Osakeluettelon siirtäminen huoneistotietojärjestelmään Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi tarkoittaa suurta muutosta isännöintialalla vuosikymmenien aikana vakiintuneisiin toimintatapoihin. Isännöitsijä on perinteisesti huolehtinut taloyhtiön osakeluettelon ylläpitämisestä, joten osakkaat ovat tottuneet ilmoittamaan omistajan vaihtumisesta tai yhteystietojen muuttumisesta isännöitsijälle.
Isännöitsijä ei enää osakeluettelon siirtämisen jälkeen vastaa osakeluetteloon tai osakkaiden yhteystietoihin tehtävistä muutoksista, vaan tietoja ylläpitää jatkossa Maanmittauslaitos. Ennakoitavissa kuitenkin on, että moni kääntyy isännöitsijän puoleen näissä asioissa myös osakeluettelon siirtämisen jälkeen. Koska isännöitsijän rooli on ollut osakeluettelon ylläpidossa varsin keskeinen, on tärkeää, että isännöitsijä tietää, miten muuttuneessa tilanteessa toimitaan.
Isännöitsijöiden yleisiä kysymyksiä
Viime aikoina isännöintialalla ovat puhuttaneet siirrettävän osakeluettelon tietojen puutteellisuuteen, yhtiökokoukseen osallistumiseen, isännöitsijäntodistuksen antamiseen ja osakkaiden yhteystietojen ylläpitämiseen liittyvät kysymykset. Isännöitsijät ovat pohtineet mm. seuraavia asioita:
- Miten toimitaan, jos siirron tapahtuessa osakkeiden omistajaa ei ole merkitty osakeluetteloon?
Omistajan merkitseminen osakeluetteloon ei ole aina ollut mahdollista esimerkiksi sen takia, että selvitystä varainsiirtoveron maksamisesta ei ole taloyhtiölle toimitettu. Ei siis ole lainkaan poikkeuksellista, että osakeluettelomerkintä puuttuu viimeisimmän omistajan osalta.
Jos merkintää ei ole aikaisemmin tehty eikä osakkaalta saada tarvittavia selvityksiä merkinnän tekemistä varten ennen osakeluettelon siirtämistä, Maanmittauslaitokselle ilmoitetaan viimeisen osakeluetteloon merkityn omistajan nimi.
- Jos osakkeiden omistaja vaihtuu osakeluettelon siirtämisen jälkeen, voiko uusi omistaja osallistua yhtiökokoukseen ennen omistusoikeuden kirjaamista? Entä onko uudella omistajalla oikeus saada isännöitsijäntodistus heti kirjaamishakemuksen tekemisen jälkeen?
Jos osakkeiden omistaja on vaihtunut sen jälkeen, kun yhtiö on siirtänyt osakeluettelon ylläpidon Maanmittauslaitokselle, tulee omistusoikeuden olla rekisteröity Maanmittauslaitoksen ylläpitämään osakeluetteloon tai huoneistotietojärjestelmään, jotta uusi omistaja voi osallistua yhtiökokoukseen. Pelkkä kirjaamishakemuksen tekeminen Maanmittauslaitokselle ei riitä. Vastaavasti myös isännöitsijäntodistuksen voi tällaisessa tilanteessa saada vasta rekisteröimisen jälkeen.
- Hoitaako isännöitsijä edelleen osakkaiden yhteystietojen muutosten päivittämisen esimerkiksi yhtiökokouskutsun toimittamista varten?
Osakeluettelon siirron jälkeen osakkaiden osoitetiedot yhtiökokouskutsun toimittamiseksi löytyvät huoneistotietojärjestelmästä. Jos isännöitsijä on ilmoittanut osakeluettelon siirrossa väestötietojärjestelmästä (VTJ) tai yritys- ja yhteisötietojärjestelmästä (YTJ) poikkeavan osakkaan postiosoitteen, osakkaan on jatkossa ilmoitettava muuttuneet osoitetiedot suoraan Maanmittauslaitokselle.
Sähköpostiosoitteen muutokset osakkaan on aina ilmoitettava Maanmittauslaitokselle. Isännöitsijä ei voi ottaa vastaan osakkaiden pyyntöjä toimittaa yhtiökokouskutsu tiettyyn posti- tai sähköpostiosoitteeseen.
Ainoa poikkeus koskee sellaisia osakkaita, joilla on ns. turvakielto. Maanmittauslaitos ei luovuta taloyhtiölle tietoa turvakiellossa olevista henkilöistä, joten heidän on itse ilmoitettava yhteystietonsa suoraan isännöitsijälle.
Muutos vaatii kärsivällisyyttä
Kuten kysymyksistä näkyy, eivät osakeluettelon siirtämisen kaikki vaikutukset ole alan ammattilaisillekaan vielä päivänselviä. Hallituksen jäsenille ja osakkaille tilanteen hahmottaminen on usein vielä paljon haastavampaa. Jokaisessa yhtiössä onkin syytä panostaa asiasta tiedottamiseen, ja muutokseen kannattaa valmistautua muutenkin hyvissä ajoin ennen varsinaista osakeluettelon siirtämistä.
Muistetaanhan, että muutos vaatii perehtymistä, aikaa ja kärsivällisyyttä kaikilta osapuolilta. Haasteilta ei ehkä voida kokonaan välttyä, mutta yhteistyö ja kattava tiedottaminen ovat avain onnistumiseen tässäkin asiassa.
Kirjoittaja työskentelee lakiasiantuntijana Isännöintiliitossa.
