa siirtoa täydentämällä osakeryhmien omistajatiedot. Huom! Tietoja ei tällöin voi tuoda isännöintijärjestelmästä siirtotiedostona, vaan omistajatiedot pitää lisätä manuaalisesti siirtopalvelussa.

Jos tuot osakeluettelon tiedot siirtotiedostona isännöintijärjestelmästä, varmista järjestelmätoimittajalta, että pystyt luomaan siirtotiedoston isännöintijärjestelmässä. Jos haluat osakeluettelon siirron jälkeen hakea tietoja huoneistotietojärjestelmästä suoraan isännöintijärjestelmään, varmista, että isännöintijärjestelmätoimittajalla on käytössään Huoneistotietojen kyselypalvelu isännöintijärjestelmille -palvelu. Lue tarkemmin rajapintapalvelun käyttöönotosta palvelukuvauksesta.

Katso siirtopalvelun yleisesittelyvideo alapuolelta tai Youtubessa, (kesto n. 11 min). Ohjevideossa ei käsitellä taloyhtiön tietojen tuomista isännöintijärjestelmästä siirtotiedostolla. 

 

Siirtopalveluun siirtyminen

Pääset siirtopalveluun Osakeluettelon siirto -pääsivulta painamalla Siirry palveluun -painiketta. Tämän jälkeen, ennen palveluun siirtymistä sinun on tunnistauduttava sähköisesti suomi.fi-tunnistautumisen kautta.

Voit tunnistautua esimerkiksi pankkitunnuksilla, varmennekortilla tai mobiilivarmenteella. Tunnistautumista ei voi ohittaa, koska sen perusteella määräytyvät yhtiöt, joiden osakeluetteloita sinulla on oikeus käsitellä. Jos sinulla ei ole mahdollisuutta tunnistautua sähköisesti, ota yhteyttä osakeluettelon siirron tukeen verkkolomakkeen kautta.

Tunnistautumisen jälkeen palvelu antaa luettavaksi käyttöehdot. Lue ne huolellisesti läpi. Kun olet perehtynyt käyttöehtoihin, hyväksy ne. Tämän jälkeen pääset siirtymään palveluun. Jos käyttöehtoihin tulee muutoksia, sinun tulee hyväksyä ne uudelleen palveluun tunnistautumisen yhteydessä.

Asiointioikeus siirtopalvelussa

Käyttöehtojen hyväksymisen jälkeen saat listan niistä taloyhtiöistä, joiden osakeluettelon siirtoon sinulla on oikeus kaupparekisterin tallennettujen edustajatietojen perusteella. Isännöitsijä ja taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja saavat asiointioikeuden huoneistotietojärjestelmään eli he voivat suoraan kaupparekisteritietojen perusteella käsitellä osakeluettelon tietoja ja hyväksyä osakeluettelon siirron. Pelkkä hallituksen jäsenyys tai nimenkirjoitusoikeus kaupparekisterissä ei siis riitä.

Kaupparekisterissä pitää olla isännöitsijän tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtajan henkilötunnus, jotta sähköinen tunnistaminen siirtopalvelussa onnistuu. Jos henkilötunnus puuttuu, se pitää ilmoittaa PRH:n kaupparekisteriin.

Mikäli yhtiöllä ei ole hallituksen puheenjohtajaa tai isännöitsijää, tulee nimenkirjoitusoikeutetun valtuuttaa itse itsensä siirron tekemiseen suomi.fi -palvelussa. Lue lisää valtuutuksista

Voit maksutta tarkistaa omat yritysroolisi suomi.fi:n kaupparekisteritiedoista. Jos rooleja ei löydy, tiedot on päivitettävä kaupparekisteriin.

Lue lisää pelkän henkilötunnuksen lisäämisestä PRH:n verkkosivuilta.

Jos listalta puuttuu taloyhtiö, jonka osakeluettelon aiot siirtää ja jonka isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja olet, pitää edustajatiedot korjata kaupparekisteriin ennen siirron tekemistä. Tämän jälkeen yhtiö tulee näkyviin listalle. Lisätietoja tietojen korjaamisesta PRH:n verkkosivuilla.

Jos hallinnoimiasi yhtiöitä on paljon, voit käyttää apuna hakutoimintoa. Haku toimii yhtiön y-tunnuksella.

Vinkkejä palvelun käyttöön

Siirtopalvelun kunkin sivun tiedot tallentuvat Tallenna-painikkeella. Jos et pysty tarkistamaan kaikkia tietoja kerralla, voit palata siirtopalveluun myöhemmin. Tiedot, jotka olet tallentanut, säilyvät palvelussa.

Jos haluat sivun tallentamisen jälkeen vielä muokata tietoja, ota rasti pois Tiedot on tarkistettu -kohdasta ja tallenna sivu. Tällöin se vapautuu taas muokattavaksi. Sen jälkeen korjaa tarvittavat kohdat, laita rasti takaisin Tiedot on tarkistettu -kohtaan ja tallenna uudelleen. Tietoja on mahdollista muokata siihen asti, kunnes kaikki tiedot on tarkistettu ja lähetetty eteenpäin Maanmittauslaitokselle.

Jos tuot osakeluettelon siirtotiedostona isännöintijärjestelmästä ja muokkaat tietoja palvelussa siirtotiedoston tuomisen jälkeen, korjaa tiedot myös isännöintijärjestelmään. 

Palvelussa on 15 minuutin aikakatkaisu. Jos et tee mitään 15 minuuttiin, sinun kannattaa päivittää sivu ensin, jotta varmistat tietojen tallentumisen. Säännöllinen sivulta toiselle siirtyminen tai tietojen tallentaminen pitävät palvelun aktiivisena.

Pääset aina takaisin palvelun etusivulle huoneistotietojärjestelmän logoa klikkaamalla. Sivun ylälaidassa näkyy myös navigaatiopolku, joka näyttää, millä sivulla olet kullakin hetkellä.

Siirtopalvelun sisällä on lyhyitä ohjeita, jotka auttavat tietojen täyttämisessä. Jos kaipaat jostakin kohdasta yksityiskohtaisempia ohjeita, ne löytyvät tältä sivulta.

Siirron edetessä voit koska tahansa tulostaa osakeluetteloluonnoksen. Aluksi osakeluetteloluonnoksessa näkyvät vain eri viranomaisilta tulleet, esitäytetyt tiedot. Osakeluetteloluonnokselta voit esimerkiksi ennen siirron hyväksymistä tarkistaa antamasi tiedot. Osakeluetteloluonnoksen voit tarvittaessa tallentaa omalle työasemallesi (esim. ennen siirtotiedoston lataamista), jolloin luonnos toimii siirtopalvelussa olevien pohjatietojen varmuuskopiona.

Kun olet tarkistanut kaikki tiedot, hyväksy siirto yhtiösivun alareunan Hyväksy tiedot -painikkeella. Tämän jälkeen osakeluettelo siirtyy huoneistotietojärjestelmään eikä tietoja voi enää muokata. Osakeluetteloa ylläpidetään huoneistotietojärjestelmään tehtyjen rekisteröintien perusteella.

Siirron aloittaminen

Siirtosovelluksen etusivulla näkyvät kaikki yhtiöt, joita sinulla on oikeus käsitellä. Jos yhtiö puuttuu listalta, sinulla ei ole asiointioikeuksia Patentti- ja rekisterihallituksen ylläpitämässä kaupparekisterissä. Taloyhtiösi on päivitettävä edustajatiedot ajan tasalle kaupparekisteriin.

Aloita osakeluettelon siirto valitsemalla listasta yhtiö. Jos sinulla on oikeus käsitellä useampia yhtiöitä, tee siirto yksi yhtiö kerrallaan. Yhtiön nimeä klikkaamalla pääset yhtiön sivulle, jossa näkyvät kaikki tarkistettavat tiedot.

Valitun yhtiön tietojen tarkistaminen

Siirrettävien tietojen pitää vastata voimassaolevaa yhtiöjärjestystä. Aloita tietojen tarkistaminen hakemalla palvelusta yhtiöjärjestys Hae yhtiöjärjestys -painikkeella.

Kunkin yhtiön osakeluettelotiedot muodostuvat kolmesta osiosta: 

  • Yhtiön perustiedot
  • Alueet ja rakennukset
  • Osakeryhmät ja omistajat

Valitsemasi yhtiön nimi, y-tunnus ja perustiedot sekä se, onko yhtiön perustiedot tarkistettu vai ovatko ne tarkistamatta, näkyvät ylimpänä yhtiön sivulla.

Pääset muokkaamaan eri osioita kynä-painikkeella. Kaikki osiot pitää tarkistaa ja tallentaa ennen kuin voit lopullisesti hyväksyä osakeluettelon siirron.

Yhtiön muokkausta on rajoitettu (tietoja on tullut PRH:lta)

Jos yhtiöjärjestyksen huoneistoselitelmä on muutettu Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa uuteen sähköiseen (rakenteiseen) muotoon, yhtiön tiedot ovat siirtyneet suoraan osakeluettelon siirtopalveluun. Tällöin yhtiön tiedoista voi muokata ainoastaan yhtiön perustietoja, omistajatietoja ja rajoituksia. Huom! Osakeluetteloa ei voi tällöin myöskään tuoda isännöintijärjestelmästä siirtotiedostona.

Jos haluat vielä muokata muita tietoja, tee yhtiöjärjestyksen muutos PRH:lle. 

Siirtotiedoston tuominen isännöintijärjestelmästä ja tallentaminen

Voit tuoda isännöintijärjestelmästä tuotetun tiedoston osakeluettelon siirron pohjaksi. Osakeluettelon tiedot ladataan tiedostosta siirtopalveluun json-muodossa. Tietojen lataamisen jälkeen kaikki tiedot tulee tarkistaa ja tarvittaessa täydentää esimerkiksi omistajatiedot ja mahdolliset rajoitukset. Huomaathan, että tiedoston lataaminen ylikirjoittaa muilta viranomaisilta tuodut pohjatiedot siirtopalvelussa. Ainoastaan yhtiön perustiedot säilyvät ennallaan. 

Huom! Jos yhtiöjärjestys on muutettu PRH:n palvelussa sähköiseen muotoon, yhtiön tietojen tuominen isännöintijärjestelmästä ei ole mahdollista, vaan tiedot on tallennettava siirtopalvelussa. 

Lue mitkä asiat vaikuttavat siirtotiedoston käyttöön, ja milloin siirtotiedostoa kannattaa käyttää?

Ennen siirtotiedoston tuomista se on luotava isännöintijärjestelmässä. Lisätietoja saat järjestelmätoimittajaltasi. 

Tutustu myös isännöintijärjestelmien käyttäjille tehtyihin siirtopalvelun ohjevideoihin.

Aloita siirtotiedoston tuominen painamalla Yhtiö-sivulla Tuo yhtiön tiedot tiedostosta (JSON) -painiketta. Valitse tuotava tiedosto ja paina Avaa tai raahaa tiedosto oman tietokoneen resurssienhallinnasta.  

  • Jos tietojen tuonti onnistui, näytölle tulee ilmoitus: Yhtiön tietojen validointi onnistui 
  • Jos yhtiön tietojen validointi epäonnistui, ota yhteyttä isännöintijärjestelmätoimittajaan tai omaan tekniseen tukeen. 

Onnistuneen tietojen tuonnin jälkeen paina Tallenna -painiketta.

Huom! Jos tallennuksessa ilmenee huomautuksia, luettelo huomautuksista kannattaa kopioida ja ottaa talteen, koska se häviää, kun palaat Yhtiö-sivulle.

Jos siirrettävissä omistajatiedoissa on henkilötunnus tai Y-tunnus tai henkilötunnus on haettavissa syntymäajan ja nimen perusteella, palvelu vertaa siirrettäviä tietoja väestötietojärjestelmän (VTJ) ja yritys- ja yhteisötietojärjestelmän (YTJ) tietoihin ja ilmoittaa mahdolliset poikkeavuudet.

Palaa takaisin yhtiösivulle ja tarkista talteen ottamasi huomautukset osakeryhmäkohtaisesti.

  • Omistajatiedoista palvelussa näytetään 
    • VTJ:ssä tai YTJ:ssä olevan omistajan nimi
    • henkilötunnuksen mukainen syntymäaika
    • VTJ:ssä tai YTJ:ssä oleva osoite, jos osoitetta ei ole tuotu siirtotiedostossa.

Huom! Jos siirtotiedostossa on tuotu omistajan osoite, se tallennetaan aina palveluun, eikä osoitetta haeta VTJ:stä tai YTJ:stä. 

Korjaa tiedot tarvittaessa isännöintijärjestelmässä ja tuo siirtotiedosto uudestaan palveluun. Muistathan, että tiedoston uudelleen lataaminen ylikirjoittaa kaikki palvelussa tekemäsi muutokset. Voit myös korjata tiedon sekä palvelussa että isännöintijärjestelmässä erikseen. 

Siirry tämän jälkeen takaisin Yhtiö-sivulle ja tarkista vielä kaikki yhtiöt tiedot: perustiedot, alueet ja rakennukset sekä osakeryhmät.  

Huom! Mahdollisia kaikkia osakeryhmiä tai yksittäisiä osakeryhmiä koskevia rajoitustietoja ei voi tuoda isännöintijärjestelmästä siirtotiedostolla. Tästä syystä rajoitustiedot täytyy lisätä siirtopalvelussa erikseen kohdassa osakeryhmät.

Yhtiön perustietojen muokkaaminen

Pääset muokkaamaan yhtiön perustietoja painamalla Tarkista yhtiön perustiedot -painiketta.

Yhtiön perustiedot

Yhtiön perustiedoissa on yhtiöjärjestyksen mukaisesti oikeudellinen muoto (asunto-osakeyhtiö/keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö), kotipaikka ja yhtiön kaupparekisterin rekisteröintipäivä. Näitä tietoja et pääse muuttamaan siirtopalvelussa. Jos jokin edellä mainituista tiedoista on virheellinen, keskeytä siirto ja korjaa tiedot PRH:n kaupparekisteriin. Lue ohje yhtiöjärjestyksen muutosilmoituksesta prh.fi-sivuilta. 

Valitse oikea vaihtoehto sen mukaan, onko yhtiöllä paperiset osakekirjat tai väliaikaistodistukset vai ei.

Kun olet tarkistanut yhtiön perustiedot, laita rasti ruutuun Tiedot on tarkistettu ja paina Tallenna-painiketta. Yhtiösivun ylälaidassa oleva tieto muuttuu tilaan Yhtiön perustiedot on tarkistettu.

Katso videolta, miten voit muokata tietoja vielä tallentamisen jälkeen, tai katso video Youtubessa (kesto n. 3 min)

 

Alueiden ja rakennusten muokkaaminen

Tarkista seuraavaksi alueet ja rakennukset Tarkista-painikkeen kautta.

Jos tuot osakeluettelon siirtotiedostona isännöintijärjestelmästä, varmista, että siirtotiedostossa on kaikki pakolliset tiedot. Jos muokkaat tietoja siirtopalvelussa, muistathan tehdä vastaavat muutokset myös isännöintijärjestelmän puolella.

Katso tästä ohjevideo alueiden ja rakennusten muokkaamisesta, tai katso Youtubessa (kesto n. 7 min)

Alueet

Tyyppi

Valitse alueen tyyppi.

  • Kiinteistö: Yhtiön omistama tai vuokraama maapohja (maanomistuksen yksikkö), joka on merkitty kiinteistörekisteriin.
  • Määräala: Kiinteistöstä erotettu määrätty alue, jota ei ole rekisteröity kiinteistöksi. 
  • Laitos: Maanvuokraoikeus, joka voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle kiinteistön omistajaa kuulematta.
  • Ulkomainen alue: Kiinteistö, joka sijaitsee ulkomailla.
Tunnus

Tarkista alueen tunnus. Selvitä voimassa oleva kiinteistötunnus Maanmittauslaitoksen palvelussa.

  • Kiinteistötunnus: Kiinteistörekisteriin merkityn rekisteriyksikön yksilöivä tunnus, esimerkiksi 935-401-1-60.
  • Määräalatunnus: Kiinteistörekisteriin merkityn määräalan tai erillisenä luovutetun yhteisalueosuuden yksilöivä tunnus, esimerkiksi 935-401-1-60-M601.
  • Laitostunnus (vuokraoikeus): Kiinteistörekisteriin merkityn vuokraoikeuden yksilöivä tunnus, esimerkiksi 935-401-1-60-L1.
  • Ulkomainen tunnus: Ulkomailla sijaitsevan kiinteistön tunnus.

Tunnus voi olla

  • Voimassa: tunnus on olemassa ja se on voimassa.
  • Lakannut: tunnus on olemassa, mutta se ei ole enää voimassa.
  • Ei löytynyt: tunnusta ei ole olemassa.
  • Ei voitu tarkistaa: koskee vain ulkomaisia tunnuksia.
Kiinteistön omistus

Valitse kiinteistön omistukseksi joko vuokrattu tai omistettu. Poikkeustapauksissa (esim. tontin lunastus) valitse vuokrattu ja omistettu. Jos sinulla ei ole tietoa kiinteistön omistuksesta, valitse ei ilmoitettu.

Kun olet tarkastanut kaikki alueen tiedot, paina tallenna alue. Tallennuksen jälkeen voit vielä muokata alueen tietoja. Tiedot päivittyvät uudelleen tallentamalla. Voit tarvittaessa lisätä alueen Lisää alue -painikkeen kautta.

Rakennukset

Tarkista tai täytä rakennusten tiedot. 

Joissakin tapauksissa pohjatiedoissa saattaa olla merkintä väliaikainen kokoomarakennus. Nimeä tässä tapauksessa rakennus uudelleen. Jos pohjatiedoissa on virheitä, korjaa tiedot tai poista ja lisää tarvittaessa rakennus kokonaan uudelleen. 

Rakennusta ei kuitenkaan voi poistaa, jos siihen on liitetty voimassa olevia osakeryhmiä. Jos haluat poistaa rakennuksen, siirrä osakeryhmät ensin oikealle rakennukselle Osakeryhmät ja omistajat -osiossa.

Rakennuksen nimi

Jos rakennukselle on yhtiöjärjestyksessä annettu nimi, esimerkiksi kirjain tai numero, kirjoita se tähän kohtaan. Jos taloyhtiöön kuuluu useampia rakennuksia eikä rakennuksilla ole yhtiöjärjestyksessä nimiä, anna rakennuksille nimet (esim. Talo 1). Nimen avulla osakeryhmät on siirtopalvelussa helpompi kohdistaa oikealle rakennukselle. 

Kunta

Valitse, sijaitseeko rakennus Suomessa vai ulkomailla. Valitse kunta valikosta.

Kadunnimi suomeksi

Kadunnimi on annettava joko suomeksi tai ruotsiksi.

Kadunnimi ruotsiksi

Kadunnimi on annettava joko suomeksi tai ruotsiksi.

Kadunnumero

Anna kadunnumero tähän.

Lisää osoite

Jos rakennuksella on useampi kuin yksi osoite, lisää osoite Lisää osoite -painikkeen kautta. Osoitteita ei voi poistaa rakennuksen tallennuksen jälkeen.

Lisää tai poista rakennus

Voit lisätä puuttuvan rakennuksen Lisää rakennus -painikkeella. Rakennusta ei tarvitse lisätä siirtopalvelussa, jos siihen ei kohdistu osakeryhmiä.

Rakennusta ei voi poistaa, jos siihen on liitetty voimassa olevia osakeryhmiä. Jos haluat poistaa rakennuksen, siirrä osakeryhmät ensin oikealle rakennukselle Osakeryhmät ja omistajat -osiossa.

Tallenna rakennus

Kun olet tarkistanut kaikki rakennuksen tiedot, paina Tallenna rakennus. 

Kun olet tarkistanut alueiden ja rakennusten tiedot, laita rasti ruutuun Alueiden ja rakennusten tiedot on tarkistettu ja paina Tallenna-painiketta.

Osakeryhmien ja omistajien muokkaaminen

Jos tuot osakeluettelon siirtotiedostona isännöintijärjestelmästä, varmista, että siirtotiedostossa on kaikki pakolliset tiedot. Jos muokkaat tietoja siirtopalvelussa, muistathan tehdä vastaavat muutokset myös isännöintijärjestelmän puolella.

Valitse listalta osakeryhmä ja paina kynä-painiketta. Osakeryhmä avautuu muokkaustilaan.

Voit lisätä uuden osakeryhmän Yhtiö-sivulla Lisää osakeryhmä -painikkeen kautta. Kirjoita osakesarjat ja osakkeiden lukumäärä ja paina Tallenna muutokset. Pääset tämän jälkeen muokkaamaan osakeryhmän tietoja.

HUOM! Palvelussa siirrettävät osakeryhmät eivät saa poiketa voimassa olevasta yhtiöjärjestyksestä. Esitäytetyistä tiedoista puuttuvan osakeryhmän saa lisätä ainoastaan, jos osakeryhmä on voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen. Esitäytetyissä tiedoissa olevan osakeryhmän saa poistaa ainoastaan, jos se ei ole voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen.

Osakeryhmä

Osakeryhmätunnus

Osakeryhmällä tarkoitetaan ryhmää osakkeita, jotka yhdessä oikeuttavat tietyn huoneiston tai muun tilan hallintaan. Jokaiselle osakeryhmälle on annettu yksilöivä osakeryhmätunnus.

Osa-aikaisesti hallittu

Laita rasti ruutuun, jos osakeryhmä on osa-aikaisesti hallittu, esimerkiksi viikko-osake.

Osakkeet

Lisää osakkeet. Osakeryhmä muodostuu tavallisesti yhdestä osakesarjasta, esim. osakkeet 1–100. Jos osakeryhmä muodostuu poikkeuksellisesti useammasta osakesarjasta, voit syöttää ne pilkulla eroteltuna, esim. 1–100, 200–201. Jos osakeryhmä muodostuu useammasta yksittäisestä osakkeesta, jotka eivät ole peräkkäisiä, voit syöttää ne pilkulla erotettuna, esim. 2, 17, 18b.

HUOM! Jokaisesta osakeryhmästä tulee täyttää oma Osakeryhmä-sivunsa. Eri osakeryhmiin kuuluvia osakesarjoja ei saa yhdistää samaan Osakkeet-kenttään!

Osakkeiden lukumäärä

Palvelu laskee osakkeiden lukumäärän automaattisesti osakesarjojen perusteella. 

Tarkista, että lukumäärä on oikein. Jos lukumäärä on virheellinen, pääset myös korjaamaan sitä. Lukumäärä voi olla virheellinen esimerkiksi silloin, jos osakkeissa on numeroiden lisäksi myös kirjaimia.

Poista tai lisää osakeryhmä

Voit tarvittaessa poistaa osakeryhmän Poista osakeryhmä -painikkeen kautta. HUOM! Siirtopalvelussa saa poistaa esitäytetyissä tiedoissa olevan osakeryhmän ainoastaan, jos se ei ole voimassa olevassa yhtiöjärjestyksen mukainen. Jos poistat osakeryhmän vahingossa, lisää osakeryhmän tiedot yhtiöjärjestyksen mukaisesti uudelleen. Osakeryhmän pääset lisäämään yhtiösivulla olevan Lisää uusi osakeryhmä -painikkeen kautta.

Katso alta ohjevideo osakeryhmän tietojen tarkistamisesta, tai katso video Youtubessa, (kesto n. 4 min)

 

Hallintakohteet

Samalla osakeryhmällä voidaan hallita useita hallintakohteita, esimerkiksi huoneistoa ja autopaikkaa. Jos osakeryhmällä hallitaan huoneistoa, huoneiston on aina oltava päähallintakohde. Mikäli huoneisto on päähallintakohteena ja osakeryhmällä hallitaan myös muita hallintakohteita, kuten esim. autopaikkaa tai muuta tilaa, muut hallintakohteet eivät tällä hetkellä näy osakeluettelossa.

Huoneisto

Osoite

Valitse huoneiston osoite listalla olevista rakennuksen osoitteista. Jos osoite puuttuu listalta, käy lisäämässä se Alueet ja rakennukset -sivulla kohdassa Rakennukset. Jos sama osoite on listalla useaan kertaan, käy nimeämässä kukin rakennus Alueet ja rakennukset -sivulla.

Porras

Ilmaisee portaan, esimerkiksi Kirkkokatu 5 A.

Numero ja mahdollinen jakokirjain

Huoneiston numero ilmaisee monia huoneistoja sisältävässä rakennuksessa huoneiston. Esimerkiksi Koulukatu 8 F 20.  Huoneiston jakokirjainta käytetään esimerkiksi silloin, kun alkuperäinen huoneisto on jaettu: Koulukatu 6 A 10 a.

Kerros

Lisää mahdollinen kerros, jossa huoneisto sijaitsee.

Pinta-ala

Merkitse pinta-alaksi yhtiöjärjestyksen mukainen pinta-ala. Pinta-alan voi merkitä korkeintaan kahden desimaalin tarkkuudella.

Tilavuus

Jos yhtiöjärjestyksessä on huoneiston tilavuus, lisää se tähän.

Tyyppi

Huoneiston tyyppi ilmoitetaan yhtiöjärjestyksen mukaan. Ilmoita asuinhuoneiston tyyppi huoneiden lukumäärän mukaan, esimerkiksi 1h+kk, 2h+tupak+s tai 4h+k+s.

Käyttötarkoitus

Valitse valikosta huoneiston käyttötarkoitus. Jos huoneistolla on yhtiöjärjestyksessä useita käyttötarkoituksia, voit valita ne kaikki valikosta. Huoneistotietojärjestelmän tulosteilla näkyy vain ensimmäisenä valittu käyttötarkoitus. Jos valitset käyttötarkoitukseksi Muu, voit lisätä myös vapaamuotoisen selitteen. Selite näkyy tulosteilla sillä kielellä millä se on kirjoitettu.

Tallenna huoneisto Tallenna huoneisto -painikkeella. Voit poistaa huoneiston Poista huoneisto -painikkeen kautta.

Voit lisätä myös autopaikan tai muun tilan.

Autopaikka

Tunnus

Autopaikan tunnus yhtiöjärjestyksessä, esimerkiksi AP1. Jos tunnusta ei ole yhtiöjärjestyksessä, merkitse tunnukseksi AP.

Autopaikkatyyppi

Valitse autopaikan tyyppi.

Käyttötarkoitus

Valitse valikosta autopaikan käyttötarkoitus, jos autopaikkaa käytetään muussa tarkoituksessa, kuin autopaikkana. Jos autopaikalla on yhtiöjärjestyksessä useita käyttötarkoituksia, voit valita ne kaikki valikosta. Jos valitset käyttötarkoitukseksi Muu, voit lisätä myös vapaamuotoisen selitteen. 

Pinta-ala

Jos yhtiöjärjestyksessä on autopaikan pinta-ala, lisää se tähän.

Tilavuus

Jos yhtiöjärjestyksessä on autopaikan tilavuus, lisää se tähän. 

Tallenna lopuksi autopaikka Tallenna autopaikka -painikkeella.

Muu tila

Tunnus

Muun tilan tunnus yhtiöjärjestyksessä. Jos tunnusta ei ole yhtiöjärjestyksessä, merkitse tunnukseksi Muu tila.

Tyyppi

Valitse muun tilan tyypiksi yhtiöjärjestyksessä ilmoitettu käyttötarkoitus. Jos tyyppiä ei löydy listalta, valitse vaihtoehto Muu. Jos valitset käyttötarkoitukseksi Muu, voit lisätä myös vapaamuotoisen selitteen.

Jos tilalla on useita käyttötarkoituksia, voit lisätä ne kohdassa Käyttötarkoitus.

Käyttötarkoitus

Voit valita valikosta muun tilan käyttötarkoituksen. Jos muulla tilalla on yhtiöjärjestyksessä useita käyttötarkoituksia, voit valita ne kaikki valikosta. Jos valitset käyttötarkoitukseksi Muu, voit lisätä myös vapaamuotoisen selitteen.

Pinta-ala

Jos yhtiöjärjestyksessä on muun tilan pinta-ala, lisää se tähän.

Tilavuus

Jos yhtiöjärjestyksessä on muun tilan tilavuus, lisää se tähän. 

Tallenna lopuksi muu tila Tallenna muu tila -painikkeella.

Katso alta ohjevideo hallintakohteiden muokkaamisesta tai katso video Youtubessa (kesto n. 6 min)

 

Omistajat

Ilmoita taloyhtiön voimassa olevan osakeluettelon mukaiset omistaja- ja osoitetiedot. Huomaathan, että siirtoa ei voi tehdä loppuun, jos omistajatieto jätetään tyhjäksi. Jos et tiedä omistajaa, ota tarvittaessa yhteyttä osakeluettelon siirron tukeen verkkolomakkeen kautta. Muista painaa Tallenna-painiketta jokaisen omistajan jälkeen, jotta omistajan tiedot tallentuvat!

Joissakin tapauksissa osakeryhmillä saattaa olla omistajatietoja, jotka on saatu pohjatiedoista. Jos pohjatiedoissa on virheitä, korjaa osoitetiedot tai poista ja lisää tarvittaessa omistaja kokonaan uudelleen.

Jos olet tuonut osakeluettelon tiedot siirtotiedostona isännöintijärjestelmästä ja siirtotiedoston tallennuksessa on huomautuksia, korjaa tiedot tarvittaessa isännöintijärjestelmässä sekä tuo siirtotiedosto uudestaan palveluun. Voit myös korjata tiedon sekä siirtopalvelussa että isännöintijärjestelmässä erikseen. 

Omistajatiedoista palvelussa näytetään 

  • väestötietojärjestelmässä (VTJ) tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) olevan omistajan nimi
  • henkilötunnuksen mukainen syntymäaika
  • VTJ:ssä tai YTJ:ssä oleva osoite, jos osoitetta ei ole tuotu siirtotiedostossa.

HUOM! Jos siirtotiedostossa on tuotu omistajan osoite, se tallennetaan aina palveluun, eikä osoitetta haeta VTJ:stä tai YTJ:stä. 

HUOM! Jos henkilöomistaja on edunvalvonnassa voi edunvalvojan yhteystiedot lisätä kenttään osoitteen tarkenne. Muulla tavalla tietoa edunvalvonnasta ei tarvitse osakeluettelon siirrossa ilmoittaa.

Puuttuva omistajatieto

Jos taloyhtiöllä tai isännöinnillä ei ole tietoa osakkeenomistajasta tai osa osakkeenomistajan pakollisista tiedoista puuttuu, yritä ensin selvittää tietoja seuraavista lähteistä:

  • digi- ja väestötietovirastolta

  • kaupparekisteristä

  • aiemmalta isännöitsijältä

  • taloyhtiön oletetuilta osakkailta

  • rakennuttajalta / perustajaosakkaalta tai rakennusaikaiselta hallitukselta

  • tämänhetkiseltä huoneiston haltijalta

Oikean osakkeenomistajan ilmoittaminen osakeluettelon siirrossa on taloyhtiön vastuulla. Mikäli osakkeenomistajan tietoja ei löydy siirretystä osakeluettelosta, on Maanmittauslaitos yhteydessä taloyhtiöön osakkeenomistajan hakiessa omistuksen rekisteröintiä.

Merkitse osakeluettelon siirrossa viimeisin tiedossa oleva omistaja, viime kädessä perustajaosakkaan tiedot. Mikäli perustajaosakastakaan ei ole tiedossa, toimi seuraavasti:

Merkitse siirtopalvelussa osakkeenomistajan tietoihin:

Henkilöomistaja

Omistusosuus: Kentät jätetään tyhjäksi, jos ei tiedossa

Etunimi: -

Sukunimi: Ei tiedossa

Syntymäaika: 1.1.1000

Katuosoite: -

Postinumero: 00000

Postitoimipaikka: -

Osoitteen tarkenne: Omistajatietoa ei pystytty selvittämään

Jos osa osakkeenomistajan pakollisista tiedoista puuttuu, korvaa puuttuva tieto yllä olevan ohjeen mukaisella tiedolla.

Henkilöomistaja

Voit lisätä henkilöomistajan Lisää henkilöomistaja -painikkeen kautta.

Voit poistaa omistajan Poista omistaja -painikkeen kautta.

Omistusosuus

Ilmoita murtolukuna omistajan omistusosuus, esimerkiksi 1/1.

Etunimi
Sukunimi
Syntymäaika

Syntymäaika ilmoitetaan muodossa pp.kk.vvvvv. Henkilötunnuksia ei ilmoiteta siirtopalvelussa.

Sähköpostiosoite

Ilmoita omistajan yhtiölle antama sähköpostiosoite, jota käytetään yhtiökokouskutsun toimittamista varten. Sähköpostiosoite on tarkoitettu vain yhtiön käyttöön. Sähköpostiosoite näkyy Osakkaiden yhteystiedot -listassa, mutta ei osakeluettelossa. HUOM! Tarkista, että kirjoittamasi sähköpostiosoite on oikein.

Hae tiedot Väestötietojärjestelmästä

Omistajan etunimen, sukunimen ja syntymäajan syöttämisen jälkeen paina Hae tiedot väestötietojärjestelmästä -painiketta. Palvelu hakee automaattisesti VTJ:ssä olevan osoitteen. Jos haluat muokata väestötietojärjestelmästä tullutta osoitetta, ota rasti pois Osoite haetaan väestötietojärjestelmästä -ruudusta. Tämän jälkeen osoitekenttä vapautuu muokattavaksi.

Jos henkilön tietoja ei löytynyt väestötietojärjestelmästä, tarkista nimen kirjoitusasu ja tee tarvittaessa haku uudelleen. Jos tietoja ei vieläkään löytynyt, syötä osoite. 

HUOM! Jos osoite haetaan väestötietojärjestelmästä päivittyy osakkaan osoite automaattisesti osakeluetteloon aina kun osakas muuttaa väestötietojärjestelmässä olevaa osoitettaan. Jos raksi otetaan pois ruudusta "Osoite haetaan väestötietojärjestelmästä" ei osakkaan osoite päivity automaattisesti osakeluetteloon vaan osakkaan pitää ilmoittaa osoitteenmuutoksesta Maanmittauslaitokselle erikseen.

HUOM! Jos omistajalla on väestötietojärjestelmässä turvakielto, henkilön tietoja ei saada väestötietojärjestelmästä eikä osoitekenttiä näytetä. Turvakiellossa olevasta omistajasta ei pysty antamaan yhteystietoja.

Käyttäjän ilmoittama turvakielto

Jos henkilön tietoja ei löytynyt väestötietojärjestelmästä ja omistajalla on turvakielto, laita rasti Osakkaalla on turvakielto -ruutuun. Turvakiellossa olevasta omistajasta ei pysty antamaan yhteystietoja. Jos joku osakeryhmän omistajista on turvakiellossa, kyseisen osakeryhmän omistajatietoja ei anneta myöskään taloyhtiölle osakeluettelossa tai osakkaiden yhteystiedoissa.

Osoitteen maa

Valitse osoitteen maa valikosta. 

Katuosoite

Ilmoita osakeluettelon mukainen omistajan katuosoite. HUOM! Ilmoittamasi osoite tulee näkyviin huoneistotietojärjestelmästä tulostettavaan osakeluetteloon. Tätä osoitetta käytetään siihen asti, kunnes omistaja rekisteröi omistuksensa huoneistotietojärjestelmään.

Postinumero

Postinumero annetaan vain kotimaisille osoitteille.

Postitoimipaikka

Postitoimipaikka annetaan vain kotimaisille osoitteille.

Osoitteen tarkenne

Lisää tähän osoitteen tarkenne, esimerkiksi c/o-merkintä. Huom! Tätä tietoa ei ole mahdollista tuoda isännöintijärjestelmästä siirtotiedostolla vaan se on tarvittaessa lisättävä käsin. Tarkennekenttään lisätty teksti näkyy osakeluettelossa.

Katso alta ohjevideo omistajatietojen muokkaamisesta, tai katso Youtubessa (kesto n. 7 min)

 

Jakamattoman kuolinpesän ilmoittaminen

Jakamaton kuolinpesä ilmoitetaan Lisää henkilöomistaja -painikkeen kautta. Mikäli pohjatiedoissa on henkilöomistajana jo vainaja, jonka jakamattoman kuolinpesän yhteystiedot haluat ilmoittaa, poista tässä tapauksessa ensin kyseinen omistaja Poista omistaja -painikkeella. Tämän jälkeen voit ilmoittaa jakamattoman kuolinpesän yhteystiedot seuraavilla tavoilla. 

Jos kuolinpesälle ei ole merkitty edustajaa tai osakkaita osakeluetteloon:

Täytä vainajan nimi ja syntymäaika. Kirjoita etunimen perään "kuolinpesä" ja paina Hae tiedot väestötietojärjestelmästä -painiketta. Koska kyseessä on kuolinpesä, tietoja ei löydy VTJ:stä, mutta voit kirjoittaa osoitekenttiin kuolinpesän osoitteen.

Katso alta ohjevideo, tai katso Youtubessa, (kesto noin 4 min).

Katso esimerkki osakeluettelosta

Jos kuolinpesälle on merkitty edustaja, mutta ei osakkaita osakeluetteloon:

Täytä vainajan nimi ja syntymäaika. Kirjoita etunimen perään "kuolinpesä". Lisää sähköpostiosoitekenttään kuolinpesän edustajan mahdollinen sähköpostiosoite ja paina Hae tiedot väestötietojärjestelmästä -painiketta. Koska kyseessä on kuolinpesä, tietoja ei löydy VTJ:stä, mutta voit kirjoittaa osoitekenttiin kuolinpesän edustajan osoitteen. Kirjoita osoitteen tarkennekenttään edustajan nimi (c/o Essi Edustaja).

Huom! Tarkennekenttään kirjoitettu teksti näkyy osakeluettelossa. Kuolinpesän edustaja voi olla kuolinpesän osakas tai ulkopuolinen edustaja.

Katso alta ohjevideo, tai katso Youtubessa, (kesto noin 5 min).

Katso esimerkki osakeluettelosta

Jos kuolinpesälle ei ole merkitty edustajaa, mutta osakkaat on merkitty osakeluetteloon:

Täytä vainajan nimi ja syntymäaika. Kirjoita etunimen perään "kuolinpesä" ja paina Hae tiedot väestötietojärjestelmästä -painiketta. Koska kyseessä on kuolinpesä, tietoja ei löydy VTJ:stä, mutta voit kirjoittaa osoitekenttiin kuolinpesän osoitteen. 

Lisää osakeluetteloon merkityt jakamattoman kuolinpesän osakkaat yksi kerrallaan Lisää henkilöomistaja -painikkeen kautta.

Huom! Älä lisää kuolinpesän osakkaille omistusosuutta. Palvelu tallentaa tällöin automaattisesti omistusosuudeksi 0/1.

Täytä osakkaan nimi, syntymäaika ja mahdollinen sähköpostiosoite ja paina Hae tiedot väestötietojärjestelmästä -painiketta. Jos henkilön tietoja ei löytynyt väestötietojärjestelmästä, tarkista nimen kirjoitusasu ja tee tarvittaessa haku uudelleen. Jos tietoja ei vieläkään löytynyt, syötä osoite.

Jos haluat muokata väestötietojärjestelmästä tullutta osoitetta, ota rasti pois Osoite haetaan väestötietojärjestelmästä -ruudusta. Tämän jälkeen osoitekenttä vapautuu muokattavaksi.

Katso alta ohjevideo, tai katso Youtubessa, (kesto noin 7 min). 

Katso esimerkki osakeluettelosta

Jos kuolinpesälle on merkitty edustaja ja osakkaat osakeluetteloon:

Täytä vainajan nimi ja syntymäaika. Kirjoita etunimen perään "kuolinpesä". Lisää sähköpostiosoitekenttään kuolinpesän edustajan mahdollinen sähköpostiosoite ja paina Hae tiedot väestötietojärjestelmästä -painiketta. Koska kyseessä on kuolinpesä, tietoja ei löydy VTJ:stä, mutta voit kirjoittaa osoitekenttiin kuolinpesän edustajan osoitteen. Kirjoita osoitteen tarkennekenttään edustajan nimi (c/o Essi Edustaja).

Huom! Tarkennekenttään kirjoitettu teksti näkyy osakeluettelossa. Kuolinpesän edustaja voi olla kuolinpesän osakas tai ulkopuolinen edustaja.

Lisää osakeluetteloon merkityt jakamattoman kuolinpesän osakkaat yksi kerrallaan Lisää henkilöomistaja -painikkeen kautta. Jos kuolinpesän edustaja on myös kuolinpesän osakas, merkitse myös hänet kuolinpesän osakkaaksi. 

Huom! Älä lisää kuolinpesän osakkaille omistusosuutta. Palvelu tallentaa tällöin automaattisesti omistusosuudeksi 0/1.

Täytä osakkaan nimi, syntymäaika ja mahdollinen sähköpostiosoite ja paina Hae tiedot väestötietojärjestelmästä -painiketta. Jos henkilön tietoja ei löytynyt väestötietojärjestelmästä, tarkista nimen kirjoitusasu ja tee tarvittaessa haku uudelleen. Jos tietoja ei vieläkään löytynyt, syötä osoite.

Jos haluat muokata väestötietojärjestelmästä tullutta osoitetta, ota rasti pois Osoite haetaan väestötietojärjestelmästä -ruudusta. Tämän jälkeen osoitekenttä vapautuu muokattavaksi.

Katso alta ohjevideo, tai katso Youtubessa, (kesto noin 6:30 min).

Katso esimerkki osakeluettelosta

Jos kuolinpesän osakkaana on vainaja:

Kuolinpesän  osakkaana olevan vainajan kuolinpesän osakkaat ovat tiedossa:

Jos kuolinpesän osakkaana on vainaja ei vainajan tietoja ilmoiteta, mikäli vainajan kuolinpesän osakkaat ovat tiedossa. Tällöin ilmoita kuolinpesän osakkaiksi vainajan kuolinpesän osakkaat yksi kerrallaan Lisää henkilöomistaja -painikkeen kautta.

Huom! Älä lisää kuolinpesän osakkaille omistusosuutta. Palvelu tallentaa tällöin automaattisesti omistusosuudeksi 0/1.

Täytä osakkaan nimi, syntymäaika ja mahdollinen sähköpostiosoite ja paina Hae tiedot väestötietojärjestelmästä -painiketta. Jos henkilön tietoja ei löytynyt väestötietojärjestelmästä, tarkista nimen kirjoitusasu ja tee tarvittaessa haku uudelleen. Jos tietoja ei vieläkään löytynyt, syötä osoite.

Jos haluat muokata väestötietojärjestelmästä tullutta osoitetta, ota rasti pois Osoite haetaan väestötietojärjestelmästä -ruudusta. Tämän jälkeen osoitekenttä vapautuu muokattavaksi.

Jos kuolinpesän osakkaana olevan vainajan kuolinpesän osakkaita ei ole tiedossa, mutta kuolinpesällä on edustaja:

Mikäli osakkaana olevan vainajan kuolinpesän osakkaita ei ole tiedossa ilmoitetaan vainajan tiedot Lisää henkilöomistaja -painikkeen kautta.

Huom! Älä lisää vainajalle omistusosuutta. Palvelu tallentaa tällöin automaattisesti omistusosuudeksi 0/1.

Täytä vainajan nimi ja syntymäaika. Lisää sähköpostiosoitekenttään kuolinpesän edustajan mahdollinen sähköpostiosoite ja paina Hae tiedot Väestötietojärjestelmästä -painiketta. Jos vainajan tiedot löytyvät Väestötietojärjestelmästä, ota ruksi pois kohdasta Osoite haetaan Väestötietojärjestelmästä ja syötä osoitekenttiin edustajan osoitetiedot.

Jos kuolinpesän osakkaana olevan vainajan kuolinpesän osakkaita ei ole tiedossa eikä kuolinpesälle ole merkitty edustajaa:

Ilmoita osakkaana olevan vainajan tiedot Lisää henkilöomistaja -painikkeen kautta.

Huom! Älä lisää vainajalle omistusosuutta. Palvelu tallentaa tällöin automaattisesti omistusosuudeksi 0/1.

Täytä vainajan nimi, syntymäaika ja paina Hae tiedot väestötietojärjestelmästä -painiketta. Jos vainajan tietoja ei löytynyt väestötietojärjestelmästä, tarkista nimen kirjoitusasu ja tee tarvittaessa haku uudelleen. Jos tietoja ei vieläkään löytynyt, syötä osoite.

Jos haluat muokata väestötietojärjestelmästä tullutta osoitetta, ota rasti pois Osoite haetaan väestötietojärjestelmästä -ruudusta. Tämän jälkeen osoitekenttä vapautuu muokattavaksi.

 

Yritysomistaja

Voit lisätä yritysomistajan Lisää yritysomistaja -painikkeen kautta. Täytä kotimaisen yritysomistajan nimi, kotipaikka ja y-tunnus kaupparekisterin mukaan. Tarkista tiedot YTJ-yrityshausta ytj.fi-sivuilta. Ulkomaisesta yrityksestä täytä omistusosuus, toiminimi, rekisteritunnus, rekisterin nimi sekä yhteystiedot. 

Omistusosuus

Ilmoita murtolukuna omistajan omistusosuus, esimerkiksi 1/1.

Valtio

Valitse yrityksen kotimaa valikosta. Voit helpottaa oikean valtion etsimistä kirjoittamalla kenttään sen ensimmäiset kirjaimet.

Y-tunnus

Täytä omistajayrityksen yritystunnus.

Sähköpostiosoite

Ilmoita omistajan yhtiölle antama sähköpostiosoite, jota käytetään yhtiökokouskutsun toimittamista varten. Sähköpostiosoite on tarkoitettu vain yhtiön käyttöön. Sähköpostiosoite näkyy Osakkaiden yhteystiedot -listassa, mutta ei osakeluettelossa.

Hae yrityksen tiedot Yritystietojärjestelmästä

Jos haluat muokata yritystietojärjestelmästä tullutta osoitetta, ota rasti pois Osoite haetaan yritystietojärjestelmästä -ruudusta. Tämän jälkeen osoitekentät vapautuvat muokattaviksi.

Osoitteen maa
Katuosoite

Ilmoita osakeluettelon mukainen yritysomistajan katuosoite. HUOM! Ilmoittamasi osoite tulee näkyviin huoneistotietojärjestelmästä tulostettavaan osakeluetteloon. Tätä osoitetta käytetään siihen asti, kunnes yritysomistaja rekisteröi omistuksensa huoneistotietojärjestelmään.

Postinumero
Postitoimipaikka
Osoitteen tarkenne

Lisää tähän osoitteen tarkenne, esimerkiksi c/o-merkintä. Voit lisätä myös sen henkilön nimen, jolle asia yrityksessä kuuluu.

Rajoitukset

Lisää osakeryhmään kohdistuvat rajoitukset yhtiöjärjestyksen tai osakeluettelon mukaan. 

Katso alta ohjevideo osakeryhmän rajoitusten muokkaamisesta, tai katso Youtubessa (kesto n. 2 min)

 

HUOM! Yhtiöjärjestyksestä johtuva lunastusrajoitus, yhtiöjärjestyksestä johtuva muu vaihdannanrajoitus ja yhtiöjärjestyksestä johtuva vaihdannanrajoitus, HITAS eivät näy osakeluettelossa.
HUOM! Yhtiöjärjestykseen sisältyvät ulkomaalaislausekkeet ovat nykyään mitättömiä, joten niitä ei voi lisätä siirtopalvelussa. 

Alla on kerrottu tarkemmin erilaisista rajoituksista.

•    Aravalain mukainen merkintä: Aravavuokrataloyhtiön osakkeet saadaan luovuttaa vain kunnalle tai nimeämälle luovutuksensaajalle määrättyä luovutuskorvausta vastaan. Rajoitusta ei tarvitse merkitä, jos Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus on erikseen antanut rajoituksista vapauttamispäätöksen tai purkuluvan ja näiden päätösten myöntämisen kaikki edellytykset muun muassa lainojen poismaksun osalta ovat täyttyneet. 
•    Aravarajoituslain mukainen merkintä: Aravalainoitetun asunto-osakeyhtiön osakkeet ovat vuokralaisen vuokraoikeuden nojalla omaksilunastamiskelpoiset. Rajoitusta ei tarvitse merkitä, jos Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskus on erikseen antanut rajoituksista vapauttamispäätöksen tai purkuluvan ja näiden päätösten myöntämisen kaikki edellytykset muun muassa lainojen poismaksun osalta ovat täyttyneet.
•    Kuolinpesäosuuden ulosmittaus
•    Lesken hallintaoikeus: Asunto-osaketta ei saa ilman lesken suostumusta luovuttaa tai pantata. Huom! Ilmoita rajoitus siirtopalvelussa ja oikeudenhaltija erikseen sähköpostilla siirron jälkeen, ks. uusi ohje alempana oikeudenhaltijan ilmoittamisesta.
•    Luovutus- ja panttauskielto 
•    Takavarikko
•    Testamenttiin perustuva käyttöoikeus: Omistaja ei saa ilman käyttöoikeuden haltijan suostumusta luovuttaa tai pantata asunto-osaketta. Huom! Ilmoita rajoitus siirtopalvelussa ja oikeudenhaltija erikseen sähköpostilla siirron jälkeen, ks. uusi ohje alempana oikeudenhaltijan ilmoittamisesta.
•    Turvaamistoimi
•    Ulosmittaus
•    Vakuustakavarikko
•    Vuokra-asuntolainojen ja asumisoikeustalolainojen korkotuesta annetun lain mukainen merkintä: Asunto-osake saadaan luovuttaa kunnalle tai nimeämälle luovutuksensaajalle.
•    Vuokratalojen rakentamislainojen lyhytaikaisesta korkotuesta annetun lain mukainen merkintä: Asunto-osakkeet saadaan luovuttaa vain Asumisen rahoitus- ja kehittämiskeskuksen nimeämälle luovutuksensaajalle.
•    Väliaikainen turvaamistoimi
•    Väliaikainen vakuustakavarikko
•    Väliaikaistoimi
•    Yhteisöosuuden ulosmittaus
•    Yhtiöjärjestyksestä johtuva lunastusrajoitus (lunastuslauseke): Yhtiöjärjestyksen mukaan yhtiöllä, yhtiön osakkaalla tai muulla taholla on oikeus lunastaa yhtiön ulkopuoliselle siirtynyt osake.
•    Yhtiöjärjestyksestä johtuva muu vaihdannanrajoitus   (= etuosto- ja suostumuslauseke)
o    Etuostolauseke: Osakkeenomistajan on tarjottava jo ennen suunniteltua luovutusta osaketta muiden osakkeenomistajien tai yhtiön lunastettavaksi. Mahdollinen vain ennen v. 1980 perustetuissa yhtiöissä.
o    Suostumuslauseke: Osakkeen luovuttamiseen vaaditaan yhtiön suostumus. Mahdollinen keskinäisissä kiinteistöosakeyhtiöissä sekä ennen v. 1992 perustetuissa asunto-osakeyhtiöissä. 
•    Yhtiöjärjestyksestä johtuva vaihdannanrajoitus, HITAS: Yhtiöjärjestyksen mukaan Helsingin kaupungilla on oikeus lunastaa uudelle omistajalle siirtyneet osakkeet.
•    Yhtiön vähemmistöosakkeiden lunastamista koskeva ääni- ja omistusosuusvaatimus täyttynyt (asunto-osakeyhtiölaki 6 luku 43 § 4 momentti) -merkintä: taloyhtiön on viipymättä merkittävä vähemmistöosakkeiden lunastusoikeuden ja -velvollisuuden edellytyksenä olevan ääni- ja omistusosuusvaatimuksen täyttyminen ja lakkaaminen osakeluetteloon (1.6.2023 lukien taloyhtiön ilmoitettava se merkittäväksi osakeluetteloon). Merkintä ääni- ja omistusosuusvaatimuksen täyttymisestä ilmoitetaan toistaiseksi Maanmittauslaitoksen sähköpostiin [email protected] välittömästi sen jälkeen, kun osakeluettelon siirto on tehty siirtopalvelussa. Ilmoita viestissä taloyhtiön nimi ja y-tunnus sekä merkintää koskevat tiedot. Maanmittauslaitos kirjaa näin saadut osakeluetteloon tehdyt merkinnät huoneistotietojärjestelmään, mutta ne eivät vielä tässä vaiheessa näy osakeluettelotulosteella eivätkä rajapintapalvelun kautta. Merkinnöistä saa tietopalvelua järjestelmämuutoksen jälkeen.

Oikeudenhaltijoiden ilmoittaminen eräiden rajoitusten osalta (lisätty 5.7.2023) 

Ilmoita lesken hallintaoikeutta ja testamenttiin perustuvaa käyttöoikeutta koskevien rajoitusten oikeudenhaltijat Maanmittauslaitokselle sähköpostitse Turvaviesti-palvelun kautta osoitteeseen [email protected] välittömästi sen jälkeen, kun rajoitukset on ilmoitettu ja osakeluettelon siirto on tehty siirtopalvelussa. Ilmoituksesta tulee ilmetä: taloyhtiön nimi ja y-tunnus, osakeryhmä, jota rajoitus koskee, rajoituksen nimi sekä oikeudenhaltijaa koskevat yksilöintitiedot (nimi sekä henkilötunnus tai syntymäaika, jos henkilötunnus puuttuu). 

Huom! Lahjakirjassa pidätettyä hallintaoikeutta ei ole säädetty kirjattavaksi huoneistotietojärjestelmään, joten näihin liittyviä oikeudenhaltijoiden tietoja ei ilmoiteta Maanmittauslaitokselle. 

Merkinnät eräistä lunastusriidoista

Seuraavat osakeryhmään mahdollisesti kohdistuvat merkinnät ilmoitetaan toistaiseksi Maanmittauslaitoksen sähköpostiin [email protected] välittömästi sen jälkeen, kun osakeluettelon siirto on tehty siirtopalvelussa:

Ilmoita viestissä taloyhtiön nimi ja y-tunnus, osakeryhmän tiedot (osakenumerot) sekä merkintää koskevat tiedot. Maanmittauslaitos kirjaa näin saadut osakeluetteloon tehdyt merkinnät huoneistotietojärjestelmään, jolloin ne näkyvät osakeluettelon tiedoissa rajapinnan kautta ja tulosteilla.

Lopuksi hyväksy, että osakeryhmän tiedot on tarkastettu. Tallenna ja siirry seuraavaan osakeryhmään.

Lisää osakeryhmä

Voit lisätä uuden osakeryhmän Yhtiö-sivulla Lisää osakeryhmä -painikkeen kautta. Kirjoita osakesarjat ja osakkeiden lukumäärä ja paina Tallenna. Pääset tämän jälkeen muokkaamaan osakeryhmää normaalisti kynä-painikkeella.

HUOM! Palvelussa siirrettävät osakeryhmät eivät saa poiketa voimassa olevasta yhtiöjärjestyksestä. Esitäytetyistä tiedoista puuttuvan osakeryhmän saa lisätä ainoastaan, jos osakeryhmä on voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen.

Laskun saaja ja laskutustiedot

Osakeluetteloa ei voi siirtää, jos laskutustiedot puuttuvat. Ilmoita taloyhtiön laskutustiedot siirtopalvelussa oleviin laskutustieto- kenttiin. Maanmittauslaitos toimittaa laskun ensisijaisesti Tiekessä olevaan taloyhtiön verkkolaskuosoitteeseen. Tarkista, että taloyhtiösi laskutustiedot ovat ajan tasalla Tiekessä. Jos taloyhtiöllä ei ole verkkolaskuosoitetta, lasku lähetetään ilmoittamaanne osoitteeseen.

Laskun saaja

Taloyhtiön nimi ja y-tunnus ovat valmiina tässä kentässä, eikä niitä voi muokata siirtopalvelussa.

 

Laskun saajan tarkenne

Taloyhtiö voi halutessaan lisätä laskutusosoitteen tarkenteen, esimerkiksi c/o-merkinnän tai sen henkilön nimen, kenelle asia taloyhtiössä kuuluu.

 

Postiosoite

Ilmoita taloyhtiölle laskutusosoite.

 

Postinumero

Postitoimipaikka

Osoitteen maa

 

Laskun viite

Taloyhtiö voi halutessaan ilmoittaa laskulle erillisen viitteen esimerkiksi tiliöintiä varten.

 

Annetut tiedot tallennetaan Maanmittauslaitoksen asiakasrekisteriin taloyhtiön laskutustietona. Ennen tietojen tallentamista tarkista, että antamasi tiedot ovat oikein.

 

Laskutusyhteystiedot tai muutokset laskutusyhteystiedoissa voit toimittaa sähköpostitse ([email protected]).

 

Laskutuksen ja perinnän yhteystiedot

Laskutuksen ja perinnän tavoitat numerosta 029 530 1135 (ma–pe klo 9–12). Kaikista Maanmittauslaitokseen soitetuista 0295-alkuisista puheluista peritään vain paikallisverkko- tai matkapuhelinmaksu.

 

Muina aikoina laskutukseen saa yhteyden:

 

Yhtiön hyväksyminen

Kun olet tarkistanut kaikki tiedot, voit ennen tietojen hyväksymistä vielä tulostaa palvelusta osakeluetteloluonnoksen. HUOM! Kaikki siirtopalvelussa tallennetut tiedot eivät näy osakeluettelotulosteella. Lue lisää osakeluettelon tietosisällöstä Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.

Siirron hyväksymisen yhteydessä taloyhtiö valitsee, miten Maanmittauslaitos jatkossa toimittaa kaikki huoneistotietojärjestelmästä lähetettävät tiedot, esimerkiksi omistajanvaihdokset. Oletuksena on YTJ:n mukainen sähköpostiosoite. Jos haluat jatkossa kaikki huoneistotietojärjestelmästä lähetettävät tiedot mieluummin paperipostilla sähköpostin sijaan, laita rasti ruutuun.

Pääset hyväksymään tiedot ja siirtämään osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään Yhtiö-sivun alareunassa olevalla Hyväksy tiedot -painikkeella. Tämän jälkeen osakeluettelo siirtyy huoneistotietojärjestelmään ja sitä ylläpidetään huoneistotietojärjestelmään tehtyjen rekisteröintien perusteella. Hyväksy tiedot -painike aktivoituu vasta sen jälkeen, kun olet tarkistanut kaikkien osioiden tiedot ja ilmoittanut päivämäärän, jolloin yhtiön hallitus on hyväksynyt osakeluettelon siirtämisen. Päivämäärä tallentuu vasta Hyväksy tiedot -painikkeella.

Huomaathan, että tietojen hyväksymisen jälkeen et pääse enää muokkaamaan tai tarkastelemaan niitä. Et voi tällöin myöskään tuoda isännöintijärjestelmästä siirtotiedostoa uudelleen palveluun. Tarkista siis tiedot huolellisesti ennen siirtoa!

Katso ohjevideo osakeluettelon siirron hyväksymisestä, tai katso Youtubessa (kesto n. 4 min)

Siirron jälkeen

Kun yhtiön osakeluettelo on siirretty, et pääse enää tarkastelemaan siirrettyjä tietoja. Osakeluettelon siirrosta ei lähetetä erillistä viestiä sähköpostiin. Tieto siirron onnistumisesta näkyy siirtopalvelussa. Jos teit osakeluettelon siirron yhteydessä virheen, ota välittömästi yhteyttä osakeluettelon siirron tukeen korjauslomakkeen kautta.

Siirron jälkeen voit tulostaa osakeluettelon ja listan osakkaiden yhteystiedoista. Osakkaiden yhteystiedot -listassa on kootusti kaikkien osakkaiden yhteystiedot, myös mahdolliset sähköpostiosoitteet, joita ei näy osakeluettelossa. Yhteystietolistan saa halutessaan tallennettua Excel-tiedostoksi. Voit jatkossakin hakea tiedot siirtopalvelusta kirjautumalla sinne uudestaan.

Siirtopalvelusta tulostettava osakeluettelo ja osakkaiden yhteystiedot -lista on tarkoitettu vain yhtiön käyttöön eikä niitä saa luovuttaa edelleen. Osakkaat voivat tilata osakeluettelon Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta.

Lue lisää ja katso video taloyhtiön tietopalveluista.

Lue lisää osakeluettelon siirron vaikutuksista taloyhtiölle Siirron jälkeen -sivulta.

Tietopalvelun avaaminen huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään

Tietopalvelun avaaminen huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään Huoneistotietojen kyselypalvelu isännöintijärjestelmille -palvelun kautta edellyttää, että

  • osakeluettelon siirto on hyväksytty osakeluettelon siirtopalvelussa tai taloyhtiö on perustettu 1.1.2019 jälkeen ja on siten jo huoneistotietojärjestelmässä
  • isännöintijärjestelmään viedään osakeryhmätunnukset huoneistotietojärjestelmästä. Osakeryhmätunnukset voi 
    • hakea siirtopalvelusta tiedostona
    • hakea tietopalvelurajapinnan kautta
    • syöttää käsin isännöintijärjestelmään
  • valtuutusavain on haettu osakeluettelon siirtopalvelusta, käyttöehdot on hyväksytty ja valtuutusavain on viety isännöintijärjestelmään
  • isännöintijärjestelmätoimittaja tai rajapinnan suora käyttäjä on tehnyt sopimuksen tietojen välittämisestä tai käyttämisestä Maanmittauslaitoksen kanssa ja Maanmittauslaitos on myöntänyt tietojen käyttöön käyttöluvan
  • isännöintijärjestelmään on tehty tarvittavat toiminnat järjestelmätoimittajan puolelta.

Lisätietoja tietopalvelun käyttöönotosta saat oman isännöintijärjestelmän toimittajalta.

Osakeryhmätunnukset

Voit hakea osakeluettelon siirron jälkeen palvelusta taloyhtiön osakehuoneistojen osakeryhmätunnukset isännöintijärjestelmää varten json-muotoisena tiedostona. Osakeryhmätunnuksia käytetään, kun isännöintijärjestelmään haetaan Huoneistotietojen kyselypalvelun isännöintijärjestelmille -palvelun kautta osakeryhmäkohtaista tietopalvelua.

Lataa tiedosto painamalla Osakeryhmätunnukset isännöintijärjestelmälle -painiketta, joka on käytettävissä osakeluettelon siirron jälkeen.

Lisätietoja tunnusten viemiseksi isännöintijärjestelmään saat järjestelmätoimittajalta. 

Valtuutusavain ja tietopalvelun käyttöehdot

Valtuutusavain on Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelussa luotava tunniste, jonka avulla huoneistotietojärjestelmä tarkistaa isännöitsijän oikeuden taloyhtiöiden tietojen hakuun. Valtuutusavain tarvitaan, jotta isännöintijärjestelmäsi saa tietoja niistä yhtiöistä, joihin sinut on merkitty kaupparekisterissä isännöitsijäksi tai isännöintiyhteisön nimenkirjoittajaksi. Luo valtuutusavain ja tallenna se isännöintijärjestelmään. Sen jälkeen voit hakea isännöintijärjestelmässä tietoja huoneistotietojärjestelmästä. Lisätietoja valtuutusavaimen viemiseksi isännöintijärjestelmään saat omalta järjestelmätoimittajalta.

Valtuutusavaimen voi luoda:

  • Taloyhtiön isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön toimitusjohtaja
    • tarkista tarvittaessa kaupparekisteristä, että roolit ovat ajan tasalla
  • isännöintiyhteisön nimenkirjoitusoikeudellinen työntekijä
    • tässä tapauksessa kaupparekisteriin taloyhtiön isännöitsijäksi tulee olla merkitty isännöintiyhteisö
  • työntekijä, jolle on suomi.fi-valtuudet palvelussa annettu valtuus valtuutusavaimen luomiseen
    • Valtuutusasian nimi suomi.fi-palvelussa: "Taloyhtiön osakeluettelon tietojen käsittely ja siirron hyväksyminen ja valtuutusavaimen hakeminen"

Henkilöisännöitsijän valtuutusavaimen hakeminen:

  • Kirjaudu osakeluettelon siirtopalveluun: http://htj-osakeluettelo.maanmittauslaitos.fi/

  • Valitse oma nimesi käyttöliittymän yläkulmasta

  • Lue ja hyväksy kyselypalvelun käyttöehdot laittamalla rasti ruutuun

  • Hae taloyhtiön käyttölupaa osakkaiden henkilötunnusten saamiseksi laittamalla rasti ruutuun

  • Paina hyväksy-painiketta

  • Valtuutusavain ilmestyy tekstikenttään, ('HTJ'-alkuinen merkkijono)

  • Valtuutusavaimen voit kopioida tekstikentästä tai tallentaa txt-tiedostoon omalle koneelle ja liittää omaan isännöintijärjestelmääsi järjestelmätoimittajan ohjeiden mukaisesti

Isännöintiyhteisön valtuutusavaimen hakeminen:

  1. Kirjaudu osakeluettelon siirtopalveluun: http://htj-osakeluettelo.maanmittauslaitos.fi/

  2. Valitse oma nimesi käyttöliittymän yläkulmasta

  3. Valitse oikean isännöintiyrityksen kohdalta 'Luo valtuutusavain’

  4. Lue ja hyväksy kyselypalvelun käyttöehdot laittamalla rasti ruutuun

  5. Hae taloyhtiön käyttölupaa osakkaiden henkilötunnusten saamiseksi laittamalla rasti ruutuun

  6. Paina hyväksy-painiketta

  7. Valtuutusavain ilmestyy tekstikenttään ('HTJ'-alkuinen 51 merkkiä pitkä aakkosnumeerinen merkkijono)

  8. Valtuutusavaimen voit kopioida tekstikentästä tai tallentaa txt-tiedostoon omalle koneelle ja liittää omaan isännöintijärjestelmääsi järjestelmätoimittajan ohjeiden mukaisesti. Tämä valtuutusavain kattaa kaikki ne taloyhtiöt, joissa isännöintiyhdistys on isännöitsijän roolissa kaupparekisterissä.

Huom! Jos käyttöehtoja ollaan muuttamassa, uudet käyttöehdot näytetään palvelussa noin kuukausi ennen niiden voimaan tuloa. Sinun pitää hyväksyä sekä voimaan tulevat että voimassa olevat käyttöehdot, jos et ole niitä aikaisemmin jo hyväksynyt.

Valtuutusavaimen poistaminen

Voit poistaa valtuutusavaimen painamalla Poista valtuutusavain -painiketta.

Huom! Jos poistat valtuutusavaimen, tietopalvelu huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään lakkaa niiden taloyhtiöiden osalta, joiden tiedonsaantioikeus osoitetaan poistamallasi valtuutusavaimella. 

Isännöintiyhteisön nimenkirjoittajan edustus

Edustuksella voit käsitellä valitun isännöintiyhteisön asiakasyritysten tietoja siirtopalvelussa. Pääset käyttäjätiedot sivulle painamalla näytön oikeassa yläreunassa näkyvää käyttäjänimeä. Valitse haluttu yhtiö listalta ja paina edusta. Pudotusvalikossa näkyvät kaikki ne yhtiöt, joihin sinulla on kaupparekisterin mukaan nimenkirjoitusoikeus.

Siirry tämän jälkeen palvelun etusivulle ja hae kyseinen yhtiö y-tunnuksella. Edustettavan isännöintiyhteisön asiakasyritysten tietoja ei näy yhtiölistalla, vaan ne on aina haettava y-tunnuksella.