Tietopalvelut

Huoneistotietojärjestelmän käyttöönoton tärkeimpiä tavoitteita on tiedonsaannin parantaminen. Huoneistotietojärjestelmä on jatkossa valtakunnallinen tietovarasto taloyhtiöiden perustiedoista, osakehuoneistoista, niiden omistajista, panttauksista ja rajoituksista.

Taloyhtiöstä ja sen osakehuoneistoista saa tietoa heti sen jälkeen, kun taloyhtiö on perustettu Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa tai kun yhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään. Tietoja saa erilaisten sähköisten palveluiden kautta ja tulosteina.

Jos olet taloyhtiön edustaja, katso Tietopalvelut taloyhtiöille.

Huoneistotietojärjestelmän tulosteet
 

• Osakeluetteloon on koottu yhtiökohtaisesti huoneistotietojärjestelmässä olevat osakkeita, osakehuoneistoja ja osakkeenomistajia koskevat tiedot. Uudet omistajat merkitään osakeluetteloon sen jälkeen, kun omistusoikeus on rekisteröity ja varainsiirtoveron suorittamisesta on saatu selvitys. 
  Katso tarkemmat tiedot ja esimerkit Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.
   
• Osakehuoneistotuloste on kooste yksittäisestä osakeryhmästä (esim. osakehuoneistosta), jossa on osakeryhmän perustiedot sekä huoneistotietojärjestelmään merkityt omistus-, panttaus- ja rajoitustiedot. Katso tarkemmat tiedot ja esimerkit Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.

 

Miten eri toimijat saavat tietoa huoneistotietojärjestelmästä?

• Taloyhtiöt ja isännöitsijät saavat tavanomaisessa toiminnassaan tarvitsemiaan tietoja maksutta Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelusta. Yhtiön kaupparekisteriin merkitty isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja voi kirjautua osakeluettelon siirtopalveluun ja hakea taloyhtiön käyttöön taloyhtiön osakeluettelon ja osakkaiden yhteystietolistan. Vastaavat tiedot ovat saatavilla myös suoraan isännöintijärjestelmään Huoneistotietojen kyselypalvelun kautta. Lue lisää taloyhtiöiden tietopalveluista Tietopalvelut taloyhtiöille -sivulta.
   
• Pankit ja kiinteistönvälittäjät saavat huoneistotietojärjestelmän tietoja oman järjestelmätoimittajansa palvelun kautta. Tietoja voi hakea kyselypalvelusta ja tulostepalvelusta. 
   
• Organisaatioasiakkaat näkevät Maanmittauslaitoksen asiointipalvelusta maksutta osakehuoneistonsa perustiedot, jos osakehuoneistolla on jo sähköinen omistajamerkintä. Lisäksi on mahdollista ostaa huoneistotietojärjestelmän tulosteita tilaamalla ne verkkolomakkeella.
   
• Henkilöasiakkaat näkevät Maanmittauslaitoksen asiointipalvelusta maksutta osakehuoneistonsa perustiedot, jos osakehuoneistolla on jo sähköinen omistajamerkintä. Henkilöasiakkaat voivat ostaa huoneistotietojärjestelmän tulosteita toistaiseksi vain puhelimitse tai sähköpostitse Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta.

Turvakielto ja osoitteen luovutuskielto

Huoneistotietojärjestelmän tulosteilla ei saa luovuttaa tai näyttää nimiä eikä yhteystietoja henkilöiltä, joilla on turvakielto tai viranomaisen määräämä osoitetietojen luovutuskielto.

Miten omistaja osoittaa näissä tilanteissa omistuksensa? 

• Jos omistajalla on tarve osoittaa omistuksensa isännöitsijäntodistuksen tilaamista varten, omistaja itse tilaa asiakaspalvelusta muokatun osakeluettelon ja toimittaa sen eteenpäin isännöitsijälle. 
• Jos omistajalla on tarve osoittaa omistuksensa esimerkiksi kauppaa tai luotonantoa varten, omistaja itse tilaa asiakaspalvelusta muokatun osakehuoneistotulosteen ja toimittaa sen eteenpäin esimerkiksi kiinteistönvälittäjälle tai pankille: tämä edellyttää, että osakkeen omistus perustuu sähköiseen merkintään eikä paperiseen osakekirjaan.  
• Turvakielto- tai osoitteen luovutuskieltoasiakas voi myös antaa yksilöidyn valtakirjan valtuuttamalleen ammattimaiselle toimijalle (esimerkiksi isännöitsijä, pankki, kiinteistönvälittäjä, asianajotoimisto tai oikeusaputoimisto) muokatun tulosteen tilaamista varten. Myös holhousasioiden rekisteriin merkattu edunvalvoja tai edunvalvontavaltuutettu voi tilata muokatun tulosteen omistajan puolesta. 

Miten taloyhtiö saa tiedon uudesta omistajasta, jolla on turvakielto- tai osoitteenluovutuskielto?

• Kun uusi omistaja on rekisteröity huoneistotietojärjestelmään esimerkiksi kaupan perusteella, taloyhtiö saa aina ilmoituksen tästä kaupparekisteriin ilmoitettuun sähköposti- tai postiosoitteeseen. Turvakielto- tai osoitteen luovutuskieltoasiakkaasta ilmoitetaan aina nimi, omistusosuus ja rekisteröinnin peruste (esimerkiksi kauppa). 
  • Käytännössä kun turvakielto- tai osoitteen luovutuskieltoasiakkaalle rekisteröidään omistus huoneistotietojärjestelmään, taloyhtiö saa tästä tiedon. Tästä eteenpäin taloyhtiö ei saa ko. osakeryhmän omistajatietoja muuten kuin tilaamalla asiakaspalvelusta tulosteen osakkeenomistajan antamalla valtakirjalla.
• Syksystä 2022 lähtien taloyhtiö saa lisäksi erillisen omistajan yhteystietoilmoituksen, jonka sisältö riippuu tilanteesta. 
  • Jos omistaja on omistuksen rekisteröinti -hakemuksella ilmoittanut taloyhtiölle esimerkiksi yhtiökokouskutsun lähettämistä varten turvallisen yhteystiedon (osoite tai sähköpostiosoite), se ilmoitetaan taloyhtiölle erillisellä yhteystietoilmoituksella. Tämä menettely koskee myös sellaista omistajaa, joka ei itse ole turvakielto- tai osoitteenluovutuskieltoasiakas. Jos turvallista yhteystietoa ei ole ilmoitettu hakemuksella, ei yhteystietoilmoituksella näytetä omistajan yhteystietoja: tällöin omistajan olisi hyvä ilmoittaa turvallinen yhteystieto suoraan taloyhtiölle (esimerkiksi vastikkeiden maksua varten).
• Jos osakehuoneiston joku muu kuin omistaja on turvakiellossa (esimerkiksi leski, jolle on rekisteröity lesken hallintaoikeus), esitetään omistajasta ensisijaisesti hänen omistuksen rekisteröinti -hakemuksella taloyhtiötä varten ilmoittama yhteystieto. Jos yhteystietoa ei ole ilmoitettu, yhteystietoilmoituksessa on omistajan Digi- ja väestötietoviraston väestötietojärjestelmään (VTJ) rekisteröity osoite. 
  • Esimerkki: Omistus rekisteröidään A:lle ja B:lle. A:lla on turvakielto, mutta B:llä ei. Taloyhtiölle ilmoitetaan A:n omistuksen rekisteröinti -hakemuksella ilmoittama yhteystieto ja B:n hakemuksella ilmoittama yhteystieto tai VTJ:ssä oleva osoite.    
• Jos taloyhtiön isännöitsijä vaihtuu, turvakielto- tai osoitteenluovutuskiellollisen omistajan tiedot eivät siirry automaattisesti uudelle isännöitsijälle, vaan omistajan täytyy tällöin itse ilmoittaa yhteystietonsa uudelle isännöitsijälle. 
• Jos taloyhtiöllä on käytössään isännöintijärjestelmän kyselypalvelu, näitä tietoja ei saa sen kautta. Lue lisää.
• Jos kellään omistajista tai oikeudenhaltijoista ei ole turvakieltoa tai osoitteen luovutuskieltoa, taloyhtiö voi tarkistaa omistajien yhteystiedot esimerkiksi osakeluettelon siirtopalvelusta. Lue lisää tietopalveluista taloyhtiöille.

Jos omistaja haluaa myöhemmin päivittää turvallisen yhteystiedon, mitä pitää tehdä?

Omistaja voi ilmoittaa päivitetyn turvallisen yhteystiedon huoneistotietojärjestelmään tällä lomakkeella. Päivitettyä yhteystietoa ei kuitenkaan välitetä taloyhtiölle, vaan omistajan on itse ilmoitettava se suoraan isännöitsijälle.