Usein kysyttyjä kysymyksiä
 

Kymmenen yleisintä kysymystä

Huoneistotietojärjestelmän sisältö ja laajuus

Keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt ja asunto-osuuskunnat

Osakeluettelon siirto

Taloyhtiöille

Osakekirjat

Omistusoikeuden rekisteröinti ja suostumus

Tietojen julkisuus, luotettavuus ja salassapito

Tietopalvelut

Osakeryhmätunnus

 

Kymmenen yleisintä kysymystä

Mikä huoneistotietojärjestelmä on?

Huoneistotietojärjestelmä on vuonna 2019 Suomessa käyttöön otettu järjestelmä, johon kerätään vähitellen kattavat tiedot osakehuoneistojen, kuten asuntojen ja autopaikkojen, omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan käytön osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena. Lisäksi huoneistotietojärjestelmään kootaan perustiedot taloyhtiöistä, osakkeista ja niillä hallittavista osakehuoneista. 

Mitä tietoja huoneistotietojärjestelmään tallennetaan?

Järjestelmään tallennetaan perustiedot taloyhtiöistä ja osakehuoneistoista sekä osakehuoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista.

Omistuksen rekisteröinnissä luonnollisesta henkilöstä, jolla on suomalainen henkilötunnus, tallennetaan nimi ja henkilötunnus. Muussa tapauksessa tallennetaan nimen lisäksi syntymäaika, kansalaisuus ja kotiosoite. Organisaatio-omistajasta tallennetaan toiminimi ja yhteisö- ja yritystunnus. 

Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, osakehuoneistolle voidaan rekisteröidä panttaus pantinsaajan hakemuksesta. Lisäksi rekisteriin voidaan merkitä tieto eräistä rajoituksista, kuten ulosmittauksista tai lesken hallintaoikeudesta.

Ovatko huoneistotietojärjestelmän tiedot julkisia?

Huoneistotietojärjestelmän tiedot ovat pääosin julkisia, mutta julkisuus ei ole sama asia kuin tietojen rajaton saatavuus. Huoneistotietojärjestelmän tiedot sisältävät henkilötietoja ja niiden luovuttamisesta säädetään lailla. 

Taloyhtiön osakeluettelo on julkinen ja siitä saa tietoa tilaamalla osakeluettelon Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta tai tutustumalla luetteloon Maanmittauslaitoksen palvelupisteessä. Julkinen osakeluettelo sisältää osakehuoneiston omistajan nimen. 

Muilta osin huoneistotietojärjestelmän tietoja luovutetaan laissa määriteltyjä käyttötarkoituksia varten. 

Miksi huoneistotietojärjestelmää tarvitaan?

Huoneistotietojärjestelmä parantaa asuinhuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta. Taloyhtiöistä, niissä olevista osakehuoneistoista, osakehuoneistojen omistuksista tai panttauksista ei ole ollut aiemmin saatavissa vertailukelpoista, keskitettyä ja kattavaa tietoa. Keskitetty tieto palvelee useita yhteiskunnan tietotarpeita ja mahdollistaa digitaalisten palveluiden kehittämisen. 

Miten vanhojen taloyhtiöiden tiedot siirretään huoneistotietojärjestelmään?

Vanhat, ennen vuotta 2019 perustetut taloyhtiöt siirtävät itse osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Taloyhtiöt, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää, voivat tehdä siirron osakeluettelon siirtopalvelun avulla. Jos taloyhtiö on ammattimaisen isännöinnin piirissä, osakeluettelon siirrossa kannattaa ottaa yhteyttä isännöitsijään.

Siirto on asunto-osakeyhtiöille pakollinen, mutta keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille vapaaehtoinen.

Miten uudet taloyhtiöt toimivat?

Uudet, 1.1.2019 jälkeen perustetut taloyhtiöt kuuluvat automaattisesti huoneistotietojärjestelmään. Tiedot tulevat suoraan Patentti- ja rekisterihallitukselta huoneistotietojärjestelmään, eikä taloyhtiön tarvitse tehdä erillisiä toimenpiteitä. Sähköinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan käytön.

Mistä tiedän, onko taloyhtiöni jo siirtänyt osakeluettelon?

Kun taloyhtiösi osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, ilmoittaa taloyhtiö siitä osakkeen omistajille. Voit tarkistaa joko isännöitsijältä tai Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta, onko taloyhtiösi osakeluettelo jo siirretty huoneistotietojärjestelmään.

Mitä osakkeenomistajan pitää tehdä?

Ensin vanha, ennen vuotta 2019 perustettu taloyhtiö siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään. Tämän jälkeen osakkeenomistaja hakee omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. 

Jos osakkeet vaihtavat omistajaa ennen tätä, on huomattava, että uuden omistajan omistuksen rekisteröinti on pakollista kahden kuukauden kuluessa luovutuksesta. Maanmittauslaitos mitätöi paperisen osakekirjan samalla kun omistus merkitään rekisteriin.

Miten toimin, jos paperinen osakekirjani on kadonnut?

Jos paperinen osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut, sinun on haettava osakekirjan kuolettamista käräjäoikeudelta. Jos osakekirjan kuolettamista on haettu ennen kuin yhtiö on siirtänyt osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, on yhtiön annettava kuoletetun osakekirjan tilalle uusi osakekirja tai ainakin väliaikaistodistus.

Jos osakekirjan kuolettamista on haettu osakeluettelon siirron jälkeen, ei yhtiön tarvitse enää antaa uutta osakekirjaa kuoletetun osakekirjan sijaan, vaan sinun on liitettävä omistusoikeuden rekisteröintihakemukseen osakekirjan kuolettamista koskeva oikeuden päätös. 

Miten haen omistuksen rekisteröintiä, kun osakekirjani on pankissa lainan vakuutena?

Jos huoneisto on lainan vakuutena, voit sopia pankin kanssa, että pankki hoitaa rekisteröinteihin ja osakekirjan mitätöintiin liittyvät toimenpiteet puolestasi ja suostumuksellasi. 

Huoneistotietojärjestelmän sisältö ja laajuus

Mistä tiedot huoneistotietojärjestelmään saadaan?

Uudet, vuonna 2019 ja sen jälkeen perustetut taloyhtiöt perustetaan Patentti- ja rekisterihallituksen sähköisessä palvelussa, josta tiedot osakehuoneistoista ja niiden ensimmäisistä omistajista siirtyvät suoraan huoneistotietojärjestelmään. Osakehuoneisto on perustamisesta lähtien huoneistotietojärjestelmässä, ja osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä. 

Vanhat, ennen vuotta 2019 perustetut yhtiöt siirtyvät huoneistotietojärjestelmään kahdessa vaiheessa. Ensimmäisenä taloyhtiön tulee siirtää osakeluettelo sekä tiedot lunastuslausekkeista huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Siirtyminen on asunto-osakeyhtiöille pakollinen, mutta keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille vapaaehtoinen.

Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, tulee jokaisen osakkaan vielä hakea sähköistä omistuksen rekisteröintiä sekä osakekirjan mitätöintiä Maanmittauslaitokselta. 

Miten varmistetaan, että taloyhtiö siirtää osakeluettelon tiedot huoneistotietojärjestelmään? 

Osakeluettelon siirto on taloyhtiön lakisääteinen velvoite. Maanmittauslaitos ei peri maksua osakeluettelon siirrosta, kun se tehdään määräaikaan mennessä. Siirron jälkeen vastuu osakeluettelon ylläpidosta siirtyy Maanmittauslaitokselle.

Onko huoneistotietojärjestelmästä apua taloyhtiön hallinnollisissa tehtävissä, esim. pöytäkirjojen ja kokouskutsujen laatimisessa ja toimittamisessa?

Taloyhtiön hallintoon liittyvät asiat tehdään tulevaisuudessakin taloyhtiön järjestelmillä. Huoneistotietojärjestelmästä saa osakeluettelon ja osakkaiden yhteystiedot, mutta esim. kokouskutsut tai pöytäkirjat muodostetaan edelleen taloyhtiöiden järjestelmillä.

Miten kuolinpesien omistamat asunnot näkyvät huoneistotietojärjestelmässä? 

Se, miten jakamattoman kuolinpesän osakkaat näkyvät huoneistotietojärjestelmässä, riippuu siitä, hallitaanko osakehuoneistoa edelleen paperisella osakekirjalla, vai onko osakehuoneistolla jo sähköinen omistajamerkintä.

Jos taloyhtiön osakeluettelo on siirretty, mutta osakehuoneistoa hallitaan paperisella osakekirjalla, näkyy tieto omistajasta osakeluettelossa siten kuin taloyhtiön on sen ilmoittanut huoneistotietojärjestelmään osakeluettelon siirrossa. 

Osakeluetteloon voi olla merkitty osakehuoneiston omistajaksi ainoastaan vainaja tai vainajan lisäksi

  • jakamattoman kuolinpesän osakkaat sekä kuolinpesän edustaja 
  • jakamattoman kuolinpesän osakkaat
  • jakamattoman kuolinpesän edustaja

Jos osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä ja jakamattomalle kuolinpesälle jää omistusosuus kuolinpesän omistuksen rekisteröinnin jälkeen, huoneistotietojärjestelmässä näkyvät vainajan lisäksi kaikki kuolinpesän osakkaat sekä mahdollisen edustajan yhteystiedot. 

Historiatietoja sähköiseen järjestelmään ei syötetä, mutta lain mukaan pitää olla historia kymmeneltä vuodelta. Onko taloyhtiöiden velvoitteena edelleen historiatietojen ylläpitäminen? 

Omistajatietoja alkaa karttua huoneistotietojärjestelmään vasta osakeluettelon siirron jälkeen. Taloyhtiön pitää säilyttää osakehuoneiston aiempien osakkaiden oksaluettelotiedot kymmeneltä edeltävältä vuodelta. Kymmenen vuotta alkaa kulua kunkin huoneiston osalta siitä, kun uusi omistaja merkitään huoneistotietojärjestelmän osakeluetteloon.

Keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt ja asunto-osuuskunnat

Siirtyvätkö myös vanhojen keskinäisten kiinteistöyhtiöiden tiedot sähköiseen rekisteriin samalla tavalla kuin asunto-osakeyhtiöiden?

Vanha, ennen vuotta 2019 perustettu keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö voi halutessaan liittyä huoneistotietojärjestelmään. Yhtiön on tehtävä yhtiöjärjestyksen muutos eli otettava yhtiöjärjestykseen määräys siitä, että yhtiön osakkeet kuuluvat huoneistotietojärjestelmästä annetussa laissa tarkoitettuun osakehuoneistorekisteriin.

Yhtiöjärjestyksen muutoksen rekisteröinnin jälkeen yhtiön on siirrettävä osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle. 

Pitääkö 1.1.2019 jälkeen perustettujen keskinäisten kiinteistöosakeyhtiöiden liittyä huoneistotietojärjestelmään?

Uudet keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt kuuluvat automaattisesti huoneistotietojärjestelmään.

Koskeeko laki huoneistotietojärjestelmästä asunto-osuuskuntia?

Uudistus koskee tässä vaiheessa vain asunto-osakeyhtiöitä ja keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä. Tämän hetkisen tiedon mukaan asunto-osuuskunnat liittyvät huoneistotietojärjestelmään myöhemmin.

Osakeluettelon siirto

Osakeluettelon siirtoon liittyvät kysymykset löydät Usein kysyttyä osakeluettelon siirrosta -sivulta.

Taloyhtiöille

Osakeluettelon siirtoon liittyvät kysymykset löydät Usein kysyttyä osakeluettelon siirrosta -sivulta.

Onko huoneistotietojärjestelmästä apua taloyhtiön hallinnollisissa tehtävissä, esim. pöytäkirjojen ja kokouskutsujen laatimisessa ja toimittamisessa?

Osakeluettelon siirron jälkeen osakeluettelon ylläpito siirtyy Maanmittauslaitoksen vastuulle. Taloyhtiö saa osakeluettelon tiedot sekä osakkaiden yhteystiedot huoneistotietojärjestelmästä.

Taloyhtiön hallintoon liittyvät asiat, esim. kokouskutsut tai pöytäkirjat, tehdään tulevaisuudessakin taloyhtiön järjestelmillä.

Mitä pitää tehdä, jos taloyhtiön edustajatiedot eivät ole kaupparekisterissä ajan tasalla?

Edustajatiedot päivitetään Patentti- ja rekisterihallituksen verkkosivujen kautta.

Mitä tietoja huoneistotietojärjestelmästä toimitetaan taloyhtiölle, kun osakehuoneiston omistaja vaihtuu? Pitääkö uuden osakkaan edelleen toimittaa tietoja taloyhtiölle tai isännöitsijälle esimerkiksi vastikevastuusta?

Osakkaan vaihtumisesta yhtiölle lähetettävään ilmoitukseen sisältyvät tiedot uudesta omistajasta, saannosta ja sen päiväyksestä. Uuden osakkaan tulee ottaa yhteyttä taloyhtiöön hallinnollisten asioiden hoitamista varten.

Ilmoitetaanko vastaisuudessa Maanmittauslaitokselle taloyhtiöiden yhteyshenkilötiedot, kuten isännöitsijän tai hallituksen puheenjohtajan muutokset?

Taloyhtiön vastuuhenkilöiden tiedot haetaan aina kaupparekisteristä, ja niitä tulee ylläpitää Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa. Myös taloyhtiön yhteystietoja, kuten sähköpostiosoitetta, on tärkeää ylläpitää kaupparekisterissä.

Voisiko kaupparekisterin yhteystiedoissa oleva taloyhtiön sähköpostiosoite olla ei-julkinen?

Kaupparekisterissä olevat taloyhtiön yhteystiedot ovat julkisia. Kaupparekisterin yhteystiedot tulee pitää ajan tasalla. Sähköposti ei ole pakollinen tieto, mutta jos taloyhtiö haluaa viestit huoneistotietojärjestelmästä sähköisesti, sähköposti tulee ilmoittaa kaupparekisteriin.

Osakekirjat

Missä vaiheessa paperinen osakekirja mitätöidään?

Maanmittauslaitos mitätöi paperisen osakekirjan samalla, kun omistus rekisteröidään ensimmäisen kerran sähköisesti huoneistotietojärjestelmään. Osakkeenomistajan tulee toimittaa paperinen osakekirja Maanmittauslaitokselle omistusoikeuden rekisteröintihakemuksen kanssa. Hakemuksen ja paperisen osakekirjan voi toimittaa Maanmittauslaitokselle postitse tai tuomalla ne asiakaspalvelupisteeseen.  

Saisinko kuitenkin omistuksestani paperin varmistukseksi? Miten voin osoittaa omistavani osakehuoneiston?

Omistaminen osoitetaan jatkossa sähköisellä omistajamerkinnällä. Omistajatieto näkyy huoneistotietojärjestelmässä. Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, näkee henkilöasiakas omistamiensa huoneistojen perustiedot maksutta Maanmittauslaitoksen asiointipalvelusta.

Maanmittauslaitokselta voi tilata osakehuoneistotulosteen, jossa näkyy osakehuoneiston sähköinen omistajamerkintä, osakehuoneistoon kohdistuvat panttaukset ja rajoitukset. Lue lisää tulosteiden tilaamisesta Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta

Miten toimitaan, jos haluaa saada paperisen ja mitätöidyn osakekirjan itselleen muistoksi?

Omistusoikeuden rekisteröinti -hakemuksella kysytään "Haluatko, että osakekirja palautetaan mitätöinnin jälkeen?". Kun laittaa ruksin kohtaan ”Kyllä”, palauttaa Maanmittauslaitos mitätöidyn osakekirjan hakemuksen yhteyshenkilölle.

Maanmittauslaitos perii mitätöidyn osakekirjan tai väliaikaistodistuksen palauttamisesta hinnaston mukaisen maksun.

Voiko osakkeenomistaja muuttaa osakekirjan sähköiseksi muuten kuin kaupan yhteydessä? 

Voi. Osakkeenomistaja voi hakea oikeutensa rekisteröintiä heti sen jälkeen, kun taloyhtiö on tehnyt osakeluettelon siirron huoneistotietojärjestelmään. Osakkeenomistajan on kuitenkin pakko hakea omistusoikeuden rekisteröintiä kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirtämisestä. 

Miten toimin, jos paperinen osakekirjani on kadonnut?

Jos paperinen osakekirja on kadonnut tai tuhoutunut, sinun on haettava osakekirjan kuolettamista käräjäoikeudelta. Jos osakekirjan kuolettamista on haettu ennen kuin yhtiö on siirtänyt osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään, on yhtiön annettava kuoletetun osakekirjan tilalle uusi osakekirja tai ainakin väliaikaistodistus.

Jos osakekirjan kuolettamista on haettu osakeluettelon siirron jälkeen, ei yhtiön tarvitse enää antaa uutta osakekirjaa kuoletetun osakekirjan sijaan, vaan sinun on liitettävä omistusoikeuden rekisteröintihakemukseen osakekirjan kuolettamista koskeva oikeuden päätös. 

Jos yhtiön tiloja, esim. autopaikkoja tai talonmiehenasunto, muutetaan osakeomisteisiksi, tarvitseeko niihin painattaa paperiset osakekirjat?

Vanha yhtiö, joka ei vielä ole siirtänyt osakeluetteloa huoneistotietojärjestelmään: Tällaisessa tilanteessa taloyhtiön on aina ensin tehtävä yhtiöjärjestyksen muutos PRH:ssa. Sen jälkeen taloyhtiö tekee osakeluettelon siirron. Osakkeen ensimmäinen omistaja rekisteröidään huoneistotietojärjestelmään yhtiön ilmoituksen perusteella eikä paperisia osakekirjoja tarvitse painattaa. Jos taloyhtiö ei siirrä osakeluetteloa huoneistotietojärjestelmään, uusista osakehuoneistoista on painettava osakekirjat tai annettava väliaikaistodistukset. (Osakeluettelo on kuitenkin siirrettävä vuoteen 2023 mennessä.)

Uusi yhtiö tai vanha yhtiö, joka on siirtänyt osakeluettelon jo huoneistotietojärjestelmään: Taloyhtiön tulee tehdä yhtiöjärjestyksen muutos PRH:ssa. Koska taloyhtiö on jo huoneistotietojärjestelmässä, ei osakekirjoja enää paineta, vaan omistus osoitetaan sähköisellä omistajamerkinnällä.

Asunto-osakeyhtiö on perustettu ennen vuotta 2019. Se on RS-kohde. Pitääkö osakekirjat painattaa, jos RS-menettely alkaa vasta vuonna 2021?

Osakekirjoja ei tarvitse painattaa, jos asunto-osakeyhtiö (rakennuttaja) toimii seuraavasti: Taloyhtiön osakeluettelo (perustajaosakkaat osakkeenomistajina) siirretään ensiksi huoneistotietojärjestelmään. Sen jälkeen perustajaosakkaat hakevat omistusoikeutensa rekisteröintiä taloyhtiön hallituksen antaman vakuutuksen perusteella.

Tämän jälkeen alkaa RS-menettely ja RS-pankki ilmoittaa RS-rajoitukset huoneistotietojärjestelmään. RS-menettelyn päätyttyä RS-pankki ilmoittaa omistajat huoneistotietojärjestelmään.

Omistusoikeuden rekisteröinti ja suostumus

Miten omistuksen rekisteröintiä haetaan?

Omistuksen rekisteröintiä haetaan hakemuksella.

Jos osakehuoneistolla on sähköinen merkintä huoneistotietojärjestelmässä, ostaja tarvitsee myyjän suostumuksen omistuksensa rekisteröintiin. Jos osakehuoneistolla ei ole sähköistä omistajamerkintää, merkitään omistus rekisteriin osakekirjan siirtomerkinnän perusteella. Tällöin hakemuksen liitteeksi tarvitaan alkuperäinen osakekirja tai väliaikaistodistus.

Maanmittauslaitoksen asiointiapurin avulla pystyt helposti tarkistamaan, miten omistuksen rekisteröinti tehdään eri tilanteissa.

Pitääkö autopaikalle hakea erikseen omistuksen rekisteröintiä?

Jos autopaikkaa hallitaan omalla osakeryhmällä, sille on haettava omistuksen rekisteröintiä samaan tapaan kuin osakehuoneistolle. Tällöin autopaikalla on oma osakekirja. 

Jos autopaikka kuuluu huoneiston osakeryhmällä hallittaviin tiloihin, rekisteröintiä ei tarvitse erikseen hakea. Osakeryhmällä hallittavat kohteet näkyvät yhtiöjärjestyksessä ja osakehuoneistotulosteella. 

Mitä jos myyjä ei kaupan jälkeen anna ollenkaan suostumusta sähköiseen omistajamerkintään?

Suostumuksen antamatta jättäminen kaupan jälkeen vastaa asiallisesti tänä päivänä sitä, että myyjä ei luovuta osakekirjaa. Aivan kuten osakekirjan hallinnan luovuttamisen osalta, kaupassa voidaan sopia siitä, milloin suostumus annetaan. Jos myyjä rikkoo sopimusta, ostaja voi viime kädessä kanteella velvoittaa myyjän luovuttamaan osakekirjan eli jatkossa antamaan suostumuksen.

Myyjän suostumus voidaan esittää myös toimittamalla hakemuksen yhteydessä kopio kauppakirjasta sekä myyjän yhteystiedot, jotta myyjää voidaan tarvittaessa kuulla. Suostumus kannattaa hoitaa kuntoon jo kaupantekotilanteessa. 

Miten on sanktioitu, jos omistuksen rekisteröintiä ei tehdä ajallaan?

Määräaika rekisteröinnin hakemiselle tullaan säätämään vain osakeluettelon siirron jälkeiseen ensimmäiseen luovutukseen. Ko. määräaika on tilanteesta riippuen kaksi kuukautta joko kauppakirjan allekirjoittamisesta tai omistusoikeuden siirtymisestä lukien. Jos hakemus myöhästyy tästä, sanktiona on kirjaamismaksun korotus 20 prosentilla jokaiselta alkavalta kahden kuukauden ajanjaksolta, jonka hakemus myöhästyy. Jos omistuksen rekisteröintiä ei ole haettu 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta, osakkaalta poistuu oikeus osallistua yhtiökokoukseen.

Tämän ensimmäisen kirjauksen ja osakekirjan mitätöinnin jälkeen saannon kirjaamiselle ei ole varsinaista määräaikaa, mutta omistusoikeuden rekisteröinti on edellytys osakeoikeuksien käyttämiselle, mm. yhtiökokoukseen osallistumiselle, ja osakkeen panttaamiselle. 

Uusi omistus kannattaa rekisteröidä heti. Tällä omistaja varmistaa mm. sen, ettei edellinen omistaja voi enää luovuttaa tai pantata osakehuoneistoa. Omistuksen tai panttauksen rekisteröinti tapahtuu huoneistotietojärjestelmään rekisteröidyn omistajan suostumuksella.

Paljonko omistuksen rekisteröinti huoneistotietojärjestelmään maksaa?

Voimassa oleva omistuksen rekisteröinnin hinta löytyy Maanmittauslaitoksen hinnastosta.

Omistan viisi osakehuoneistoa samasta yhtiöstä. Joudunko maksamaan omistuksen rekisteröinnin erikseen kaikista viidestä?

Kyllä.

Jos en koskaan aio myydä osakehuoneistoani enkä halua sitä minnekään rekisteriin, pitääkö minun silti osallistua tähän?

Kyllä, mutta huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto ei aiheuta välittömiä toimenpiteitä osakehuoneiston omistajalle. Yksittäinen osakas toimii kuten ennenkin siihen saakka, kunnes taloyhtiö on tehnyt osakeluettelon siirron. Vasta tämän jälkeen voi yksittäisen osakehuoneiston omistuksen rekisteröidä sähköiseen järjestelmään.

Rekisteröintiä on haettava 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. Toisaalta osakkaan ei tarvitse enää säilyttää osakekirjaa ja maksaa tästä aiheutuvia kustannuksia eikä ole pelkoa osakekirjan häviämisestä. Vastaisuudessa tehtävä luovutus on myös yksinkertaisempi hoitaa, koska voidaan käyttää sähköisiä kaupankäyntijärjestelmiä. Myös asunnon käyttäminen vakuutena helpottuu.

Tietojen julkisuus, luotettavuus ja salassapito

Ovatko huoneistotietojärjestelmän tiedot julkisia?

Huoneistotietojärjestelmän tiedot ovat pääosin julkisia, mutta julkisuus ei ole sama asia kuin tietojen rajaton saatavuus. Huoneistotietojärjestelmän tiedot sisältävät henkilötietoja ja niiden luovuttamisesta säädetään lailla. 

Taloyhtiön osakeluettelo on julkinen ja siitä saa tietoa tilaamalla osakeluettelon Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta tai tutustumalla luetteloon Maanmittauslaitoksen palvelupisteessä. Julkinen osakeluettelo sisältää osakehuoneiston omistajan nimen. 

Muilta osin huoneistotietojärjestelmän tietoja luovutetaan laissa määriteltyjä käyttötarkoituksia varten.

Mikä takaa huoneistotietojärjestelmän pysyvyyden ja luotettavuuden?

Huoneistotietojärjestelmän ylläpidosta säädetään laissa. Laissa säädetään mm. kirjaamisen menettelytavoista, edellytyksistä sekä siitä, mitä tietoja huoneistotietojärjestelmään kirjataan.

Omistusten ja panttausten rekisteröiminen on viranomaistyötä. Rekisteriin tallennetuille omistus-, panttaus- ja rajoitustiedoille taataan julkinen luotettavuus. Esimerkiksi kiinteistöjen omistustiedot ovat olleet jo vuosikymmeniä ainoastaan sähköisessä rekisterissä. 

Miten GDPR (EU:n tietosuoja-asetus) on huomioitu tietojen lähetyksessä sähköpostilla?

Maanmittauslaitos toimittaa salassa pidettävät sekä henkilötunnuksen sisältävät tiedot salattuna sähköpostina, latauspalvelun tai rajapintapalvelun kautta. 

Tietopalvelut

Miten huoneistotietojärjestelmästä saa tietoa?

Huoneistotietojärjestelmästä saa tietoja erilaisten sähköisten palveluiden kautta sekä tulosteina. Tulosteista on kerrottu tarkemmin seuraavissa kysymyksissä.

Henkilöasiakkaat näkevät Maanmittauslaitoksen asiointipalvelusta maksutta osakehuoneistonsa perustiedot, jos osakehuoneistolla on jo sähköinen omistajamerkintä. Henkilöasiakkaat voivat ostaa huoneistotietojärjestelmän tulosteita toistaiseksi vain puhelimitse tai sähköpostitse Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta.

Organisaatioasiakkaat voivat ostaa huoneistotietojärjestelmän tulosteita tilaamalla ne verkkolomakkeella.

Taloyhtiöt ja isännöitsijät saavat tavanomaisessa toiminnassaan tarvitsemiaan tietoja maksutta Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelusta. Yhtiön kaupparekisteriin merkitty isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja voi kirjautua osakeluettelon siirtopalveluun ja hakea palvelusta taloyhtiön käyttöön taloyhtiön osakeluettelon ja osakkaiden yhteystietolistan. Vastaavat tiedot ovat myöhemmin saatavissa myös suoraan isännöintijärjestelmään Huoneistotietojen kyselypalvelun kautta. Lue lisää taloyhtiöiden tietopalveluista Tietopalvelut taloyhtiöille -sivulta.

Tietyt toimijat, kuten pankit ja kiinteistönvälittäjät, voivat saada huoneistotietojärjestelmän tietoja oman järjestelmätoimittajansa palvelun kautta. Tietoja on haettavissa kyselypalveluna ja tulostepalveluna.

Mikä on osakehuoneistotuloste?

Osakehuoneistotuloste on yksittäisestä osakeryhmästä annettava tuloste, jossa on osakeryhmän perustiedot sekä huoneistotietojärjestelmään merkityt omistus-, panttaus- ja rajoitustiedot. Tulosteisiin ei tule omistajien yhteystietoja. 

Katso tarkemmat tiedot ja esimerkit Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.

Mikä on osakeluettelo?

Osakeluettelo on yhtiökohtainen kooste huoneistotietojärjestelmän osakkeita, osakehuoneistoja ja osakkeenomistajia koskevista tiedoista. Uudet omistajat merkitään osakeluetteloon sen jälkeen, kun omistusoikeus on rekisteröity ja varainsiirtoveron suorittamisesta on saatu selvitys.

Katso tarkemmat tiedot ja esimerkit Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.

Paljonko huoneistotietojärjestelmän tulosteet maksavat?

Hinnasto löytyy Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.

Miksi osakehuoneistotulosteessa ei näy omistajan tietoja?

Omistajatiedon puuttumiseen voi olla muutamia syitä. Yleensä omistajan puuttuminen johtuu siitä, että osakehuoneistolle ei ole vielä haettu sähköistä omistajamerkintää.

Vanhat, ennen vuotta 2019 perustetut taloyhtiöt siirtyvät huoneistotietojärjestelmään kahdessa vaiheessa. Ensin taloyhtiö siirtää osakeluettelonsa ylläpidon Maanmittauslaitokselle, minkä jälkeen osakkeenomistaja hakee osakehuoneistolleen sähköistä omistajamerkintää. Omistajatieto näkyy osakehuoneistotulosteelle vasta sen jälkeen, kun osakehuoneistolle on rekisteröity sähköinen omistajamerkintä ja paperinen osakekirja on mitätöity Maanmittauslaitoksessa. Ennen tätä tulosteella osakkeiden muotona on osakekirja ja omistusoikeudet-osiossa on maininta ”Ei osakehuoneistorekisteriin kirjattuja omistusoikeuksia”.

Uuden, vuonna 2019 tai sen jälkeen perustetun taloyhtiön osakehuoneistotulosteella on automaattisesti sähköinen omistajamerkintä, jolloin tulosteella on osakkeiden muotona sähköinen merkintä. Jos tulosteella on kuitenkin omistusoikeudet-osiossa maininta ”Ei osakehuoneistorekisteriin kirjattuja omistusoikeuksia”, voi omistajatietojen puuttuminen johtua taloyhtiön tekemästä yhtiöjärjestyksen muutoksesta. Yhtiöjärjestyksen muutoksen jälkeen omistajatiedot rekisteröidään joko taloyhtiön ilmoituksesta tai omistajan hakemuksesta. Lue lisää yhtiöjärjestyksen muutostilanteista Yhtiöjärjestyksen muutokset -sivulta.

Jos joku osakehuoneiston omistajista on turvakiellossa, omistajien tietoja ei näytetä millään huoneistotietojärjestelmän tulosteella.

Osakeryhmätunnus

Miten ja missä vaiheessa osakeryhmän tunnus muodostetaan?

Osakeryhmätunnukset syntyvät silloin, kun uusi yhtiö perustetaan Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa. Vanhoille yhtiöille osakeryhmätunnus muodostuu silloin, kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään. Jos taloyhtiö rakenteistaa yhtiöjärjestyksensä Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa ennen osakeluettelon siirtoa, osakeryhmätunnukset syntyvät tässä yhteydessä.