Isännöintiliitto nosti tammikuun uutisessaan taloyhtiöiden vuoden 2023 to do -listan kärkeen osakeluettelon siirtämisen huoneistotietojärjestelmään. Taloyhtiön osakeluettelotiedot on siirrettävä huoneistotietojärjestelmään tämän vuoden aikana. Ammattimaisesti isännöidyissä taloyhtiöissä isännöitsijä hoitaa siirtymisen, mikäli näin on sovittu. Niissä taloyhtiöissä, joissa ei ole ammattimaista isännöintiä, siirrosta vastaa hallitus.
Osakeluetteloiden siirto on valtava urakka isännöintialalle ja samalla ehdottomasti iso yhteiskunnallinen panos kiinteistöalan digitalisaatiossa. Taloyhtiöiden osakeluetteloiden tietojen siirto huoneistotietojärjestelmään on pohja, jolle voidaan jatkossa kehittää ja rakentaa uusia palveluita. Huoneistotietojärjestelmä mahdollistaa jatkossa kaikkien taloyhtiötä koskevan tiedon saamisen yhdestä paikasta ja tietojen välittämisen eri järjestelmien välillä koneluettavassa muodossa. Seuraavaksi etenkin luotonantajien ja kiinteistönvälityksen hyödyksi ollaan toteuttamassa sähköistä hakemus- sekä suostumusrajapintapalvelua. Tämä mahdollistaa myös sen, että isännöinti saa tiedon uusista osakkaista mahdollisimman pian, tulevaisuudessa jopa saman tien osakehuoneiston kaupanteon jälkeen.
Oulusta kotoisin oleva OIT Isännöinti Oy (OIT) on siirtänyt jo yli puolet asiakastaloyhtiöidensä osakeluetteloista. OIT:lla siirtoja on tehnyt erillinen projektiryhmä, joka aloitti urakan vuoden 2022 syksyllä. Projektiryhmän tavoitteena on saada siirrettyä kaikki osakeluettelot tulevaan kesään mennessä. Projektiryhmässä on ollut vastuullisena HR- ja Projektikoordinaattori Valtteri Pulkkinen.
Valtterin lisäksi siirtoja ovat tehneet kaksi työntekijää, Tanja Kaijalainen ja Henna Niemelä.
OIT käyttää taloyhtiöiden hallinnon hoitoon Tietoaika Oy:n Domus-nimistä isännöintijärjestelmää. Domuksesta on mahdollista tuoda siirtotiedostolla ajantasaiset taloyhtiön tiedot Maanmittauslaitoksen selainkäyttöiseen osakeluettelon siirtopalveluun. Siitä huolimatta, että tiedot tuodaan isännöintijärjestelmästä, on taloyhtiön osakeluettelon tiedot vielä tarkistettava erikseen.
Siirtäminen edellyttää, että huoneiston osakeluettelomerkintä on kunnossa ja että järjestelmästä löytyy osakkaan syntymäaika. Näissä tilanteissa yhtiön siirtäminen sähköiseen huoneistotietojärjestelmään viivästyy, vaikka yhtiö olisi muuten valmis siirrettäväksi.
Myös muuta valmistelevaa työtä on tehty paljon. Osakkaita ja hallitusta on tiedotettu tulevasta hyvissä ajoin. Hallitukset ovat käsitelleet asiaa kokouksessaan etukäteen ja valtuuttanut isännöintitoimiston toteuttamaan siirron. Rajapintojen aukeaminen viivästytti siirtojen käynnistymistä, mutta osakkaiden ja huoneistojen tietojen tarkastustyötä pystyttiin aloittamaan OIT:lla jo hyvissä ajoin ennen siirtoja.
Siirtotyö on lähtenyt hyvin käyntiin
Ajallisesti siirtotyö on sujunut nopeammin, kuin alkuun osattiin kuvitella. Toki jokainen yhtiö on tapauskohtainen eikä samankokoisia yhtiöitä voi välttämättä verrata toisiinsa. Osakkailta on tullut kiitosta aktiivisesta tiedottamisesta ja OIT:lla ollaan pidetty siirtoprojektin kannalta erittäin tärkeänä taloyhtiöiden osakkaiden ja hallituksen ajan tasalla pitämistä.
Hyvän valmistautumisen vuoksi suurempia yllätyksiä ei ole tullut eteen. Tietojen selvittely osakkailta on sujunut suurimmalta osin ongelmitta, tosin sähköisten yhteystietojen puuttuessa selvittelytyö on ollut hitaampaa varsinkin iäkkäimpien osakkaiden kohdalla. Osakkaat ovat kuitenkin pyynnön saatuaan ollut yhteydessä meihin ripeästi ja asiaa on saatu vietyä eteenpäin.
Siirron hyväksymisen jälkeen isännöintijärjestelmään haetaan siirron yhteydessä syntyneet osakeryhmätunnukset, jotka yksilöivät jatkossa huoneistot, autopaikat ja muut tilat, joita hallitaan taloyhtiössä osakkeilla. Osakeryhmätunnukset mahdollistavat huoneistotietojärjestelmän rajapintapalvelun käyttöönoton isännöintijärjestelmässä.
Aktiivisen ja selkeän viestinnän merkitys nousee myös tässä aiheessa tärkeään asemaan. Siirtotyö ottaa oman aikansa ja osakkaiden tietojen selvittelyyn on hyvä varata tarpeeksi aikaa. Siirtotyötä ei siis kannata jättää viime tippaan, koska yllätyksiä tulee aina!
Kirjoittaja on OIT isännöinti Oy:n HR- ja Projektikoordinaattori Valtteri Pulkkinen
