Usein kysyttyä teknisistä rajapinnoista

 

Sisällys

 

Osakeluettelon siirto

 

Mitä kannattaa huomioida ennen osakeluettelon siirtopalvelun käyttöä?

Yhtiöjärjestys tulee olla ajan tasalla eli siirtopalvelussa siirrettävät tiedot eivät saa poiketa voimassa olevasta yhtiöjärjestyksestä. Jos yhtiöjärjestys ei ole ajan tasalla, tee yhtiöjärjestyksen muutos ja anna tiedot uudessa sähköisessä muodossa (rakenteisena) Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) palvelussa. Lue ohje yhtiöjärjestyksen muutosilmoituksesta prh.fi-sivuilta. 

Kun yhtiöjärjestyksen tiedot on rekisteröity uudessa sähköisessä muodossa, yhtiöjärjestyksen huoneistoselitelmän tiedot tulevat PRH:sta automaattisesti siirtopalvelun pohjatiedoiksi. Tällöin voit jatkaa siirtoa täydentämällä osakeryhmien omistajatiedot. Huom! Jos yhtiöjärjestyksen tiedot on rakenteistettu ja rekisteröity sähköisessä muodossa PRH:ssa, omistajatiedot pitää lisätä manuaalisesti käyttöliittymän kautta siirtopalvelussa, eikä siirtotiedostoa voi käyttää. Jos tuot osakeluettelon tiedot siirtotiedostona isännöintijärjestelmästä, varmista järjestelmätoimittajaltasi, että pystyt luomaan siirtotiedoston isännöintijärjestelmässä.

Apua osakeluettelon siirtopalvelun käyttöön.

Pitääkö osakeluettelon siirto tehdä kerralla kuntoon vai voiko sitä työstää useammassa erässä?

Siirtoa voi valmistella omassa tahdissa eli ei tarvitse tehdä kerralla kokonaan.  Jokainen osio kannattaa tallentaa varmuuden vuoksi, jotta tiedot eivät vahingossa katoa.

Miten käyttöehdot hyväksytään? (Osakeluettelon siirtopalvelu)

Käyttöehdot hyväksytään osakeluettelon siirtopalvelun käyttöliittymässä. Jos käyttöehtoja ollaan muuttamassa, uudet käyttöehdot näytetään palvelussa noin kuukausi ennen niiden voimaan tuloa. Sinun pitää hyväksyä sekä voimaan tulevat että voimassa olevat käyttöehdot, jos et ole hyväksynyt niitä jo aikaisemmin.

Mitä taloyhtiön osakkaille kannattaa tiedottaa, kun osakeluettelon siirto on tehty?

Kun taloyhtiön osakeluettelo on hyväksytysti siirretty huoneistotietojärjestelmään, taloyhtiön on ilmoitettava osakeluettelon siirrosta osakkaille samalla tavalla kuin kutsu yhtiökokoukseen toimitetaan. 

Siirron jälkeen taloyhtiön ei tarvitse enää ylläpitää osakeluetteloa eikä selvittää omistajavaihdoksia.  Taloyhtiö saa jatkossa tiedot Maanmittauslaitoksen ylläpitämästä huoneistotietojärjestelmästä. 

Osakeluettelon siirron jälkeen jokaisen osakkaan tulee hakea osakehuoneistonsa omistuksen rekisteröintiä huoneistotietojärjestelmään. Rekisteröinnin yhteydessä Maanmittauslaitos mitätöi paperisen osakekirjan. Omistuksen rekisteröintiä tulee hakea 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. Jos osakehuoneiston omistaja vaihtuu osakeluettelon siirron jälkeen, uuden osakkaan tulee hakea omistuksen rekisteröintiä kahden kuukauden sisällä omistuksen vaihtumisesta.

Lisätietoja saat sivulta Tietoa huoneistotietojärjestelmästä taloyhtiön yhtiökokoukseen.

Osakeluettelon siirtotiedostossa voidaan välittää 'osakekirjatPainettu'-tieto.  Näkyykö tämä tieto jossain Osakeluettelon siirtopalvelun käyttöliittymässä?

Tieto painetuista osakekirjoista löytyy Yhtiön perustiedot -osiosta siirtopalvelun käyttöliittymässä.

Saako osakeluettelon siirtotiedostossa olla mukana kuolinpesätietoa?

Toistaiseksi omistajana voi olla vain henkilöitä ja yrityksiä.  Jos osakeryhmän omistaja on kuollut, ilmoitetaan siirtotiedostossa vainajan nimi ja syntymäaika (tai hetu, jos tiedossa).

Voiko omistusosuudet merkitä json-tiedostoon muodossa 50/100 vai pitääkö olla prosenttilukuna esim. 33,33%?

Omistusosuus voi olla ainoastaan murtoluku (esim. 1/2 tai 25/100).  Omistuksen kirjausten jälkeen, osuusluvut esitetään sellaisena kuin kirjaaja on ne tallentanut, eli niitä ei supisteta tietopalvelussa.

Meillä tuli vastaan asunto-osakeyhtiöitä, joissa osakeryhmissä on myös kirjaimia tarkenteena, esim. osakkeet 1-100 kuuluvat A-sarjaan tai Osake A - kuinka tämä mahtaa toimia?

Osakkeille voi tallentaa myös kirjaimia tai muitakin merkkejä 'osakeryhmän tarkenne'-kenttään.  Osakkeiden lukumäärän laskeminen ei tuolloin toimi.  On hyvä huomioida, että PRH:ssa osakenumeroihin liittyvät kirjaimet tulee lisätä omaan 'osakelaji'- kenttään.  Lisätietoa osakeluettelon siirtopalvelun käyttöohjeista.

Onko osakehuoneistorekisterissä mahdollista, että samaan tilaan kohdistuu kaksi erillistä osakeryhmää, esim. jos taloyhtiössä yhdistetään kaksi huoneistoa?

Osakeluettelon siirrossa voi tuoda kaksi eri osakeryhmää pilkulla erotettuna: esim. 1-10, 30-40. Lisätietoa osakeluettelon siirtopalvelun käyttöohjeista.

Mikä on osakeryhmätunnus ja mihin sitä käytetään? 

Osakeryhmätunnusta käytetään yksilöimään osakeryhmä sähköisessä asuntokaupassa sekä eri toimijoiden järjestelmien ja rekisterien välisessä tietojen vaihdossa ja linkityksessä. Huoneistotietojärjestelmän rajapintapalveluissa osakeryhmätunnuksella voidaan hakea osakeryhmän tietoja kyselypalveluissa.  Vanhojen asunto-osakeyhtiöiden osakeryhmätunnus syntyy osakeryhmälle, kun osakeluettelon siirto on tehty.  Uusissa taloyhtiöissä osakeryhmätunnus syntyy, kun osakeryhmä rekisteröidään kaupparekisteriin.

Muodoltaan tunnus on 16 merkkiä pitkä. Se sisältää 14 aakkosnumeerista merkkiä (kaksi ensimmäistä tunnuksen muodostaja KR =kaupparekisteri tai OH = osakehuoneistorekisteri) ja lopussa kaksinumeroisen tarkistusnumeron, esimerkiksi KRD7AR4QP2NRHP97.

Saako jokainen osakesarja (elementti) oman osakeryhmätunnuksen?

Jokaiselle osakeryhmälle tulee oma osakeryhmätunnus ja osakeryhmällä voi olla useampia osakesarjoja.

Onko kenttien maksimipituutta määritelty?

HTJ:ssä kaikki tieto on rakenteista, joten vapausasteet kenttien pituudessa ovat niukat.  Osakeluettelon siirron käyttöliittymässä kenttään ei pysty lisäämään merkkejä, kun maksimipituus on saavutettu.  Osakeluettelon siirtotiedoston siirto ei onnistu, jos kenttien maksimipituus ylitetään.

Olen ladannut osakeluettelon siirtotiedoston huoneistotietojärjestelmään, voinko siis nyt ladata osakeryhmätunnukset vai pitääkö tiedot ensin tarkistaa ja hyväksyä?

Osakeryhmätunnukset voi ladata vasta, kun osakeluettelo on siirretty ja siirto on hyväksytty järjestelmässä.

Ihmettelen, mistä taloyhtiön kotipaikka, oikeudellinen muoto, rekisteröintipäivä, vaihdantarajoitus ja osakkeista on annettu osakekirjat/väliaikaistodistukset - tiedot ovat tulleet testiyhtiöllemme?  Näitä ei kai tuoda JSON-siirron yhteydessä?  Ovatko tiedot jo valmiina HTJ:ssa, kun taloyhtiön tietoja aletaan siirtää?

Kyllä, tiedot ovat valmiina pohjatietoina.  Oikeassa siirtotilanteessa tiedot tulevat PRH:lta, eikä niitä voi huoneistotietojärjestelmässä muuttaa.

Miten API käyttäytyy turvakieltoasiakkaiden osalta?

Jos omistajalla (tai jollain omistajista, pantinhaltijoista tai rajoituksen haltijoista) on turvakieltomerkintä, tietoa ei välitetä JSON-tiedostossa.  Taloyhtiö saa tiedon turvakieltoasiakkaasta kaupparekisterissä ilmoitettuun sähköpostiosoitteeseen omistuksen rekisteröinnin yhteydessä.

Miten turvakieltoasiakkaasta ja osoitteen luovutuskieltoasiakkaasta saa tietoa?

Henkilöiden, jotka ovat turvakiellossa, viranomaisen määräämässä osoitetietojen luovutuskiellossa tai kuuluvat laitosväestöön (esim. pitkäaikaishoidossa oleva henkilö), nimeä ja yhteystietoja ei saa luovuttaa tai näyttää huoneistotietojärjestelmän tulosteilla. Käytännössä, jos joku osakehuoneiston omistajista tai oikeudenhaltijoista on turvakielto- tai osoitteen luovutuskieltoasiakas, kenenkään tietoja ei näytetä millään huoneistotietojärjestelmän tulosteella. Jos omistajalla on tarve osoittaa omistuksensa esim. isännöitsijäntodistuksen tilaamista varten, tulee omistajan itse tilata tuloste Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusta ja toimittaa se esimerkiksi isännöitsijälle tai pankille.

Taloyhtiö saa tiedon omistajanvaihdoksesta kaupparekisteriin ilmoitettuun sähköposti- tai postiosoitteeseen, kun omistus rekisteröidään. Jatkossa tätä tietoa ei saa huoneistotietojärjestelmän kautta. Jos taloyhtiön isännöitsijä vaihtuu, osakehuoneiston omistajan tiedot eivät siirry automaattisesti uudelle isännöitsijälle, vaan omistajan täytyy itse ilmoittaa yhteystietonsa uudelle isännöitsijälle.

Meillä on nyt tilanne, jossa sama omistaja on kaksi kertaa yhdessä huoneistossa, hänellä on myös kaksi eri osakeluettelon merkitsemispäivää.  Miten ilmoitamme tämän osakeluettelon siirrossa?

Matti Meikäläinen omistaa osakehuoneistosta A5 1/3 ja 1/3 ja saannoilla on eri merkitsemispäivät eli osakas on ensin omistanut 1/3 ja myöhemmin toisella saannolla 1/3. Jos nämä on isännöitsijällä osakeluettelossa erikseen voiko isännöitsijä osakeluettelon siirron yhteydessä yhdistää tämän osakkaan omistukset yhdeksi eli Matti Meikäläinen omistaa huoneistosta A5 2/3, vaikka osakeluetteloon merkitsemispäivämäärät on eri? Isännöitsijänä ilmoittaisin omistukset juuri noin eli erikseen. Yhdistäminenkään ei ole virhe, koska alkuperäisiä osakeluetteloon merkitsemispäivämääriä ei tarvitse ilmoittaa. Kaikille osakkaille tulee merkitsemispäivämääräksi osakeluettelon siirron päivämäärä, koska voimaanpanolain mukaan osakeluettelon merkitsemispäivämäärä ei kuulu osakeluettelossa siirrettäviin tietoihin. Alkuperäinen osakeluettelon merkitsemispäivämäärä taloyhtiön tulee kuitenkin säilyttää 10 vuotta osakeluettelon siirrosta.

Meillä on nyt tilanne, jossa sama omistaja on kaksi kertaa yhdessä huoneistossa, hänellä on myös kaksi eri osakeluettelon merkitsemispäivää. Miten kaksi saantoa ilmoitetaan siirron jälkeen / näkyy rajapinnan kautta osakeluettelossa?

Alkuperäistä osakeluetteloon merkitsemispäivää ei näytetä osakeluettelossa.  Perustelajina näkyy osakehuoneistotulosteella (kun omistaja hakee osakekirjalla omistuksen sähköistä merkitsemistä) osakekirja.  Erillisiä saantoja ei enää näy osakeluettelossa.  

Rajoitustiedoissa oli aika suppea valikoima - esim. lahjakirja puuttui kokonaan?  Kuinka listalta puuttuva rajoitustieto merkitään?

Listalta löytyvät ne lakisääteiset rajoitukset, jotka kuuluu merkitä osakeluetteloon.  Jos rajoitusta ei ole listalla, sitä ei myöskään tarvitse merkitä.  Lisätietoa rajoituksista: Siirtopalvelun käyttöohjeet

Asiakkailtamme on tullut kyselyjä liittyen osakeluettelomerkinnän päivämäärään siinä vaiheessa, kun osakas siirtää osakekirjansa sähköiseen järjestelmään. Isännöintijärjestelmään on tallennettu 'osakeluettelomerkintäpvm' siinä vaiheessa kun kaikki tarvittavat dokumentit (mm. varainsiirtovero) on saatu. Nyt tämä päivämäärä korvautuu, kun muutokset noudetaan HTJ:stä. Kun osakeluettelot noudetaan jatkossa käytännössä aina HTJ:stä, niin tuo vanha aiempi päivämäärä ei näy missään. Kirjanpitäjät ovat sitä mieltä, että myös tuo vanha osakeluettelonmerkintäpäivämäärä tulisi näkyä ja säilyä edelleen. Onko teille tullut tästä asiasta tiedusteluja ja mikä teidän kantanne on tuon vanhan päivämäärän suhteen?

Osakeluettelon merkintäpäivämäärän osalta kirjanpitäjät ovat oikeassa eli isännöinnin/taloyhtiön on säilytettävä aiempaa osakkeen omistajaa koskevat osakeluettelotiedot 10 vuoden ajan viimeisestä omistajanvaihdoksesta ennen osakeluettelon siirtoa. Tämä koskee myös tietoa osakekirjan antamispäivästä, joka on säilytettävä siihen saakka, kunnes osakekirja on mitätöity ja osakkeella on sähköinen omistajamerkintä.  HTJ:ssä näkyy ainoastaan viimeisin 'osakeluettelomerkintäpvm'.  (Laki Huoneistotietojärjestelmän toimeenpanosta 5§ 1 mom.)

Joillakin huoneistoilla on useampi omistaja. Nykyisellä osakeluettelollanne ei välttämättä ole kuin yhdelle osoite. Yhtiökokouskutsu tulee kuitenkin lähettää kaikille os. omistajille. Miten tällaisessa tilanteessa edetään?  Entä keskusteleeko järjestelmänne osoitetietojärjestelmän kanssa, eli voimmeko luottaa että osakeluettelolla osoitetieto on ajantasainen? Tällä hetkellä rekisteröintiajat MML:llä ovat suhteellisen pitkiä. Tuleeko tämä nopeutumaan, sillä näin yhtiökokousten aikaan tämä aiheuttaa hieman hankaluuksia? 

Osakeluetteloon lisätään kaikki huoneiston osakkaat. Yhtiökokouskutsu lähetetään MML:n rekisteristä saatavilla yhteystiedoilla. Jos syystä tai toisesta vain yhdellä omistajalla on osakehuoneistorekisterissä osoite, vain tälle on lähetettävä kutsu. Yhtiö ja isännöitsijä voivat luottaa siihen, että Maanmittauslaitoksesta saatava osoitetieto on ajan tasalla, tietoja ei tarvitse erikseen tarkistaa. Mikäli osakas haluaa muuttaa yhteystietojaan osakeluettelon siirron jälkeen, hänen on itse ilmoitettava muutos Maanmittauslaitokselle.  Katso Maanmittauslaitoksen rekisteröintien käsittelyajat

Eiköhän olisi syytä laittaa järjestelmä ensin kuntoon ja suosiolla antaa lisäaikaa siirrolle?  Kuulostaa siltä, että tulee aiheuttamaan ylimääräistä työtä aika paljon. Lähinnä nuo rekisteröinnin viiveet ihmetyttävät.  Nykyään rekisteröinti tapahtuu välittömästi, kun isännöinti saa dokumentit. 

Tällä hetkellä ei ole tiedossa, että osakeluetteloiden siirtojen suorittamiseen olisi tulossa lisäaikaa. Näin ollen siirrot on tehtävä 31.12.2023 mennessä.  On tarkoitus, että sähköisten hakemusrajapintapalveluiden käyttöönoton myötä huoneistotietojärjestelmään saadaan asiointia automatisoitua, jolloin esimerkiksi sähköisessä asuntokauppajärjestelmässä tehdyt kaupat rekisteröityvät heti myyjän ja ostajan suostumusten jälkeen huoneistotietojärjestelmään. Katso hakemusten käsittelyaikojen käsittelyajat.

Oliko niin, että tällä hetkellä osakkaiden osoitteet ei päivity vielä MML:lle väestörekisteristä? Meillä oli yksi tapaus, jossa osakas oli käärmeissään kun yhtiökokouskutsu oli toimitettu vuoden vanhaan osoitteeseen, kun ei ollut tajunnut ilmoittaa osoitteenmuutoksesta MML:lle. Virallisen muuttoilmoituksen oli tehnyt ja ilmoittanut myös isännöintitoimistolle uuden osoitteen, mutta meidänhän piti toimittaa kutsu MML:n osakeluettelolla näkyvään osoitteeseen. 

Maanmittauslaitoksessa haetaan henkilöosakkaiden osoitteet väestötietojärjestelmästä (VTJ), jos osakas ei ole ilmoittanut Maanmittauslaitokselle VTJ:ssä osoitteesta poikkeavaa osoitetta, tai isännöinti ilmoittanut Maanmittauslaitokselle osakeluettelon siirron yhteydessä poikkeavaa osoitetta. Yhtiökokouskutsut toimitetaan siihen osoitteeseen, joka Maanmittauslaitokselta saadaan. Osakas on vastuussa muuttuneiden yhteystietojen ilmoittamisesta Maanmittauslaitokselle (suositeltavaa tiedottaa asiasta osakkaita mahdollisimman selkeästi).  Taloyhtiö ei ole vastuussa siitä, jos tieto ei ole Maanmittauslaitoksen rekisterissä ajan tasalla tai tieto on muuten virheellistä (olettaen, että osakeluettelon siirrossa on ilmoitettu oikeat tiedot Maanmittauslaitokselle).   

Varainsiirtoveroon liittyen - verottajan sivuilla lukee: "Varainsiirtovero on vanhentunut, jos asunto-osakkeiden kauppa on tehty vuonna 2017." Jos kauppa on tehty ennen v. 2017, veron maksua ei ilmeisesti tarvitse tarkastaa? 

Lisätietoa varainsiirtoveron vanhentumisesta Verohallinnon sivuilta

Asunto-osakeyhtiössä osakas hakee käyttötarkoituksen muutosta ja samassa yhteydessä jakaa yhden ison huoneiston kahdeksi, osakesarjoihin ja huoneistonumeroinnit muuttuvat.  Koska muutoksen yhteydessä on tehtävä myös uudet osakekirjat, kumpi tehdään ensin: osakeluettelon siirto vai yhtiöjärjestyksen muutos? 

Käyttötarkoituksen muuttamista koskeva yhtiöjärjestyksen muutos voidaan rekisteröidä ennen osakeluettelon siirtoa (ks. edellinen vastaus yhtiöjärjestyksen rakenteistamiseen liittyen). Osakeluettelon siirron ajankohta riippuu taloyhtiön päätöksestä, isännöintijärjestelmästä sekä isännöitsijän / isännöintiyrityksen valmiudesta hoitaa siirto.  

Käyttötarkoituksen muutoksen toteutusajankohtaan vaikuttaa olennaisesti myös kyseessä olevan osakkaan tahtotila aikataulun suhteen. Taloyhtiö ei esimerkiksi voi kieltäytyä rekisteröimästä jo päätettyä yhtiöjärjestyksen muutosta sillä perusteella, että osakeluetteloa ei ole vielä siirretty. Tämän tarkemmin emme pysty ottamaan kantaa yksittäistapaukseen.  

Jos yhtiöjärjestys muutetaan osakeluettelon siirron jälkeen ja siinä syntyy uusia osakeryhmiä, tulee isännöinnin ilmoittaa Maanmittauslaitokselle osakeryhmien omistajat. Lisätietoa yhtiöjärjestyksen muutoksista.

Mikäli osakeluettelon siirto on jo tehty tai ollaan tekemässä lähiaikoina, osakekirjoja ei osakeryhmien muuttamisen takia tarvitse turvapainattaa vain sähköisen omistajamerkinnän tekemistä varten, se voidaan tehdä myös mm. väliaikaistodistuksen perusteella.  

Kiinnostaa tuo osakeluettelon muutos, kun osakesarjoissa tapahtuu muutoksia - miten toimitaan? 

Lisätietoa yhtiöjärjestyksen muutostilanteista. 

Huoneistotietojen kyselypalvelu

 

Miten saan huoneistotietojen kyselypalvelun käyttööni isännöintijärjestelmässä?

Jos haluat osakeluettelon siirron jälkeen hakea tietoja huoneistotietojärjestelmästä suoraan isännöintijärjestelmään, varmista, että isännöintijärjestelmätoimittajalla on käytössään Huoneistotietojen kyselypalvelu isännöintijärjestelmille -palvelu.

Ota yhteyttä Maanmittauslaitoksen verkkopalveluiden asiakastukeen: [email protected] ja pyydä ensin käyttäjätunnuksia koekäyttöympäristöön.  Saat Maanmittauslaitokselta koekäyttöluvan sekä käyttäjätunnuksen. 

Palvelusta isännöitsijä saa tietoja ainoastaan hallinnoimistaan taloyhtiöistä. Voit maksutta tarkistaa omat yritysroolisi suomi.fi:n kaupparekisteritiedoista. Jos rooleja ei löydy, tiedot on ensin päivitettävä kaupparekisteriin.

On tärkeä huomioida, että koekäyttöympäristöön ja tuotantoympäristöön pääsy on sallittu ainoastaan etukäteen määritellyistä IP-osoitteista ja asiakastukemme kysyy niitä teiltä ottaessanne yhteyttä.  Esimerkiksi vaihtuvat IP-osoitteet voivat estää pääsyn palveluun.  Sopimusta ja käyttölupaa tuotantoympäristön käytöstä ei tarvita vielä testaus- ja kehitysvaiheessa. 

Koekäytön ja testaamisen jälkeen on mahdollista siirtyä rajapintapalvelun tuotantokäyttöön tekemällä sopimus ja HTJ-lain mukainen käyttölupa Maanmittauslaitoksen kanssa. Sopimus on voimassa toistaiseksi. Asiakkaan on myös täytettävä tietoturvaan liittyvät ehdot. Lue tarkemmin rajapintapalvelun käyttöönotosta palvelukuvauksesta.

Jos olet kiinnostunut palvelusta, ota yhteyttä verkkopalveluiden asiakastukeen: [email protected] Kuvaile viestissä, miten huoneistotietojärjestelmän tietoja on tarkoitus käyttää.

Mitä tarkoittaa se tilanne käytännössä, että tietopalvelu on olemassa vs. ei ole olemassa? 

Tietopalvelulla tarkoitetaan sitä, että esimerkiksi taloyhtiö voi hakea HTJ:sta tietoa tavanomaisen toimintansa tarpeisiin. Jos käytössä on isännöintijärjestelmä, voidaan isännöintijärjestelmään avata HTJ:stä tietopalvelu, jolloin tieto isännöintijärjestelmään liikkuu rajapinnan kautta.  

Jos osakeluettelot on siirretty ennen kun yhteys HTJ:stä isännöintijärjestelmään on avattu, isännöintijärjestelmään ei saada suoraan tietoja esimerkiksi omistuksenvaihdoksista. Taloyhtiö/ isännöitsijä saa tiedot kuitenkin sähköpostilla riippumatta siitä, onko yhteys isännöintijärjestelmään valmis vai ei.  

Jos tietopalvelu isännöintijärjestelmään ei ole käytössä, isännöintiyrityksessä on hyvä pohtia yhdessä järjestelmätoimittajan kanssa osakeluettelon siirtojen ajankohtaa.   

Henkilötiedot ja -tunnukset

 

Mikä osoite henkilöosakkaille tallennetaan huoneistotietojärjestelmään?

Osakkaiden osoitteet - jos siirtotiedostolla tuodaan henkilöosakkaasta ainoastaan henkilötunnus, silloin henkilön osoite haetaan Väestötietojärjestelmästä (VTJ).  Jos siirtotiedostolla tuodaan osoite, silloin se tallennetaan HTJ:hin poikkeavana osoitteena.  HTJ:ssä näkyy vain se osoite joka on tuotu siirtotiedostolla.

Huoneiston omistaja on vaihtunut - saako rajapintapalvelusta uuden omistajan henkilötunnuksen?

Kyllä.  Hetua ei saa, jos kyseessä on ulkomaalainen henkilö, jolla ei ole suomalaista henkilötunnusta VTJ:ssä.  Turvakieltoasiakkaiden hetuja ei saa.  Omistajan syntymäajan saa osakeluettelosta tai muista tulosteista.  Jos hetua ei ole tiedossa, rajapintapalvelusta saa ainakin syntymäajan.

Voiko testaamisessa käyttää mitä tahansa henkilötunnuksia?

Testiaineistossa tulisi käyttää testi-VTJ:n generoimia henkilötunnuksia, jotta osoitteen haku VTJ:stä toimii.  Testimielessä voi myös kokeilla mitä tahansa keksimäänsä henkilötunnusta, jotta näkee, millainen virheilmoitus käyttöliittymään tulee.

Tuli virheilmoitus: huomautusTeksti "HENKILO_OMISTAJAA_EI_LOYDY_TUNNUKSELLA", mistä johtuu?  (Siirtotiedosto)

Osakeluettelon siirron koekäyttöympäristössä tämä virheilmoitus tulee, jos hetu on oikean muotoinen, mutta sitä ei löydy testi-VTJ:stä eli on tärkeää hakea testi-hetut VTJ:stä.

Tuotantoympäristössä tämä virheilmoitus tulee, jos hetua ei löydy VTJ:stä. 

Mitä tietoa osakeluettelon siirrossa näkyy ulkomaalaisesta henkilöomistajasta, jolla ei ole suomalaista hetua?

Ulkomaalaisesta henkilöstä ilmoitetaan syntymäaika ja osoitetiedot.

Entä jos VTJ:ssä on samalla syntymäajalla ja nimellä kaksi henkilöä?

Jos VTJ:ssä on kaksi tai useampia henkilöitä, joilla on sama syntymäaika ja nimi, tietoihin tallennetaan syntymäajat ja nimet, mutta henkilötunnusta ei saada haettua Huoneistotietojärjestelmään.  Henkilötunnus saadaan siinä vaiheessa, kun omistaja hakee omistuksen rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta.

Mistä löytyy aikaleima huoneiston omistajan muutokselle?

Tällä hetkellä ainoa omistuksiin liittyvä aikaleima löytyy "Osakeryhmien muutostiedot"-haulla, joka palauttaa päivämäärän, jolloin omistuskirjaus on ratkaistu MML:ssä.

Voiko huoneistotietojärjestelmässä olla omistajina yrityksiä, joilla ei ole y-tunnusta?

Suomalaisille yrityksille tulee antaa y-tunnus.  Ulkomaalaiset yritykset voivat olla ilman y-tunnusta.

Esimerkiksi tuossa osakeryhmän muutostiedot kyselyn vastauksessa on tuo listaus hylatytYhtiot. Jos yhtiön y-tunnus on siinä listattuna, onko kyseessä aina tapaus, että valtuutusavain ei ole ollut validi tuohon yhtiöön?

Hylättyihin yhtiöihin menevät y-tunnukset joihin osuu joku seuraavista ehdoista: 1) y-tunnus on muodollisesti epävalidi 2) y-tunnukselle ei löydy valtuuksia annetuista valtuutusavaimista 3) yhtiötä ei löydy 4) yhtiö tai yhtiömuoto ei ole huoneistotietojärjestelmän piirissä 5) yhtiö on lakannut.

Jos yritys on osakeryhmän omistajana, saako HTJ:stä tiedon, kenellä on yrityksen nimenkirjoitusoikeus? 

HTJ:ssa ei ole tietoa yritysten nimenkirjoitusoikeuksista. Yrityksistä on seuraavat tiedot HTJ:ssä:      y-tunnus, toiminimi, katuosoite, postinumero, postitoimipaikka, (ja ulkomaiselle yritykselle kotiValtio, ulkomainenRekisteri, ulkomainenRekisterinumero, osoitteenMaa )

Käyttöoikeudet ja valtuutukset (mm. valtuutusavaimet)

 

Olen hakemassa valtuutusavainta Maanmittauslaitokselta - mistä saan sen?

Valtuutusavain haetaan Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirtopalvelusta.  Neuvoja saat asiakastuesta.

Mihin valtuutusavainta tarvitaan?

Valtuutusavainta voi hakea taloyhtiön nimenkirjoitusoikeudellinen henkilö tai hänen valtuuttamansa henkilö. Valtuutusavain haetaan MML:n osakeluettelon siirtopalvelussa. Valtuutusavain tarvitaan, jotta isännöintijärjestelmäsi saa tietoja niistä yhtiöistä, joihin sinut on merkitty kaupparekisterissä isännöitsijäksi tai isännöintiyhteisön nimenkirjoittajaksi. Luo valtuutusavain ja tallenna se isännöintijärjestelmään. Sen jälkeen voit hakea isännöintijärjestelmässä tietoja huoneistotietojärjestelmästä. Lisätietoja valtuutusavaimen viemiseksi isännöintijärjestelmään saat omalta järjestelmätoimittajaltasi.

Kannattaako valtuutusavain luoda isännöintiyhteisölle vai isännöitsijälle?

Jos kaupparekisteriin on taloyhtiölle ilmoitettu valtuutetuksi isännöintiyhteisö (Isännöinti ABC Oy) yhdessä henkilöisännöitsijän (Niilo Näppärä) kanssa, tuolloin isännöintiyhteisö voisi toimia kaikkien yhtiöiden osalta.  Jos on ainoastaan henkilöisännöitsijät kaupparekisterissä, isännöitsijä joutuu antamaan valtuudet kaikille niille, jotka hoitavat yhtiön asioita isännöintitoimistossa (esim. kiinteistösihteerit, kirjanpitäjä jne.) 

Taloyhtiömme isännöitsijällä ei ole nimenkirjoitusoikeutta - miten saamme valtuutusavaimen siinä tapauksessa?   Taloyhtiössämme on nimenkirjoitusoikeus isännöitsijällä ja hallituksen puheenjohtajalla yhdessä - kuinka toimitaan valtuutusavaimen kanssa?

Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja voi valtuuttaa suomi.fi-palvelussa uuden isännöitsijän toimimaan taloyhtiön edustajana.  Uusi isännöitsijä saa haettua valtuutusavaimen "Taloyhtiön osakeluettelojen tietojen käsittely ja siirron hyväksyminen ja valtuutusavaimen hakeminen"-palvelusta jo ennen kuin kaupparekisteriin on päivittynyt tieto uudesta isännöitsijästä.

Kuinka pitkään valtuutusavain on voimassa?

Avain ei vanhene, voi muuttua taustalla eli isännöitsijä voi vaihtua.  Jos isännöitsijä vaihtaa työpaikkaa tai taloyhtiö vaihtuu toiselle isännöitsijälle, silloin yksittäisen isännöitsijän valtuutusavain ei kata enää niitä yhtiöitä eli joudutaan hakemaan uusi valtuutusavain.

Mistä voin kysyä lisätietoa valtuutusavaimista?

Kehitysvaiheessa on mahdollista lähettää meille teknisiä kysymyksiä tai testaukseen liittyviä kysymyksiä yrityskohtaisen Teams-kanavan kautta.  

Jos Teams-tukikanavaa ei ole vielä luotu, ota yhteyttä: [email protected]

Meille on tulossa uusi asunto-osakeyhtiö isännöintiin, voinko hakea sen tiedot suoraan rajapintapalvelun kautta?  Käsityksemme mukaan PRH:ssa taloyhtiöllä ei voi olla samanaikaisesti kahta isännöitsijää tai isännöintiyhteisöä?

Taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja voi valtuuttaa suomi.fi-palvelussa uuden isännöitsijän toimimaan taloyhtiön edustajana.  Uusi isännöitsijä saa haettua valtuutusavaimen "Taloyhtiön osakeluettelojen tietojen käsittely ja siirron hyväksyminen ja valtuutusavaimen hakeminen"-palvelusta jo ennen kuin kaupparekisteriin on päivittynyt tieto uudesta isännöitsijästä.

Isännöintisopimuksemme on päättynyt, onko isännöitsijällä vielä pääsy taloyhtiön tietoihin?

Mikäli taloyhtiön isännöintiä hoitavan yhtiön, liikkeen tai luonnollisen henkilön isännöintisopimus taloyhtiön kanssa on päättymässä, eikä taloyhtiö ole solmimassa tai solminut uutta isännöintisopimusta sellaisen isännöintiä hoitavan yhtiön, liikkeen tai luonnollisen henkilön kanssa, jolla on käytössään isännöintijärjestelmä, taloyhtiön tietojen toimittaminen isännöintijärjestelmään päättyy välittömästi sen jälkeen, kun palvelu on havainnut kaupparekisteristä, että valtuutusavaimen voimassaolo on lakannut. Taloyhtiön kannattaa huolehtia siitä, että taloyhtiön kaupparekisteriin merkityt tiedot ovat ajan tasalla.  Sama koskee myös taloyhtiön hallituksen puheenjohtajaa, mikäli hänellä on ollut valtuudet taloyhtiön tietoihin.

Koekäyttö, kehitys ja testaaminen

 

Mitkä ovat edellytykset tietopalvelun avaamiselle huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään?

Tietopalvelun avaaminen huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmään Huoneistotietojen kyselypalvelu isännöintijärjestelmille -palvelun kautta edellyttää, että

  • osakeluettelon siirto on hyväksytty osakeluettelon siirtopalvelussa tai taloyhtiö on perustettu 1.1.2019 jälkeen ja on siten jo huoneistotietojärjestelmässä
  • isännöintijärjestelmään viedään osakeryhmätunnukset huoneistotietojärjestelmästä. Osakeryhmätunnukset voi 
    • hakea siirtopalvelusta tiedostona
    • hakea tietopalvelurajapinnan kautta
    • syöttää käsin isännöintijärjestelmään
      • siirtopalvelusta saatavasta osakeluettelosta tai osakkaiden yhteystiedot-taulukosta
  • valtuutusavain on haettu osakeluettelon siirtopalvelusta, käyttöehdot on hyväksytty ja valtuutusavain on viety isännöintijärjestelmään.  Valtuutusavain voi olla liitetty joko henkilöisännöitsijään tai isännöintiyhteisöön. Valtuusavaimella tarkistetaan isännöitsijän rooli ko. taloyhtiössä kaupparekisteristä. 

  • isännöintijärjestelmätoimittaja tai rajapinnan suora käyttäjä on tehnyt sopimuksen tietojen välittämisestä tai käyttämisestä Maanmittauslaitoksen kanssa ja Maanmittauslaitos on myöntänyt tietojen käyttöön käyttöluvan
  • isännöintijärjestelmään on tehty tarvittavat toiminnat järjestelmätoimittajan puolelta.
  • tietoturvavaatimuksista on oma sopimusliite, jonka keskeisimmät vaatimukset ovat GDPR-direktiivin mukainen henkilötietojen käsittely, järjestelmän käyttäjätietojen hallinta sekä hakujen ja käsittelyn lokittaminen

Lisätietoja tietopalvelun käyttöönotosta saat oman isännöintijärjestelmäsi toimittajalta.

Olemme saaneet sopimusluonnokset allekirjoitettavaksi; mitkä ovat pakollisia liitteitä, joita toimitetaan Maanmittauslaitokselle?  Pitääkö kaikki 'ruksattavat' tiedot toimittaa?

Hakemuksen yhteydessä lähetetään tietoturvaliite.  Jos kyseessä on tiedon jälleenmyyjä tai integraattori, esim. isännöintijärjestelmätoimittaja, hakemuksen yhteydessä on hyvä toimittaa myös palvelukuvaus ja kuvaruutukopiot, missä kohtaa palvelussa Maanmittauslaitoksen toimittamia tietoja näytetään tai käytetään. Tietoturvaliitteen ’kyllä-ruksattavia’ tietoja tulee toimittaa pyydettäessä.  Lopullisessa sopimuksessa on lisäksi varsinainen sopimus, käyttöehdot ja liitteenä hakemusvaiheessa toimitetut tiedot. 

Mitä tietoja isännöintijärjestelmien REST-kyselypalvelusta saa?

Huoneistotietojen kyselypalvelu isännöintijärjestelmille (eli isännöintijärjestelmien REST-kyselypalvelu) on tarkoitettu isännöitsijöille ja sitä voi käyttää, kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään.  Palvelussa voi hakea taloyhtiön suppeat perustiedot, taloyhtiön laajat perustiedot, osakeryhmän suppeat perustiedot, osakeryhmän laajat perustiedot, osakeryhmällä hallinnoitavat tilat (huoneisto, autopaikka, muu tila), huoneistotietojärjestelmän koodistot ja palvelutiedotteet. 

Voimmeko käyttää HTJ:n tietoja esim. suoramarkkinointiin taloyhtiön osakkaille?

Ei voi. Isännöintijärjestelmätoimittaja voi sopimuksen perusteella ainoastaan välittää tietoja.  Tiedon loppukäyttäjä (isännöitsijä) saa käyttää tietoja lain mukaisiin käyttötarkoituksiin.  Huoneistotietojärjestelmä palvelee huoneiston hallintaan oikeuttavien osakkeiden vaihdannan, vakuuksien hallinnan ja näihin verrattavan toiminnan sekä yhtiön hallinnon ja sen osakkaiden tiedonsaannin tarpeita.

Mitä eroa on Huoneistotietojen kyselypalvelu isännöintijärjestelmille (REST) ja Huoneistotietojen kyselypalvelu (REST) välillä?

Kyselypalvelu isännöintijärjestelmille on tarkoitettu taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden käyttöön tavanomaisia taloyhtiöiden käyttötarkoituksia varten.  Tällaisia ovat esim. huoneistojen omistajatietojen muutokset tai osakeluettelon päivitykset.  Käytöstä on säädetty HTJ-laissa.  Käyttö on maksutonta.  Tietoja saa ainoastaan niistä taloyhtiöistä, joihin isännöitsijällä tai taloyhtiöllä on kaupparekisterissä määritellyt nimenkirjoitusoikeudet tai suomi.fi- valtuutus.

Huoneistotietojen kyselypalvelu on tarkoitettu palveluntarjoajille, jotka myyvät maksullista tietoa taloyhtiöistä esim. kiinteistönvälittäjille, pankeille tai muille sidosryhmille.  Palvelun käytöstä on säädetty HTJ-laissa.  Palvelu on maksullinen ja sen kautta voi saada tietoa mistä tahansa taloyhtiöstä esim. asuntokauppaa varten.

Mitä nämä Huoneistotietojen tulostepalvelut ovat?

Saatavilla olevat tulosteet ovat:

  • Osakehuoneistotuloste, laaja
    Tuloste voidaan pyytää huoneistotietojärjestelmässä olevan yhtiön voimassa olevasta ja lakkaavasta osakeryhmästä. Tulosteella esitetään luonnollisista henkilöistä henkilötunnukset.

  • Osakeluettelo, julkinen
    Tuloste voidaan pyytää huoneistotietojärjestelmässä olevasta voimassa olevasta yhtiöstä. Tulosteella esitetään yhtiön voimassa olevat ja lakkaavat osakeryhmät.

Lue lisää tulostepalvelusta Maanmittauslaitoksen sivuilta.

Palvelu on saatavissa koekäyttöön ja lisätietoja voi kysyä: [email protected]

Mitä koekäyttöpalvelu sisältää?

Huoneistotietojärjestelmän isännöintijärjestelmien koekäyttöympäristö koostuu kahdesta osiosta. Osakeluettelon siirtopalvelu on selainkäyttöinen sovellus ja siihen kirjaudutaan osoitteessa https://htjkoe-osakeluettelo.maanmittauslaitos.fi/. Osakeluettelon siirtopalvelussa voi testata isännöintijärjestelmästä tuotetun osakeluettelon siirtotiedoston lataamista.  Isännöitsijä myös luo itselleen valtuutusavaimen osakeluettelon siirtopalvelussa.

Koekäyttöympäristöön kuuluu myös isännöintijärjestelmien REST-kyselypalvelun rajapinta https://htjwskoe.nls.fi/, mistä tietopalvelutuotteiden (esim. osakeryhmän muutostiedot, osakeluettelo jne.)  JSON-rakenne pyydetään palvelusta HTTPS/POST-protokollaan perustuvalla kyselyllä.  Kyselypalvelua voi testata joko omasta järjestelmästä siirretyillä taloyhtiöillä tai kahdella valmiilla testiyhtiöllä, jotka on luotu MML:n toimesta.

Onko koekäyttöympäristö sama kuin tuotantoympäristö?  Mitä eroa niissä on?

Koekäyttöympäristössä saattaa olla uusia toiminnallisuuksia, jotka ovat testausvaiheessa ja joita ei ole viety tuotantoon.  Koekäyttöympäristössä saattaa tulla lyhyitä käyttökatkoja, joista yleensä tiedotetaan erikseen.

Palveluun pitää kirjautua sisään antamalla käyttäjätunnus ja salasana.  Käytössä on HTTP Basic Authentication-tunnistus, jonka on oltava mukana jokaisessa pyynnössä.  Tuleeko tuotantojärjestelmään millaiset tunnukset?  Jotkut koko isännöintijärjestelmää koskevat?

Tuotantoon tulee yksi käyttäjätunnus isännöintijärjestelmille.

Mitä eroa on omistuksen rekisteröinti on ratkaisu-päivämäärällä (4.2) ja osakeluetteloonMerkitsemispvm (7.2)?

4.2 on rekisteröinnin ratkaisun päivämäärä (eli MML ratkaissut asian), osakas merkitään osakeluetteloon vasta, kun varainsiirtovero on suoritettu.  Tämä on osakeluetteloonMerkitsemispvm (7.2).

Onko huoneistotietojärjestelmässä tieto siitä, milloin vastikkeenmaksuvelvollisuus siirtyy uudelle osakkaalle?

Lähtökohtaisesti osakkeen uusi omistaja on vastuussa yhtiövastikkeen maksamisesta omistusoikeuden siirtymisestä lähtien, mikäli kauppakirjassa ei ole muuta sovittu.  Uusi omistaja ei ilmoita Maanmittauslaitokselle tietoa siitä, mitä vastikkeen maksusta on sovittu esim. kauppakirjassa.  Jos vastikkeen maksusta on sovittu jotain muuta, niin uuden omistajan vastuulla on ilmoittaa tästä isännöitsijälle (toimittamalla kauppakirjan kopio tmv.).  Vallitseva käytäntö yleensä on, että vastikkeenmaksuvelvoite siirtyy ostajalle huoneiston hallinnan luovutuksesta.

Onko teidän puolellanne webhookeja tms., jotka kertovat, että osakekauppa on tapahtunut? Vai tuleeko ohjelmistotoimittajan tehdä pollausta teille päin?

Ohjelmistotoimittajan tulee tehdä kyselyjä rajapintaan 'Osakeryhmien muutostiedot' -tuotteeseen. Hakuparametreina on valtuutusavain, taloyhtiön y-tunnus sekä alkupvm ja loppupvm. Vastauksena tulee mahdolliset muutokset ko. taloyhtiössä.

Vastauksessa voi olla muutostapahtuma jokaisesta yhtiön osakeryhmälle aikavälillä tapahtuneesta:
- perustajaosakkaan tallentamisesta
- lainvoimaisesti hyväksytystä omistuksen kirjaamisesta
- osakeluetteloon merkitsemisestä
- lainvoimaisesti hyväksytystä rajoituksen merkitsemisestä
- lainvoimaisesti hyväksytystä rajoituksen poistamisesta

Mistä saan apua ja lisätietoja?

 

Mistä voin tarkistaa, onko järjestelmässä käyttökatko tai häiriö?

Palvelu on käytettävissä 24/7.

Lisätietoja sovellusten käytettävyydestä ja käyttökatkoista:

Mistä löydän tarkempaa dokumentaatiota?

Minulla on kysyttävää json-tiedostosta - mihin voin ottaa yhteyttä?

Kehitysvaiheessa on mahdollista lähettää meille teknisiä kysymyksiä tai testaukseen liittyviä kysymyksiä yrityskohtaisen Teams-kanavan kautta.  

Jos Teams-tukikanavaa ei ole vielä luotu, ota yhteyttä: [email protected]

Minulla on kysyttävää schemasta - mihin voin ottaa yhteyttä?

Kehitysvaiheessa on mahdollista lähettää meille teknisiä kysymyksiä tai testaukseen liittyviä kysymyksiä yrityskohtaisen Teams-kanavan kautta.

Jos Teams-tukikanavaa ei ole vielä luotu, ota yhteyttä: [email protected]

Millaista tukea saan Maanmittauslaitokselta kehitys- ja testausaikana?

Isännöintijärjestelmätoimittajille on tarjolla omat, yrityskohtaiset Teams-tukikanavat.  Maanmittauslaitos voi tarjota myös testausapua työpajojen muodossa. Työpajoissa voidaan käydä läpi haluamianne testitapauksia.  Ota yhteyttä: [email protected] ja kysy lisää tukimahdollisuuksista yrityksellesi.

Miten pystyn testaamaan taloyhtiöiden tietoja koekäyttöympäristössä?

Koekäyttöympäristössä on muutamia kaikille yhteisiä taloyhtiöitä, jotka ovat huoneistotietojärjestelmän piirissä.  Näille yhtiöille voidaan myös tehdä muutostapahtumia testausta varten.  Lisäksi jokaisella järjestelmätoimittajalla on omia testiyhtiöitä, joilla voi testata osakeluettelon siirtoa ja siirron jälkeen rajapintapalvelun käyttöä esim. osakastietojen muutokset, rajoitusten lisääminen jne..  Muutoksia voi pyytää oman tukikanavan kautta.

Kieliversiot

 

Onko HTJ-koodistoille tulossa käännökset ruotsiksi ja/tai englanniksi? Tarvittaisiin esim. isännöitsijäntodistuksella.

Tällä hetkellä ei ole tiedossa, milloin käännöksiä olisi tarkoitus tehdä.

Finns det översättning till svenska?

För tillfället finns det inga dokumenter eller kod på svenska.  

Can I find any documentation in English?

Currently there are no plans to translate the software or codes into English. General documentation can be found at: mml.fi