Information om bostadsdatasystemet för husbolagsstämma

Det länkade materialet i anslutning till detta meddelande kan användas som kompletterande material på husbolagets bolagsstämma. Broschyrer avsedda för aktielägenhetens ägare kan skrivas ut och sättas upp på husbolagets anslagstavla eller delas ut på bolagsstämman.

Bostadsdatasystemet är ett system som infördes i början av 2019 och som upprätthålls av Lantmäteriverket. I bostadsdatasystemet insamlas stegvis uppgifterna om husbolagen och aktielägenheterna samt deras ägare och pantsättningar.

Vad ska husbolaget göra?

Bostadsaktiebolag som är bildade före 1.1.2019 ska överföra upprätthållandet av aktieboken till bostadsdatasystemet före utgången av 2023. Överföringen till bostadsdatasystemet är frivillig för gamla ömsesidiga fastighetsaktiebolag. 

Husbolagets styrelse ska fatta beslut om överföring av aktieboken till Lantmäteriverket. Före överföringen ska bolaget kontrollera att uppgifterna i aktieboken är uppdaterade. Vid behov ska uppgifterna rättas före överföringen av aktieboken. Dessutom ska man kontrollera att aktieboken överensstämmer med den gällande bolagsordningen och vid behov ändra bolagsordningen i Patent- och registerstyrelsens (PRS) tjänst.

Se närmare lista över uppgifter som ska anmälas till bostadsdatasystemet (på finska)

Från och med början av 2019 ska disponentintyget förses med uppgift om huruvida husbolaget har registrerats i bostadsdatasystemet. Disponentintyget ska även ha en anteckning om huruvida den aktiegrupp som disponentintyget gäller har registrerats i bostadsdatasystemet.

Hur överförs aktieboken?

Aktieboken överförs med Lantmäteriverkets tjänst för överföring av aktiebok Om husbolaget har en disponent, ska styrelsen och disponenten komma överens om genomförandet av överföringen.

Om uppgifterna om husbolaget upprätthålls i ett disponentsystem, kan uppgifterna om husbolaget laddas upp från disponentsystemet till tjänsten för överföring av aktiebok med hjälp av en uppladdningsfil.

Överföringen av aktieboken görs med stöd av fullmakter från handelsregistret. Därför bör man kontrollera att uppgifterna om husbolagets disponent och styrelseordföranden i handelsregistret är korrekta. 

Husbolagets kontaktuppgifter ska vara uppdaterade eftersom Lantmäteriverket använder dessa uppgifter när det meddelar husbolaget om registrering av äganderätt i bostadsdatasystemet. 

Efter överföringen

Aktieägarna ska meddelas om överföringen på samma sätt som stämmokallelserna skickas.

 Efter överföringen upphör husbolagets skyldighet att upprätthålla aktieboken och reda ut ägarombytena. I fortsättningen får husbolaget uppgifterna från bostadsdatasystemet.

Efter överföringen kan husbolaget avgiftsfritt ladda ner den uppdaterade aktieboken och aktieägarnas kontaktuppgifter från tjänsten för överföring av aktiebok. 

Om husbolaget använder ett disponentsystem, kan uppgifterna laddas ner direkt till fastighetsförvaltningssystemet via Lantmäteriverkets gränssnittstjänst. 

Ytterligare information

Överföring av aktiebok

Vad ska husbolaget göra före överföring?

Vanliga frågor om överföring av aktiebok (på finska)

Broschyr för lägenhetens ägare för utskrift

Broschyr för lägenhetens ägare för utskrift efter att husbolaget har överfört aktieboken