Uusi vai vanha, mistä on kyse?
Huoneistotietojärjestelmän käyttöönotto 2019 ja siihen liittyvä lainsäädäntö ovat tuoneet mukanaan muutoksia, jotka vaikuttavat eri toimijoihin. Tarkoituksenani on avata tässä blogissa asiaa hiukan isännöinnin näkökulmasta.
Kaikkien osapuolien kannalta on hyvä ymmärtää erot ns. vanhan ja uuden yhtiön välillä. Lain näkökulmasta huoneistotietojärjestelmän piiriin kuuluvat yhtiöt jaetaan vanhoihin ja uusiin yhtiöihin. Vanhoilla yhtiöillä tarkoitetaan ennen 1.1.2019 perustettuja asunto-osakeyhtiöitä ja keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä ja uusilla 1.1.2019 lähtien perustettuja asunto-osakeyhtiöitä ja keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä.
Merkittävin ero vanhojen ja uusien yhtiöiden välillä on se, että uudet yhtiöt ovat suoraan huoneistotietojärjestelmän piirissä perustamisestaan lähtien, eikä paperisia osakekirjoja näille yhtiöille enää paineta. Vanhojen yhtiöiden kohdalla siirtyminen on kaksivaiheinen; ensin siirretään osakeluettelo Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi, jonka jälkeen osakkeenomistaja hakee omistuksensa rekisteröimistä ja hakemuksen yhteydessä mahdollinen osakekirja mitätöidään. Vanhojen yhtiöiden kohdalla isännöitsijä voi siirtää taloyhtiön puolesta osakeluettelon Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi, mutta uusien yhtiöiden kohdalla tämä asia on jo hoidettu yhtiön rekisteröinnin yhteydessä.
Tarkastellaan seuraavaksi hieman niitä muutoksia, joita huoneistotietojärjestelmä ja sen käyttöönotto on tuonut isännöitsijän päivittäiseen työhön.
Taloyhtiöllä on oikeus saada huoneistotietojärjestelmästä toiminnassaan tarvittavia tietoja
Osakeluettelon ylläpitäminen ei ole huoneistotietojärjestelmässä enää taloyhtiön ja isännöitsijän tehtävä, vaan osakeluettelon ylläpito on Maanmittauslaitoksen vastuulla. Osakeluettelon tiedot Maanmittauslaitos saa joko uuden yhtiön perustamisvaiheessa tai vanhojen yhtiöiden osalta silloin, kun taloyhtiö siirtää osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle. Mikäli huoneisto myydään eteenpäin uudelle omistajalle, Maanmittauslaitos merkitsee uuden omistajan osakeluetteloon hakemuksen yhteydessä.
Isännöitsijä tarvitsee osakeluettelon tietoja päivittäisessä työssään ja isännöitsijä saakin taloyhtiölle laaditun osakeluettelon ja osakkaiden yhteystietolistan osakeluettelon siirtopalvelusta. Osakeluettelon siirtopalvelu löytyy osakehuoneistorekisteri.fi -sivustolta, jonne isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja pääsee kirjautumaan. Osakeluettelon voi myös ostaa suoraan Maanmittauslaitokselta, mutta taloyhtiön tarpeisiin siirtopalvelusta haettu osakeluettelo on ilmainen ja nimenomaan taloyhtiön tarpeisiin tarkoitettu.
Huoneistotietojärjestelmä on siis isännöitsijälle tärkeä päivittäinen työkalu, josta isännöitsijä saa tarvittavat tiedot esimerkiksi isännöitsijäntodistusta varten.
Huoneiston kauppa ja yhtiökokous
Huoneistokaupan tilanteissa Maanmittauslaitos tosiaan ilmoittaa taloyhtiölle, kun uusi omistaja on rekisteröity omistajaksi, jolloin taloyhtiö saa tiedon uudesta omistajasta tätä kautta. Hyvä on tiedostaa, että osakeluettelo voi kuitenkin olla huoneiston kohdalla tyhjä, mikäli varainsiirtoveroa ei ole vielä selvitetty. Toinen mahdollinen syy omistajatietojen puuttumiselle voi olla osakkaalla oleva turvakielto.
Yhtiökokouksen koolle kutsuminen on aiemmin tapahtunut isännöitsijän ylläpitämien yhteystietojen perusteella, mutta huoneistotietojärjestelmässä nämä osakkaiden yhteystiedot isännöitsijä saa jo aiemmin mainitusta osakkaiden yhteystietolistalta, jonka isännöitsijä voi siis hakea siirtopalvelun kautta. Osakas voi ilmoittaa Maanmittauslaitokselle taloyhtiötä varten toimitettavan erillisen yhteystiedon esimerkiksi hakemuksen yhteydessä. Jatkossa on siis syytä käyttää yhteystietolistaa, vaikka isännöitsijällä olisikin osakkaiden yhteystietoja hallussa muuta kautta.
Huoneistotietojärjestelmä tarjoaa tietopalveluita myös rajapintojen kautta. Mikäli käytössä on isännöintijärjestelmä niin kannattaa olla yhteydessä omaa järjestelmätoimittajaan ja tiedustella heiltä millaisia toiminnallisuuksia käytössä olevassa järjestelmässä on. Näin saa kaiken irti käytössä olevasta järjestelmästä ja myös huoneistotietojärjestelmän tietopalveluista.
Lunastusmenettely
Taloyhtiön yhtiöjärjestyksessä voi olla ns. lunastuslauseke, jonka perusteella esimerkiksi toisella osakkaalla tai taloyhtiöllä on oikeus lunastaa osake, kun omistusoikeus osakkeeseen siirtyy taloyhtiön ulkopuoliselle taholle.
Lunastusmenettelyyn sovellettava toimintatapa riippuu siitä, onko huoneistolle haettu sähköinen omistajamerkintä. Mikäli sähköinen omistajamerkintä on haettu, lunastusmenettely käynnistyy ostajan hakemuksen pohjalta, jolloin uusi omistaja rekisteröidään huoneistotietojärjestelmään ja osakkeelle lisätään rajoitusmerkintä. Tässä yhteydessä Maanmittauslaitos ilmoittaa uuden omistajan taloyhtiölle. Tästä ilmoituksesta alkaa kulumaan lunastukseen liittyvät määräajat. Mikäli sähköistä omistajamerkintää ei ole vielä haettu niin lunastusmenettely etenee taloyhtiölle vanhaan tuttuun tapaan.
Lunastusmenettelyyn liittyvää ohjeistusta ollaan päivittämässä osakehuoneistorekisteri.fi -sivulle, josta tarkempi ohjeistus kannattaa käydä lukemassa vielä loppuvuoden aikana.
Yhtiöjärjestyksen muutos
Yhtiöllä voi olla tarve muuttaa yhtiöjärjestystä erilaisin tavoin. Yhtiöjärjestyksen muutoksella voi olla vaikutusta huoneistotietojärjestelmään, mutta osa muutoksista ei näy esimerkiksi osakeryhmissä millään tavalla.
Yhtiöjärjestyksen muutos lähtee käyntiin hakemalla rekisteröintiä Patentti- ja rekisterihallituksen palvelussa ja tässä kohtaa myös huoneistoselitelmä rakenteistetaan, ellei tätä ole tehty jo aiemmin. Huoneistoselitelmä siis ilmoitetaan sähköisessä muodossa. Ilmoituksen jälkeen tiedot siirtyvät automaattisesti huoneistotietojärjestelmään ja yhtiöjärjestyksen muutos on näin tehty. Jäljelle jää vielä omistajatietojen uusrekisteröinti, mikäli yhtiöjärjestyksellä on ollut vaikutusta osakeryhmiin.
Jos osakeryhmät ovat muuttuneet, tulee taloyhtiön antaa selvitys muuttuneista osakeryhmistä, jonka jälkeen osakas hakee omistuksensa rekisteröintiä muuttuneeseen osakeryhmään. Ennen tätä ajantasaistamista rekisterissä näkyy tieto ajankohdasta, kun yhtiöjärjestys on muuttunut ja toteamus, että tiedot eivät ole ajan tasalla.
Yhtiöjärjestyksen muutostilanteissa onkin syytä tiedottaa osakkaita heidän velvollisuudestaan hakea rekisteröintiä muuttuneeseen osakeryhmään. Taloyhtiön on myös syytä antaa selvitys muuttuneista osakeryhmistä välittömästi muutoksen rekisteröinnin jälkeen. Näin tiedot saadaan mahdollisimman pian ajan tasalle ja myös rekisteristä otettavat tulosteet kertovat asioiden oikean tilan.
Mistä lisätietoa?
Osakehuoneistorekisteri.fi -sivustolle on koottu kattavasti ohjeita ja neuvoja eri toimijoita silmällä pitäen. Sivustolta löytyy taloyhtiöille ja isännöitsijöille omat sivunsa, joihin kannattaa ehdottomasti käydä tutustumassa, mikäli sivusto ei ole vielä itselleen tuttu. Maanmittauslaitos myös ylläpitää huoneistokirjaamisen käsikirjaa, josta löytyy kattavasti ohjeistusta erilaisiin tilanteisiin. Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelu ja kirjaamisen asiantuntijat auttavat myös mielellään erilaisissa ongelmatilanteissa.
Kirjottaja on Maanmittauslaitoksen kirjaamislakimies Miika Kekola
