Järjestelmätoimittajilta vihreää valoa huoneistotietojärjestelmään siirtymiselle
Huoneistotietojärjestelmän myötä asuinhuoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuus ja luotettavuus paranevat, sillä tiedot huoneistojen ominaisuuksista, omistuksista ja hallintaoikeuksista siirretään sähköiseen muotoon.
Merkittävää muutoksessa on se, että huoneistotietojärjestelmään kerättävät taloyhtiöiden tiedot standardisoidaan. Se tarkoittaa, että jatkossa tiedot ovat yhtenevät, samassa formaatissa ja samalla tavalla saavutettavissa. Se tarkoittaa myös sitä, että tätä tietoa on mahdollista liikuttaa eri järjestelmien välillä. Taloyhtiöt ovat jatkossa vapaampia valitsemaan tai vaihtamaan yhteistyökumppaninsa. Myös kokonaan uusia, standardisoitua dataa hyödyntäviä palveluja varmasti syntyy.
Koska tätä standardia ollaan vasta rakentamassa, yksi keskeisimmistä kysymyksistä järjestelmään siirtymisessä on ollut se, miten taloyhtiöiden monin eri tavoin dokumentoidut tiedot saadaan vietyä onnistuneesti uuteen järjestelmään.
Tuleva syksy ratkaisee siirtymisen onnistumisen
Järjestelmätoimittajat painottavat siirtymisessä hyvän valmistautumisen merkitystä. Kysyimme toimittajilta, jotka ovat olleet tekemässä ratkaisuja ja toteuttamassa osakeluetteloiden siirtoja isännöintiyrityksille, miten ja missä aikataulussa huoneistotietojärjestelmään kannattaa siirtyä.
Järjestelmissä olevan tiedon oikeellisuuden tarkistaminen oli asia, johon järjestelmätoimittajat kiinnittivät erityistä huomiota. Tietojen tarkistamiseen täytyy varata aikaa, joten liikkeelle kannattaa lähteä heti.
– Siirtyminen huoneistotietojärjestelmään tulee helpottamaan ja tehostamaan isännöintityötä, joten viimeistään syksyllä 2022 kannattaa siirrot aloittaa, kannustaa Avaa.io:n kehitysjohtaja Tomi Salo.
– Viime hetkeen siirtoja ei kannata missään nimessä jättää, koska siirtoprosessin aikana saattaa ilmetä selvityksiä vaativia toimenpiteitä osakeluetteloiden suhteen ja takaraja 2023 vuoden lopussa ei ole enää kovin kaukana. Isännöitsijöiden kannattaa myös valmistautua siihen, että tietojen tarkastus on pikkutarkkaa manuaalista työtä. Sen takia esimerkiksi osakesarjojen ja muiden yksityiskohtien koneellinen alustava tarkistaminen helpottaa urakkaa merkittävästi. Kannattaa myös huomioida mahdollisuus palveluntarjoajien valtuuttamiseen siirtojen tekniseen suorittamiseen. Isännöintityö on hyvin laaja-alaista ja käyttämällä palveluntarjoajia aikaa säästyy ja pystyy keskittymään itse isännöintityöhön, neuvoo Salo.
Myös muut järjestelmätoimittajat ovat samoilla linjoilla. Vaikka siirtoon liittyy paljon työtä, jatkossa isännöitsijän työtaakka helpottuu huoneistotietojärjestelmään siirtymisen myötä.
– Ei kannata jättää siirtojen aloitusta ensi vuoteen, koska siirrot ottavat aikaa, varsinkin jos yhtiöitä on paljon, toteaa isännöintijärjestelmä Maestron tuotekehitysjohtaja Lasse Äijö. Siirroissa voi alussa tulla isännöitsijöille paljon uutta asiaa ja opeteltavaa, joten siksikin liikkeelle kannattaa lähteä niin pian kuin mahdollista, jatkaa Lasse.
Visma Real Estate Oy:n tuotekehitysjohtaja Jani Alahonko listaa puolestaan neljä toimenpidettä, jotka isännöitsijöiden tulisi tehdä mahdollisimman pian, jotta siirrot saadaan käyntiin:
- Viestintä taloyhtiöihin
- Päätös etukäteen taloyhtiöiltä osakeluettelon siirrosta
- Isännöintijärjestelmässä olevan tiedon tarkastaminen
- Viranomaisrekisterit kuntoon päättäjien suhteen valtuutusavaimia silmällä pitäen
Järjestelmätoimittajien yhteydenpito isännöitsijöihin asian tiimoilta on ollut luonnollisesti tiivistä ja myös taloyhtiöiden suunnasta paineet siirtojen aloittamiselle kasvavat jatkuvasti. Halua lähteä tekemään siirtoja on, mutta isännöitsijät ovat kokeneet haasteeksi erityisesti resurssipulan sekä tietojen tarkastustyössä että itse siirtotyössä. Yksi ratkaisu resurssipulaan voisi olla työn ulkoistaminen. Isännöitsijä tai taloyhtiö voi valtuuttaa helposti suomi.fi-tunnuksilla ulkopuolisen tahon tekemään taloyhtiöiden tietojen siirron huoneistotietojärjestelmään.
Myös monet päivittäiseen työhön liittyvät asiat puhuttavat. Esimerkiksi se, missä vaiheessa uuden omistajan vastikkeen maksuvelvollisuus alkaa: kauppapäivästä vai tuleeko huoneistotietojärjestelmään jatkossa oma päivä tälle? Tämän tyyppisiä asioita pohditaan puolestaan Maanmittauslaitoksen asiantuntijoiden kanssa.
– Maanmittauslaitos on tarjonnut hyvin omaa tukeaan asiakaskeskusteluihin. Myös osakehuoneistorekisteri.fi-sivusto on hyvin kattava ja tarjoaa paljon informaatiota eri kohderyhmille, kiittelee Lasse Äijö sujuvaa yhteistyötä Maanmittauslaitoksen kanssa.
– Tietojen standardoituminen on erittäin hieno asia, ja toivomme että huoneistotietojärjestelmässä hallinnoitavia tietoja tullaan laajentamaan. Tämä kehityskulku on jo menossa, ja esimerkiksi remonttitietojen standardisointi on merkittävä asia koko alalle. Kehitys kulkee oikeaan suuntaan, summaa puolestaan Tomi Salo huoneistotietojärjestelmään siirtymistä.
Artikkelia varten haastateltiin Avaa.io:n kehitysjohtaja Tomi Saloa, Maestron tuotekehitysjohtaja Lasse Äijöä sekä Visma Real Estate Oy:n tuotekehitysjohtaja Jani Alahonkoa.
