Suomessa on käynnissä yhteiskunnallisestikin merkittävä digitalisaatiouudistus, kun olemme siirtymässä paperisten osakekirjojen maailmasta sähköiseen rekisteriin. Mistä oikein on kyse?
Ennen 1.1.2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelonsa ylläpito Maanmittauslaitoksen ylläpitämään huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Myös vanhat keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt voivat halutessaan siirtyä huoneistotietojärjestelmään. Uudet taloyhtiöt taas kuuluvat huoneistotietojärjestelmään heti perustamisestaan lähtien.
Osakeluettelon siirron jälkeen on osakkeenomistajan vuoro hakea omistuksen rekisteröintiä, jolloin myös paperinen osakekirja tulee toimittaa Maanmittauslaitokselle mitätöitäväksi. Asia koskettaa kaikkia Suomen noin 90 000 asunto-osakeyhtiötä, kuten myös jokaista noin kahta ja puolta miljoonaa osakkeenomistajaa.
Miksi keskustella osakeluettelon siirrosta yhtiökokouksessa?
Päätöksen osakeluettelon siirrosta tekee taloyhtiön hallitus. Osakeluettelon siirtoa ei siis tarvitse tuoda yhtiökokouksen esityslistalle yhtiökokouksen päätöstä edellyttäväksi asiaksi. Kevään yhtiökokouksessa tai varsinaisen kokouksen jälkeen on kuitenkin oiva hetki keskustella huoneistotietojärjestelmään liittyvistä asioista, kun sekä taloyhtiön hallitus, isännöitsijä ja osakkeenomistajat ovat yhtä aikaa läsnä.
Taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän kannattaa sopia osakeluettelon siirtoon liittyvistä toimenpiteistä ja aikataulusta. Kun osakeluettelo on siirretty huoneistotietojärjestelmään, on taloyhtiön viipymättä ilmoitettava siitä osakkeenomistajille.
Osakkeenomistajan on haettava omistuksen rekisteröintiä kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta. Jos siis taloyhtiö tekee osakeluettelon siirron esimerkiksi 1.6.2021, voi osakkeenomistaja hakea omistuksensa rekisteröintiä ja paperisen osakekirjansa mitätöintiä vaikka heti tämän jälkeen, ja viimeistään hänen on haettava sitä 1.6.2031. Pakollista omistuksen rekisteröinti on jo aikaisemmin, jos osakehuoneisto vaihtaa omistajaa osakeluettelon siirron jälkeen.
Jos huoneisto on lainan vakuutena, voivat osakkeenomistaja ja pankki sopia, että pankki hoitaa rekisteröinteihin ja osakekirjan mitätöintiin liittyvät toimenpiteet osakkeenomistajan puolesta ja suostumuksella.
Apua huoneistotietojärjestelmästä tiedottamiseen
Olemme Maanmittauslaitoksella koonneet taloyhtiöiden yhtiökokouksia varten materiaalia, jonka avulla taloyhtiö voi perehtyä huoneistotietojärjestelmään ja kertoa siitä osakkeenomistajille. Koko materiaalipaketti löytyy osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolta. Kerromme, mitä toimenpiteitä taloyhtiön tulee tehdä ennen siirtoa ja siirron jälkeen ja miten osakeluettelo siirretään.
Mukana materiaalipaketissa on myös huoneiston omistajalle tarkoitettuja esitteitä. Esitteissä kerrotaan muun muassa, mitä huoneiston omistajan on hyvä ottaa huomioon sekä opastetaan sähköisen omistusmerkinnän hakemisessa. Esitteet ovat vapaasti hyödynnettävissä – ne voi viedä taloyhtiön omille kotisivuille tai vaikkapa tulostaa taloyhtiön ilmoitustaululle ja yhtiökokoukseen osakkeenomistajille jaettavaksi.
Kirjoittaja työskentelee tietopalveluasiantuntijana Maanmittauslaitoksessa.
