Osakeluettelon siirtopalvelu avattiin taloyhtiöiden käyttöön 23.4.2020. Yli 200 taloyhtiötä on tähän mennessä siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään siirtopalvelussa.
Siirtopalvelusta on pyritty tekemään yksinkertainen ja käyttäjäystävällinen asiakkaille niin, että mahdollisimman moni taloyhtiö saisi siirrettyä osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään itsenäisesti. Aina se ei kuitenkaan ole mahdollista, joten näissä tapauksissa osakeluettelon siirrossa taloyhtiötä auttaa puhelimitse osakeluettelon siirron tuki. Tukipuhelin on auki arkisin klo 9–16. Juhannuksen jälkeen tuki siirtyy kesäaikaan ja palvelee asiakkaita arkisin klo 9–12, ja elokuun jälkeen palataan taas normaaleihin palveluaikoihin. Tukipuhelimen ollessa kiinni voivat asiakkaat laittaa viestiä Apua osakeluettelon siirtoon -verkkolomakkeen kautta.
Koska taloyhtiöt ovat lähteneet siirtämään osakeluetteloita rauhalliseen tahtiin, ei osakeluettelon siirron tuessa ole ollut ruuhkaa, vaan kaikki yhteydenotot on saatu hoidettua jouhevasti. Tällä hetkellä kehotamme erityisesti pieniä taloyhtiöitä, joilla ei ole isännöintijärjestelmää, tekemään osakeluettelon siirron siirtopalvelussa. Monilla pienillä taloyhtiöllä ei välttämättä ole ammatti-isännöitsijää ja lisäksi on myös yhden henkilön yhtiöitä, joilla on vain yksi varsinainen jäsen eikä ollenkaan hallituksen puheenjohtajaa tai isännöitsijää.
Maanmittauslaitos ei tarkista siirrettäviä tietoja
Yksi kysytyimpiä kysymyksiä osakeluettelon siirron tuessa on se, miksi asiakas ei näe yhtiönsä tietoja siirtopalvelussa. Tämä johtuu lähes poikkeuksetta siitä, että asiakas ei ole kaupparekisteriin merkitty hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä. Monella saattaa olla käsitys, että myös hallituksen jäsenet näkevät taloyhtiönsä tiedot osakeluettelon siirtopalvelussa. Lähtökohtaisesti yhtiön tietoja pystyy tarkastelemaan ja siirron tekemään vain hallituksen puheenjohtaja ja isännöitsijä. Yhtiön varsinainen jäsen voi tehdä siirron hallituksen puheenjohtajan, isännöitsijän tai yhtiön nimenkirjoitusoikeutetun valtuuttamana. Valtuutuksen voi tehdä suomi.fi-valtuudet-palvelussa.
Toinen yleinen kysymys on se, voiko osakeluettelon siirtopalveluun syötettyjä tietoja vielä muokata tarkistamisen jälkeen. Eri osioiden tietoja pystyy muokkaamaan siirtopalvelussa niin kauan, kunnes on lopullisesti hyväksynyt tiedot ja osakeluettelo on siirtynyt huoneistietojärjestelmään. Jos asiakas on ehtinyt jo tarkistamaan tiedot, saa osion kentät jälleen aktiivisiksi poistamalla ruksin kohdasta Tiedot on tarkistettu ja painamalla Tallenna. Sen jälkeen tiedot ovat taas valmiina muokattavaksi.
Suosittelemme tietojen tarkastamisessa erityistä huolellisuutta, koska Maanmittauslaitos ei tarkista siirrettäviä tietoja osakeluettelon siirron jälkeen. Taloyhtiön ilmoittamat tiedot siirtyvät sellaisenaan huoneistotietojärjestelmään.
Suosittelemme tietojen tarkastamisessa erityistä huolellisuutta, koska Maanmittauslaitos ei tarkista siirrettäviä tietoja osakeluettelon siirron jälkeen. Taloyhtiön ilmoittamat tiedot siirtyvät sellaisenaan huoneistotietojärjestelmään.
Huolellisuus säästää ylimääräiseltä vaivalta
Jos asiakas huomaa tehneensä virheen osakeluettelon siirrossa, on virhe mahdollista korjata Maanmittauslaitoksella, mutta virheen korjaaminen vaatii aina tietojen ilmoittajalta kirjallisen selvityksen. Taloyhtiön on toimitettava allekirjoitettu, erillinen asiakirja siitä, mitä tietoja yhtiöstä on korjattava. Virhe ja sen korjaus on selostettava riittävällä tarkkuudella ja asiakirjasta on käytävä ilmi, että kyseessä on taloyhtiön siirtopalveluun kirjaamissa tiedoissa olleen virheen korjaus.
Jos virhettä ei huomata osakeluettelon siirron yhteydessä, tulee virhe esiin yleensä viimeistään sitten, kun huoneistojen omistusoikeuksia rekisteröidään sähköiseksi. Siinä vaiheessa virheen selvittäminen ja korjaaminen saattaa kuitenkin olla huomattavasti työläämpää ja aiheuttaa osakkaille tai taloyhtiölle ylimääräistä vaivaa. Tästä syystä toivomme taloyhtiöiltä tarkkuutta osakeluettelon siirrossa. Pyrimme ohjeistuksella ennaltaehkäisemään virheiden mahdollisuutta.
Olemme saaneet osakeluettelon siirron tukeen myös positiivista palautetta siirtopalvelun helppokäyttöisyydestä. Kannustaisinkin taloyhtiöitä rohkeasti tutustumaan siirtopalveluun ja siirtämään osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään! Osakeluettelon siirtäminen ei vie kauaa aikaa ja siirtoa voi myös jatkaa palvelussa myöhemmin eli kaikkia tietoja ei tarvitse saada tallennettua kerralla. Otamme jatkossakin mielellämme vastaan asiakkaiden palautetta ja kehitysehdotuksia, joita voi lähettää esimerkiksi yhteydenottolomakkeella.
Kirjoittaja on kirjaamissihteeri Maanmittauslaitoksen osakeluettelon siirron tuessa.
