Yksi tärkeimpiä huoneistotietojärjestelmän käyttöönoton tavoitteita on tiedonsaannin parantaminen. Kun tietosisältö ajan mittaan karttuu, huoneistotietojärjestelmä toimii valtakunnallisena tietovarastona taloyhtiöiden perustiedoista sekä osakehuoneistojen ja niiden omistajien, panttausten ja rajoitusten tiedoista.
Tietopalvelut taloyhtiölle
Kun puhutaan taloyhtiöille tarjottavasta tietopalvelusta, tarkoitetaan sellaista tietoa, jota taloyhtiö tarvitsee tavanomaisessa toiminnassaan. Tietopalvelun saannin edellytyksenä on se, että taloyhtiö on perustettu vuonna 2019 tai sen jälkeen tai jos taloyhtiö on perustettu ennen kyseistä ajankohtaa, se on siirtänyt osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle.
Taloyhtiöillä on mahdollisuus hakea taloyhtiön osakeluettelo ja osakkaiden yhteystiedot -lista osakeluettelon siirtopalvelusta veloituksetta. Osakkaiden yhteystiedot -lista voi toimia hyvänä apuna mm. yhtiökokouskutsujen lähettämisen aikaan. Listasta saa kätevästi näkyviin omistajien osoitetiedot ja myös mahdollisen omistajan ilmoittaman sähköpostiosoitteen.
Sähköpostisoitetta ei näytetä osakeluettelossa, vaan se löytyy vain osakkaiden yhteystiedot -listalta. Taloyhtiön osakeluettelossa näkyvät omistajien osoitetiedot sekä syntymäajat. On siis syytä muistaa, että osakeluettelo on tarkoitettu vain taloyhtiön omaan käyttöön.
Kuka tahansa taloyhtiöstä ei saa haettua tietopalvelua osakeluettelon siirtopalvelusta. Oikeus tähän on taloyhtiön kaupparekisteriin merkityllä isännöitsijällä tai hallituksen puheenjohtajalla. Nämä henkilöt voivat yleensä myös valtuuttaa suomi.fi-palvelussa toisen henkilön asioimaan puolestaan osakeluettelon siirtopalvelussa.
Tietopalvelua suoraan isännöintijärjestelmään
Usein taloyhtiön hallinnointia hoitaa ammattimainen isännöitsijä, jolla on käytössään isännöintijärjestelmä. Huoneistotietojen kyselypalvelu isännöintijärjestelmille on palvelu, jonka kautta isännöitsijät saavat käyttöönsä ajantasaisia huoneistotietojärjestelmän tietoja suoraan käyttämäänsä järjestelmään.
Palvelun käyttöönotto edellyttää, että taloyhtiö kuuluu huoneistotietojärjestelmään. Palvelun käyttöönotto vaatii myös sen, että isännöintijärjestelmään on tehty tarvittavat toiminnot järjestelmätoimittajan puolelta.
Jos taloyhtiö on ammatti-isännöinnin piirissä ja taloyhtiön tietoja hallinnoidaan isännöintijärjestelmässä, kannattaa aivan ensimmäiseksi olla yhteydessä omaan isännöitsijään. Eri isännöintijärjestelmätoimittajat etenevät kyselypalvelun osalta oman aikataulunsa mukaisesti, joten keskustelu käyttöönotosta on ensiarvoisen tärkeää.
Kirjoittaja työskentelee tietopalveluasiantuntijana Maanmittauslaitoksessa.
