Usein kysyttyjä kysymyksiä
 

Kymmenen yleisintä kysymystä

Huoneistotietojärjestelmän sisältö ja laajuus

Keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt ja asunto-osuuskunnat

Osakeluettelon siirto

Osakekirjat

Omistusoikeuden rekisteröinti ja suostumus

Tietojen julkisuus, luotettavuus ja salassapito

Tulosteet

Päätökset, nimenkirjoitusoikeus ja yhteystietojen päivitys

Tunnukset

Yhtiövastike

Maanmittauslaitoksen vastuut

 

Kymmenen yleisintä kysymystä

Mikä huoneistotietojärjestelmä on?

Huoneistotietojärjestelmä on vuonna 2019 Suomessa käyttöön otettu rekisteri, johon kerätään vähitellen kattavat tiedot osakehuoneistojen, kuten asuntojen ja autopaikkojen, omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan käytön osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena. Tämän lisäksi huoneistotietojärjestelmä sisältää yhtiötä, osakkeita ja niillä hallittavia huoneistoja koskevaa tietoa.

Mitä tietoja huoneistotietojärjestelmässä on?

Suomen kansalaisesta tallennetaan henkilön nimi ja henkilötunnus. Rekisteriin tallennetaan henkilön omistamat osakeryhmät, hallittavat huoneistot ja tiedot mahdollisesta osakkeen panttauksesta. Huoneistotietojärjestelmässä on myös tietoja yhtiöstä ja huoneistoista ja niiden ominaisuuksista sekä muista tiloista, kuten autopaikoista. Lisäksi rekisteriin voidaan merkitä tieto eräistä rajoituksista, kuten lesken hallintaoikeudesta.

Henkilön kannattaa myös ilmoittaa taloyhtiötä varten tallennettavaksi sähköpostiosoitteensa tai muu sellainen yhteystieto, jota toivoo käytettäväksi yhtiökokouskutsun toimittamiseen.

Ovatko huoneistotietojärjestelmän tiedot julkisia?

Huoneistotietojärjestelmän tiedot ovat pääosin julkisia, mutta julkisuus ei ole sama asia kuin tietojen rajaton saatavuus. Osakkaiden omistus- ja panttaustiedot tai muut henkilötiedot eivät tule kaikkien saataville internettiin tai viranomaisten asiointipalveluun. Yksittäinen henkilö voi saada nähdäkseen taloyhtiön osakeluettelon ilman osakkaiden henkilötunnuksia tai yhteystietoja ja luonnollisesti kaikki tiedot omista omistuksistaan. 

Taloyhtiö saa osakkaan tiedot (nimi, syntymäaika, omistusosuus, yhteystiedot) omistuksen rekisteröinnin yhteydessä. Turvakiellossa olevien henkilöiden nimi- tai yhteystietoja ei voi saada kuin taloyhtiö kertaalleen omistuksen rekisteröinnin yhteydessä ja asianomainen itse aina halutessa. Muille tietoja ei luovuteta. 

Miksi huoneistotietojärjestelmää tarvitaan?

Huoneistotietojärjestelmä parantaa asuinhuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta, sillä tiedot huoneistojen ominaisuuksista, omistuksista ja hallintaoikeuksista ovat sähköisessä muodossa. Taloyhtiöistä, niissä olevista osakehuoneistoista, osakehuoneistojen omistuksista tai panttauksista ei ole ollut aiemmin saatavissa vertailukelpoista, keskitettyä ja kattavaa tietoa. Keskitetty tieto palvelee useita yhteiskunnan tietotarpeita. 

Miten vanhojen taloyhtiöiden tiedot siirretään huoneistotietojärjestelmään?

Vanhat, eli ennen vuotta 2019 perustetut taloyhtiöt siirtävät itse osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Taloyhtiöt, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää, voivat tehdä siirron keväällä 2020 käyttöön otetun osakeluettelon siirtopalvelun avulla. Isännöintijärjestelmää käyttävien taloyhtiöiden kannattaa tehdä siirto sitten, kun tiedot voidaan siirtää koneellisesti isännöintijärjestelmästä huoneistotietojärjestelmään.

Miten uudet taloyhtiöt toimivat?

Uudet eli 1.1.2019 jälkeen perustetut taloyhtiöt kuuluvat automaattisesti huoneistotietojärjestelmän piiriin, joten tiedot tulevat suoraan Patentti- ja rekisterihallitukselta huoneistotietojärjestelmään, eikä taloyhtiön tarvitse tehdä erillisiä toimenpiteitä. Koska omistukset ovat ja sähköisen merkinnän muodossa, ei osakekirjoja paineta.

Mistä tiedän, onko taloyhtiöni jo siirtänyt osakeluettelon?

Kun taloyhtiösi osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, ilmoittaa yhtiö siitä osakkeen omistajille. Voit tarkistaa joko isännöitsijältä tai Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta, onko taloyhtiösi osakeluettelo jo siirretty huoneistotietojärjestelmään.

Mitä osakkeenomistajan pitää tehdä?

Ensin taloyhtiö siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Tämän jälkeen omistaja hakee omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. 
Jos osakkeet vaihtavat omistajaa ennen tätä, on huomattava, että uuden omistajan omistuksen rekisteröinti on pakollista kahden kuukauden kuluessa luovutuksesta. Paperinen osakekirja mitätöidään Maanmittauslaitoksessa samalla, kun omistus merkitään rekisteriin.

Miten toimin, jos paperinen osakekirjani on kadonnut?

Jos paperinen osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut, sinun on aina ensin haettava osakekirjan kuolettamista käräjäoikeudelta.

Varmista sen jälkeen, onko taloyhtiösi jo siirtänyt osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Jos taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, sinun on omistuksen rekisteröintiä hakiessasi liitettävä hakemukseen osakekirjan kuolettamista koskeva oikeuden päätös.

Jos taloyhtiö ei ole vielä siirtänyt osakeluetteloa huoneistotietojärjestelmään, sinun on liitettävä mukaan taloyhtiöltä saamasi uusi osakekirja (tai väliaikaistodistus).

Miten haen omistuksen rekisteröintiä, kun osakekirjani on pankissa lainan vakuutena?

Jos osakekirjasi on pankissa, voit valtuuttaa pankin hakemaan omistuksen rekisteröintiä puolestasi tai pyytää pankkia lähettämään osakekirjan mitätöitäväksi Maanmittauslaitokselle omistuksen rekisteröintiä varten.

Huoneistotietojärjestelmän sisältö ja laajuus

Mitä tietoja huoneistotietojärjestelmässä on?

Aluksi sinne tulevat taloyhtiöiden osakeluettelot, hallintakohteen yksilöintitiedot sekä tiedot lunastuslausekkeista. Kun taloyhtiöt ovat huoneistotietojärjestelmässä, sinne voidaan rekisteröidä sähköisiä omistaja- ja panttausmerkintöjä sekä tiedot esimerkiksi ulosotosta ja muista vaihdannan rajoituksista.

Miten varmistetaan, että isännöitsijät tuottavat kaikki tiedot huoneistotietojärjestelmään? 

Huoneistotietojärjestelmän voimaanpanolaissa osakeluettelon tietojen siirto huoneistotietojärjestelmään on taloyhtiöiden velvoite. Siirron jälkeen taloyhtiöiltä jää pois tehtäviä ja osakkaat saavat hyödyt sähköisestä rekisteristä. Osakeluettelon siirto on taloyhtiöiden ja osakkaiden etu.

Onko huoneistotietojärjestelmästä apua taloyhtiön hallinnollisissa tehtävissä, esim. pöytäkirjojen ja kokouskutsujen laatimisessa ja toimittamisessa?

Taloyhtiön hallintoon liittyvät asiat tehdään tulevaisuudessakin taloyhtiön järjestelmillä. Huoneistotietojärjestelmästä saa osakeluettelon ja osakkaiden yhteystiedot, mutta esim. kokouskutsut tai pöytäkirjat muodostetaan edelleen taloyhtiöiden järjestelmillä.

Miten kuolinpesien omistamat asunnot näkyvät huoneistotietojärjestelmässä? 

Kuolinpesät näkyvät huoneistotietojärjestelmässä niin, että jos omistajana on kuollut henkilö, hänen tiedoissaan näkyy kuolinpäivä. Esimerkiksi Maijan ja Matin omistaessa huoneiston puoliksi omistus näkyy seuraavasti: 1/2 Maija Meikäläinen, 1/2 Matti Meikäläinen, k. 1.3.2017.

Matin kuolinpesä voi hakea ns. selvennyskirjauksen, jolloin kuolinpesän osakkaat kirjataan näkyviin esim. 1/2 Matti Meikäläisen jakamattoman kuolinpesän osakkaat Maija Meikäläinen, Pekka Meikäläinen ja Liisa Meikäläinen. Automaattisesti kirjausta ei voida tehdä, koska ei tiedetä, keitä henkilöitä kuolinpesään kuuluu.

Kun huoneistotietojärjestelmästä tulee isännöintitoimistoon tieto osakkaan vaihtumisesta, tuleeko samassa yhteydessä tieto esimerkiksi vastikevastuun siirtymisestä vai pitääkö osakkaan jatkossakin toimittaa erikseen kauppakirja isännöintitoimistoon?

Osakkaan vaihtumisesta yhtiölle tulevaan ilmoitukseen sisältyvät tiedot uudesta omistajasta, saannosta ja sen päiväyksestä. Jos vastikkeenmaksun muutos tapahtuu muuna kuin kaupantekopäivänä, siitä tulee ostajan toimittaa erikseen tieto isännöitsijälle.

Tähän asti isännöitsijätoimiston vaihtuessa on edellinen isännöitsijä toimittanut uudelle isännöitsijälle osakeluettelon ja vastiketiedot jo ennen kuin kohteen isännöinti on virallisesti vaihtunut. Saammeko jatkossa tiedot huoneistotietojärjestelmästä?

Huoneistotietojärjestelmästä saa osakeluettelotiedot, mutta siellä ei hallinnoida vastikelaskutukseen liittyviä tietoja vaan ne toimitetaan edelleen vanhasta isännöintitoimistosta uuteen isännöintitoimistoon.

Historiatietoja sähköiseen järjestelmään ei syötetä, mutta lain mukaan pitää olla historia kymmeneltä vuodelta. Onko taloyhtiöiden velvoitteena edelleen historiatietojen ylläpitäminen? 

Omistajatietoja alkaa karttua huoneistotietojärjestelmään vasta osakeluettelon siirron jälkeen. Taloyhtiöllä pitää olla historiatiedot omistajista kymmeneltä edeltävältä vuodelta. Kymmenen vuotta alkaa kulua kunkin huoneiston osalta siitä, kun uusi omistaja merkitään huoneistotietojärjestelmään.

Keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt ja asunto-osuuskunnat

Siirtyvätkö myös keskinäisien kiinteistöyhtiöiden tiedot sähköiseen rekisteriin samalla tavalla kuin asunto-osakeyhtiöiden?

Vanha keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö voi halutessaan liittyä huoneistotietojärjestelmään. Yhtiön on tehtävä yhtiöjärjestyksen muutos eli otettava yhtiöjärjestykseen määräys siitä, että yhtiön osakkeet kuuluvat huoneistotietojärjestelmästä annetussa laissa tarkoitettuun osakehuoneistorekisteriin. Yhtiöjärjestyksen muutoksen rekisteröinnin jälkeen yhtiön on siirrettävä osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle. 

Pitääkö 1.1.2019 jälkeen perustettujen keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden liittyä huoneistotietojärjestelmään?

Uudet keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt kuuluvat automaattisesti huoneistotietojärjestelmän piiriin.

Koskeeko laki huoneistotietojärjestelmästä asunto-osuuskuntia?

Uudistus koskee tässä vaiheessa vain asunto-osakeyhtiöitä ja keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä. Tämän hetkisen tiedon mukaan asunto-osuuskunnat liittyvät huoneistotietojärjestelmään myöhemmin.

Osakeluettelon siirto

Mikä on osakeluetteloiden siirtämisen määräaika?
Siirto on tehtävä 31.12.2022 mennessä.

Mitä osakeluettelon siirto maksaa taloyhtiölle?

Osakeluettelon siirrosta ei peritä maksua, kun se tehdään määräajassa.

Kenellä on vastuu osakeluettelon siirrosta?

Vastuu siirrosta on taloyhtiöllä. Siirron voi tehdä isännöitsijä tai isännöitsijätoimiston valtuutettu työntekijä sekä taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. Siirron tekeminen edellyttää hallituksen päätöstä.

Jos taloyhtiöllä tai isännöitsijällä ei ole tietoa osakehuoneiston todellisesta omistajasta, mitä tietoja huoneistotietojärjestelmään viedään? 

Tässä tapauksessa isännöitsijä tai taloyhtiö vie huoneistotietojärjestelmään osakeluettelossa olevan viimeisen tiedon omistajasta. Taloyhtiön ei esimerkiksi tarvitse lähteä selvittämään epäselviä perintöoikeudellisia saantoja. Omistaja selvitetään sähköisen omistuksen rekisteröinnin yhteydessä.

Jos taloyhtiö tai isännöitsijä tietää, että osakehuoneistolla on jo uusi omistaja, joka ei kuitenkaan ole vielä osakeluettelossa, kenet ilmoitetaan omistajaksi osakeluettelon siirrossa?

Omistajaksi ilmoitetaan osakeluettelossa oleva omistaja. Kun uusi omistaja myöhemmin hakee sähköistä omistuksen rekisteröintiä, hänen on esitettävä saannostaan esim. kauppakirja osakeluetteloon merkityltä vanhalta omistajalta.

Taloyhtiömme hallitus on päättänyt siirtää osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Kuinka siirtäminen käytännössä tehdään?

Vuonna 2020 otettiin käyttöön sähköinen osakeluettelon siirtopalvelu taloyhtiöille. Palvelu tarjoaa siirron pohjaksi esitäytettyjä tietoja taloyhtiöstä sekä osakehuoneistoista ja niiden omistajista. Taloyhtiöiden, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää tai jotka muutoin ovat pienehköjä, kannattaa tässä vaiheessa tehdä siirto.

Jos taloyhtiössäsi on käytössä isännöintijärjestelmä, isännöintijärjestelmien tietoja voidaan hyödyntää osakeluettelon siirrossa. Näiden taloyhtiöiden osalta on järkevää aloittaa osakeluetteloiden siirrot siinä vaiheessa, kun osakeluettelon tiedot voidaan siirtää koneellisesti isännöintijärjestelmästä huoneistotietojärjestelmään ja tietopalvelu huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään voidaan ottaa käyttöön.

Pitääkö minulla olla pankkitunnukset, että voin kirjautua osakeluettelon siirtopalveluun? Vaatiiko palvelu vahvaa tunnistautumista?

Tunnistuspalveluna käytetään suomi.fi-tunnistuspalvelua. Palvelun avulla käyttäjä voi tunnistautua vahvalla tunnistautumismenetelmällä. Palvelussa voi tunnistautua käyttämällä VRK:n varmennekorttia, mobiilivarmennetta tai henkilökohtaisia pankkitunnisteita. 

Osakekirjat

Missä vaiheessa paperinen osakekirja mitätöidään?

Maanmittauslaitos mitätöi paperisen osakekirjan ensimmäisen sähköisen omistuksen rekisteröinnin yhteydessä.

Saisinko kuitenkin omistuksestani vahvan paperin varmistukseksi?

Omistaminen perustuu jatkossa sähköiseen omistajamerkintään. Ajankohtainen omistajatieto näkyy huoneistotietojärjestelmässä, josta omistaja voi halutessaan tilata osakehuoneistotulosteen.

Miten toimitaan, jos haluaa saada paperisen ja mitätöidyn osakekirjan itselleen muistoksi?

Osakekirjan voi saada itselle takaisin, kun täyttää hakemukselle kohdan ”Haluan, että osakekirja palautetaan mitätöinnin jälkeen”.

Jos mitätöity osakekirja tai väliaikaistodistus palautetaan hakemuksesta, palauttamisesta peritään 10 euroa osakekirjalta tai väliaikaistodistukselta.

Voiko osakkeenomistaja muuttaa osakekirjan sähköiseksi muuten kuin kaupan yhteydessä? 

Omistaja voi halutessaan hakea osakekirjan muuttamista sähköiseksi merkinnäksi Maanmittauslaitokselta. Tämä edellyttää, että kyseinen asunto-osakeyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Sähköistä omistajamerkintää on haettava kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta.

Asunto-osakeyhtiö on perustettu ennen vuotta 2019. Se on RS-kohde. Pitääkö osakekirjat painattaa, kun RS-menettely alkaa vasta nyt vuonna 2020?

Osakekirjoja ei tarvitse painattaa, jos asunto-osakeyhtiö (rakennuttaja) toimii seuraavasti: Taloyhtiön osakeluettelo (perustajaosakkaat osakkeenomistajina) siirretään ensiksi huoneistotietojärjestelmään. Sen jälkeen perustajaosakkaat hakevat omistusoikeutensa rekisteröintiä taloyhtiön hallituksen antaman vakuutuksen perusteella.

Tämän jälkeen alkaa RS-menettely ja RS-pankki ilmoittaa RS-rajoitukset huoneistotietojärjestelmään. RS-menettelyn päätyttyä RS-pankki ilmoittaa omistajat huoneistotietojärjestelmään.

Miten toimitaan, jos paperinen osakekirja on kadonnut?

Jos paperinen osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut, osakeluetteloon merkityn osakkaan on haettava osakekirjan kuolettamista käräjäoikeudelta.

Sähköiseksi omistajamerkinnäksi muuttaminen on vanhojen taloyhtiöiden osalta mahdollista vasta sen jälkeen, kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Osakeluettelon siirron jälkeen ei enää anneta uutta osakekirjaa kuoletetun osakekirjan sijaan, vaan omistusoikeuden rekisteröintiä koskevaan hakemukseen liitetään osakekirjan kuolettamista koskeva oikeuden päätös.

Ennen osakeluettelon siirtoa yhtiön on annettava kuoletetun osakekirjan sijaan uusi osakekirja.

Jos yhtiön tiloja, esim. autopaikkoja tai talonmiehenasunto, muutetaan osakeomisteisiksi, tarvitseeko niihin painattaa paperiset osakekirjat?

Tällaisessa tilanteessa on aina ensin tehtävä yhtiöjärjestyksen muutos PRH:ssa, jonka jälkeen tehdään osakeluettelon siirto. Osakkeen ensimmäinen omistaja rekisteröidään huoneistotietojärjestelmään yhtiön ilmoituksen perusteella eikä paperisia osakekirjoja tarvitse painattaa.

Omistusoikeuden rekisteröinti ja suostumus

Mistä isännöintitoimisto saa tiedon vastikkeenmaksuvelvollisuuden siirtymisajankohdasta kaupan yhteydessä? 

Lopullisesta omistusoikeuden rekisteröinnistä lähtee automaattisesti tieto taloyhtiölle tai isännöitsijälle. Jos vastikkeen maksuvelvollisuuden alkamisajankohta poikkeaa omistuksen siirtymisajankohdasta, on vastuu ilmoituksen tekemisestä taloyhtiölle luovutuksen osapuolilla.

Mitä jos myyjä ei kaupan jälkeen anna ollenkaan suostumusta?

Suostumuksen antamatta jättäminen kaupan jälkeen vastaa asiallisesti tänä päivänä sitä, että myyjä ei luovuta osakekirjaa. Aivan kuten osakkeen hallinnan luovuttamisen osalta, kaupassa voidaan sopia siitä, milloin suostumus annetaan. Mikäli myyjä rikkoo sopimusta, ostaja voi viime kädessä kanteella velvoittaa myyjän luovuttamaan osakekirjan eli jatkossa antamaan suostumuksen.

Miten on sanktioitu, jos omistuksen rekisteröintiä ei tehdä ajallaan? Mitä jos uusi omistaja ei kykene tekemään rekisteröintiä, koska rekisteriin merkitty omistaja ei anna suostumusta (esim. henkilö tavoittamattomissa kaupan jälkeen), vaikka kauppakirja on asianmukainen? 

Määräaika rekisteröinnin hakemiselle tullaan säätämään vain osakeluettelon siirron jälkeiseen ensimmäiseen luovutukseen. Ko. määräaika on tilanteesta riippuen 2 kk joko kauppakirjan allekirjoittamisesta tai omistusoikeuden siirtymisestä lukien. Jos hakemus myöhästyy tästä, sanktiona on kirjaamismaksun korotus 20 %:lla jokaiselta alkavalta kahden kuukauden ajanjaksolta, jonka hakemus myöhästyy. Tämän ensimmäisen kirjauksen ja osakekirjan mitätöinnin jälkeen saannon kirjaamiselle ei ole varsinaista määräaikaa, mutta omistusoikeuden rekisteröinti on edellytys osakeoikeuksien, mm. yhtiökokoukseen osallistuminen, käyttämiselle ja osakkeen panttaamiselle. Jos rekisterin merkitty omistaja ei anna suostumusta, voi rekisteröintiä kuitenkin hakea ja hakemus voidaan hyväksyä muulla selvityksellä, esim. toimittamalla kauppakirjan ja myyjän yhteystiedot, jotta myyjää voidaan tarvittaessa kuulla. Suostumuksen luovuttaminen kannattaa hoitaa kauppakirjan allekirjoittamisen yhteydessä. 

Paljonko omistuksen rekisteröinti huoneistotietojärjestelmään maksaa?

Omistuksen rekisteröinti maksaa tällä hetkellä 58 €.

Omistan viisi osakehuoneistoa samasta yhtiöstä. Joudunko maksamaan omistuksen rekisteröinnin erikseen kaikista viidestä?

Kyllä.

Jos en koskaan aio myydä osakehuoneistoani enkä halua sitä minnekään rekisteriin, pitääkö minun silti osallistua tähän?

Kyllä, mutta huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto ei aiheuta välittömiä toimenpiteitä osakehuoneiston omistajalle. Yksittäinen osakas toimii kuten ennenkin siihen saakka, kunnes taloyhtiö on tehnyt osakeluettelon siirron. Vasta tämän jälkeen voi yksittäisen osakehuoneiston omistuksen rekisteröidä sähköiseen järjestelmään.

Rekisteröintiä on haettava 10 vuoden kuluessa siirrosta. Toisaalta osakkaan ei tarvitse enää säilyttää osakekirjaa ja maksaa tästä aiheutuvia kustannuksia eikä ole pelkoa osakekirjan häviämisestä. Vastaisuudessa tehtävä luovutus on myös yksinkertaisempi hoitaa, koska voidaan käyttää sähköisiä kaupankäyntijärjestelmiä. Myös asunnon käyttäminen vakuutena helpottuu.

Tietojen julkisuus, luotettavuus ja salassapito

Ovatko huoneistotietojärjestelmän tiedot julkisia?

Huoneistotietojärjestelmän tiedot ovat pääosin julkisia, mutta julkisuus ei ole sama asia kuin tietojen rajaton saatavuus. Osakkaiden omistus- ja panttaustiedot tai muut huoneistojärjestelmän henkilötiedot eivät tule kaikkien saataville internettiin tai viranomaisten asiointipalveluun.

Osakkeiden omistuksesta saa tietoa tutustumalla osakeluetteloon Maanmittauslaitoksen palvelupisteessä tai tilaamalla osakeluettelosta tai osakehuoneistosta tulosteen Maanmittauslaitoksesta. Sähköisestä asiointipalvelusta näkee tulevaisuudessa vain omat omistukset ja oman taloyhtiön osakeluettelon.

Mikä takaa huoneistotietojärjestelmän pysyvyyden ja luotettavuuden?

Omistusten ja panttausten vahvistaminen ja rekisteröiminen on viranomaistyötä. Rekisterin omistus- ja panttaustiedoille taataan julkinen luotettavuus. Esimerkiksi kiinteistöjen omistustiedot ovat olleet jo vuosia ainoastaan sähköisessä rekisterissä.

Miten GDPR (EU:n tietosuoja-asetus) on huomioitu tietojen lähetyksessä sähköpostilla?

Maanmittauslaitos toimittaa salassa pidettävät sekä henkilötunnuksen sisältävät tiedot salattuna sähköpostina tai latauspalvelun kautta. 

Voisiko kaupparekisterin yhteystiedoissa oleva taloyhtiön sähköpostiosoite olla ei-julkinen?

Kaupparekisterin yhteystiedot tulee pitää ajan tasalla. Sähköposti ei ole pakollinen tieto, mutta jos viestit halutaan heti sähköisesti, se kannattaa laittaa. Asia ei koske pelkästään huoneistotietojärjestelmän viestintää vaan kaikkia muitakin toimijoita.

Tulosteet

Mikä on osakehuoneistotuloste?

Osakehuoneistotulosteessa kuvataan osakeryhmän perustiedot sekä osakehuoneistorekisteriin merkityt omistus-, panttaus- ja rajoitustiedot. Osakehuoneistotulosteesta on olemassa kaksi versiota: versio, jossa on henkilötunnukset sekä versio, jossa on syntymäajat. Tulosteisiin ei tule omistajien yhteystietoja. Tarkempi kuvaus Maanmittauslaitoksen sivuilla.

Osakehuoneistotulosteeseen merkitään:

  1. yhtiö
  2. osakeryhmä
  3. omistusoikeudet
  4. panttioikeudet
  5. vallintarajoitukset
  6. muut rajoitukset

Mikä on osakeluettelo?

Osakeluettelo on yhtiökohtainen kooste osakehuoneistorekisterin osakkeita, osakehuoneistoja ja osakkeenomistajia koskevista tiedoista. Osakeluetteloa ylläpidetään huoneistotietojärjestelmän tietojen perusteella.  Osakkeen omistajat merkitään osakeluetteloon sen jälkeen, kun varainsiirtoveron suorittamisesta on saatu selvitys.

Osakeluetteloon merkitään:

  1. osakehuoneisto, jonka hallintaan osakeryhmä tuottaa oikeuden
  2. osakkeiden rekisteröintipäivä
  3. osakkeenomistajan nimi ja osoite, henkilöstä syntymäaika sekä yrityksestä kotipaikka, rekisterinumero ja rekisteri, johon yritys on merkitty
  4. muualla laissa osakeluetteloon merkittäväksi säädetyt tiedot
  5. huoneiston hallintaoikeuteen muun lain nojalla kohdistuva rajoitus, joka on merkitty huoneistotietojärjestelmään (esim. lesken hallintaoikeus)

Paljonko huoneistotietojärjestelmän tulosteet maksavat?

Hinnasto löytyy Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.

Miksi osakehuoneistotulosteessa ei näy omistajan tietoja?

Tyhjään omistajatietoon voi olla muutamia syitä. Yleensä omistajan puuttuminen johtuu siitä, että osakehuoneistolle ei ole vielä haettu sähköistä omistajamerkintää. Vanhat, ennen 1.1.2019 perustetut taloyhtiöt siirtyvät huoneistotietojärjestelmään kahdessa vaiheessa. Ensin taloyhtiö siirtää osakeluettelonsa ylläpidon Maanmittauslaitokselle, minkä jälkeen osakkeenomistaja hakee osakehuoneistolleen sähköistä omistajamerkintää. Omistajatieto merkitään tulosteelle vasta sen jälkeen, kun osakehuoneistolle on rekisteröity sähköinen omistajamerkintä ja paperinen osakekirja on mitätöity Maanmittauslaitoksessa. Ennen tätä tulosteella osakkeiden muotona on ”Osakekirja” ja omistusoikeudet-osiossa on maininta ”Ei osakehuoneistorekisteriin kirjattuja omistusoikeuksia”.

Uuden, 1.1.2019 jälkeen perustetun taloyhtiön osakehuoneistotulosteella on automaattisesti sähköinen omistajamerkintä, jolloin tulosteella on osakkeiden muotona "Sähköinen merkintä". Jos tulosteella on kuitenkin omistusoikeudet-osiossa maininta ”Ei osakehuoneistorekisteriin kirjattuja omistusoikeuksia”, voi omistajatietojen puuttuminen johtua taloyhtiön tekemästä yhtiöjärjestyksen muutoksesta. Yhtiöjärjestyksen muutoksen jälkeen omistajatiedot rekisteröidään joko taloyhtiön ilmoituksesta tai omistajan hakemuksesta. Lue lisää yhtiöjärjestyksen muutostilanteista Yhtiöjärjestyksen muutokset -sivulta.

Jos joku osakehuoneiston omistajista on turvakiellosta, omistajien tietoja ei näytetä millään huoneistotietojärjestelmän tulosteella.

Päätökset, nimenkirjoitusoikeus ja yhteystietojen päivitys

Mitä pitää tehdä, jos taloyhtiön edustajatiedot eivät ole kaupparekisterissä ajan tasalla?
Edustajatiedot päivitetään Patentti- ja rekisterihallituksen verkkosivujen kautta.

Ilmoitetaanko vastaisuudessa Maanmittauslaitokselle taloyhtiöiden yhteyshenkilötiedot, kuten isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan muutokset?

Muutokset taloyhtiön vastuuhenkilöiden tiedot haetaan aina kaupparekisteristä, ja ne tulee ylläpitää Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa. Sähköistä viestintää varten olisi tärkeää ylläpitää myös taloyhtiön sähköpostiosoite kaupparekisterissä.

Pitääkö taloyhtiön päättää erikseen huoneistotietojärjestelmään siirtymisestä? Jos, niin mikä toimielin tekee päätöksen?

Taloyhtiön hallitus tekee päätöksen huoneistotietojärjestelmään siirtymisestä ennen osakeluettelon siirtoa. Osakeluettelon siirrosta on tiedotettava osakkaille samalla tavalla kuin yhtiökokouksista tiedotetaan. 

Pitääkö osakeluettelon siirtäjän olla nimenkirjoitusoikeudellinen, vai pystyykö esim. kiinteistösihteeri tekemään osakeluettelon siirron?

Isännöitsijän ja hallituksen puheenjohtajan tiedot saadaan kaupparekisteristä. He voivat kumpikin yksin tehdä osakeluettelon siirtopalvelussa tietojen tarkastamisen, korjaamisen ja osakeluettelon siirron. Jos isännöitsijällä/hallituksen puheenjohtajalla on yksin yhtiön nimenkirjoitusoikeus, hän voi valtuuttaa esimerkiksi kiinteistösihteerin korjaamaan tiedot.

Tunnukset

Miten ja missä vaiheessa osakeryhmän tunnus muodostetaan? 

Osakeryhmätunnukset syntyvät silloin, kun uusi yhtiö perustetaan Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa. Vanhoille yhtiöille osakeryhmätunnus muodostuu silloin, kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään. Jos taloyhtiö rakenteistaa yhtiöjärjestyksensä Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa ennen osakeluettelon siirtoa, osakeryhmätunnukset syntyvät tässä yhteydessä. 

Yhtiövastike

Löytyykö yhtiövastiketieto sähköisestä rekisteristä, että sitä voidaan käyttää vastikelaskennassa?

Vastikeperusteet eivät ole tulossa huoneistotietojärjestelmään, vaan ne pysyvät isännöinnin järjestelmissä (esimerkiksi jyvitetyt neliöt). Vastikkeiden maksatus hoituu entiseen tapaan.

Maanmittauslaitoksen vastuut

Millä tavoin tieto osakekaupoista ja omistusmuutoksista välittyy asunto-osakeyhtiön hallitukselle? Tuleeko tieto vastaisuudessa automaattisesti Maanmittauslaitokselta?

Huoneistotietojärjestelmästä välitetään tieto omistajavaihdoksista taloyhtiön kaupparekisteriin merkittyyn yhteystietoon, ensisijaisesti sähköpostitse.