Tietoa huoneistotietojärjestelmästä taloyhtiön yhtiökokoukseen
Tässä tiedotteessa linkitettyä materiaalia voi käyttää taloyhtiön yhtiökokouksen oheismateriaalina. Huoneiston omistajalle tarkoitettuja esitteitä voi halutessaan tulostaa taloyhtiön ilmoitustaululle tai yhtiökokoukseen jaettavaksi.
Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä järjestelmä, joka otettiin käyttöön vuoden 2019 alusta. Huoneistotietojärjestelmään kootaan vaiheittain tiedot taloyhtiöistä ja osakehuoneistoista sekä niiden omistajista ja panttauksista.
Mitä taloyhtiön pitää tehdä?
Ennen 1.1.2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelonsa ylläpito huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Vanhoille keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille siirtyminen huoneistotietojärjestelmään on vapaaehtoista.
Taloyhtiön hallituksen pitää tehdä päätös osakeluettelon siirrosta Maanmittauslaitokselle. Ennen siirron aloittamista tulee tarkistaa, että osakeluettelon tiedot ovat ajan tasalla. Tarvittaessa tiedot tulee selvittää ennen osakeluettelon siirtoa. Lisäksi tulee varmistaa, että osakeluettelo on voimassa olevan yhtiöjärjestyksen mukainen ja tehdä tarvittaessa yhtiöjärjestyksen muutos Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) palvelussa.
Katso tarkempi listaus huoneistotietojärjestelmään ilmoitettavista tiedoista
Vuoden 2019 alusta lukien isännöitsijäntodistukseen on pitänyt merkitä tieto siitä, kuuluuko yhtiö huoneistotietojärjestelmään. Lisäksi isännöitsijäntodistukseen on merkittävä tieto siitä, kuuluuko se osakeryhmä, josta isännöitsijäntodistus annetaan, huoneistotietojärjestelmään.
Miten osakeluettelo siirretään?
Osakeluettelo siirretään Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelun avulla. Jos taloyhtiöllä on isännöitsijä, hallitus ja isännöitsijä sopivat siirron toteutuksesta.
Jos taloyhtiön tietoja ylläpidetään isännöintijärjestelmässä, on taloyhtiön tiedot mahdollista tuoda isännöintijärjestelmästä siirtotiedoston avulla osakeluettelon siirtopalveluun.
Osakeluettelon siirto tehdään kaupparekisteristä saatavien valtuuksien perusteella. Tämän vuoksi kannattaa tarkastaa, että kaupparekisterissä on oikeat tiedot taloyhtiön isännöitsijästä ja hallituksen puheenjohtajasta.
Kaupparekisterissä olevien taloyhtiön yhteystietojen tulee olla ajan tasalla, koska Maanmittauslaitos käyttää näitä tietoja, kun se ilmoittaa taloyhtiölle omistuksen rekisteröinnistä huoneistotietojärjestelmään.
Siirron jälkeen
Osakeluettelon siirrosta on ilmoitettava osakkaille samalla tavalla kuin kutsu yhtiökokoukseen toimitetaan.
Siirron jälkeen taloyhtiön velvoite ylläpitää osakeluetteloa ja selvittää omistajavaihdostilanteita päättyy. Taloyhtiö saa jatkossa tiedot huoneistotietojärjestelmästä.
Siirron jälkeen taloyhtiö voi hakea ajantasaisen osakeluettelon sekä osakkaiden yhteystiedot maksutta osakeluettelon siirtopalvelusta.
Jos taloyhtiöllä on käytössä isännöintijärjestelmä, tiedot on mahdollista saada käyttöön suoraan isännöintijärjestelmään Maanmittauslaitoksen tarjoaman rajapintapalvelun kautta.
Lisätietoja
Mitä taloyhtiön tulee tehdä ennen siirtoa?
Usein kysyttyä osakeluettelon siirrosta
Tulostettava esite huoneiston omistajille
Tulostettava esite huoneiston omistajille, kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelon
