Ennen vuotta 2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden on siirrettävä osakeluettelo vuoden 2022 loppuun mennessä Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi. Määräaika koskee niin pieniä kuin suurempiakin asunto-osakeyhtiöitä. On mahdollista ja jopa todennäköistä, että siirrolle tulee hieman lisäaikaa. Miksi pienen yhtiön kuitenkin kannattaisi siirtää osakeluettelon ylläpito juuri nyt?
Siirron voi tehdä osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolle avatun siirtopalvelun kautta. Palvelu on suunnattu ensisijaisesti yhtiöille, joilla ei ole käytössään isännöintijärjestelmää. Näitä ovat tyypillisesti pienimmät taloyhtiöt, joita on Suomessa merkittävä määrä. Siirtopalvelusta on tehty käyttäjäystävällinen ja palvelu on valmis. Mitään erityistä syytä odotteluun siirron tekemisen suhteen ei ole. Pieni yhtiö tekee siirron joka tapauksessa jossain vaiheessa juuri tämän siirtopalvelun kautta.
Asioiden hoitamista ei kannata jättää viime tippaan
Pienten yhtiöiden osalta olisi hyvä, jos siirtoja tehtäisiin tässä vaiheessa jo enemmän, muutoin siirtymäajan loppuun uhkaa tulla ruuhka. Näin uhkaa tapahtua riippumatta siitä, päättyykö siirtymäaika vuoden 2022 vai 2023 lopussa. Juuri nyt ruuhkaa ei ole ja tukea siirtoon on tarvittaessa Maanmittauslaitokselta helposti saatavilla.
Niin kauan kuin siirtoa ei ole tehty, yhtiön hallitus on vastuussa osakeluettelon pitämisestä. On varsin tavallista, että pienissä yhtiöissä osakeluettelon pitäminen koetaan haasteelliseksi. Erityisosaamista vaativat esimerkiksi tilanteet, joissa uusi omistaja pyytää osakeluettelomerkinnän tekemistä omistusoikeuden siirryttyä hänelle perintöoikeudellisella saannolla. Osaamista tarvitaan sen selvittämiseksi, onko yhtiölle toimitettu oikeat ja riittävät asiakirjat ja onko edellytykset osakeluettelomerkinnän tekemiselle olemassa.
Osakeluettelon siirron jälkeen tapahtuvista omistajanvaihdoksista hallituksen ei tarvitse enää huolta kantaa, koska tarvittava asiakirjaselvitys toimitetaan näiden osalta Maanmittauslaitokselle eikä enää yhtiöön.
Hallitus päättää osakeluettelon siirrosta
Osakeluettelon siirrosta päätetään yhtiön hallituksessa. Siirron voivat tehdä yhtiön kaupparekisteriin merkityt hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä ja myös heidän valtuuttamansa. Sen jälkeen, kun siirto on tehty, yhtiön osakkaita tulee informoida asiasta. Tiedottamisen tulee tapahtua samalla tavalla kuin yhtiökokoukset koolle kutsutaan.
Siirrosta päättää hallitus niin pienissä kuin suuremmissakin yhtiöissä. Suuremmilla asunto-osakeyhtiöillä on kuitenkin isännöintijärjestelmä yleensä käytössään, ja näiden yhtiöiden kannattaa siirron tekemiseksi odottaa vielä järjestelmien välisten rajapintojen valmistumista. Arviolta tämä käytännössä tarkoittaa alkuvuotta tai kevättä 2021. Ennen sitä siirtoja tekevät lähinnä vain pienet yhtiöt. Niinpä – kuten todettua – nyt olisi hyvä aika pienten yhtiöiden siirron tekemiselle!
Tarkalleen ottaen ratkaisevaa tekijä suunniteltaessa osakeluettelon siirrolle sopivaa ajankohtaa, ei siis kuitenkaan ole yhtiön koko, vaan se, onko yhtiön käytössä isännöintijärjestelmä.
Kirjoittaja on Kiinteistöliiton vanhempi lakiasiantuntija.
