Omistuksen perusteena olevien tietojen antaminen isännöitsijälle on osakkeenomistajan etu, ja erityisesti se on sitä nyt, kun osakkeet ovat siirtymässä huoneistotietojärjestelmään. Tässä kirjoituksessa käsittelen omistajatietojen ajan tasalle saattamista ns. vanhojen taloyhtiöiden osalta, jotka on perustettu ennen 1.1.2019 ja jotka eivät ole vielä siirtäneet osakeluetteloaan huoneistotietojärjestelmään. Asunto-osakkeen uudella omistajalla on sekä oikeus että velvollisuus ilmoittaa omistuksestaan taloyhtiölle. Taloyhtiöissä, joiden osakeluetteloa ei ole vielä siirretty, osakeoikeuksien käyttämisen edellytyksenä on omistajan merkitseminen osakeluetteloon tai ainakin saantoselvityksen esittäminen omistusoikeuden siirtymisestä esim. kauppakirjalla. Osakeluetteloon merkityt voimassa olevat omistajatiedot myös helpottavat väistämättä edessä olevaa osakkeiden sähköistämistä sen jälkeen, kun osakeluettelo on siirretty.
Miksi isännöitsijä kysyy osakkeenomistajan tietoja taloyhtiön osakeluetteloon?
Taloyhtiöllä on velvollisuus ylläpitää osakeluetteloa perustamisestaan lukien. Ensimmäisenä omistajana osakeluetteloon merkitään osakkeet perustamisvaiheessa merkinnyt perustajaosakas, joka yleensä on rakennusliike. Uusi omistaja merkitään osakeluetteloon, kun isännöitsijä on saanut uudelta omistajalta luotettavan selvityksen omistusoikeuden siirtymisestä ja varainsiirtoveron maksamisesta. Osakeluettelomerkintää varten tarvittavia asiakirjoja ovat esimerkiksi osakekirja siirtomerkintöineen ja kauppakirja tai perintösaannoissa osakekirjan lisäksi perukirja ja perinnönjakosopimus.
Osakeluettelojen ylläpitotehtävä on siirtymässä taloyhtiöiltä Maanmittauslaitokselle viimeistään tämän vuoden loppuun mennessä. Ennen kuin ylläpito voi siirtyä, taloyhtiön hallituksen vastuulla olevan osakeluettelon tiedot tulisi saattaa ajan tasalle vastaamaan voimassa olevia osakkeenomistajien tietoja. Tämä on ennen kaikkea siirron hetkellä huoneiston omistavan osakkeenomistajan etu, kun osaketta ollaan myöhemmin muuttamassa sähköiseen muotoon tai tehdään osaketta koskevia oikeustoimia. Mikäli taloyhtiöllä ei ole ajantasaisia omistajatietoja osakeluettelossa, joutuu isännöitsijä ilmoittamaan osakeluetteloa siirrettäessä viimeisimmän tiedossaan olevan omistajan tiedot Maanmittauslaitokselle.
Miksi isännöitsijä kysyy nyt näitä tietoja, olen asunut vuosikymmeniä samassa taloyhtiössä?
Kun taloyhtiön osakeluettelo siirretään Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi, on osakkeenomistajista ilmoitettava nimi, syntymäaika, omistusosuus ja osoite.
Vaikka taloyhtiöllä olisikin osakeluettelo, voi olla, että omistajatietoja on jäänyt puuttumaan esim. isännöitsijän vaihtotilanteissa. Taloyhtiöissä on törmätty tilanteisiin, joissa osakeluetteloa ei ole saatu edelliseltä isännöitsijältä tai se on saatu puutteellisilla tai vanhoilla omistajatiedoilla. Joskus syy puuttuviin tietoihin on tekninen eli kun on koneluettu osakeluettelo yhdestä tietojärjestelmästä toiseen, osa tiedoista on jäänyt siirtymättä.
Joskus tieto jää uupumaan, koska osakkeenomistaja ei tiedä tai ole saanut tietoa esim. asuntokaupan yhteydessä, että hänen tulee toimittaa tiedot isännöitsijälle. Meissä suomalaisissa on myös joitakin vastarannankiiskejä, jotka periaatteesta kieltäytyvät luovuttamasta vaikkapa perukirjaa isännöitsijälle. Yleisin syy tiedon uupumiselle taitaa kuitenkin olla, että varainsiirtovero on jäänyt maksamatta tai tieto maksusta toimittamatta, jolloin isännöitsijä ei ole voinut merkitä osakasta osakeluetteloon.
Harvinaisempaa on, että osakeluetteloa ei yksinkertaisesti löydy. Tuolloin taloyhtiön hallituksen tai isännöitsijän on syytä ilmoittaa yhtiön tiedossa oleville osakkeenomistajille osakeluettelon puuttumisesta ja kehotettava omistajia toimittamaan täydellinen selvitys omasta saannostaan eli siitä, miten omistus on saatu (esim. kauppa, lahja, perintö) ja varainsiirtoveron maksusta osakeluettelomerkintää varten. Mikäli osakkeen omistus on ehtinyt useamman kerran vaihtua, on osakkeenomistajan esitettävä taloyhtiölle katkeamaton saantoselvitys viimeisestä osakeluettelomerkinnästä omaan saantoonsa saakka. Mikäli osakeluettelomerkintä puuttuu kokonaan, saantoselvitys tarvitaan yhtiön perustamisesta saakka. Melkoista salapoliisityötä siis tarvitaan!
Voinko kieltäytyä luovuttamasta tietojani isännöitsijälle, mitä siitä seuraa?
Taloyhtiö ei voi siirtää osakeluetteloa Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi, jos yksikin osakehuoneisto on ilman omistajatietoja. Osakeluettelo voidaan siis siirtää vain, jos siihen on merkitty jokaiselle huoneistolle omistaja. Maanmittauslaitokselle jo siirtyneiden yhtiöiden osalta arvioimme, että noin viidellä prosentilla (5 %) osakeryhmistä on puutteelliset omistajatiedot. Suomessa on n. 1,5 miljoonaa osakeryhmää, joten puhutaan isoista määristä. Selvittely tuottaa isännöitsijöille ja viranomaisille ylimääräistä työtä, joten on kaikkien etu, että isännöitsijällä on ajantasainen tieto osakkeenomistajasta ennen osakeluettelon siirtoa. Jos tunsit piston sydämessäsi, niin nyt on aika toimia ja hoitaa asia kuntoon.
Mikäli isännöitsijä ei saa tämänhetkiseltä omistajalta tietoja osakeluetteloon, voi taloyhtiö ilmoittaa siirrossa myös aikaisemman osakeluetteloon merkityn omistajan, viime kädessä perustajaosakkaan. Tällöin Maanmittauslaitos tutkii saannon perusteet ja pyytää tarvittavat dokumentit nykyiseltä osakkeenomistajalta siinä vaiheessa, kun hän hakee omistukselleen sähköistä rekisteröintiä Maanmittauslaitokselta.
Kun taloyhtiön osakeluettelo on siirretty Maanmittauslaitoksen ylläpitoon, osakkailla on kymmenen (10) vuotta aikaa hakea pakolliseksi tulevaa sähköistä rekisteröintiä. Mikäli huoneisto myydään osakeluettelon siirron jälkeen ennen osakkeen sähköistämistä, tulee uuden omistajan eli ostajan hakea rekisteröintiä kahden (2) kuukauden kuluessa kauppakirjan allekirjoituksesta tai omistusoikeuden siirtymisestä tilanteesta riippuen. Tällöin ostajalla on velvollisuus esittää selvitys myös myyjän saannosta, mikäli myyjä ei ollut osakeluetteloon merkitty omistaja.
Kun taloyhtiön osakeluettelo on huoneistotietojärjestelmässä, myös osakkeeseen kohdistuvat rajoitusmerkinnät (esim. lesken hallintaoikeus) kirjataan osakeluetteloon sähköisinä merkintöinä. Osakkeen panttaukset rekisteröidään osakehuoneistorekisteriin siinä vaiheessa, kun osakkeesta on sähköinen omistajamerkintä eli paperista osakekirjaa ei enää ole. Mikäli huoneistotietojärjestelmässä näkyy edellisen omistajan tiedot, pankille aiheutuu viivettä panttausten kirjaamisessa, koska niitä ei missään tapauksessa voi kirjata väärälle omistajalle. Tämä vaikeuttanee esim. lainaneuvotteluja, jos on tarkoitus käyttää asuntoa lainan vakuutena.
On siis useampia syitä, miksi kannattaa ilmoittaa isännöitsijälle omat tietonsa, mikäli niitä kysytään. Kannetaan yhdessä vastuuta siitä, että asunto-osakeyhtiöiden huoneistojen omistajat ovat kirjoissa ja kansissa oikeilla tiedoilla.
Kirjoittaja Piia Tiilikainen työskentelee tietopalveluasiantuntijana Maanmittauslaitoksessa.
