Huoneistotietojärjestelmää rakennetaan kerros kerrokselta 

Osakeluetteloiden siirtäminen huoneistotietojärjestelmään sekä paperisten osakekirjojen muuttaminen sähköisiksi omistajamerkinnöiksi ja rekisteröiminen huoneistotietojärjestelmään on urakka, johon on tarvittu ja tarvitaan edelleen viranomaisten lisäksi useita toimijoita eri sektoreilta. Varmaankin suurimpia muutoksia huoneistotietojärjestelmä tuo taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden sekä pankkien ja kiinteistönvälittäjien arkeen. Huoneiston omistajalle muutokset näkyvät aluksi kertaluontoisempana tekemisenä ja jatkossa entistä sujuvampana palveluna.  

Huoneistotietojärjestelmän kaiken kehittämisen ja tietojen vakioinnin ”kivijalkana” ja perustana on osakeluetteloiden siirrot taloyhtiöistä, joiden määräaika on vuoden 2023 loppuun. Osakeluetteloita onkin siirretty joulukuun 2023 puoleen väliin mennessä yli 80% kaikista Suomen noin 90 000:sta taloyhtiöstä. Osakeluetteloiden saattaminen sähköiseen muotoon viranomaisten rekisteriin poistaa taloyhtiöiltä velvollisuuden osakeluettelon ylläpidosta. Sähköiset osakeluettelot luovat pohjan muulle taloyhtiöihin ja huoneistoihin liittyvän datan saattamiseen vakioituun muotoon ja yhdestä rekisteristä saatavaksi.

Yksi huoneistotietojärjestelmän tärkeimpiä tarkoituksia on luopua paperisista osakekirjoista ja siirtyä sähköisiin omistajamerkintöihin. Tämän myötä paperisen osakekirjan liikutteluun ja säilyttämiseen liittyvät toimet jäävät pois, ja asuntokauppaprosessikin saattaa sujua nopeammin. Huoneiston kaupanteon aika- ja paikkariippuvaisuus jää merkityksettömämmäksi, kun fyysisiä papereita ei tarvitse liikutella ja tiedon huoneiston omistajasta saa viiveettä yhdestä viranomaisen palvelusta. Tämä hyödyttää erityisesti asuntokauppaa ja luotonantoa. Toki huoneistotietojärjestelmästä tarjottava tieto ei kata läheskään kaikkea selonottovelvollisuuden piirissä olevaa tietoa mutta on varmasti oikea askel suuntaan, jossa tiedon saatavuus muuttuu automaattisemmaksi.

Samalla kun taloyhtiöihin ja huoneistoihin liittyvä tieto muuttuu vakioituun muotoon yhdestä paikasta saatavaksi, voidaan muodostuvaa dataa hyödyntää palveluiden kehittämisessä. Esimerkkinä tästä on digitalisoitava omistusten ja panttausten rekisteröintiprosessi, jossa tavoitteena on päästä mahdollisimman automaattiseen käsittelyprosessiin. Tämä puolestaan konkretisoituu viiveettömänä uuden omistajan rekisteröintinä ja sitä myötä tuo ajantasaisuutta huoneiston omistajatietoihin ja sujuvoittaa luotonantoa ja asuntokauppaa.

Kun ”kivijalka” on valmis, voidaan uusien tietokerroksien rakentamista jatkaa. Taloyhtiöiden hallinnollisten tietojen tuominen osaksi kokonaisuutta tuo kehittämisen edetessä näkyväksi vakioiduksi tietosisällöksi myös taloyhtiöiden kunnossapito- ja muutostyötietoja sekä taloyhtiöön ja osakeryhmiin kohdistuvia yhtiölainatietoja.

Huoneiston omistajan näkyvyys omistamansa huoneiston sekä taloyhtiön tietoihin paranee. Pankki saa ajantasaista tietoa osakkeenomistajan osakeryhmäkohtaisista velkavastuista Positiivisen luottotietorekisterin kautta, jonne tiedot siirtyvät huoneistotietojärjestelmästä.  Yhtiön muutos- ja kunnossapitotiedoista kertyy jatkossa kattava historia yhteen paikkaan yhtenäisessä muodossa.

Pala palalta ja kerros kerrokselta huoneistotietojärjestelmästä rakennetaan uusi yhteiskunnallinen tietorekisteri, jonka hyödyt lienevät kiistattomat. Kun digitaalinen omistajamerkintä korvaa paperisen osakekirjan ja muitakin taloyhtiöihin ja huoneistoihin liittyvää tietoa saa keskitetysti samasta paikasta luotettavasti ja viiveettä, ei varmaan monikaan enää jää ikävöimään ”paperityötä” ja tiedon hankkimista eri paikoista. Ja vaikka tämäkään maailma ei kertaheitolla ole valmis, ainakin askelletaan oikeaan suuntaan.

Pauliina Heikkilä työskentelee johtavana asiantuntijana Maanmittauslaitoksella.