Yhtiöjärjestyksen muutokset

 

Yleistä yhtiöjärjestyksen muutosten vaikutuksista huoneistotietojärjestelmään

Taloyhtiöissä tehdään toisinaan erilaisia yhtiöön, huoneistoihin tai tiloihin liittyviä muutoksia, jolloin myös osakeryhmät voivat muuttua: taloyhtiöön voi syntyä kokonaan uusia osakeryhmiä ja olemassa olevat osakeryhmät voivat muuttua ja lakata. Taloyhtiöiden täytyy ilmoittaa voimassa olevan yhtiöjärjestyksen tietojen muutoksista Patentti- ja rekisterihallitukselle. Muutokset tulevat voimaan vasta, kun ne on rekisteröity kaupparekisterissä.

Kaikilla sellaisilla yhtiöjärjestyksen muutoksilla, jotka muuttavat kaupparekisterissä voimassa olevaa osakeryhmää, on vaikutuksia myös huoneistotietojärjestelmässä jo olevaan osakeryhmään. Vaikutukset riippuvat taloyhtiön lähtötilanteesta ja tehdyn yhtiöjärjestyksen muutoksen sisällöstä ja poikkeavat siksi toisistaan. 

Yhtiöjärjestyksen muutos aiheuttaa osakeryhmien muuttumisen esimerkiksi korjaus- ja lisärakentamisen yhteydessä, osakkeiden numerointia muutettaessa sekä huoneistoja yhdistettäessä tai jaettaessa. Lue lisää osakeryhmien muutostilanteista Patentti- ja rekisterihallituksen verkkosivuilta.

Kun yhtiöjärjestystä muutettaessa osakeryhmiin tulee muutoksia, edellyttää tilanne aina osakkaan tai taloyhtiön tai molempien toimenpiteitä huoneistotietojärjestelmän tietojen saattamiseksi ajan tasalle: yhtiöjärjestyksen muutoksessa syntyneille kokonaan uusille tai entisten osakeryhmien sijaan tulleille osakeryhmille on haettava omistuksen rekisteröintiä. Jos yhtiöjärjestyksen muutoksessa lakanneille osakeryhmille on rekisteröity huoneistotietojärjestelmässä panttauksia tai rajoituksia, tarvitaan pantinhaltijan tai rajoituksella suojatun tahon suostumus tai hakemus oikeuksien kirjaamiseksi. 

Lue lisää toimijakohtaisia ohjeita:

Kuinka havaita yhtiöjärjestyksen muutoksen vaikutukset huoneistotietojärjestelmässä?

Osakeryhmätunnusten muuttumisen voi havaita parhaiten huoneistotietojärjestelmän tulosteilta: osakeluettelosta ja osakehuoneistotulosteelta.

Vanhan, kaupparekisterissä lakanneen osakeryhmän kohdalla osakeluettelossa sekä osakeryhmän osakehuoneistotulosteella näkyy teksti: ”Yhtiöjärjestys on muuttunut pp.kk.vvvv. Tiedot eivät ole huoneistotietojärjestelmässä ajan tasalla.”

Uudet osakeryhmät ovat huoneistotietojärjestelmässä joko ilman omistajatietoja tai ne näkyvät tulosteilla vasta sitten, kun niihin on haettu omistuksen rekisteröintiä ja hakemus on vireillä.

Esimerkkejä osakeluettelon ja osakehuoneistotulosteen näkymistä löydät Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta:

 

Yhtiöjärjestyksen muutokset – toimintaohjeita taloyhtiöille

1. Yhtiöjärjestyksen muutokset ns. vanhassa asunto-osakeyhtiössä, jonka osakeluetteloa olet siirtämässä huoneistotietojärjestelmään

Taloyhtiön osakeluettelon siirrossa on aina annettava voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukaiset tiedot. Jos voimassa olevan yhtiöjärjestyksen huoneistoselitelmä ei vastaa yhtiössä olevia huoneistoja tai muita tiloja, (huoneisto on esimerkiksi jaettu kahdeksi eri huoneistoksi), on yhtiöjärjestys ensin muutettava ja rekisteröitävä kaupparekisterissä. Rekisteröinnin jälkeen taloyhtiön osakeluettelon voi siirtää huoneistotietojärjestelmään Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelussa.

a)    Taloyhtiöllä on käytössään isännöintijärjestelmä

  • Rekisteröi ensin yhtiöjärjestyksen muutos Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa. Huoneistoselitelmän tietoja ei kannata vielä muuttaa uuteen sähköiseen muotoon yhtiöjärjestyksen rekisteröinnin yhteydessä. 
  • Lataa siirtotiedosto isännöintijärjestelmästä osakeluettelon siirtopalveluun kaupparekisterin rekisteröinti-ilmoituksen saatuasi. 
  • Täydennä siirtopalvelussa osakeluettelo ja lisäksi muut tarvittavat tiedot ja hyväksy siirto. Yhtiö kuuluu tämän jälkeen huoneistotietojärjestelmään.
  • Huom! Osakkaan on omistusta sähköiseksi rekisteröidessään esitettävä osakekirja tai väliaikaistodistus osakeryhmästä Maanmittauslaitokselle.

Lue lisää yhtiöjärjestyksen muutosilmoituksen tekemisestä PRH:n verkkosivuilta

b)    Taloyhtiöllä ei ole käytössään isännöintijärjestelmää

  • Rekisteröi ensin yhtiöjärjestyksen muutos Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa. Huoneistoselitelmän tiedot kannattaa ilmoittaa samalla uudessa sähköisessä muodossa. Tiedot siirtyvät tällöin kaupparekisteristä osakeluettelon siirtopalveluun. 
  • Täydennä siirtopalvelussa omistajatiedot ja muut tarvittavat tiedot ja hyväksy siirto. Yhtiö kuuluu tämän jälkeen huoneistotietojärjestelmään.
  • Huom! Osakkaan on omistusta sähköiseksi rekisteröidessään esitettävä osakekirja tai väliaikaistodistus osakeryhmästä Maanmittauslaitokselle.

Lue lisää yhtiöjärjestyksen uudesta sähköisestä muodosta PRH:n verkkosivuilta.
 

2. Yhtiöjärjestyksen muutokset huoneistotietojärjestelmään jo kuuluvassa taloyhtiössä

1.1.2019 tai sen jälkeen perustettujen asunto- ja keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden tiedot ovat perustajaosakastietoineen huoneistotietojärjestelmässä. Myös vanhojen, osakeluettelonsa jo siirtäneiden taloyhtiöiden tiedot ovat huoneistotietojärjestelmässä. Jos osakas on hakenut omistuksen rekisteröintiä, myös osakehuoneiston omistustiedot ovat huoneistotietojärjestelmässä.

Kun huoneistotietojärjestelmässä olevassa yhtiössä tehdään yhtiöjärjestyksen muutos, 

  • Rekisteröi yhtiöjärjestyksen muutos ensin Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa. Huoneistoselitelmän tiedot on samalla ilmoitettava sähköisessä muodossa. Tiedot muuttuneista osakeryhmistä siirtyvät kaupparekisteristä suoraan huoneistotietojärjestelmään. Muuttuneilla tai uusilla osakeryhmillä ei ole omistajatietoja.
  • Ilmoita viipymättä kokonaan uusien osakeryhmien omistajat rekisteröitäviksi huoneistotietojärjestelmään. Ilmoittaminen on taloyhtiön (päätösvaltaisen) hallituksen velvollisuus. Ilmoita tiedot lomakkeella siihen asti, kun sähköiset rajapinnat otetaan käyttöön. Ilmoittaminen on maksullista (katso hinnasto Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta).
  • Anna osakkaalle selvitys vanhan, lakanneen osakeryhmän sijaan tulleesta osakeryhmästä. Osakkaalla on velvollisuus hakea omistuksen rekisteröintiä sijaan tulleeseen osakeryhmään ja liittää hakemukseen tämä taloyhtiön selvitys.
  • Huom! Jos yhtiöjärjestyksen muutoksessa lakanneen osakeryhmän omistus on perustunut paperiseen osakekirjaan, osakkaan on esitettävä lakanneen osakeryhmän osakekirja tai väliaikaistodistus Maanmittauslaitokselle omistuksen rekisteröinnin yhteydessä.

Lue lisää yhtiöjärjestyksen uudesta sähköisestä muodosta PRH:n verkkosivuilta.
 

3. Osakeyhtiön oikeudellisen muodon muutos asunto-osakeyhtiöksi

Kun osakeyhtiön yritysmuoto muutetaan asunto-osakeyhtiöksi, yhtiön on ensin ilmoitettava yhtiömuodon muutos kaupparekisteriin. Muutoksen yhteydessä huoneistoselitelmän tiedot kannattaa ilmoittaa uudessa sähköisessä muodossa Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa. 
Lue lisää osakeyhtiön muuttamisesta asunto-osakeyhtiöksi PRH:n verkkosivuilta

a)    Osakeyhtiö on perustettu ennen vuotta 2019

  • Rekisteröi ensin oikeudellisen muodon muutos Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa. Huoneistoselitelmän tiedot kannattaa ilmoittaa samalla uudessa sähköisessä muodossa. Tiedot siirtyvät tällöin kaupparekisteristä osakeluettelon siirtopalveluun. 
  • Täydennä osakeryhmien omistajatiedot ja muut tarpeelliset tiedot osakeluettelon siirtopalvelussa ja hyväksy osakeluettelon siirto. Yhtiö kuuluu tämän jälkeen huoneistotietojärjestelmään.


b)    Osakeyhtiö on perustettu 1.1.2019 tai sen jälkeen 

  • Rekisteröi ensin oikeudellisen muodon muutos Patentti- ja rekisterihallituksen YTJ-palvelussa. Huoneistoselitelmän tiedot kannattaa ilmoittaa samalla uudessa sähköisessä muodossa. Asunto-osakeyhtiöksi muutetun yhtiön tiedot siirtyvät tällöin kaupparekisteristä suoraan huoneistotietojärjestelmään. 
  • Osakkeenomistajan on rekisteröitävä omistusoikeutensa huoneistotietojärjestelmässä. Taloyhtiön hallituksen on annettava osakkeenomistajalle selvitys tämän omistamista osakkeista yhtiömuodon muutoksen jälkeen.

Huom! Tietoa osakeyhtiön oikeudellisen muodon muuttamisesta keskinäiseksi kiinteistöosakeyhtiöksi löydät sivulta Keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt.