Asunto-osakeyhtiö ja keskinäinen kiinteistöosakeyhtiö perustetaan usein siten, että yhtiöjärjestys ja sen sisältämä huoneistoselitelmä eivät vastaa lopullista huoneistojakoa. Näin toimitaan usein juuri sen takia, että lopullinen huoneistojako ei vielä ole selvillä ja täsmentyy myöhemmin rakennusluvan mukaiseksi.
Yhtiöjärjestyksen muutosta lopulliseen muotoon kannattaakin alkaa suunnitella vasta siinä vaiheessa, kun huoneistojako on varmistunut ja osakkeiden myynti on ajankohtaista. Yhtiöjärjestyksen muuttaminen myöhemmin esimerkiksi hallinnonluovutusta koskevassa ylimääräisessä yhtiökokouksessa saattaa olla vaikeaa, sillä yhtiöjärjestyksen muutokselle tarvitaan tietyissä tapauksissa osakkeenomistajien suostumus.
Ilmoita yhtiöjärjestyksen muutos sähköisesti
Yhtiöjärjestyksen muutos täytyy ilmoittaa Patentti- ja rekisterihallituksen (PRH) ylläpitämään kaupparekisteriin. Vuodesta 2019 alkaen asunto-osakeyhtiö ja keskinäinen kiinteistöosakeyhtiön perustamisilmoitus on täytynyt tehdä sähköisessä asiointipalvelussa (YTJ-palvelu). Myös yhtiöjärjestyksen muutos täytyy ilmoittaa YTJ-palvelussa ns. uudessa sähköisessä muodossa, jos yhtiön osakkeisiin sovelletaan huoneistotietojärjestelmästä annettua lakia.
Ilmoituksen tekemiseen tarvitset suomalaisen henkilötunnuksen sekä jonkin näistä tunnistamisvälineistä: henkilökohtaiset verkkopankkitunnukset, mobiilivarmenne tai sirullinen henkilökortti eli HST-kortti. Ilmoituksen voi tehdä hallituksen jäsen tai isännöitsijä tai näiden valtuuttama henkilö.
Sähköisessä asiointipalvelussa ilmoitetaan kaikki ne tiedot, jotka yhtiöjärjestyksessä muuttuvat. Tämä on erityisen tärkeää sen vuoksi, YTJ-palvelu perii käsittelymaksun ilmoitettujen asioiden perusteella. Jos esimerkiksi osakkeiden lukumäärän muutosta ei ilmoiteta rekisteröitäväksi, PRH joutuu korjauttamaan ilmoitusta puuttuvan käsittelymaksun takia.
Kaikki yhtiökokouksessa päätetyt yhtiöjärjestyksen muutokset kannattaa ilmoittaa samalla ilmoituksella. Yhtiöjärjestyksen muutosilmoituksen käsittelymaksu on sama, ilmoittipa yhtiöjärjestykseen vain yhden tai useita muutoksia.
Näin ilmoitat huoneistoselitelmän
Kun yhtiöjärjestyksen muutos ilmoitetaan YTJ-palvelussa, yhtiöjärjestyksen neljä ensimmäistä määräystä muodostuvat annettujen tietojen perusteella, eikä niiden järjestykseen voi vaikuttaa.
Yhtiöjärjestyksen neljä ensimmäistä määräystä ovat:
- 1 § toiminimi
- 2 § kotipaikka
- 3 § toimiala
- 4 § huoneistoselitelmä.
Yhtiöjärjestyksen muut määräykset kirjataan yhtiöjärjestyksen vapaaseen osaan.
Usein yhtiöjärjestyksen 4 § eli huoneistoselitelmän muuttaminen ns. uuteen sähköiseen muotoon tuottaa eniten ongelmia asiakkaille. Se tapahtuu seuraavasti:
- Ensin lisäät yhtiössä olevat rakennukset.
- Tämän jälkeen anna osoite tai osoitteet jokaiselle rakennukselle.
- Merkitse huoneistoselitelmän mukaiset huoneistot kunkin osoitteen alle. Jokaiselle huoneistolle merkitään huoneistotyyppi, pinta-ala ja muut tarvittavat tiedot (esimerkiksi sijaintikerros ja rappu)
- Lopuksi jokaiselle huoneistolle merkitään ne osakkeet, joilla huoneistoa hallitaan.
On hyvä huomioida, että huoneistoselitelmään täytyy kirjata kaikki ne asiat, joista yhtiökokouksessa on päätetty. Jos esimerkiksi pääomavastiketta maksetaan jyvitettyjen osakkeiden lukumäärän mukaan, niiden lukumäärä täytyy mainita yhtiöjärjestyksessä, esimerkiksi huoneistoselitelmässä huoneiston lisätiedoissa.
Ilmoita muuttuneiden osakeryhmien tiedot MML:lle
Asunto-osakeyhtiö perustetaan usein siten, että huoneistoselitelmässä on vain muutama huoneisto. Siksi huoneistoselitelmän kokonaisvaltainen muuttaminen aiheuttaa vanhojen osakeryhmätunnusten lakkaamisen ja uusien syntymisen.
Uusien ja muuttuneiden osakeryhmien omistajatietoja ei ilmoiteta PRH:lle. Taloyhtiö ilmoittaa uusien osakeryhmien omistajat ja osakkeenomistaja hakee muuttuneisiin osakeryhmiin.*
YTJ-palvelua kehitetään
Sähköisessä asiointipalvelussa tehtävä yhtiöjärjestyksen muutos edellyttää asiakkaalta tarkkuutta ja huolellisuutta. Pienellä vaivalla yhtiöjärjestyksen muuttaminen uuteen sähköiseen muotoon onnistuu kuitenkin helposti.
Asiakaspalautteessa on usein pyydetty, että huoneistoselitelmän mukaiset osakehuoneistot voitaisiin syöttää palveluun esimerkiksi Excel-taulukon muodossa. Tämä palaute on huomioitu PRH:ssa, ja pyrimme kehittämään YTJ-palvelua käyttäjäystävällisempään suuntaan.
Kirjoittaja on lakimies Patentti- ja rekisterihallituksessa (PRH).
*Tekstiin oli jäänyt pieni asiavirhe. Alunperin tekstissä sanottiin, että: "Uusien ja muuttuneiden osakeryhmien omistajatietoja ei ilmoiteta PRH:lle. Kun PRH on rekisteröinyt yhtiöjärjestyksen muutoksen, yhtiön täytyy erikseen ilmoittaa uusien ja muuttuneiden osakeryhmien omistajatiedot Maanmittauslaitokselle."
Todellisuudessa "taloyhtiö ilmoittaa uusien osakeryhmien omistajat ja osakkeenomistaja hakee muuttuneisiin osakeryhmiin."
Oikea tieto löytyy myös PRH:n sivuilla: https://www.prh.fi/fi/kaupparekisteri/asunto-osakeyhtio/muutosilmoitus/yhtiojarjestys/muuttuneet_osakeryhmat.html.
