Usein kysyttyjä kysymyksiä
 

Huoneistotietojärjestelmän sisältö ja laajuus

Keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt ja asunto-osuuskunnat

Osakekirjat

Osakeluettelon siirto

Omistusoikeuden rekisteröinti ja suostumus

Tietojen julkisuus, luotettavuus ja salassapito

Päätökset, nimenkirjoitusoikeus ja yhteystietojen päivitys

Tunnukset

Tekniset asiat

Yhtiövastike

Rakenteistaminen

Maanmittauslaitoksen vastuut

 

Huoneistotietojärjestelmän sisältö ja laajuus

Mitä tietoja huoneistotietojärjestelmään tulee?

Aluksi sinne tulevat taloyhtiöiden siirtämät osakeluettelot, hallintakohteen yksilöintitiedot sekä tiedot lunastuslausekkeista. Osakeluettelon siirron jälkeen voidaan kirjata sähköisiä omistaja- ja panttausmerkintöjä sekä tiedot esimerkiksi ulosotosta ja muista vaihdannan rajoituksista.

Miten varmistetaan, että isännöitsijät tuottavat kaikki tiedot huoneistotietojärjestelmään? 
Huoneistotietojärjestelmän voimaanpanolaissa osakeluettelon tietojen siirto huoneistotietojärjestelmään on taloyhtiöiden velvoite. Siirron jälkeen taloyhtiöiltä jää pois tehtäviä ja osakkaat saavat hyödyt sähköisestä rekisteristä. Osakeluettelon siirto on taloyhtiöiden ja osakkaiden etu.

Vuoden 2019 alusta osakerekisterit muuttuvat sähköiseen muotoon, mutta onko teillä näkyvissä asunto-osakeyhtiöille tulevaa rajapintaa, johon saisi sähköiseen muotoon kokouskutsut, pöytäkirjat ja muut hallinnolliset ASOY-toimintaan liittyvät asiakirjat tietoturvaa unohtamatta?

Taloyhtiön hallintoon liittyvät asiat tehdään tulevaisuudessakin taloyhtiön järjestelmillä. Huoneistotietojärjestelmästä saa osakeluettelon ja osakkaiden yhteystiedot, mutta esim. kokouskutsut tai pöytäkirjat muodostetaan edelleen taloyhtiöiden järjestelmillä.

Miten kuolinpesien omistamat asunnot tulevat näkymään huoneistotietojärjestelmässä? 

Kuolinpesät tulevat näkymään osakehuoneistorekisterissä niin, että esim. Maijan ja Matin omistaessa huoneiston puoliksi omistus näkyy seuraavasti: 1/2 Maija Meikäläinen, 1/2 Matti Meikäläinen, k. 1.3.2017. Matin kuolinpesä voi hakea ns. selvennyskirjauksen, jolloin kuolinpesän osakkaat kirjataan näkyviin esim. 1/2 Matti Meikäläisen jakamattoman kuolinpesän osakkaat Maija Meikäläinen, Pekka Meikäläinen ja Liisa Meikäläinen. Automaattisesti kirjausta ei voida tehdä, koska ei tiedetä, keitä henkilöitä kuolinpesään kuuluu. Isännöitsijä toimittaa kokouskutsun ym. postin osakeluettelosta ilmenevillä yhteystiedoilla, ja jos kuolinpesä ei ole kirjauttanut osakkaita, heidän tulee osoittaa oikeus isännöitsijäntodistuksen saamiseen perukirjalla.

Kun osakehuoneistorekisteristä tulee isännöintitoimistoon tieto osakkaan vaihtumisesta, tuleeko samassa yhteydessä tieto esimerkiksi vastikevastuun siirtymisestä vai pitääkö osakkaan jatkossakin toimittaa erikseen kauppakirja isännöintitoimistoon?

Osakkaan vaihtumisesta yhtiölle tulevaan ilmoitukseen sisältyvät tiedot uudesta omistajasta, saannosta ja sen päiväyksestä. Jos vastikkeenmaksun muutos tapahtuu muuna kuin kaupantekopäivänä, siitä tulee ostajan toimittaa erikseen tieto isännöitsijälle.

Tuleeko osakehuoneistorekisterin osakeluettelosta sellainen, että sen voi toimittaa postituspalveluun kokouskutsujen ym. postitusta varten?

Huoneistotietojärjestelmästä saa osakeluettelotiedot rakenteellisessa muodossa josta voi muodostaa postituspalvelua varten tuotteen. Huoneistotietojärjestelmästä tullaan toteuttamaan rajapintapalvelut isännöintijärjestelmiin jonka ansiosta tiedot tulevat pysymään ajan tasalla. Isännöitsijät voivat jatkossakin toimia postituksen suhteen kuten ennenkin.

Jatkossa ilmeisesti isännöitsijältä poistuu tarve tehdä Verohallinnolle vastikkeettomasta saannosta ilmoitusta lomakkeella 3072?

Vastikkeettomista saannoista tulee tehdä ilmoitus vielä marraskuulle 2019 saakka.

Tähän asti isännöitsijätoimiston vaihtuessa on edellinen isännöitsijä toimittanut uudelle isännöitsijälle osakeluettelon ja vastiketiedot jo ennen kuin kohteen isännöinti on virallisesti vaihtunut. Saammeko jatkossa tiedot huoneistotietojärjestelmästä?

Huoneistotietojärjestelmästä saa osakeluettelotiedot, mutta siellä ei hallinnoida vastikelaskutukseen liittyviä tietoja vaan ne toimitetaan edelleen vanhasta isännöintitoimistosta uuteen isännöintitoimistoon.

Historiatietoja sähköiseen järjestelmään ei syötetä, mutta lain mukaan pitää olla historia kymmeneltä vuodelta. Onko taloyhtiöiden velvoitteena edelleen historiatietojen ylläpitäminen? 

Historiatiedot alkavat karttua huoneistotietojärjestelmää vasta 1.1.2019 alkaen. Tätä aikaisemmat tiedot ovat taloyhtiön vastuulla.

Keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt ja asunto-osuuskunnat

Siirtyvätkö myös keskinäisien kiinteistöyhtiöiden tiedot sähköiseen rekisteriin samalla tavalla kuin asunto-osakeyhtiöiden?

Vanha keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö voi halutessaan liittyä osakehuoneistorekisteriin, mutta sen ei ole pakko siihen liittyä. Yhtiön on tehtävä yhtiöjärjestyksen muutos eli otettava yhtiöjärjestykseen määräys siitä, että yhtiön osakkeet kuuluvat huoneistotietojärjestelmästä annetussa laissa tarkoitettuun osakehuoneistorekisteriin. Yhtiöjärjestyksen muutos on ilmoitettava kaupparekisteriin sähköistä järjestelmää käyttäen ja yhtiöjärjestyksen muutoksen rekisteröinnin jälkeen yhtiön on siirrettävä osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle. 

Jos keskinäiseen kiinteistöosakeyhtiöön sovelletaan täysimääräisesti asunto-osakeyhtiölakia, pitääkö yhtiöjärjestykseen ottaa määräys rekisteriin liittymisestä?

Jos ennen 1.1.2019 perustettu keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö (KKOY) haluaa liittyä osake-huoneistorekisteriin, sen on tehtävä yhtiöjärjestyksen muutos eli yhtiöjärjestykseen on otettava määräys osakkeiden kuulumisesta osakehuoneistorekisteriin (AOYL 2:1a §). Yhtiöjärjestyksen muutos ilmoitetaan sähköisesti kaupparekisteriin ja rekisteröinnin jälkeen yhtiö ilmoittaa osakeluettelon tiedot Maanmittauslaitokselle, jolloin osakeluettelon ylläpito siirtyy Maanmittauslaitokselle.

Koskeeko laki huoneistotietojärjestelmästä asunto-osuuskuntia?

Uudistus koskee tässä vaiheessa vain asunto-osakeyhtiöitä ja keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä. Tämän hetkisen tiedon mukaan asunto-osuuskunnat liittyvät huoneistotietojärjestelmään myöhemmin.

Osakekirjat

Kuka vastaa siitä, että kaupan jälkeen paperinen osakekirja mitätöidään?
Omistuksen tai panttauksen kirjaava viranomainen eli Maanmittauslaitos vastaa osakekirjan mitätöinnistä.

Saisinko kuitenkin omistuksestani vahvan paperin varmistukseksi?
Omistaminen perustuu jatkossa joko paperiseen osakekirjaan tai sähköiseen omistajamerkintään, ei kumpaankin. Rekisteristä voidaan tulostaa tiedot ko. ajankohdan mukaisesta omistajasta.

Voiko osakkeenomistaja muuttaa osakekirjan sähköiseksi muuten kuin kaupan yhteydessä? 
Omistaja voi halutessaan hakea osakekirjan muuttamista sähköiseksi merkinnäksi Maanmittauslaitokselta. Tämä edellyttää, että kyseinen asunto-osakeyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Sähköistä omistajamerkintää on haettava kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta.

Tuleeko tästä lisäkustannuksia taloyhtiön niille osakkaille, jotka eivät ole myymässä asuntoaan?
Omistusoikeuden kirjaamisesta peritään maksu 58 euroa. Toisaalta osakkaan ei tarvitse enää säilyttää osakekirjaa ja maksaa tästä aiheutuvia kustannuksia eikä ole pelkoa osakekirjan häviämisestä. Vastaisuudessa tehtävä luovutus on myös yksinkertaisemipi hoitaa, koska voidaan käyttää sähköisiä kaupankäyntijärjestelmiä. Myös asunnon käyttäminen vakuutena helpottuu.

Miten menetellään, kun kyseessä on kahden asunnon osakeyhtiö, jossa yhtiöjärjestyksen muutoksen vuoksi osakenumero muuttuu? Täytyykö asunto-osakeyhtiön painattaa uudet osakekirjat ennen osakekirjojen sähköistystä uusilla muuttuneilla osakenumeroilla?

Väliaikaistodistus käy, ei tarvitse painattaa osakekirjoja. Yhtiöjärjestyksen muutos rekisteröidään Patentti- ja rekisterihallitukseen.

Kohde valmistuu syksyllä 2019. Yhtiön on perustettu v. 2018. Pitääkö osakekirjat painattaa?

Kyseisen kohteen osalta on niin, että RS-menettely on alkanut jo vuonna 2018, joten lähtökohtaisesti osakekirjat pitää painattaa, varsinkin jos sitova toimeksianto osakekirjojen painattamisesta on tehty. Tällöin RS-pankki säilyttää osakekirjat ja luovuttaa ne aikanaan omistajille. Yhtiö voi 1.5.2019 lukien siirtää osakeluettelon ylläpidon MML:lle ja omistajat voivat sen jälkeen hakea oikeutensa kirjaamista esittämällä osakekirjan. Jos osakekirja on pantattuna, omistuksen kirjaamiseen tarvitaan pankin myötävaikutus ja samalla ko. panttauskin kirjataan rekisteriin. Sikäli kuin väliaikaistodistusten antaminen yhtiössä on vielä mahdollista, saa omistusoikeuden kirjatuksi silläkin. Niin ikään hallituksen selvitys siitä, että osakekirjoja ei ole annettu käy osoitukseksi omistusoikeudesta, jos osakeluettelotieto tukee tätä. Tämä lopputulos johtuu siitä, että taloyhtiöön ei ”vanhana yhtiönä” sovelleta huoneistotietojärjestelmästä annettavaa lakia ennen kuin osakeluettelo on siirretty.

Meillä on asunto-osakeyhtiöitä, joiden asunnot ovat vuokralla 20 vuotta. Olemme painattaneet osakekirjat kohteen valmistumisvaiheessa ja niitä säilytettään pankissa 20 v. Miten kannattaa menetellä, jos kohde valmistuu 11/2018. Onko osakekirjat painatettava, vaikka jo ensi vuonna olisi mahdollista siirtyä sähköiseen järjestelmään?

Yhtiö ei pääse huoneistotietojärjestelmästä annettavan lain piiriin ennen kuin osakeluettelo on siirretty MML:lle (voimaanpanolaki 5 -7 §). Siirto voi siis tapahtua vasta 1.5.2019 lukien. Ja kun kohdekin valmistuu ennen lakien voimaatuloa, sitä koskee kaikilta osin nykyisin voimassaoleva sääntely, ml. se millä edellytyksin yhtiö voi jättää osakekirjat painamatta ja toimia väliaikaistodistuksilla (mikä siis ei ole este huoneistotietojärjestelmän ja kirjaamisen näkökulmasta).

Asunto-osakeyhtiö valmistuu tammikuun lopussa. Paperisten osakekirjojen tilaaminen olisi nyt ajankohtaista. Ilmeisesti emme vielä tähän yhtiöön voi hyödyntää sähköistä osakekirjaa vai voimmeko, ja miten siinä tapauksessa pitäisi menetellä? Omistusoikeudet siirtynevät osakkeenostajille tammikuun lopussa.

Nyt kun yhtiö on perustettu ennen 1.1.2019, se pääsee mukaan sähköisiin osakekirjoihin vasta osakeluettelon siirron jälkeen. Siirron voi tehdä 1.5.2019 alkaen. 

Asiakas on kuolettamassa kadonneen osakekirjan. Miten kannattaisi edetä, jos haluaa tilalle sähköisen osakekirja?

Kadonneen osakekirjan kanssa toimitaan kuten ennenkin. Sähköiseksi osakekirjaksi muuttaminen on vanhojen taloyhtiöiden osalta mahdollista vasta 1.5.2019 jälkeen ja sittenkin vasta sen jälkeen, kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Jos osakekirja on kadonnut, ei osakeluettelon siirron jälkeen enää anneta uutta osakekirjaa kuoletetun osakekirjan sijaan, vaan omistusoikeuden kirjaamista koskevaan hakemukseen liitetään osakekirjan kuolettamista koskeva selvitys (oikeuden päätös). Ennen osakeluettelon siirtoa yhtiön on annettava kuoletetun osakekirjan sijaan uusi osakekirja.

Jos ensi vuoden alussa uusia tiloja esim. talonmiehenasunto tai autopaikat muutetaan osakkeellisiksi, tarvitseeko niihin vielä painattaa paperiset osakekirjat?

Osakekirjoja ei tarvitse painattaa silloin, kun yhtiöjärjestyksen muutos tehdään osakeluettelon siirron jälkeen. Tällöin yhtiöjärjestyksen muutos ilmoitetaan kaupparekisteriin sähköistä järjestelmää käyttäen ja osakkeen ensimmäinen omistaja kirjataan osakehuoneistorekisteriin yhtiön ilmoituksen perusteella. Maanmittauslaitos tulkitsee eduskunnalle annettua hallituksen esitystä siten, että osakekirjat täytyy painattaa, mikäli yhtiöjärjestyksen muutos tehdään ennen osakeluettelon siirtoa.

Yhtiömuotoinen paritalo on päätynyt kokonaisuudessaan yhdelle omistajalle. Yhtiölle ei ole painatettu osakekirjoja. Onko se enää tarpeen tässä vaiheessa? 

Osakekirjojen painattamiselle ei ole välttämätöntä pakkoa. Vain siinä tapauksessa, että olisitte myymässä osakkeita jollekin tai haluaisitte itse käyttää asuntoa lainan vakuutena ennen kuin omistusoikeus on kirjattu huoneistotietojärjestelmään, voi pankki vaatia osakekirjojen painattamista.

Osakeluettelon siirto

Mikä on osakeluetteloiden siirtämisen määräaika?
Siirto on tehtävä 1.5.2019-31.12.2022 välisenä aikana.

Kuka hoitaa osakeluetteloiden siirron, isännöitsijä vai taloyhtiön hallitus? Kenellä on vastuu?
Vastuu siirrosta on taloyhtiöllä. Siirron voi tehdä isännöitsijä tai isännöitsijätoimiston valtuutettu työntekijä sekä puheenjohtaja. Siirto edellyttää hallituksen hyväksyntää. 

Voiko isännöintiyritys tehdä massasiirron omista yhtiöistään kertarysäyksellä?
Tämän hetken suunnitelman mukaan isännöitsijä voi siirtää yhtiön tiedot CSV-tiedostona huoneistotietojärjestelmään.

Jos taloyhtiöllä tai isännöitsijällä ei ole tietoa osakehuoneiston todellisesta omistajasta, mitä tietoja huoneistotietojärjestelmään viedään? 

Mikäli isännöitsijä tietää, että osakeluettelossa oleva omistajatieto on virheellinen, tulee ao. osakehuoneiston osalta omistajatieto jättää tyhjäksi. Omistaja selvitetään sähköisen omistuksen kirjauksen yhteydessä.

Kuka on vastuussa osakeluettelon tietojen oikeellisuudesta, jos isännöitsijä on käytännössä työn suorittaja?

Osakeluettelon siirto Maanmittauslaitokselle tarkoittaa sen osakastiedon ilmoittamista, joka taloyhtiöllä itsellään on. Taloyhtiö ilmoittaa huoneistotietojärjestelmään tiedossaan olevat osakeluettelon tiedot, ja näitä käytetään apuna, kun vahvistetaan sähköisiä omistajamerkintöjä. Taloyhtiön ei esimerkiksi tarvitse lähteä selvittämään epäselviä perintöoikeudellisia saantoja. Jos taloyhtiö ei tiedä oikeaa omistajaa, tämä kohta jätetään osakeluettelon siirrossa tyhjäksi.

Omistusoikeuden rekisteröinti ja suostumus

Jos Maanmittauslaitos ei tarkista saantoasiakirjaa (esim. kauppakirja), mistä isännöintitoimisto saa tiedon vastikkeenmaksuvelvollisuuden siirtymisajankohdasta? 

Lopullisesta omistusoikeuden rekisteröinnistä lähtee automaattisesti tieto taloyhtiölle tai isännöitsijälle. Jos vastikkeen maksu ei liity omistuksen lopulliseen siirtymisajankohtaan, on vastuu tällaisen ilmoituksen tekemisestä luovutuksen osapuolilla.

Miten yhtiöissä, jotka eivät kuulu RS-järjestelmän piiriin (esim. pysäköintiyhtiöt) ja joiden osakekirjoja ei ole vielä painettu, voidaan antaa sitoumus, että perustajaurakoitsija aikanaan luovuttaa ko. osakekirjan ainoastaan ostajan rahoittajapankille? Aiemmin olemme toimittaneet rahoittajapankille oheisen sitoumuksen, jonka myös osakkeiden ostaja on allekirjoittanut. Miten tämä ketju jatkossa varmistetaan?

Jatkossa ei tällaista sitoumusta tarvita, kun ei ole osakekirjojakaan. Sen sijaan perustajaosakas myyjänä antaa ostajalle/ostajaa rahoittavalle pankille suostumuksen omistusoikeuden siirtoon ehdollisena tai ehdottomana. Suostumus korvaa sitoumuksen osakekirjan luovuttamiseen.

Mitä jos myyjä ei kaupan jälkeen anna ollenkaan suostumusta?

Suostumuksen antamatta jättäminen kaupan jälkeen vastaa asiallisesti tänä päivänä sitä, että myyjä ei luovuta osakekirjaa. Aivan kuten osakkeen hallinnan luovuttamisen osalta, kaupassa voidaan sopia siitä, milloin suostumus annetaan. Mikäli myyjä rikkoo sopimusta, ostaja voi viime kädessä kanteella velvoittaa myyjän luovuttamaan osakekirjan eli jatkossa antamaan suostumuksen.

Miten on sanktioitu, jos rekisteröintiä ei tehdä ajallaan? Mitä jos uusi omistaja ei kykene tekemään rekisteröintiä, koska rekisteriin merkitty omistaja ei anna suostumusta (esim. henkilö tavoittamattomissa kaupan jälkeen), vaikka kauppakirja on asianmukainen? 

Määräaika rekisteröinnin hakemiselle tullaan säätämään vain osakeluettelon siirron jälkeiseen ensimmäiseen luovutukseen. Ko. määräaika on tilanteesta riippuen 2 kk joko kauppakirjan allekirjoittamisesta tai omistusoikeuden siirtymisestä lukien. Jos hakemus myöhästyy tästä, sanktiona on kirjaamismaksun korotus 20 %:lla jokaiselta alkavalta kahden kuukauden ajanjaksolta, jonka hakemus myöhästyy. Tämän ensimmäisen kirjauksen ja osakekirjan mitätöinnin jälkeen saannon kirjaamiselle ei ole varsinaista määräaikaa, mutta omistusoikeuden rekisteröinti on edellytys osakeoikeuksien, mm. yhtiökokoukseen osallistuminen, käyttämiselle ja osakkeen panttaamiselle. Jos rekisterin merkitty omistaja ei anna suostumusta, voi rekisteröintiä kuitenkin hakea ja hakemus voidaan hyväksyä muulla selvityksellä, esim. toimittamalla kauppakirjan ja myyjän yhteystiedot, jotta myyjää voidaan tarvittaessa kuulla. Suostumuksen luovuttaminen kannattaa hoitaa kauppakirjan allekirjoittamisen yhteydessä. 

Olen maksanut osakekirjasta ja haluan pitää sen itselläni, miten toimin?

Omistuksen rekisteröinnin yhteydessä osakekirja mitätöidään, mutta se lähetetään pyydettäessä mitätöitynä takaisin.

Tietojen julkisuus, luotettavuus ja salassapito

Mikä takaa osakehuoneistorekisterin pysyvyyden ja luotettavuuden?
Omistusten ja panttausten vahvistaminen ja rekisteröiminen on ainoastaan viranomaistyötä. Rekisterin omistus- ja panttaustiedoille taataan julkinen luotettavuus. Esimerkiksi kiinteistöjen omistustiedot ovat olleet jo vuosia ainoastaan sähköisessä rekisterissä.

Voidaanko omistamani asunto huijata minulta nettihuijauksella pois?
Omistuksen siirto edellyttää luovutuksen lisäksi aina rekisteriin merkityn omistajan nimenomaista suostumusta.

Mitä tapahtuu osakeomistusten julkisuudelle osakehuoneostorekisterissä?

Osakehuoneistorekisterin omistus- ja panttauskirjaukset sekä rajoitusmerkinnät ovat julkisia. Lisäksi osakeluettelo on julkinen aivan kuten ennenkin.

Miten GDPR (EU:n tietosuoja-asetus) on huomioitu näissä tietojen lähetyksessä sähköpostilla?

Maanmittauslaitos toimittaa salassa pidettävät sekä henkilötunnuksen sisältävät tiedot salattuna sähköpostina tai latauspalvelun kautta. 

Voisiko kaupparekisterin yhteystiedoissa oleva sähköpostiosoite olla ei julkinen?

Kaupparekisterin yhteystiedot tulee pitää ajan tasalla. Sähköposti ei ole pakollinen tieto, mutta jos viestit halutaan heti sähköisesti, se kannattaa laittaa. Asia ei koske pelkästään huoneistotietojärjestelmän viestintää vaan kaikkia muitakin toimijoita.

Päätökset, nimenkirjoitusoikeus ja yhteystietojen päivitys

Mitä pitää tehdä, jos edustajatiedot eivät ole kaupparekisterissä ajan tasalla?
Edustajatiedot päivitetään Patentti- ja rekisterihallituksen verkkosivujen kautta.

Ilmoitetaanko vastaisuudessa Maanmittauslaitokselle taloyhtiöiden yhteyshenkilötiedot, kuten isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan muutokset?

Muutokset taloyhtiön vastuuhenkilöiden tiedot haetaan aina kaupparekisteristä, ja ne tulee ylläpitää Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa. Sähköistä viestintää varten olisi tärkeää ylläpitää myös taloyhtiön sähköpostiosoite kaupparekisterissä.

Pitääkö taloyhtiön päättää erikseen sähköiseen osakerekisteriin siirtymisestä? Jos, niin mikä toimielin tekee päätöksen?

Taloyhtiön hallitus hyväksyy osakeluettelon siirron. Osakeluettelon siirrosta on tiedotettava osakkaille samalla tavalla kuin yhtiökokouksista tiedotetaan. 

Pitääkö vastuuhenkilön olla nimenkirjoitusoikeudellinen, vai pystyykö esim. kiinteistösihteeri tekemään osakeluettelon siirron?

Isännöitsijän ja hallituksen puheenjohtajan tiedot saadaan kaupparekisteristä. He voivat kumpikin yksin tehdä osakeluettelon siirtopalvelussa tietojen tarkastamisen, korjaamisen ja osakeluettelon siirron. Siirto edellyttää hallituksen hyväksymistä. Jos isännöitsijällä/hallituksen puheenjohtajalla on yksin yhtiön nimenkirjoitusoikeus, hän voi valtuuttaa lisää käyttäjiä suomi.fi-valtuudet palvelussa - esim. kiinteistösihteerin tai muun isännöintitoimiston toimistohenkilökuntaan kuuluvan tekemään em. toimenpiteet.

Tunnukset

Miten ja missä vaiheessa osakeryhmän tunnus muodostetaan? 

Osakeryhmätunnukset syntyvät samalla hetkellä kun yhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Jos taloyhtiö rakenteistaa yhtiöjärjestyksensä Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa ennen osakeluettelon siirtoa, osakeryhmätunnukset syntyvät tässä yhteydessä. 

Tekniset asiat

Miten isännöitsijä täyttää 1.1.2019 lähtien todistukseen taloudelliset ja tekniset tiedot, jotka tulisivat rekisteriin vasta jatkohankkeessa? Onko mahdollista tulostaa isännöitsijäntodistus suoraan tilauksesta vasta jatkohankkeen toteuduttua vai onko huoneistotietojärjestelmän rajapinta käytössä heti 1.1.2019?

Tässä vaiheessa Huoneistotietojärjestelmä pitää sisällään vain yhtiön perustietoja, osakeryhmät ja niillä hallittavat kohteet, omistajat sekä panttaus- ja rajoitustiedot. Nämä tiedot saadaan ajantasaisena huoneistotietojärjestelmästä siinä vaiheessa, kun osakkeen omistusoikeus perustuu sähköiseen omistusmerkintään. Uusien yhtiöiden osalta tämä tapahtuu perustamisesta lähtien ja vanhojen yhtiöiden osalta osakeryhmä kerrallaan (esim. vaihdannan yhteydessä) sen jälkeen kun yhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmässä ylläpidettäväksi. Tämä tarkoittaa sitä, ettei isännöitsijän todistuksen tietosisällöstä ole kuin osa keskitetyssä rekisterissä ja todistus annetaan jatkossakin isännöintijärjestelmästä. Tavoitteena on rakentaa rajapinta joka mahdollistaa huoneistotietojärjestelmässä olevien tiedon siirtämisen isännöintijärjestelmään mahdollisimman helposti ja reaaliaikaisesti. Tällainen rajapinta on tarjolla nykyarvion mukaan syksyllä 2019.

Yhtiövastike

Löytyykö yhtiövastiketieto sähköisestä rekisteristä, että sitä voidaan käyttää vastikelaskennassa?

Vastikeperusteet eivät ole tulossa osakehuoneistorekisteriin, vaan ne pysyvät isännöinnin järjestelmissä (esimerkiksi jyvitetyt neliöt). Vastikkeiden maksatus hoituu entiseen tapaan.

Rakenteistaminen

Voidaanko rakenteistamisen yhteydessä poistaa ulkomaalaislauseke (ja osakekirjojen painamismääräys), jos sellainen vielä on yhtiöjärjestyksessä? 

Kyseessä on yhtiöjärjestyksen muutos, joka on tehtävä sähköisesti sen jälkeen, kun osake-luettelon ylläpito siirretty huoneistotietojärjestelmään. Muutoksen yhteydessä yhtiöjärjestys rakenteistetaan. 

Kuinka tarkkaan PRH tarkastaa yhtiöjärjestysten sisällöt, ettei sisältö tai esim. omistusoikeudet muutu hallituksen vahvistaman rakenteistamisen yhteydessä?

Yhtiöjärjestyksen vieminen kaupparekisteriin ja sisällön oikeellisuudesta vastaaminen on taloyhtiön tehtävä.

Maanmittauslaitoksen vastuut

Millä tavoin tieto osakekaupoista ja omistusmuutoksista välittyy asunto-osakeyhtiön hallitukselle? Tuleeko tieto vastaisuudessa automaattisesti Maanmittauslaitokselta?

Huoneistotietojärjestelmästä välitetään taloyhtiön kaupparekisteriin merkitylle edustajalle tieto osakekaupoista ja omistusmuutoksista.