Saitko isännöitsijältäsi tiedon, että taloyhtiösi osakeluettelo on siirretty Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään? Mitä tämä tarkoittaa: mitä osakkeenomistajan täytyy nyt tehdä?
Huoneistotietojärjestelmä on vuonna 2019 käyttöön otettu valtakunnallinen sähköinen rekisteri, johon kerätään tiedot taloyhtiöistä ja niiden osakehuoneistojen omistuksista, panttauksista ja rajoituksista. Huoneistotietojärjestelmään siirtyvät Suomen noin 90 000 taloyhtiötä ja 1,5 miljoonaa osakehuoneistoa.
Huoneistotietojärjestelmä ei nimestään huolimatta sisällä pelkästään perinteisten asuinhuoneistojen tietoja vaan sinne kerätään tiedot kaikista osakeryhmistä, jotka oikeuttavat tietyn asuinhuoneiston, autopaikan, liiketilan, varaston tms. hallintaan. Miksi tämä kaikki sitten tehdään? Kiinteistöjen omistus-, panttaus- ja rajoitustiedot ovat olleet jo 1990-luvulta lähtien sähköisessä lainhuuto- ja kiinnitysrekisterissä, kun puolestaan taloyhtiöistä ja niiden osakeryhmistä ei ole ollut valtakunnallisesti kattavaa rekisteriä. Kaiken taustallahan on laki ja jatkossa monen taloyhtiöiden parissa työskentelevän toimijan arki helpottuu, kun sähköiset rekisterimerkinnät korvaavat paperisen osakekirjan esimerkiksi asuntokaupassa ja luotonannossa.
Ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden siirtyminen huoneistotietojärjestelmään tapahtuu kokonaisuudessaan kahdessa vaiheessa. Ensin siirtyvät taloyhtiöt osakeluetteloineen ja vasta tämän jälkeen osakkeenomistajat osakekirjoineen. Taloyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelonsa vielä tämän vuoden aikana. Osakkeenomistajalle tämä tarkoittaa, että osakeluettelon siirron jälkeen hänellä on 10 vuotta aikaa omistuksen rekisteröintiin. Välitöntä kiirettä osakkeenomistajalla ei siis tässä hetkessä ole, mutta jos osakekirja on omassa piironginlaatikossa, voi olla hyvä hetki hoitaa asia kuntoon, sillä samalla poistuu huoli osakekirjan säilyttämisestä tai katoamisesta.
Miten osakkeenomistajan omistuksen rekisteröinti sitten käytännössä tapahtuu? Tällä hetkellä omistuksen rekisteröinti onnistuu hakemuksella. Hakemuksen mukaan tarvitaan alkuperäinen paperinen osakekirja eli se on edelleen tärkeä arvopaperi. Asian voi hoitaa postitse tai piipahtaa palvelupisteellämme, joita on ympäri Suomen. Ajanvarausta ei tarvitse tehdä, mutta palvelupisteiden aukioloajat kannattaa tarkistaa verkkosivuiltamme.
Käytännössä Maanmittauslaitos rekisteröi hakemuksen perusteella osakkeenomistajan omistuksen sähköiseksi omistajamerkinnäksi huoneistotietojärjestelmään ja tässä samassa yhteydessä paperinen osakekirja mitätöidään Maanmittauslaitoksella: omistaja ei saa itse mitätöidä tai tuhota osakekirjaa. Mitätöidyn osakekirjan saa halutessaan takaisin muistoksi. Myöhemmässä vaiheessa omistuksen rekisteröinti onnistuu myös sähköisesti, mutta tällä hetkellä mennään vielä perinteisellä paperihakemuksella.
Mitä omistuksen rekisteröinti maksaa osakkeenomistajalle? Hinnoittelu on yksikkökohtainen. Esimerkiksi asuinhuoneiston, jota hallitaan osakkeilla 1-100, rekisteröintimaksu on tällä hetkellä 63 euroa. Jos yhdellä osakeryhmällä hallitaan huoneistoa ja autopaikkaa, maksu on edelleen 63 euroa. Jos huoneistoa ja autopaikkaa hallitaan kumpaakin omilla osakkeillaan, esimerkiksi 1-100 ja 500-510, tällöin maksu on 2 x 63 euroa.
Omistuksen rekisteröinnin yhteydessä osakkeenomistajan on hyvä ilmoittaa Väestötietojärjestelmän mukaiset yhteystiedot. Tällöin ne päivittyvät automaattisesti esimerkiksi muuton yhteydessä. Myös jonkin muun osoitteen ilmoittaminen on mahdollista, mutta tällöin osakkeenomistajan tulee itse huolehtia yhteystietojen päivittämisestä Maanmittauslaitokselle.
Kun omistus on rekisteröity huoneistotietojärjestelmään ja osakekirja on mitätöity Maanmittauslaitoksella, omistus ilmenee sähköisenä omistajamerkintänä huoneistotietojärjestelmässä. Miten näitä huoneistotietojärjestelmässä olevia tietoja sitten saa? Omia sähköisiä omistajamerkintöjä voi katsoa maksuttomasti Maanmittauslaitoksen Asiointipalvelun kautta. Vaihtoehtoisesti asiakaspalvelusta voi tilata osakehuoneistotulosteen, joka on verrattavissa kiinteistön lainhuuto- ja rasitustodistuksen yhdistelmään. Osakehuoneistotulosteella on osakeryhmän perustiedot sekä omistus-, panttaus- ja rajoitustiedot. Omistus ilmenee myös osakeluettelosta, jossa on taloyhtiön perustiedot ja kaikki osakeryhmät omistajineen. Mitä jos omistuksen rekisteröintiä ei hae 10 vuoden kuluessa taloyhtiön osakeluettelon siirrosta? Tämän jälkeen osakkeenomistajalta poistuu oikeus osallistua yhtiökokoukseen.
Yllä on lyhyesti esitelty miten nykyinen osakeluettelossa oleva osakkeenomistaja rekisteröi osakekirjaomistuksensa sähköiseksi omistajamerkinnäksi huoneistotietojärjestelmään. Omistuksen rekisteröinti tulee toki kyseeseen muissakin tilanteissa ja tällöin toimintatavat vaihtelevat tilanteesta riippuen. Eri variaatioita ei toki tarvitse muistaa ulkoa, sillä paras apu löytyy verkkosivujemme asiointiapurista. Sen avulla voit tarkistaa miten toimia oli kyseessä siten uusi tai vanha taloyhtiö, paperinen osakekirja tai sähköinen omistajamerkintä, RS-kohde, osakekirja on pankissa lainan vakuutena tai säilytyksessä jne: asiointiapuri kyllä auttaa.
Loppuun vielä suuri kiitos kaikille asiakkaillemme lämpimistä asiakaspalautteista sekä oivaltavista kehitysehdotuksista, joita olemme saaneet liittyen huoneistotietojärjestelmään ja sen rekisteröinteihin.
Kirjoittaja Suvi Väärälä työskentelee palvelupäällikkönä Maanmittauslaitoksessa.
