Usein kysyttyjä kysymyksiä
 

 

Yleisiä kysymyksiä huoneistotietojärjestelmästä

Mikä huoneistotietojärjestelmä on?

Huoneistotietojärjestelmä on vuonna 2019 Suomessa käyttöön otettu järjestelmä, johon kerätään vähitellen kattavat tiedot osakehuoneistojen, kuten asuntojen ja autopaikkojen, omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan käytön osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena. Lisäksi huoneistotietojärjestelmään kootaan perustiedot taloyhtiöistä, osakkeista ja niillä hallittavista osakehuoneista. 

Miksi huoneistotietojärjestelmää tarvitaan?

Huoneistotietojärjestelmä parantaa asuinhuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta. Taloyhtiöistä, niissä olevista osakehuoneistoista, osakehuoneistojen omistuksista tai panttauksista ei ole ollut aiemmin saatavissa vertailukelpoista, keskitettyä ja kattavaa tietoa. Keskitetty tieto palvelee useita yhteiskunnan tietotarpeita ja mahdollistaa digitaalisten palveluiden kehittämisen. 

Mitä tietoja huoneistotietojärjestelmään tallennetaan?

Järjestelmään tallennetaan perustiedot taloyhtiöistä ja osakehuoneistoista sekä osakehuoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista.

Omistuksen rekisteröinnissä luonnollisesta henkilöstä, jolla on suomalainen henkilötunnus, tallennetaan nimi ja henkilötunnus. Muussa tapauksessa tallennetaan nimen lisäksi syntymäaika, kansalaisuus ja kotiosoite. Organisaatio-omistajasta tallennetaan toiminimi ja yhteisö- ja yritystunnus. 

Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, osakehuoneistolle voidaan rekisteröidä panttaus pantinsaajan hakemuksesta. Lisäksi rekisteriin voidaan merkitä tieto eräistä rajoituksista, kuten ulosmittauksista tai lesken hallintaoikeudesta.

Mistä tiedot huoneistotietojärjestelmään saadaan?

Uudet, vuonna 2019 ja sen jälkeen perustetut taloyhtiöt perustetaan Patentti- ja rekisterihallituksen sähköisessä palvelussa, josta tiedot osakehuoneistoista ja niiden ensimmäisistä omistajista siirtyvät suoraan huoneistotietojärjestelmään. Osakehuoneisto on perustamisesta lähtien huoneistotietojärjestelmässä, ja osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä. 

Vanhat, ennen vuotta 2019 perustetut yhtiöt siirtyvät huoneistotietojärjestelmään kahdessa vaiheessa. Ensimmäisenä taloyhtiön tulee siirtää osakeluettelo sekä tiedot lunastuslausekkeista huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Siirtyminen on asunto-osakeyhtiöille pakollinen, mutta keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille vapaaehtoinen.

Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, tulee jokaisen osakkaan vielä hakea sähköistä omistuksen rekisteröintiä sekä osakekirjan mitätöintiä Maanmittauslaitokselta. 

 

Osakeluettelon siirto

Osakeluettelon siirtoon liittyvät kysymykset löydät Usein kysyttyä osakeluettelon siirrosta -sivulta.

 

Taloyhtiöille

Miten taloyhtiöiden tiedot siirretään huoneistotietojärjestelmään?

Ennen vuotta 2019 perustetut taloyhtiöt siirtävät itse osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Taloyhtiöt, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää, voivat tehdä siirron osakeluettelon siirtopalvelun avulla. Jos taloyhtiö on ammattimaisen isännöinnin piirissä, osakeluettelon siirrossa kannattaa ottaa yhteyttä isännöitsijään.

Siirto on asunto-osakeyhtiöille pakollinen, mutta keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille vapaaehtoinen.

Miten varmistetaan, että taloyhtiö siirtää osakeluettelon tiedot huoneistotietojärjestelmään? 

Osakeluettelon siirto on taloyhtiön lakisääteinen velvoite. Maanmittauslaitos ei perinyt maksua osakeluettelon siirrosta, kun se tehtiin määräaikaan, 31.12.2023 mennessä. 1.1.2024 alkaen siirto on ollut maksullista, https://www.maanmittauslaitos.fi/ajankohtaista/kiinteistojen-ja-huoneistojen-palveluiden-hintoihin-korotuksia-1112024-alkaen. Siirron jälkeen vastuu osakeluettelon ylläpidosta siirtyy Maanmittauslaitokselle.

Miten uudet taloyhtiöt toimivat?

1.1.2019 jälkeen perustetut taloyhtiöt kuuluvat automaattisesti huoneistotietojärjestelmään. Tiedot tulevat suoraan Patentti- ja rekisterihallitukselta huoneistotietojärjestelmään, eikä taloyhtiön tarvitse tehdä erillisiä toimenpiteitä. Sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan käytön.

Miten yhtiömuodon muutoksen kautta syntyneet taloyhtiöt toimivat? 

Muuna yhtiönä tai osuuskuntana perustettu yhtiö, joka muutetaan asunto-osakeyhtiöksi tai keskinäiseksi kiinteistöosakeyhtiöksi, ei yritysmuodon muutoksen jälkeen kuulu automaattisesti huoneistotietojärjestelmään, vaikka yhtiömuodon muutos olisi toteutettu 1.1.2019 jälkeen. Yhtiön on siirrettävä osakeluettelo päästäkseen huoneistotietojärjestelmään eikä se voi jättäytyä huoneistotietojärjestelmän ulkopuolelle. Osakeluettelon siirto on tehtävä viipymättä yhtiömuodon muutoksen rekisteröinnin jälkeen.  

Onko huoneistotietojärjestelmästä apua taloyhtiön hallinnollisissa tehtävissä, esim. pöytäkirjojen ja kokouskutsujen laatimisessa ja toimittamisessa?

Osakeluettelon siirron jälkeen osakeluettelon ylläpito siirtyy Maanmittauslaitoksen vastuulle. Taloyhtiö saa osakeluettelon tiedot sekä osakkaiden yhteystiedot huoneistotietojärjestelmästä.

Taloyhtiön hallintoon liittyvät asiat, esim. kokouskutsut tai pöytäkirjat, tehdään jatkossakin taloyhtiön järjestelmillä.

Mitä pitää tehdä, jos taloyhtiön edustajatiedot eivät ole kaupparekisterissä ajan tasalla?

Edustajatiedot päivitetään Patentti- ja rekisterihallituksen verkkosivujen kautta.

Mitä tietoja huoneistotietojärjestelmästä toimitetaan taloyhtiölle, kun osakehuoneiston omistaja vaihtuu? Pitääkö uuden osakkaan edelleen toimittaa tietoja taloyhtiölle tai isännöitsijälle esimerkiksi vastikevastuusta?

Osakkaan vaihtumisesta yhtiölle lähetettävään ilmoitukseen sisältyvät tiedot uudesta omistajasta, saannosta ja sen päiväyksestä. Uuden osakkaan tulee ottaa yhteyttä taloyhtiöön hallinnollisten asioiden hoitamista varten.

Ilmoitetaanko vastaisuudessa Maanmittauslaitokselle taloyhtiöiden yhteyshenkilötiedot, kuten isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan muutokset?

Taloyhtiön vastuuhenkilöiden tiedot haetaan aina kaupparekisteristä, ja niitä tulee ylläpitää Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa. Myös taloyhtiön yhteystietoja, kuten sähköpostiosoitetta, on tärkeää ylläpitää kaupparekisterissä.

Minne voin ilmoittaa osoitteenmuutoksesta, kun taloyhtiöni on jo siirtynyt huoneistotietojärjestelmään?

Osoitteenmuutos tehdään suomi.fi-palvelusta saatavalla lomakkeella, jonka voi tulostaa ja toimittaa Maanmittauslaitokselle. 

Huomioithan, että jos sinulla on viranomaisen myöntämä turvakielto, etkä voi ilmoittaa turvallista osoitetta taloyhtiötä varten huoneistotietojärjestelmään, tulee osoitteenmuutos ilmoittaa isännöintitoimistolle. Taloyhtiö saa huoneistotietojärjestelmästä ainoastaan sinne ilmoitetun turvallisen osoitteen.

Voisiko kaupparekisterin yhteystiedoissa oleva taloyhtiön sähköpostiosoite olla ei-julkinen?

Kaupparekisterissä olevat taloyhtiön yhteystiedot ovat julkisia. Kaupparekisterin yhteystiedot tulee pitää ajan tasalla. Sähköposti ei ole pakollinen tieto, mutta jos taloyhtiö haluaa viestit huoneistotietojärjestelmästä sähköpostitse, sähköposti tulee ilmoittaa kaupparekisteriin.

Historiatietoja sähköiseen järjestelmään ei syötetä, mutta lain mukaan pitää olla historia kymmeneltä vuodelta. Onko taloyhtiöiden velvoitteena edelleen historiatietojen ylläpitäminen? 

Omistajatietoja alkaa karttua huoneistotietojärjestelmään vasta osakeluettelon siirron jälkeen. Taloyhtiön pitää säilyttää osakehuoneiston aiempien osakkaiden osakeluettelotiedot kymmeneltä edeltävältä vuodelta. Kymmenen vuotta alkaa kulua kunkin huoneiston osalta siitä, kun uusi omistaja merkitään osakeluetteloon.

Miten taloyhtiö antaa isännöitsijäntodistuksen, kun osakkeeseen on kohdistunut ulosmittaus tai turvaamistoimi osakeluetteloa siirrettäessä eikä osakkeesta ole vielä sähköistä omistajamerkintää?

Ulosmittausta ja turvaamistoimenpiteitä koskevat tiedot näkyvät 15.2.2023 lukien osakeluettelotulosteella ja rajapintojen kautta edellyttäen, että Maanmittauslaitos on saanut nämä tiedot taloyhtiöltä osakeluettelon siirron yhteydessä tai Ulosottolaitokselta osakeluettelon siirron jälkeen.

Mihin osoitteeseen taloyhtiö lähettää osakkeenomistajalle yhtiökokouskutsun?

Taloyhtiö käyttää huoneistotietojärjestelmässä olevia osakkeenomistajien yhteystietoja (posti- tai sähköpostiosoite) yhtiökokouskutsun lähettämiseen. Huoneistotietojärjestelmässä oleva osakkeenomistajan yhteystieto on taloyhtiön osakeluettelon siirrossa ilmoittama tai osakkeenomistajan itse Maanmittauslaitokselle ilmoittama posti- ja/tai sähköpostiosoite. (Poikkeus pääsääntöön löytyy seuraavasta kysymyksestä)

Jos huoneistotietojärjestelmässä on sekä postiosoite että sähköpostiosoite, kutsun lähetystapa määräytyy asunto-osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen perusteella.

Siirryttäessä huoneistotietojärjestelmään jouduimme ilmoittamaan edellisen omistajan (viimeisin osakeluetteloon merkitty) yhteystietoineen, koska nykyistä omistajaa ei oltu vielä merkitty osakeluetteloon puuttuvista veroselvityksistä johtuen. Tästä syystä isännöintijärjestelmässä ja huoneistotietojärjestelmässä on nyt eri omistajatieto. 

Pitääkö näissä tapauksissa yhtiökokouskutsu lähettää isännöintijärjestelmässä tiedossa olevalle nykyiselle omistajalle vai sille aiemmalle, joka on viimeisin osakeluetteloon merkitty ja jonka tiedot löytyvät huoneistotietojärjestelmästä?


Yhtiökokouskutsu tulee toimittaa nykyiselle osakkeenomistajalle, joka on esittänyt luotettavan selvityksen omistuksestaan ja antanut yhteystietonsa taloyhtiölle ennen yhtiökokouskutsujen lähettämistä. 

Vaikka kutsua ei olisikaan voitu lähettää, on uudella omistajalla oikeus osallistua yhtiökokoukseen, jos hän esittää luotettavan selvityksen omistuksestaan viimeistään yhtiökokouksessa. Jos selvitykseen sisältyy paljon asiakirja-aineistoa kuten kuolinpesään liittyvissä tilanteissa, on selvitys syytä toimittaa yhtiölle hyvissä ajoin ennen yhtiökokousta. Tässä on kyse poikkeustilanteesta, jossa uuden omistajan yhteystiedot eivät voi olla huoneistotietojärjestelmässä ennen osakkeen omistuksen sähköiseksi rekisteröimistä. Osakeluettelon siirron jälkeen lähtökohta on, että osakkeenomistajien ajantasaiset yhteystiedot löytyvät huoneistotietojärjestelmästä.
 

Jos huoneistotietojärjestelmässä on osakkeenomistajan sähköpostiosoite, voiko taloyhtiö lähettää yhtiökokouskutsun sähköpostitse?

Kyllä voi. Jos huoneistotietojärjestelmässä on sekä postiosoite että sähköpostiosoite, kutsun lähetystapa määräytyy asunto-osakeyhtiölain ja yhtiöjärjestyksen perusteella.

Mistä taloyhtiö saa osakkeenomistajien yhteystiedot? Entä jos omistaja on kuollut?

Taloyhtiö saa osakkeenomistajien yhteystietolistan maksutta osakeluettelon siirtopalvelusta.  Jos käytössäsi on isännöintijärjestelmä, ole yhteydessä järjestelmätoimittajaasi: huoneistotietojärjestelmästä saa haettua isännöintijärjestelmän avulla taloyhtiön osakkaiden ajantasaiset yhteystiedot. Huom! Jos omistus on vainajan tai kuolinpesän nimissä, haetaan huoneistotietojärjestelmään ilmoitetut kuolinpesän osakkaiden yhteystiedot aina edellä mainitusta palvelusta.

Osakkeenomistaja ilmoittaa taloyhtiölle päivitetyn sähköpostiosoitteen osakeluettelon siirron jälkeen. Mitä taloyhtiön täytyy tehdä?

Pyydä osakkeenomistajaa ilmoittamaan se Maanmittauslaitokselle osakkeenomistajan yhteystietolomakkeella. Kerro osakkaalle, että nyt kun yhtiön osakeluettelon ylläpito on siirretty Maanmittauslaitokselle, taloyhtiö hakee osakkaiden yhteystiedot jatkossa huoneistotietojärjestelmästä ja siksi yhtiölle tehtävä ilmoitus ei enää riitä.

Mihin osoitteeseen taloyhtiö lähettää vastikelaskut, kun osakkeen omistus on vaihtunut?

Tarkoitus on, että osakkaiden yhteystiedot ylläpidetään jatkossa huoneistotietojärjestelmässä, josta saatavaan osoitteeseen taloyhtiö lähettää vastikelaskut. Taloyhtiö on kuitenkin voinut saada uuden omistajan yhteystiedot vastikelaskujen lähettämistä varten uudelta omistajalta tai kiinteistönvälittäjältä jo ennen omistusoikeuden rekisteröimistä huoneistotietojärjestelmään. Tässä tapauksessa taloyhtiö lähettää vastikelaskut taloyhtiölle ilmoitettuun osoitteeseen.
 

Keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt ja asunto-osuuskunnat

Siirtyvätkö myös vanhojen keskinäisten kiinteistöyhtiöiden tiedot sähköiseen rekisteriin samalla tavalla kuin asunto-osakeyhtiöiden?

Ennen vuotta 2019 perustettu keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö voi halutessaan liittyä huoneistotietojärjestelmään. Yhtiön on tehtävä yhtiöjärjestyksen muutos eli otettava yhtiöjärjestykseen määräys siitä, että yhtiön osakkeet kuuluvat huoneistotietojärjestelmästä annetussa laissa tarkoitettuun osakehuoneistorekisteriin.

Yhtiöjärjestyksen muutoksen rekisteröinnin jälkeen yhtiön on siirrettävä osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle. 

Pitääkö 1.1.2019 jälkeen perustettujen keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden liittyä huoneistotietojärjestelmään?

Uudet keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt kuuluvat automaattisesti huoneistotietojärjestelmään.

Koskeeko laki huoneistotietojärjestelmästä asunto-osuuskuntia?

Uudistus koskee tässä vaiheessa vain asunto-osakeyhtiöitä ja keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä. Tämänhetkisen tiedon mukaan asunto-osuuskunnat liittyvät huoneistotietojärjestelmään myöhemmin.

 

Osakekirjat

Missä vaiheessa paperinen osakekirja mitätöidään?

Maanmittauslaitos mitätöi paperisen osakekirjan samalla, kun omistus rekisteröidään ensimmäisen kerran sähköisesti huoneistotietojärjestelmään. Osakkeenomistajan tulee toimittaa paperinen osakekirja Maanmittauslaitokselle omistusoikeuden rekisteröintihakemuksen kanssa. Hakemuksen ja paperisen osakekirjan voi toimittaa Maanmittauslaitokselle postitse tai tuomalla ne asiakaspalvelupisteeseen. Huomioithan, että osakekirja on arvopaperi, jonka lähetykseen on syytä valita turvallinen lähetystapa. Katso lisää esimerkiksi Postin sivulta.

Saisinko kuitenkin omistuksestani paperin varmistukseksi? Miten voin osoittaa omistavani osakehuoneiston?

Omistaminen osoitetaan jatkossa sähköisellä omistajamerkinnällä. Omistajatieto näkyy huoneistotietojärjestelmässä. Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, näkee henkilöasiakas omistamiensa huoneistojen perustiedot maksutta Maanmittauslaitoksen asiointipalvelusta.

Maanmittauslaitokselta voi tilata osakehuoneistotulosteen, jossa näkyy osakehuoneiston sähköinen omistajamerkintä, osakehuoneistoon kohdistuvat panttaukset ja rajoitukset. Lue lisää tulosteiden tilaamisesta Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta. 

Miten toimitaan, jos haluaa saada paperisen ja mitätöidyn osakekirjan itselleen muistoksi?

Omistusoikeuden rekisteröinti -hakemuksella kysytään "Haluatko, että osakekirja palautetaan mitätöinnin jälkeen?". Kun laittaa ruksin kohtaan ”Kyllä”, palauttaa Maanmittauslaitos mitätöidyn osakekirjan hakemukseen kirjatulle yhteyshenkilölle.

Maanmittauslaitos perii mitätöidyn osakekirjan tai väliaikaistodistuksen palauttamisesta hinnaston mukaisen maksun.

Voiko osakkeenomistaja muuttaa osakekirjan sähköiseksi muuten kuin kaupan yhteydessä? 

Voi. Osakkeenomistaja voi hakea oikeutensa rekisteröintiä heti sen jälkeen, kun taloyhtiö on tehnyt osakeluettelon siirron huoneistotietojärjestelmään. Osakkeenomistajan on kuitenkin pakko hakea omistusoikeuden rekisteröintiä kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirtämisestä. 

Miten toimin, jos paperinen osakekirjani on kadonnut?

Jos paperinen osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut, sinun on haettava osakekirjan kuolettamista käräjäoikeudelta. Jos osakekirjan kuolettamista on haettu ennen kuin yhtiö on siirtänyt osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, on yhtiön annettava kuoletetun osakekirjan tilalle uusi osakekirja tai ainakin väliaikaistodistus.

Jos osakekirjan kuolettamista on haettu osakeluettelon siirron jälkeen, ei yhtiön tarvitse enää antaa uutta osakekirjaa kuoletetun osakekirjan sijaan, vaan sinun on liitettävä omistusoikeuden rekisteröintihakemukseen osakekirjan kuolettamista koskeva oikeuden päätös. 

Taloyhtiössämme ei ole koskaan ollut painettuja osakekirjoja tai väliaikaistodistuksia eikä sellaisia tulla painattamaan/tekemään. Miten omistuksen rekisteröinti onnistuu osakeluettelon siirron jälkeen?

Osakeluettelossa oleva omistaja hakee omistuksen rekisteröintiä taloyhtiön päätösvaltaisen hallituksen selvityksellä. Hallituksen selvitys on tarkoitettu vain osakeluetteloon merkityn omistajan omistuksen rekisteröintiin eikä sitä voi siirtää osakekirjan tai väliaikaistodistuksen tavoin. Selvityksellä osakeluetteloon merkitty osakkeenomistaja voidaan rekisteröidä huoneistotietojärjestelmään joko yksittäisen osakeryhmän tai yhtiön koko osakekannan omistajaksi.

Selvityksen tulee olla kirjallinen, päivätty ja taloyhtiön hallituksen jäsenten allekirjoittama, ja siitä on käytävä ilmi, ettei osakeryhmälle ole painettu osakekirjoja eikä annettu väliaikaistodistuksia. Lisäksi selvityksestä on käytävä ilmi, kuka on osakeluetteloon merkitty omistaja.

Riittää, että päätösvaltainen määrä (yleensä yli puolet) hallituksen jäsenistä allekirjoittaa selvityksen. Hallituksen päätösvalta ilmenee yhtiöjärjestyksestä. Isännöitsijällä ei ole tämän selvityksen antamiseen toimivaltaa. Koska ennen vuotta 1992 ei ollut pakko painattaa osakekirjoja, näillä yhtiöillä ei välttämättä ole lainkaan osakekirjoja eikä siten väliaikaistodistuksiakaan.

1.1.1992 tai sen jälkeen rekisteröidyn taloyhtiön osakkeen sähköiseksi rekisteröintiä ei voi tehdä hallituksen selvityksellä, koska näillä yhtiöillä on velvollisuus painattaa osakekirjat. Mikäli osakekirjoja ei olisi yhtiössä painatettu, taloyhtiön hallitus voi niiden sijasta antaa osakkeenomistajille väliaikaistodistukset omistuksen rekisteröintiä varten. Väliaikaistodistukset tulee olla päätösvaltaisen hallituksen allekirjoittamia.

Jos yhtiön tiloja, esim. autopaikkoja tai talonmiehenasunto, muutetaan osakeomisteisiksi, tarvitseeko niihin painattaa paperiset osakekirjat?

Ennen vuotta 2019 perustettu taloyhtiö, joka ei vielä ole siirtänyt osakeluetteloa huoneistotietojärjestelmään: Tällaisessa tilanteessa taloyhtiön on aina ensin tehtävä yhtiöjärjestyksen muutos PRH:ssa. Uusista osakeryhmistä taloyhtiön on painettava osakekirja tai sen sijasta annettava väliaikaistodistus osakkeenomistajalle. Sen jälkeen taloyhtiö tekee osakeluettelon siirron. Osakkeen ensimmäinen omistaja rekisteröidään huoneistotietojärjestelmään osakkeenomistajan hakemuksesta. 

1.1.2019 jälkeen ja ennen vuotta 2019 perustettu yhtiö, joka on siirtänyt osakeluettelon jo huoneistotietojärjestelmään: Taloyhtiön tulee tehdä yhtiöjärjestyksen muutos PRH:ssa. Koska taloyhtiö on jo huoneistotietojärjestelmässä, ei osakekirjoja enää paineta, taloyhtiö ilmoittaa uusien osakeryhmien omistajat Maanmittauslaitokselle. Lue lisää yhtiöjärjestyksen muutoksista.

Asunto-osakeyhtiö on perustettu ennen vuotta 2019. Se on RS-kohde. Pitääkö osakekirjat painattaa, jos RS-menettely alkaa vasta vuonna 2021?

Osakekirjoja ei tarvitse painattaa, jos asunto-osakeyhtiö (rakennuttaja) toimii seuraavasti: Taloyhtiön osakeluettelo (perustajaosakkaat osakkeenomistajina) siirretään ensiksi huoneistotietojärjestelmään. Sen jälkeen perustajaosakkaat hakevat omistusoikeutensa rekisteröintiä taloyhtiön päätösvaltaisen hallituksen antaman selvityksen perusteella tai väliaikaistodistuksilla riippuen siitä, onko taloyhtiö rekisteröity 1.1.1992 tai sen jälkeen (1.1.1992 tai sen jälkeen rekisteröidyn vanhan taloyhtiön osakkeen sähköiseksi rekisteröintiä ei voi tehdä hallituksen selvityksellä, koska näillä yhtiöillä on velvollisuus painattaa osakekirjat).

Tämän jälkeen alkaa RS-menettely ja RS-pankki ilmoittaa RS-rajoitukset huoneistotietojärjestelmään. RS-menettelyn päätyttyä RS-pankki ilmoittaa omistajat huoneistotietojärjestelmään.

 

Omistusoikeuden rekisteröinti ja suostumus

Mitä osakkeenomistajan pitää tehdä?

Ensin ennen vuotta 2019 perustettu taloyhtiö siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Tämän jälkeen osakkeenomistaja hakee omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. 

Jos kuitenkin osakkeenomistaja vaihtuu osakeluettelon siirron jälkeen, uuden omistajan tulee rekisteröidä omistuksensa kahden kuukauden kuluessa luovutuksesta. Maanmittauslaitos mitätöi paperisen osakekirjan samalla, kun omistus merkitään rekisteriin.

Mistä tiedän, onko taloyhtiöni jo siirtänyt osakeluettelon?

Kun taloyhtiösi osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, ilmoittaa taloyhtiö siitä osakkeen omistajille. Voit tarkistaa joko isännöitsijältä tai Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta, onko taloyhtiösi osakeluettelo jo siirretty huoneistotietojärjestelmään.

Miten omistuksen rekisteröintiä haetaan?

Omistuksen rekisteröintiä haetaan hakemuksella.

Jos osakehuoneistolla on sähköinen merkintä huoneistotietojärjestelmässä, ostaja tarvitsee myyjän suostumuksen omistuksensa rekisteröintiin. Jos osakehuoneistolla ei ole sähköistä omistajamerkintää, merkitään omistus rekisteriin osakekirjan siirtomerkinnän perusteella. Tällöin hakemuksen liitteeksi tarvitaan alkuperäinen osakekirja tai väliaikaistodistus.

Maanmittauslaitoksen asiointiapurin avulla pystyt helposti tarkistamaan, miten omistuksen rekisteröinti tehdään eri tilanteissa.

Miten haen omistuksen rekisteröintiä, kun osakekirjani on pankissa lainan vakuutena?

Jos huoneisto on lainan vakuutena, voit sopia pankin kanssa, että pankki hoitaa rekisteröinteihin ja osakekirjan mitätöintiin liittyvät toimenpiteet puolestasi ja suostumuksellasi. 

Pitääkö autopaikalle hakea erikseen omistuksen rekisteröintiä?

Jos autopaikkaa hallitaan omalla osakeryhmällä, sille on haettava omistuksen rekisteröintiä samaan tapaan kuin osakehuoneistolle. Tällöin autopaikalla on oma osakekirja. 

Jos autopaikka kuuluu huoneiston osakeryhmällä hallittaviin tiloihin, rekisteröintiä ei tarvitse erikseen hakea. Osakeryhmällä hallittavat kohteet näkyvät yhtiöjärjestyksessä ja osakehuoneistotulosteella. 

Hain kaupan jälkeen omistuksen rekisteröintiä huoneistotietojärjestelmään. Omistukseni on rekisteröity, mutta minua ei ole vielä merkattu osakeluetteloon. Voinko osallistua taloyhtiön yhtiökokoukseen?

Kyllä voit. Omistuksen rekisteröinti on ratkaiseva, ei osakeluettelomerkintä.  

Mitä jos myyjä ei kaupan jälkeen anna ollenkaan suostumusta sähköiseen omistajamerkintään?

Suostumuksen antamatta jättäminen kaupan jälkeen vastaa asiallisesti tänä päivänä sitä, että myyjä ei luovuta osakekirjaa. Aivan kuten osakekirjan hallinnan luovuttamisessa, kaupassa voidaan sopia siitä, milloin suostumus annetaan. Jos myyjä rikkoo sopimusta, ostaja voi viime kädessä kanteella velvoittaa myyjän luovuttamaan osakekirjan, eli jatkossa antamaan suostumuksen.

Myyjän suostumus voidaan esittää myös toimittamalla hakemuksen yhteydessä kopio kauppakirjasta sekä myyjän yhteystiedot, jotta myyjää voidaan tarvittaessa kuulla. Suostumus kannattaa hoitaa kuntoon jo kaupantekotilanteessa. 

Miten on sanktioitu, jos omistuksen rekisteröintiä ei tehdä ajallaan?

Määräaika rekisteröinnin hakemiselle tullaan säätämään vain osakeluettelon siirron jälkeiseen ensimmäiseen luovutukseen. Määräaika on tilanteesta riippuen kaksi kuukautta joko kauppakirjan allekirjoittamisesta tai omistusoikeuden siirtymisestä lukien. Jos hakemus myöhästyy tästä, sanktiona on kirjaamismaksun korotus 20 prosentilla jokaiselta alkavalta kahden kuukauden ajanjaksolta, jonka hakemus myöhästyy. Jos omistuksen rekisteröintiä ei ole haettu 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta, osakkaalta poistuu oikeus osallistua yhtiökokoukseen.

Tämän ensimmäisen kirjauksen ja osakekirjan mitätöinnin jälkeen saannon kirjaamiselle ei ole varsinaista määräaikaa, mutta omistusoikeuden rekisteröinti on edellytys osakeoikeuksien käyttämiselle, mm. yhtiökokoukseen osallistumiselle, ja osakkeen panttaamiselle. 

Uusi omistus kannattaa rekisteröidä heti. Tällä omistaja varmistaa mm. sen, ettei edellinen omistaja voi enää luovuttaa tai pantata osakehuoneistoa. Omistuksen tai panttauksen rekisteröinti tapahtuu huoneistotietojärjestelmään rekisteröidyn omistajan suostumuksella.


Paljonko omistuksen rekisteröinti huoneistotietojärjestelmään maksaa?

Voimassa oleva omistuksen rekisteröinnin hinta löytyy Maanmittauslaitoksen hinnastosta.

Omistan viisi osakehuoneistoa samasta yhtiöstä. Joudunko maksamaan omistuksen rekisteröinnin erikseen kaikista viidestä?

Kyllä.

Jos en koskaan aio myydä osakehuoneistoani enkä halua sitä minnekään rekisteriin, pitääkö minun silti osallistua tähän?

Kyllä, mutta huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto ei aiheuta välittömiä toimenpiteitä osakehuoneiston omistajalle. Yksittäinen osakas toimii kuten ennenkin siihen saakka, kunnes taloyhtiö on tehnyt osakeluettelon siirron. Vasta tämän jälkeen voi yksittäisen osakehuoneiston omistuksen rekisteröidä sähköiseen järjestelmään.

Rekisteröintiä on haettava 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta, jonka jälkeen osakkaan ei tarvitse enää säilyttää osakekirjaa ja maksaa tästä aiheutuvia kustannuksia eikä ole pelkoa osakekirjan häviämisestä. 

 

Tietojen julkisuus, luotettavuus ja salassapito

Ovatko huoneistotietojärjestelmän tiedot julkisia?

Huoneistotietojärjestelmän tiedot ovat pääosin julkisia, mutta julkisuus ei ole sama asia kuin tietojen rajaton saatavuus. Huoneistotietojärjestelmän tiedot sisältävät henkilötietoja ja niiden luovuttamisesta säädetään lailla. 

Taloyhtiön osakeluettelo on julkinen. Muilta osin huoneistotietojärjestelmän tietoja luovutetaan laissa määriteltyjä käyttötarkoituksia varten.

Lisätietoa osakeluettelosta ja tietojen luovutuksen periaatteista.

Mikä takaa huoneistotietojärjestelmän pysyvyyden ja luotettavuuden?

Huoneistotietojärjestelmän ylläpidosta säädetään laissa. Laissa säädetään mm. kirjaamisen menettelytavoista, edellytyksistä sekä siitä, mitä tietoja huoneistotietojärjestelmään kirjataan.

Omistusten ja panttausten rekisteröiminen on viranomaistyötä. Rekisteriin tallennetuille omistus-, panttaus- ja rajoitustiedoille taataan julkinen luotettavuus. Esimerkiksi kiinteistöjen omistustiedot ovat olleet jo vuosikymmeniä ainoastaan sähköisessä rekisterissä. 

Miten GDPR (EU:n tietosuoja-asetus) on huomioitu tietojen lähetyksessä sähköpostilla?

Maanmittauslaitos toimittaa salassa pidettävät sekä henkilötunnuksen sisältävät tiedot salattuna sähköpostina, latauspalvelun tai rajapintapalvelun kautta. 

Miten turvakieltoasiakkaasta ja osoitteen luovutuskieltoasiakkaasta saa tietoa?

Katso vastaus sivulta Tietopalvelut. 

 

Tietopalvelut

Miten huoneistotietojärjestelmästä saa tietoa?

Huoneistotietojärjestelmästä saa tietoja erilaisten sähköisten palveluiden kautta sekä tulosteina. Lue lisää siitä, miten eri toimijat saavat tietoa huoneistotietojärjestelmästä.

Mikä on osakeluettelo?

Osakeluettelo on yhtiökohtainen kooste huoneistotietojärjestelmän osakkeita, osakehuoneistoja, osakkeenomistajia sekä osakeluetteloon kuuluvia rajoituksia koskevista tiedoista.

Katso tarkemmat tiedot ja esimerkit Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.

Miksi osakeluettelossa ei näy omistajan tietoja?

Omistajatiedon puuttumiseen voi olla useita syitä:

1. Varainsiirtoveroilmoituksen puuttuminen ja/tai veron maksaminen virheellisillä tiedoilla.
Uuden omistajan rekisteröinnin yhteydessä vanha omistajatieto poistetaan osakeluettelosta. Uusi omistaja merkitään osakeluetteloon vasta sen jälkeen, kun hänen omistusoikeutensa on rekisteröity ja selvitys varainsiirtoverosta on saatu. Yleensä omistustiedon puuttuminen osakeluettelosta johtuu siitä, että Verohallinnolta ei ole saatu selvitystä varainsiirtoverosta ja tämän vuoksi osakeluettelomerkintä on tekemättä. Käytännössä uusi omistaja ei ole tehnyt varainsiirtoveroilmoitusta ja/tai maksanut varainsiirtoveroa oikeilla tiedoilla. Lue lisää varainsiirtoveron maksamisesta Veron sivuilta.

2. Turvakielto tai osoitteenluovutuskielto. Omistajamerkintä saattaa puuttua osakeluettelosta, vaikka uusi omistaja on hakenut omistuksensa rekisteröintiä ja hoitanut varainsiirtoveron.  Tällöin voi olla kyse turvakielto- tai osoitteen luovutuskieltoasiakkaasta, jonka nimeä ei näytetä julkisessa osakeluettelossa eikä otteella osakeluettelosta (julkinen). Tällaisen henkilön nimi ja turvallinen osoite näytetään vain taloyhtiön käyttöön tarkoitetussa osakeluettelossa. Jos turvallista osoitetta ei ole ilmoitettu, näytetään ”Osoite: tietoja ei saatavilla”.

3. Taloyhtiön tekemä yhtiöjärjestyksen muutos. Lue lisää yhtiöjärjestyksen muutostilanteista. 

Mikä on osakehuoneistotuloste?

Osakehuoneistotuloste on yksittäisestä osakeryhmästä annettava tuloste, jossa on osakeryhmän perustiedot sekä huoneistotietojärjestelmään merkityt omistus-, panttaus- ja rajoitustiedot. Tulosteisiin ei tule omistajien yhteystietoja. 

Katso tarkemmat tiedot ja esimerkit Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.

Miksi osakehuoneistotulosteessa ei näy omistajan tietoja?

Omistajatiedon puuttumiseen voi olla muutamia syitä. Yleensä omistajan puuttuminen johtuu siitä, että osakehuoneistolle ei ole vielä haettu sähköistä omistajamerkintää.

Ennen vuotta 2019 perustetut taloyhtiöt siirtyvät huoneistotietojärjestelmään kahdessa vaiheessa. Ensin taloyhtiö siirtää osakeluettelonsa ylläpidon Maanmittauslaitokselle, minkä jälkeen osakkeenomistaja hakee osakehuoneistolleen sähköistä omistajamerkintää. Omistajatieto näkyy osakehuoneistotulosteelle vasta sen jälkeen, kun osakehuoneistolle on rekisteröity sähköinen omistajamerkintä ja paperinen osakekirja on mitätöity Maanmittauslaitoksessa. Ennen tätä tulosteella osakkeiden muotona on osakekirja ja omistusoikeudet-osiossa on maininta ”Ei osakehuoneistorekisteriin kirjattuja omistusoikeuksia”.

Vuonna 2019 tai sen jälkeen perustetun taloyhtiön osakehuoneistotulosteella on automaattisesti sähköinen omistajamerkintä, jolloin tulosteella on osakkeiden muotona sähköinen merkintä. Jos tulosteella on kuitenkin omistusoikeudet-osiossa maininta ”Ei osakehuoneistorekisteriin kirjattuja omistusoikeuksia”, voi omistajatietojen puuttuminen johtua taloyhtiön tekemästä yhtiöjärjestyksen muutoksesta. Yhtiöjärjestyksen muutoksen jälkeen omistajatiedot rekisteröidään joko taloyhtiön ilmoituksesta tai omistajan hakemuksesta. Lue lisää yhtiöjärjestyksen muutostilanteista Yhtiöjärjestyksen muutokset -sivulta.

Miten kuolinpesien omistamat asunnot näkyvät huoneistotietojärjestelmässä? 

Se, miten jakamattoman kuolinpesän osakkaat näkyvät huoneistotietojärjestelmässä, riippuu siitä, hallitaanko osakehuoneistoa edelleen paperisella osakekirjalla, vai onko osakehuoneistolla jo sähköinen omistajamerkintä.

Jos taloyhtiön osakeluettelo on siirretty, mutta osakehuoneistoa hallitaan paperisella osakekirjalla, näkyy tieto omistajasta osakeluettelossa siten kuin taloyhtiön on sen ilmoittanut huoneistotietojärjestelmään osakeluettelon siirrossa. 

Osakeluetteloon voi olla merkitty osakehuoneiston omistajaksi ainoastaan vainaja tai vainajan lisäksi

  • jakamattoman kuolinpesän osakkaat sekä kuolinpesän edustaja 
  • jakamattoman kuolinpesän osakkaat
  • jakamattoman kuolinpesän edustaja

Jos osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä ja jakamattomalle kuolinpesälle jää omistusosuus kuolinpesän omistuksen rekisteröinnin jälkeen, huoneistotietojärjestelmässä näkyvät vainajan lisäksi kaikki kuolinpesän osakkaat sekä mahdollisen edustajan yhteystiedot. 

Paljonko huoneistotietojärjestelmän tulosteet maksavat?

Hinnasto löytyy Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.

Miten turvakieltoasiakkaasta ja osoitteen luovutuskieltoasiakkaasta saa tietoa?

Katso vastaus sivulta Tietopalvelut. 

 

Osakeryhmätunnus

Miten ja missä vaiheessa osakeryhmän tunnus muodostetaan?

Osakeryhmätunnus on 16-merkkinen jokaisen osakeryhmän yksilöivä tunnus. Kaksi ensimmäistä merkkiä ovat kirjaimia ja loput kirjaimia tai numeroita, esimerkiksi KRD7AR4QP2NRHP97. 

Osakeryhmätunnukset syntyvät silloin, kun uusi yhtiö perustetaan Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa. Vanhoille yhtiöille osakeryhmätunnus muodostuu silloin, kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään. Jos taloyhtiö rakenteistaa yhtiöjärjestyksensä Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa ennen osakeluettelon siirtoa, osakeryhmätunnukset syntyvät tässä yhteydessä. 

 

Yhtiöjärjestyksen muutos ja huoneistotietojärjestelmän rekisteröinnit

Taloyhtiössä tehtiin yhtiöjärjestyksen muutos. Mitä taloyhtiön, pankin tai osakkeenomistajan täytyy tehdä, jotta huoneistotietojärjestelmän rekisteröinnit saadaan ajan tasalle?

Yhtiöjärjestyksen muutoksen vaikutukset huoneistotietojärjestelmän rekisteröinteihin riippuvat taloyhtiön lähtötilanteesta ja yhtiöjärjestyksen muutoksen sisällöstä. Katso ohjeet tyypillisimpiin tilanteisiin.

Taloyhtiössä tehtiin yhtiöjärjestyksen muutos. Mistä voin tarkistaa ovatko huoneistotietojärjestelmän osakeryhmät ja rekisteröinnit ajan tasalla?

Ajantasaisen tilanteen voit tarkistaa huoneistotietojärjestelmän tulosteilta: osakeluettelosta ja osakehuoneistotulosteelta. 

Vanhan, kaupparekisterissä lakanneen osakeryhmän kohdalla osakeluettelossa sekä osakeryhmän osakehuoneistotulosteella näkyy teksti: ”Yhtiöjärjestys on muuttunut pp.kk.vvvv. Tiedot eivät ole huoneistotietojärjestelmässä ajan tasalla.”

Yhtiöjärjestyksen muutoksessa muuttuneet osakeryhmät ovat huoneistotietojärjestelmässä joko ilman omistajatietoja tai ne näkyvät tulosteilla vasta sitten, kun niihin on hakemus vireillä.

Taloyhtiössämme suunnitellaan yhtiöjärjestyksen muutosta. Pitääkö Maanmittauslaitokseen olla yhteydessä ennen yhtiöjärjestyksen muutoksen rekisteröintiä?

Ei tarvitse. Taloyhtiö rekisteröi yhtiöjärjestyksen muutoksen PRH:n palvelussa, jonka jälkeen taloyhtiö, pankki ja/tai osakkeenomistaja huolehtii omistus-, panttaus- ja rajoitustiedot ajan tasalle Maanmittauslaitokselle.  Katso ohjeet tyypillisimpiin tilanteisiin.

Paljonko maksaa saada rekisteröinnit ajan tasalle huoneistotietotietojärjestelmään?

Hinnasto määräytyy maksuasetuksen perusteella. Katso huoneistojen rekisteröintipalveluiden hinnat Maanmittauslaitoksen sivuilta. Pääsääntöisesti sovelletaan kappalehinnoittelua, mutta tiettyjen edellytysten täyttyessä voidaan soveltaa myös tuntihinnoittelua. Tuntihinnoittelusta löytyy lisätietoa hinnastosta.