Asunto-osakeyhtiöiden osakeluetteloihin liittyvien tietojen siirtäminen sai lisäpotkua, kun siirtopalvelu avattiin taloyhtiöiden käyttöön 23.4. Palvelua voivat hyödyntää tässä vaiheessa täysimääräisesti yhtiöt, joiden tietoja hallitaan muualla kuin isännöintijärjestelmissä.
Vaikka palvelun avaaminen ei varmasti vie meitä heti digitaalisen maailman autuuteen, on tämä tärkeä askel kohti tavoitetilaa, jossa osakekirjat siirtyvät historiaan tai koristeeksi olohuoneen seinälle paraatipaikalle.
Hitaasti kiiruhtaen
Osakeluetteloiden tietoja on voinut siirtää tähän mennessä lähettämällä Maanmittauslaitokselle pyydetyt tiedot lomakkeella. Olemme pyrkineet kannustamaan taloyhtiöitä siihen, että he itse tekisivät siirron nyt avatussa siirtopalvelussa, jos tietojen siirrolla ei ole ollut välitöntä kiirettä.
Tarkoituksena ei ole ollut taloyhtiöiden elämän hankaloittaminen vaan puhtaasti se, että taloyhtiö saa tiedot vietyä itse kerralla ilman välikäsiä ja lisäselvittelyjä. Sama siirtopalvelu, joka nyt avattiin taloyhtiöille, on ollut käytössä Maanmittauslaitoksessa vajaan vuoden. Siksi uskomme, että palvelu on oikeasti helppokäyttöinen ja virheet ovat minimissään.
Palvelua ja sen ohjeistusta on viilattu käyttäjäpalautteen perusteella mahdollisimman pitkälle, jotta osakeluettelon siirron tekevällä ei olisi tarvetta ulkopuoliseen tukeen, vaikka siihenkin olemme varautuneet. Toivomme, että taloyhtiöt siirtäisivät osakeluettelonsa suhteellisen tasaista tahtia ilman, että siirrot keskittyisivät esim. siirtymäajan loppuun.
Kannattaako oikeasti siirtää?
Ennen vuotta 2019 perustetuilla yhtiöillä on velvoite siirtää osakeluetteloidensa tiedot vuoden 2022 loppuun mennessä. Siirtoon sisältyy taloyhtiöille muutakin kuin keppiä.
Hyötynä on se, että jatkossa taloyhtiön ei tarvitse tehdä omistuksen muutoksen yhteydessä omistusoikeuteen liittyviä selvityksiä ja varainsiirtoverojen maksun valvontaa. Nykyään erityisesti ”itseisännöidyt” yhtiöt voivat olla heikoilla, kun pitää selvittää kuolinpesän osakkaiden omistuksia, jos yhtiössä ei ole lainsäädäntöosaamista omasta takaa.
Lisäksi kun yhtiö on siirtänyt osakeluetteloidensa tiedot, alkaa osakekirjojen mitätöinti ja omistusten merkintä rekisteriin. Kun osakekirja on muutettu omistusmerkinnäksi rekisteriin, ei ole enää vaaraa osakekirjan häviämisestä. Osakekirjan häviämisiä tulee esiin erityisesti silloin, kun huoneiston omistaja kuolee ja hänen perikuntansa ei tiedä, minne osakekirja on säilötty.
Lisää vauhtia digitalisaatioon
Nyt avattava siirtopalvelu siis pystyy tarjoamaan palvelut osakeluettelon tietojen siirtoa ja taloyhtiön tietopalvelua varten. Valtaosa Suomen asunto-osakkeita koskevista tiedoista on kuitenkin hallittu isännöintijärjestelmissä, joille siirtopalvelu ei yksistään riitä.
Isännöitsijät, jotka käyttävät em. järjestelmiä, tarvitsevat rajapinnan siirtopalveluun, jotta suuria massoja voidaan siirtää suoraan käsiteltäväksi. Lisäksi heille on tarjottava rajapinnat, jotta huoneistotietojärjestelmään päivittyneet tiedot saadaan siirrettyä ilman käsityötä isännöintijärjestelmiin. Isännöitsijät päässevät siirtämään tietoja vuoden 2021 alkupuolella.
Palaute tärkeää
Kun taloyhtiöt alkavat käyttämään siirtopalvelua, on erittäin tärkeää, että parannusehdotukset palveluun tai ohjeistukseen saadaan mahdollisimman aikaisessa vaiheessa. Palautetta ja kehitysehdotuksia osakeluettelon siirrosta voi antaa esimerkiksi Apua osakeluettelon siirtoon -sivun lomakkeen kautta.
Kirjoittaja on huoneistotietojärjestelmän ohjelmapäällikkö Maanmittauslaitoksessa.
