Mikä on huoneistotietojärjestelmä?

Suomessa on otettu vuonna 2019 käyttöön sähköinen huoneistotietojärjestelmä. Huoneistotietojärjestelmään kerätään vähitellen kattavat tiedot osakehuoneistojen, kuten asuntojen ja autopaikkojen, omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, se korvaa paperisen osakekirjan käytön osakehuoneistojen vaihdannassa ja lainan vakuutena.

Huoneistotietojärjestelmä parantaa asuinhuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta, sillä tiedot huoneistojen ominaisuuksista, omistuksista ja hallintaoikeuksista ovat sähköisessä muodossa.

Huoneistotietojärjestelmää ylläpitää Maanmittauslaitos. Kehitystyössä ovat mukana myös Patentti- ja rekisterihallitus, Verohallinto sekä Digi- ja väestötietovirasto.

Katso animaatio: Mikä on huoneistotietojärjestelmä?

Huoneistotietojärjestelmä vaikuttaa usean toimijan arkeen.


Sisältö

 

1,5 miljoonan osakehuoneiston tiedot uuteen järjestelmään

– Ensin toimivat taloyhtiöt, sen jälkeen osakkeenomistajat

Suomessa on noin 90 000 taloyhtiötä ja näissä noin 1,5 miljoonaa osakehuoneistoa. Yli 1 300 uutta asunto-osakeyhtiötä perustetaan joka vuosi. Taloyhtiöiden ja osakehuoneistojen tietojen kerääminen valtakunnalliseen huoneistotietojärjestelmään (HTJ) alkoi 1.1.2019, kun laki huoneistotietojärjestelmästä tuli voimaan.

Miksi huoneistotietojärjestelmää tarvitaan?

Asunto on usein suomalaisen tärkein omaisuus. Kuitenkaan taloyhtiöistä, niissä olevista osakehuoneistoista, osakehuoneistojen omistuksista tai panttauksista ei ole saatavissa kattavaa tietoa keskitetysti.

Osakehuoneiston omistuksen osoittamiseen, vaihdantaan ja käyttöön lainan vakuutena käytetään paperista osakekirjaa. Osakekirjojen siirtäminen paikasta toiseen aiheuttaa vaivaa, kustannuksia ja viivettä asuntokauppaan sekä hankaloittaa toimialan sähköisten palveluiden kehittämistä.

Huoneistotietojärjestelmä helpottaa kymmenientuhansien henkilöiden työtä taloyhtiöissä, isännöinnissä, kiinteistövälityksessä, pankeissa sekä julkishallinnossa. Kansalaisen tiedonsaantimahdollisuudet paranevat, kun tiedot osakehuoneistojen omistajista ja panttauksista löytyvät viranomaisen ylläpitämästä rekisteristä, jonka tiedoille taataan julkinen luotettavuus. 

Mitä huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto tarkoittaa?

  • Taloyhtiön ja osakehuoneiston perustiedot kootaan yhteen paikkaan vuoden 2023 loppuun mennessä. Tämä tehdään siirtämällä taloyhtiön osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään. Osakeluettelon siirto edellyttää toimenpiteitä taloyhtiöltä ja isännöitsijältä.
  • Jokaiselle osakehuoneistolle rekisteröidään sähköinen omistajatieto. Sähköinen rekisterimerkintä korvaa paperisen osakekirjan, ja jokainen osakekirja mitätöidään Maanmittauslaitoksessa. Tämä edellyttää toimenpiteitä osakkeenomistajalta. Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajatieto, sille voidaan rekisteröidä panttaus- ja rajoitusmerkintöjä.
  • 1.1.2019 jälkeen perustetut taloyhtiöt ovat suoraan huoneistotietojärjestelmässä. Osakekirjoja ei ole painettu.
  • Siirtymävaihe on pitkä, ja sen aikana on erilaisia toimintatapoja riippuen taloyhtiön ja osakehuoneiston tilanteesta.
  • Kun taloyhtiö on siirtynyt huoneistotietojärjestelmään, taloyhtiön osakeluettelon saa huoneistotietojärjestelmästä. Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, osakehuoneiston omistus-, panttaus- ja rajoitustiedot saa huoneistotietojärjestelmästä.

Ensin toimivat taloyhtiöt

Vanhojen, ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden siirtyminen huoneistotietojärjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensimmäisenä taloyhtiöt vievät järjestelmään tiedot yhtiöstä ja sen huoneistoista siirtämällä yhtiön osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Tämän jälkeen osakkeenomistajat voivat hakea omistamilleen huoneistoille omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. 

Vanhojen asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää yhtiön osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille siirto on vapaaehtoinen. Osakeluettelon siirrosta päättää taloyhtiön hallitus, ja siirrosta pitää ilmoittaa osakkaille.

Keväällä 2020 Maanmittauslaitos avasi osakeluettelon siirtopalvelun, jossa taloyhtiöt voivat siirtää osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään käyttöliittymän kautta. Palvelu on tarkoitettu pienemmille taloyhtiöille, joilla ei ole käytössä isännöintijärjestelmää. Taloyhtiöt voivat myös siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään toimittamalla siirrettävät tiedot Maanmittauslaitokselle paperilomakkeella.

Taloyhtiön tulee ennen osakeluettelon siirtoa tarkistaa, että osakeluettelon tiedot ovat ajan tasalla ja vastaavat yhtiöjärjestyksen tietoja. Mahdolliset muutokset osakeluettelon omistajatietoihin tai yhtiöjärjestykseen tulee tehdä ennen osakeluettelon siirtoa. Maanmittauslaitos ei tarkista siirron jälkeen yhtiön ilmoittamia tietoja, vaan niistä vastaa taloyhtiö. 

Monella taloyhtiöllä tai isännöitsijällä on käytössään isännöintijärjestelmä, jossa osakeluettelon tietoja ylläpidetään. Isännöintijärjestelmien tietoja voidaan hyödyntää pohjatietona osakeluettelon tietojen siirrossa. Tätä varten Maanmittauslaitos avasi rajapinnat isännöintijärjestelmiin vuoden 2020 lopussa. Tämä tarjoaa tiedonsiirtomahdollisuuden huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmiin.

Osakeluettelon voi siirtää taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä sekä henkilö, jolle on annettu valtuutus siirron tekemiseen suomi.fi-palvelussa. Asiointioikeus tarkistetaan kaupparekisteristä. Tämän vuoksi on ensiarvoisen tärkeää, että kaupparekisterin tiedot ovat ajan tasalla.

Miksi taloyhtiön kannattaa siirtää osakeluettelo?

Osakeluettelon siirron jälkeen osakeluettelon ylläpito siirtyy Maanmittauslaitoksen vastuulle, ja taloyhtiö saa tiedot yhtiön hallinnon hoitamista varten huoneistotietojärjestelmästä. Koska Maanmittauslaitos rekisteröi omistukset, poistuu yhtiöltä vastuu omistusten selvittämisestä. Maanmittauslaitos ilmoittaa aina uuden omistuksen rekisteröinnistä taloyhtiölle. 

Osakeluettelon siirtämisestä on suuri hyöty taloyhtiölle. Osakeluettelon siirron jälkeen Maanmittauslaitos huolehtii tietojen ylläpidosta ja siitä, että uudet omistajat merkitään osakeluetteloon. Näin ollen hankalienkin tilanteiden ratkaiseminen jää Maanmittauslaitoksen hoidettavaksi.

Lisäksi taloyhtiö saa siirron jälkeen käyttöönsä tietopalvelut. Tietopalveluista voi olla paljon hyötyä varsinkin pienille taloyhtiöille, jotka ovat ylläpitäneet osakeluetteloa manuaalisesti. Yhtiöt hyötyvät osakeluettelon siirrosta myös lisärakentamisessa, muun muassa siksi, ettei uusille osakkeille tarvitse enää painattaa osakekirjoja.

Osakeluettelon siirron jälkeen taloyhtiö saa osakeluettelon ja osakkaiden yhteystiedot huoneistotietojärjestelmästä. 

Osakkeenomistaja hakee sähköistä omistajamerkintää

Osakeluettelon siirron jälkeen jokaisen osakkeenomistajan tulee hakea osakehuoneistonsa omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta. Samassa yhteydessä Maanmittauslaitos mitätöi paperisen osakekirjan.

Osakkeenomistaja voi koska tahansa osakeluettelon siirron jälkeen hakea osakehuoneistonsa omistuksen rekisteröintiä. Rekisteröintiä on haettava 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. Jos osakekirja on pankissa lainan vakuutena, myös pankki voi hakea omistuksen rekisteröintiä osakkeenomistajan puolesta.

Pakollista omistuksen rekisteröinti on silloin, kun huoneisto vaihtaa omistajaa ensimmäisen kerran osakeluettelon siirron jälkeen. Uuden omistajan on haettava omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta kahden kuukauden kuluessa kaupanteosta tai omistusoikeuden siirtymisestä. Samassa yhteydessä paperinen osakekirja mitätöidään.

Omistuksen rekisteröinnin jälkeen osakehuoneiston omistusoikeuden osoittaa merkintä rekisterissä paperisen osakekirjan sijasta. Samalla poistuu riski paperisen osakekirjan tuhoutumisesta tai häviämisestä.

Ensimmäinen omistuksen rekisteröinti perustuu paperiseen osakekirjaan, joka on toimitettava Maanmittauslaitokselle. Kun osakehuoneistolla on jo sähköinen omistajamerkintä, on rekisteröinnin edellytyksenä edellisen omistajan suostumus uuden omistajan omistuksen rekisteröinnille.

Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään ja osakkeenomistaja vaihtuu, uuden omistajan oikeus käyttää osakeoikeuksia, esimerkiksi yhtiökokouksiin osallistuminen, edellyttää omistuksen rekisteröintiä huoneistotietojärjestelmään.

Lue lisää Osakkeenomistajille-sivulta.

Osakehuoneiston käyttö lainan vakuutena

Osakehuoneistoa käytetään usein lainan vakuutena, jolloin paperinen osakekirja on luovutettu pankille lainan vakuudeksi. Kun osakekirja on korvattu sähköisellä omistajamerkinnällä, voidaan osakehuoneistoon rekisteröidä sähköinen panttausmerkintä.

Panttauksen rekisteröintiä hakee pantinhaltija, joka on tavallisesti lainan myöntävä pankki. Panttaus edellyttää aina osakehuoneiston omistajan suostumuksen.

Huoneistotietojärjestelmään rekisteröidään myös rajoituksia

Huoneistotietojärjestelmään rekisteröidään rajoituksia, jotka voivat rajoittaa osakehuoneiston käyttämistä tai luovuttamista eteenpäin. Rajoitusten rekisteröinnistä säädetään laissa.

Huoneistotietojärjestelmään merkitään ulosmittaus, turvaamistoimenpide, konkurssi ja yrityssaneeraus. Merkinnät tehdään viranomaisen, konkurssipesän tai selvittäjän ilmoituksen perusteella.

Muuna rajoituksena merkitään lakiin tai testamenttiin perustuva oikeus, joka rajoittaa osakkeenomistajan oikeutta luovuttaa osake. Näitä ovat lesken hallintaoikeus sekä testamenttiin perustuva käyttöoikeus. Nämä rajoitukset merkitään rekisteriin käyttöoikeuden haltijan hakemuksesta tai viran puolesta.

Lisäksi muualla laissa säädetyt rajoitukset, kuten ns. RS-pankin ilmoittama rajoitus, merkitään rekisteriin. RS-menettely on asuntokauppalain mukainen menettely, joka suojaa uuden asunnon ostajaa rakentamisvaiheen aikana.

Jos taloyhtiö on perustettu 1.1.2019 jälkeen

1.1.2019 jälkeen perustetut asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt on perustettava Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) YTJ-palvelussa, josta tiedot yhtiöstä, osakehuoneistoista ja niiden omistajista siirtyvät suoraan huoneistotietojärjestelmään. Yhtiön osakehuoneistoille ei paineta osakekirjoja, vaan tiedot osakehuoneistoista, niiden omistajista, panttauksista ja rajoituksista ovat huoneistotietojärjestelmässä.

Kun osakehuoneisto vaihtaa omistajaa tai se pantataan, muutokset rekisteröidään huoneistotietojärjestelmään uuden omistajan tai pantinhaltijan hakemuksesta. Samoin osahuoneistojen hallintaoikeuden rajoitukset merkitään huoneistotietojärjestelmään.

Siirtymäaikana erilaisia toimintatapoja

Tietojen kerääminen huoneistotietojärjestelmään on valtava urakka, joka edellyttää monen eri tahon toimintaa. Siirtymäajat ovat pitkiä, ja niiden aikana on hallittava erilaisia toimintatapoja.

Vajaa 10 % osakehuoneistoista vaihtaa omistajaa vuosittain esimerkiksi kaupan tai perinnön yhteydessä. Se, miten uuden omistajan tulee toimia, riippuu taloyhtiön ja osakehuoneiston tilanteesta.

Ensimmäisenä tulee selvittää, kuuluuko taloyhtiö huoneistotietojärjestelmään. Taloyhtiön tilanne selviää taloyhtiöltä, isännöitsijätodistuksesta tai Maanmittauslaitoksesta. Kaikki 1.1.2019 jälkeen perustetut taloyhtiöt kuuluvat huoneistotietojärjestelmään, ja kaikkien sitä aikaisemmin perustettujen taloyhtiöiden tulee siirtyä huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä.

Jos taloyhtiö kuuluu huoneistotietojärjestelmään, tulee selvittää, hallitaanko yksittäistä osakehuoneistoa paperisella osakekirjalla vai onko osakekirja mitätöity ja osakehuoneistolle rekisteröity sähköinen omistajamerkintä. 1.1.2019 jälkeen perustettujen taloyhtiöiden osakehuoneistoille ei ole painettu osakekirjoja vaan osakehuoneistoilla on aina sähköinen omistajamerkintä.

Maanmittauslaitoksen asiointiapuri ohjaa, miten osakkeenomistaja rekisteröi omistuksensa huoneistotietojärjestelmään eri tilanteissa.

Tiedonsaanti paranee

Huoneistotietojärjestelmän käyttöönoton tärkeimpiä tavoitteita on tiedonsaannin parantaminen. Huoneistotietojärjestelmä on jatkossa valtakunnallinen tietovarasto taloyhtiöiden perustiedoista, osakehuoneistoista, niiden omistajista, panttauksista ja rajoituksista. Maanmittauslaitos tarjoaa tietoa mm. taloyhtiöiden, osakkeenomistajien, yritysten, viranomaisten ja kansalaisten käyttöön. Taloyhtiöstä ja sen osakehuoneistoista saa tietoa heti sen jälkeen, kun taloyhtiö on perustettu PRH:n palvelussa tai kun yhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään.

Tietopalvelua tarjotaan tulosteina ja rajapintapalveluina. Maanmittauslaitoksesta voi tilata taloyhtiön osakeluettelon sekä osakehuoneistotulosteen. Osakeluettelo kattaa perustiedot yhtiöstä, osakehuoneistoista ja niiden omistajista. Yksittäisen osakehuoneiston tulosteeseen on koottu yhtä huoneistoa koskevat tiedot: perustiedot yhtiöstä, huoneistosta, omistajista, panttauksista ja rajoituksista. Näitä tulosteita tarvitaan esimerkiksi asuntokaupan yhteydessä.

Tietopalvelua tarjotaan ammattikäyttäjille myös rajapintapalveluiden kautta. Rajapintapalveluiden kautta tietojen aktiivinen käyttäjä, esimerkiksi pankki tai kiinteistönvälittäjä, voi hakea ajantasaisen tiedon huoneistotietojärjestelmästä suoraan omaan järjestelmäänsä.

Kohti sähköisiä palveluita

Huoneistotietojärjestelmää suunniteltaessa sähköiseen asiointiin on kiinnitetty erityistä huomioita, ja se on pyritty huomioimaan lainsäädännössä. Hakemuksen voi tulevaisuudessa tehdä ja sen etenemistä voi seurata asiointipalvelun tai rajapintapalveluiden kautta. Myös omistuksen ja panttauksen rekisteröintiin vaadittavan suostumuksen antamista varten on suunnitteilla sähköinen palvelu.

Yksityisen sektorin palveluntuottajilla on merkittävä rooli uusien palveluiden kehittämisessä. Maanmittauslaitos vastaa rajapintojen, kuten tietopalvelu- ja hakemusrajapintojen, toteuttamisesta mutta yksityisen sektorin palveluntuottajat loppukäyttäjien, esimerkiksi pankkien, palveluista. Lue lisää teknisistä rajapinnoista.

Aikataulu

Katso tarkempi aikataulu

Huoneistotietojärjestelmän hyödyt ja kehittämissuunnitelma 2022–2025

2022 
Taloyhtiöiden osakeluettelot, siirtymäaika vuoden 2023 loppuun asti

  • Taloyhtiöiden osakeluettelon ylläpito siirtyy taloyhtiöiltä Maanmittauslaitokselle ja keskittyy yhteen paikkaan digitaalisessa muodossa. Tämä mahdollistaa huoneistotietojen monipuoliset digitaaliset palvelut.

2023
Digitaaliset rekisteröintipalvelut omistuksista, panttauksista ja rajoituksista 

  • Viiveetön ja sujuva digitaalinen omistus- ja panttaustietojen rekisteröinti mahdollistaa paperittoman asuntokaupan luotonantoineen.

Tietopalvelut omistuksista, panttauksista ja rajoituksista

  • Omistuksiin ja panttauksiin liittyvä tieto saatavilla yhdestä paikasta ajantasaisesti ja luotettavasti.

Huoneistojen omistajatiedot, siirtymäaika vuoden 2033 loppuun asti

  • Omistajatiedot digitaalisina viranomaisen palvelussa. Tietojen saatavuus, luotettavuus ja turvallisuus paranee, kun paperiset osakekirjat jäävät historiaan.

2024–2025
Taloyhtiöiden hallinnolliset ja taloudelliset tiedot

  • Tiedot ovat saatavilla yhdestä paikasta kiinteistönvälityksen, isännöinnin ja luotonannon sekä tutkimuksen ja tilastoinnin tarpeisiin, jolloin toiminta alalla tehostuu ja digitalisoituu. Lainatiedot välitetään positiiviseen luottotietorekisteriin, jonka avulla ennaltaehkäistään kotitalouksien ylivelkaantumista.

Huoneistotietojärjestelmän maksut

Maanmittauslaitos ei peri maksua taloyhtiöiltä osakeluettelon siirrosta, kun siirto tehdään määräajassa.

Taloyhtiö saa Maanmittauslaitoksen ylläpitämästä huoneistotietojärjestelmästä sellaisia tietoja, joita se tavanomaisessa toiminnassaan tarvitsee. Näitä tietotarpeita varten taloyhtiö saa osakeluettelon siirtopalvelusta maksutta osakeluettelon sekä osakkaiden yhteystiedot -listan. 

Jos taloyhtiön hallinnon hoitamisessa käytetään isännöintijärjestelmää, tiedot voi saada Maanmittauslaitoksen tarjoaman rajapintapalvelun kautta. Tarkemmasta aikataulusta saa tietoa isännöintijärjestelmätoimittajalta.

Kirjaamismaksu peritään mm. omistuksen rekisteröinnin, panttauksen rekisteröinnin tai muuttamisen sekä rajoituksen rekisteröinnin yhteydessä. Sen jälkeen, kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, näkee henkilöasiakas maksutta oman osakehuoneistonsa perustiedot Maanmittauslaitoksen Asiointipalvelun kautta.

Maksuista säädetään maa- ja metsätalousministeriön asetuksella.

Katso tarkat hinnat Maanmittauslaitoksen hinnastosta.

Lainsäädäntö

Lait huoneistotietojärjestelmästä ja huoneistotietojärjestelmää koskevan lainsäädännön voimaanpanosta tulivat voimaan 1.1.2019. Samassa yhteydessä muutettiin myös muita lakeja, joista tärkeimpiä ovat asunto-osakeyhtiölaki ja asuntokauppalaki.

Lisätietoja

Huoneistotietojärjestelmä ja sen palvelut:

Ohjelmapäällikkö Anna Toivonen, Maanmittauslaitos, p. 050 466 2344, [email protected]

Lainsäädäntö:

Hallitussihteeri Timo-Ville Nieminen, maa- ja metsätalousministeriö, p. 0295162379, [email protected]