Paperisista osakekirjoista luopuminen, palvelujen digitalisoinnin mahdollistaminen sekä tiedonsaannin paraneminen olivat huoneistotietojärjestelmän käyttöönoton tärkeimpiä tavoitteita. Tästä ovat toimialan edustajat olleet hyvin samaa mieltä.
Miten paperisesta osakekirjasta luovutaan?
Vanhojen, ennen vuotta 2019 perustettujen taloyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelo huoneistotietojärjestelmään vuoden 2023 loppuun mennessä. Näiden taloyhtiöiden osakkaiden tulee hakea omistuksensa rekisteröintiä ja osakekirjan mitätöintiä 10 vuoden kuluessa osakeluettelon siirrosta.
10 vuoden määräajan jälkeen taloyhtiön yhtiökokoukseen osallistuminen edellyttää, että paperinen osakekirja on mitätöity ja omistus rekisteröity. Suurimmalle osalle osakkaista taloyhtiön osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään ei siis aiheuta välittömästi työtä tai kustannuksia.
Jos osakehuoneisto vaihtaa omistajaa osakeluettelon siirron jälkeen, tulee uuden omistajan kuitenkin hakea omistuksen rekisteröintiä kahden kuukauden kuluessa luovutuskirjan allekirjoituksesta tai omistusoikeuden siirtymisestä. Jos tätä ei tee määräajassa, korotetaan rekisteröintimaksua aina kahden kuukauden jaksoissa. Uuden omistajan omistuksen rekisteröinti on tässäkin tilanteessa edellytys yhtiökokoukseen osallistumiselle.
Miksi hakea omistuksen rekisteröintiä?
Omistuksen rekisteröinnin jälkeen osakkaalta poistuu huoli osakekirjan säilyttämisestä tai katoamisesta. Kun osakehuoneistolla on jo sähköinen omistajamerkintä, osoittaa merkintä huoneistotietojärjestelmässä osakehuoneiston omistajan. Taloyhtiön yhtiökokoukseen osallistuminen edellyttää omistuksen rekisteröintiä.
Omistuksen rekisteröinti heti omistajan vaihtumisen jälkeen on tärkeää, koska tällöin osakehuoneiston oikea omistaja näkyy heti kaikille, jotka tietoa tarvitsevat ja tiedon saa Maanmittauslaitokselta. Rekisteröimällä omistuksensa heti osakehuoneiston uusi omistaja varmistaa mm. sen, ettei edellinen omistaja voi enää luovuttaa tai pantata osakehuoneistoa, koska omistuksen tai panttauksen rekisteröinti tapahtuu huoneistotietojärjestelmässä olevan omistajan suostumuksella.
Miksi omistuksen rekisteröinti maksaa?
Jo huoneistotietojärjestelmää suunniteltaessa lähdettiin siitä, että perustamisvaiheen jälkeen järjestelmän ylläpidosta ei saa aiheutua valtiolle uusia, pysyviä kustannuksia. Kustannukset katetaan rekisteröinnistä ja tietopalvelusta perittävillä maksuilla.
Maanmittauslaitos perii omistuksen rekisteröinnistä maksun, joka on tällä hetkellä 60 €. Maksuista säädetään maa- ja metsätalousministeriön asetuksella.
Maksuja määrätessä huomioidaan vain rekisteröinnistä Maanmittauslaitokselle aiheutuvat kustannukset. Näitä ovat rekisteröintiin käytettävän työajan lisäksi mm. järjestelmän ylläpidosta aiheutuvat kustannukset. Omistuksen rekisteröintiin voi liittyä osakekirjan mitätöinti sekä joskus vaativiakin saannon selvityksiä.
Jos omistuksen rekisteröinnissä käytetään asiamiestä, esimerkiksi pankkia, voi se periä oman palkkionsa Maanmittauslaitoksen rekisteröintimaksun lisäksi. Osakkeenomistaja saa omat tietonsa maksutta huoneistotietojärjestelmästä sen jälkeen, kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä.
Kirjoittaja on huoneistotietojärjestelmän käyttöönottoprojektin päällikkö Maanmittauslaitoksessa.
