Yhtiöjärjestyksen muutokset

Yleistä yhtiöjärjestyksen muutosten vaikutuksista huoneistotietojärjestelmään

Taloyhtiöissä tehdään toisinaan erilaisia yhtiöön, huoneistoihin tai tiloihin liittyviä muutoksia, jolloin myös osakeryhmät voivat muuttua: taloyhtiöön voi syntyä kokonaan uusia osakeryhmiä ja olemassa olevat osakeryhmät voivat muuttua ja lakata. Taloyhtiöiden täytyy ilmoittaa voimassa olevan yhtiöjärjestyksen tietojen muutoksista Patentti- ja rekisterihallitukselle. Muutokset tulevat voimaan vasta, kun ne on rekisteröity kaupparekisterissä.

Yhtiöjärjestyksen muutoksilla, jotka muuttavat kaupparekisterissä voimassa olevaa osakeryhmää, voi olla vaikutuksia myös huoneistotietojärjestelmässä jo olevaan osakeryhmään. Vaikutukset riippuvat taloyhtiön lähtötilanteesta ja tehdyn yhtiöjärjestyksen muutoksen sisällöstä ja poikkeavat siksi toisistaan.

Yhtiöjärjestyksen muutos aiheuttaa osakeryhmien muuttumisen esimerkiksi korjaus- ja lisärakentamisen yhteydessä, osakkeiden numerointia muutettaessa sekä huoneistoja yhdistettäessä tai jaettaessa. Lue lisää osakeryhmien muutostilanteista Patentti- ja rekisterihallituksen verkkosivuilta.

Kun yhtiöjärjestystä muutettaessa osakeryhmiin tulee muutoksia, edellyttää tilanne aina toimenpiteitä huoneistotietojärjestelmän tietojen saattamiseksi ajan tasalle: yhtiöjärjestyksen muutoksessa syntyneille kokonaan uusille tai entisten osakeryhmien sijaan tulleille eli muuttuneille osakeryhmille on haettava omistuksen rekisteröintiä. Taloyhtiön päätösvaltaisen hallituksen on ilmoitettava osakeannilla, sulautumisessa tai jakautumisessa muodostuneiden osakeryhmien omistajat. 1.6.2023 lähtien kaupparekisteriin rekisteröityjen sulautumisten ja jakautumisten osalta menettelyä on helpotettu lakimuutoksella siten, että taloyhtiö ilmoittaa myös panttaukset ja rajoitukset syntyneisiin osakeryhmiin. Kenenkään suostumuksia ei tarvita, jos kaikki lakanneisiin osakeryhmiin kohdistuneet oikeudet ja rajoitukset voidaan ilmoittaa kohdistuvaksi johonkin syntyneeseen osakeryhmään ja kyse on taloyhtiöstä, jonka kaikkien muutoksen kohteena olevien osakkeiden muoto on sähköinen.

Alla oleva ohjeistus koskee yhtiöjärjestysmuutosta, jota koskevan muutosilmoituksen taloyhtiö on saattanut vireille Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa ennen 15.1.2025.

Muissa tilanteissa kuin osakeannissa, sulautumisessa ja jakautumisessa taloyhtiö antaa selvityksen muuttuneista osakeryhmistä osakkaalle, joka hakee omistuksen rekisteröintiä. Taloyhtiön antama selvitys voi olla esimerkiksi taloyhtiön yhtiökokouksen pöytäkirja, jossa yhtiöjärjestyksen muutoksesta on päätetty. Jos yhtiöjärjestyksen muutoksessa lakanneille osakeryhmille on rekisteröity huoneistotietojärjestelmässä panttauksia tai rajoituksia, tarvitaan pantinhaltijan tai rajoituksella suojatun tahon suostumus tai hakemus oikeuksien kirjaamiseksi.

Alla oleva ohjeistus koskee yhtiöjärjestysmuutosta, jota koskevan muutosilmoituksen taloyhtiö on saattanut vireille Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa 15.1.2025 tai sen jälkeen.

Osakkeenomistaja on velvollinen hakemaan omistuksen, panttauksen ja rajoituksen kohdistamisen muuttuneeseen osakeryhmään, kun kyseessä on muu yhtiöjärjestyksen muutos kuin sulautuminen, jakautuminen, osakeanti tai purkava uusrakentaminen. Näissä tapauksissa taloyhtiö antaa selvityksen muuttuneista osakeryhmistä osakkaalle. Taloyhtiön antama selvitys voi olla esimerkiksi taloyhtiön yhtiökokouksen pöytäkirja, jossa yhtiöjärjestyksen muutoksesta on päätetty. Jos yhtiöjärjestyksen muutoksessa lakanneille osakeryhmille on rekisteröity huoneistotietojärjestelmässä panttauksia tai rajoituksia, tarvitaan pantinhaltijan tai rajoituksella suojatun tahon suostumus. Ks. lomakkeet suostumuksia varten täältä (linkki verkkosivuille).

Osakeryhmätunnuksen muutosta koskevien lainsäädäntömuutosten myötä 15.1.2025 alkaen muut kuin sulautuminen ja jakautuminen ja purkava uusrakentaminen edellyttävät, että muutoksen kohteena olevien osakkeiden muoto huoneistotietojärjestelmässä on sähköinen ja omistajalla osakehuoneistorekisterissä sähköinen omistajamerkintä. Näin ollen paperiset osakekirjat tulee muuttaa sähköiseen muotoon ennen yhtiöjärjestyksen muutosta koskevaa päätöksentekoa.

Lue lisää toimijakohtaisia ohjeita:

Kuinka havaita yhtiöjärjestyksen muutoksen vaikutukset huoneistotietojärjestelmässä?

Osakeryhmätunnusten muuttumisen voi havaita parhaiten huoneistotietojärjestelmän tulosteilta: osakeluettelosta ja osakehuoneistotulosteelta.

Vanhan, kaupparekisterissä lakanneen osakeryhmän kohdalla osakeluettelossa sekä osakeryhmän osakehuoneistotulosteella näkyy teksti: "Osakeryhmätunnus on lakannut yhtiöjärjestyksen muutoksessa pp.kk.vvvv. Tiedot eivät ole huoneistotietojärjestelmässä ajan tasalla."

Uuden, kaupparekisterissä lakanneen osakeryhmän tilalle syntyneen osakeryhmän kohdalla osakeluettelossa sekä osakeryhmän osakehuoneistotulosteella näkyy teksti: ”Osakeryhmätunnus on syntynyt yhtiöjärjestyksen muutoksessa pp.kk.vvvv. Tiedot eivät ole huoneistotietojärjestelmässä ajan tasalla”.

Yhtiöjärjestyksen muutoksessa muuttuneet osakeryhmät ovat huoneistotietojärjestelmässä ilman omistajatietoja, ennen omistusoikeuden ja mahdollisten panttausten ja rajoitusten kohdistamista.

Esimerkkejä osakeluettelon ja osakehuoneistotulosteen näkymistä löydät Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta:

Yhtiöjärjestyksen muutokset – toimintaohjeita taloyhtiöille

1. Yhtiöjärjestyksen muutokset ns. vanhassa asunto-osakeyhtiössä, jonka osakeluetteloa olet siirtämässä huoneistotietojärjestelmään

Taloyhtiön osakeluettelon siirrossa on aina annettava voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukaiset tiedot. Jos voimassa olevan yhtiöjärjestyksen huoneistoselitelmä ei vastaa yhtiössä olevia huoneistoja tai muita tiloja, (huoneisto on esimerkiksi jaettu kahdeksi eri huoneistoksi), on yhtiöjärjestys ensin muutettava ja rekisteröitävä kaupparekisterissä. Rekisteröinnin jälkeen taloyhtiön osakeluettelon voi siirtää huoneistotietojärjestelmään Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelussa.

a) Taloyhtiöllä on käytössään isännöintijärjestelmä

Rekisteröi ensin yhtiöjärjestyksen muutos Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa. Huoneistoselitelmän tietoja ei kannata vielä muuttaa uuteen sähköiseen muotoon yhtiöjärjestyksen rekisteröinnin yhteydessä.
Lataa siirtotiedosto isännöintijärjestelmästä osakeluettelon siirtopalveluun kaupparekisterin rekisteröinti-ilmoituksen saatuasi.
Täydennä siirtopalvelussa osakeluettelo ja lisäksi muut tarvittavat tiedot ja hyväksy siirto. Yhtiö kuuluu tämän jälkeen huoneistotietojärjestelmään.
Huom! Osakkaan on omistusta sähköiseksi rekisteröidessään esitettävä osakekirja tai väliaikaistodistus osakeryhmästä Maanmittauslaitokselle.

Lue lisää yhtiöjärjestyksen muutosilmoituksen tekemisestä PRH:n verkkosivuilta.

b) Taloyhtiöllä ei ole käytössään isännöintijärjestelmää

Rekisteröi ensin yhtiöjärjestyksen muutos Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa. Huoneistoselitelmän tiedot kannattaa ilmoittaa samalla uudessa sähköisessä muodossa.
Odota kunnes saat tiedon rekisteröinnistä kaupparekisteriin. Tiedot siirtyvät PRH:n kaupparekisteristä automaattisesti Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalveluun.
Täydennä siirtopalvelussa omistajatiedot ja muut tarvittavat tiedot ja hyväksy siirto. Yhtiö kuuluu tämän jälkeen huoneistotietojärjestelmään.
Huom! Osakkaan on omistusta sähköiseksi rekisteröidessään esitettävä osakekirja tai väliaikaistodistus osakeryhmästä Maanmittauslaitokselle.

Lue lisää yhtiöjärjestyksen uudesta sähköisestä muodosta PRH:n verkkosivuilta.

2. Yhtiöjärjestyksen muutokset huoneistotietojärjestelmään jo kuuluvassa taloyhtiössä

2.1 Alla oleva ohjeistus koskee yhtiöjärjestysmuutosta, jota koskevan muutosilmoituksen taloyhtiö on saattanut vireille Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa ennen 15.1.2025.

1.1.2019 tai sen jälkeen perustettujen asunto- ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden tiedot ovat perustajaosakastietoineen huoneistotietojärjestelmässä. Myös vanhojen, osakeluettelonsa jo siirtäneiden taloyhtiöiden tiedot ovat huoneistotietojärjestelmässä. Jos osakas on hakenut omistuksen rekisteröintiä, myös osakehuoneiston omistustiedot ovat huoneistotietojärjestelmässä.

Kun huoneistotietojärjestelmässä olevassa yhtiössä tehdään yhtiöjärjestyksen muutos,

Rekisteröi yhtiöjärjestyksen muutos ensin Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa. Huoneistoselitelmän tiedot on samalla ilmoitettava sähköisessä muodossa. Tiedot muuttuneista osakeryhmistä siirtyvät kaupparekisteristä suoraan huoneistotietojärjestelmään. Muuttuneilla tai uusilla osakeryhmillä ei ole omistajatietoja.
Ilmoita viipymättä kokonaan uusien osakeryhmien omistajat rekisteröitäviksi huoneistotietojärjestelmään. Ilmoittaminen on taloyhtiön (päätösvaltaisen) hallituksen velvollisuus, kun kyse on ollut osakeannista, sulautumisesta tai jakautumisesta. Ilmoita tiedot lomakkeella siihen asti, kun sähköiset rajapinnat otetaan käyttöön. Ilmoittaminen on maksullista (katso hinnasto Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta).
Anna tarvittaessa osakkaalle taloyhtiön selvitys muuttuneesta osakeryhmästä. Osakkaalla on velvollisuus hakea omistuksen rekisteröintiä muissa kuin edellä mainituissa tilanteissa muuttuneeseen osakeryhmään ja liittää hakemukseen tämä taloyhtiön selvitys.
Huom! Jos yhtiöjärjestyksen muutoksessa lakanneen osakeryhmän omistus on perustunut paperiseen osakekirjaan, osakkaan on esitettävä lakanneen osakeryhmän osakekirja tai väliaikaistodistus Maanmittauslaitokselle omistuksen rekisteröinnin yhteydessä (ei koske sulautumista eikä jakautumista).
1.6.2023 lähtien rekisteröityjen sulautumisten ja jakautumisten osalta taloyhtiöllä on velvollisuus ilmoittaa omistajatietojen lisäksi myös panttaukset ja rajoitukset syntyneisiin osakeryhmiin silloin, kun kaikki muutoksen kohteena olevat osakkeet ovat sähköisiä.

Lue lisää yhtiöjärjestyksen uudesta sähköisestä muodosta PRH:n verkkosivuilta.

2.2 Alla oleva ohjeistus koskee yhtiöjärjestysmuutosta, jota koskevan muutosilmoituksen taloyhtiö on saattanut vireille Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa 15.1.2025 tai sen jälkeen.

1.1.2019 tai sen jälkeen perustettujen asunto- ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden tiedot ovat perustajaosakastietoineen huoneistotietojärjestelmässä. Myös vanhojen, osakeluettelonsa jo siirtäneiden taloyhtiöiden tiedot ovat huoneistotietojärjestelmässä. Jos osakas on hakenut omistuksen rekisteröintiä, myös osakehuoneiston omistustiedot ovat huoneistotietojärjestelmässä.

Kun huoneistotietojärjestelmässä olevassa yhtiössä tehdään yhtiöjärjestyksen muutos, tarkista, että osakkeiden muoto on sähköinen ja omistajalla sähköinen omistajamerkintä osakehuoneistorekisterissä (ei koske sulautumista, jakautumista eikä purkavaa uusrakentamista).

Rekisteröi yhtiöjärjestyksen muutos ensin Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa. Huoneistoselitelmän tiedot on samalla ilmoitettava sähköisessä muodossa. Tiedot muuttuneista osakeryhmistä siirtyvät kaupparekisteristä suoraan huoneistotietojärjestelmään. Muuttuneilla tai uusilla osakeryhmillä ei ole omistajatietoja eikä muitakaan rekisterimerkintöjä.
Mikäli kyseessä on osakeanti, sulautuminen tai jakautuminen tai purkava uusrakentaminen, ilmoita viipymättä kokonaan uusien osakeryhmien omistajat rekisteröitäviksi huoneistotietojärjestelmään. Ilmoita tiedot lomakkeella siihen asti, kun sähköiset rajapinnat otetaan käyttöön. Ilmoittaminen on maksullista (katso hinnasto Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta).
Anna tarvittaessa osakkaalle taloyhtiön selvitys muuttuneesta osakeryhmästä. Osakkaalla on velvollisuus hakea omistuksen, panttauksen sekä rajoitusten kohdistamista muissa kuin edellä mainituissa tilanteissa muuttuneeseen osakeryhmään ja liittää hakemukseen tämä taloyhtiön selvitys sekä mahdollisten oikeudenhaltijoiden suostumukset.
1.6.2023 lähtien rekisteröityjen sulautumisten ja jakautumisten osalta sekä 15.1.2025 lähtien rekisteröidyn purkavaa uusrakentamista koskevan yhtiöjärjestysmuutoksen osalta taloyhtiöllä on velvollisuus ilmoittaa omistajatietojen lisäksi myös panttaukset ja rajoitukset syntyneisiin osakeryhmiin silloin, kun kaikilla muutoksen kohteena olevilla osakkeilla on sähköinen omistajamerkintä.
Mikäli taloyhtiö ei ole saanut kerättyä osakekirjaa pois, kun kyseessä on sulautuminen tai jakautuminen tai purkava uusrakentaminen, tulee taloyhtiön ilmoittaa tästä Maanmittauslaitokselle. Tällöin Maanmittauslaitos merkitsee tiedon tästä sekä osakeluetteloon että osakehuoneistorekisteriin. Tämä ilmenee rajoitusmerkinnöistä otsikolla ”tieto osakeluetteloon merkitystä omistajasta ja mitätöimättömästä osakekirjasta”.

Lue lisää yhtiöjärjestyksen uudesta sähköisestä muodosta PRH:n verkkosivuilta.

3. Osakeyhtiön muuttaminen asunto-osakeyhtiöksi tai keskinäiseksi kiinteistö-osakeyhtiöksi ja osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään

Kun muu yhtiö tai osuuskunta muutetaan 1.1.2019 jälkeen asunto-osakeyhtiöksi tai keskinäiseksi kiinteistöosakeyhtiöksi, tulee yhtiön yhtiöjärjestyksen muutoksen rekisteröinnin jälkeen viipymättä siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Yhtiö ei siis yhtiömuodon muutoksen seurauksena siirry automaattisesti huoneistotietojärjestelmään. Yhtiömuodon muutoksella syntynyt keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö ei voi jättäytyä huoneistotietojärjestelmän ulkopuolelle.

Tee yritysmuodon muutos kaupparekisteriin PRH:n YTJ-palvelussa.
- Muuta yhtiöjärjestys sähköiseen muotoon mm. huoneistoselitelmän osalta.
- HUOM! Keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt: Yhtiöjärjestyksessä on oltava maininta yhtiön kuulumisesta huoneistotietojärjestelmään (AsOyL 2:1a§).
Odota, kunnes saat tiedon rekisteröinnistä kaupparekisteriin
- tiedot siirtyvät PRH:n kaupparekisteristä automaattisesti Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalveluun.
Kirjaudu osakeluettelon siirtopalveluun
- Asunto-osakeyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä.
- Yritysmuodon muutoksen seurauksena syntyneiden keskinäisten kiinteistö-osakeyhtiöiden on tehtävä osakeluettelon siirto viipymättä.
Tee osakeluettelon siirto
- Täydennä osakeryhmien omistajatiedot ja muut tarpeelliset tiedot.
- Hyväksy osakeluettelon siirto. Yhtiö kuuluu tämän jälkeen huoneistotietojärjestelmään ja osakeluettelon ylläpidosta vastaa Maanmittauslaitos.
Osakeluettelon siirron jälkeen
- Ilmoita osakkeenomistajille osakeluettelon siirrosta: osakkeenomistajat hakevat omistuksen rekisteröintiä ja liittävät hakemuksen liitteeksi tilanteesta riippuen osakekirjan, väliaikaistodistuksen tai taloyhtiön hallituksen selvityksen omistajista.

Lue lisää PRH:n verkkosivuilta:

Huom! Tietoa osakeyhtiön oikeudellisen muodon muuttamisesta keskinäiseksi kiinteistöosakeyhtiöksi löydät sivulta Keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt.

HUOMIOITAVAA: Patentti- ja rekisterihallitus (PRH) tekee oma-aloitteisesti rekisterimerkintöjä yritysmuodon muuttamisesta keskinäiseksi kiinteistöosakeyhtiöksi (KKOY:ksi), jos osakeyhtiö täyttää keskinäisen kiinteistöosakeyhtiön määritelmän. Muutos koskee yhtiöitä, joita on perustettu Oy:nä aikana, jolloin KKOY:tä ei ole voinut rekisteröidä. Yhtiöillä, joiden yhtiömuodon PRH on viran puolesta muuttanut, ei ole velvollisuutta siirtää osakeluetteloa Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi.