Osakeluettelon siirtopalvelu taloyhtiöiden apuna

Vuonna 2019 otettiin käyttöön huoneistotietojärjestelmä, jonne kerätään vähitellen tiedot osakehuoneistoista, niiden omistuksista ja panttauksista. Tietojen siirtäminen huoneistotietojärjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensin taloyhtiöt siirtävät osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Sen jälkeen osakehuoneistoille voidaan tehdä sähköisiä omistuksen ja panttauksen rekisteröintejä.

 

Osakeluettelon siirtopalvelu on Maanmittauslaitoksen sähköinen palvelu osakeluettelon siirtämistä varten. Palvelu tarjoaa siirron pohjaksi esitäytettyjä tietoja taloyhtiöstä sekä osakehuoneistoista ja niiden omistajista. Siirrossa voi myös hyödyntää isännöintijärjestelmästä tuotettua siirtotiedostoa.

 

Olen saanut olla mukana huoneistotietojärjestelmän käyttöönottoprojektissa jo useamman vuoden ajan. Työpöydälläni on ollut erityisesti osakeluettelon siirtoon liittyvät asiat kuten ohjeistuksen tekeminen ja taloyhtiöiden avustaminen esimerkiksi webinaarien avulla. Olemme jo parin vuoden ajan järjestäneet säännöllisesti maksuttomia webinaareja, joissa olemme neuvoneet käytännönläheisesti, kuinka osakeluettelon siirto tehdään. Tänäkin vuonna on mahdollista osallistua näihin tilaisuuksiin. Ilmoittautumaan pääset täältä.

Olemme huomanneet, että näille tilaisuuksille on ollut todella tarvetta. Moni on osallistunut useampaankin samansisältöiseen tilaisuuteen oman osaamisen kartuttamiseksi. Olemme saaneet hyvää palautetta ja myös tärkeitä vinkkejä toimintamme kehittämiseksi.

Aloitimme vuoden 2021 loppupuolella myös jatkuvan kyselyn, joka on tarkoitettu niille henkilöille, jotka ovat tehneet osakeluettelon siirron siirtopalvelussa. Vastauksia on tähän mennessä tullut noin 50. Vaikka vastausten määrä on vielä aika maltillinen, on moni vastaajista kirjoittanut havaitsemiaan kehityskohteita ja kertonut mikä siirron aikana tuntui hankalalta. Palautteiden avulla saamme hyvin selville ne asiat, jotka näyttävät eniten aiheuttavan haasteita.

Seuraamme palautteita jatkuvasti ja teemme kehityssuunnitelmia siirtopalvelun parantamiseksi.

Suunnitelmissamme on esimerkiksi tuoda paremmin siirtopalveluun esille se, jos palveluun kirjautuneelta henkilöltä puuttuu asiointioikeuksia. Näin käyttäjä ymmärtää heti tarkistaa asiointioikeudet. Palautteen antamisella on todellakin merkitystä ja toivomme niitä myös lisää. Palautteiden perusteella voimme myös todeta sen, että arvosana palvelun löydettävyyden, kirjautumisen helppouden, käytettävyyden ja ohjeiden osalta asettuu nelosen tasolle, kun arvosana-asteikkona käytetään asteikkoa 1–5. Tästä on hyvä jatkaa.