Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelu oli uuden edessä alkuvuodesta 2019, kun huoneistotietojärjestelmä otettiin käyttöön. Nyt lähes puolitoista vuotta myöhemmin kysymykset huoneistokirjaamisesta ovat päivittäisiä.
Asiakaspalvelu vastaa kysymyksiin puhelimessa, chatissä sekä asiakaspalvelupisteissä ympäri Suomen. Päivittäin vastataan keskimäärin 13:een huoneistotietojärjestelmää koskevaan kysymykseen.
Neuvontaa paikan päällä ja puhelimessa
Kun vanhat asunto-osakeyhtiöt ovat saaneet siirrettyä osakeluettelonsa Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi, tulee huoneiston omistajan hakea omistuksen rekisteröintiä sähköiseen muotoon. Samalla Maanmittauslaitos mitätöi vanhan paperisen osakekirjan.
Palvelupisteissä olemme jo saaneet hieman esimakua omistuksen rekisteröinneistä, sillä useimmiten paperinen osakekirja toimitetaan paikan päälle. Innolla odotamme, mitä syksy ja palvelupisteiden avaaminen tuovat tulleessaan. Nyt kun siirtopalvelu on auennut ja pienet taloyhtiöt ovat siirtäneet osakeluetteloitaan, uskomme, että kuhinaa alkaa näkyä yhä enenevissä määrin.
Usein asiakas lähestyy Maanmittauslaitosta puhelimitse tai chatissa. Asiakaspalvelusihteerit neuvovat omistuksen rekisteröintiin liittyvissä kysymyksissä ja opastavat tarvittaessa lomakkeiden täytössä. Viranomaisneuvonnan ohella asiakaspalvelu vastaanottaa huoneistotietojärjestelmän kirjaamishakemuksia.
Asiakaspalvelusihteerit skannaavat hakemukset sekä paperiset osakekirjat eteenpäin käsittelijöille, jotka ratkaisevat omistuksen rekisteröinnit. Kun omistus on rekisteröity, käsittelijä ilmoittaa asiakaspalveluun, että osakekirja on valmis mitätöitäväksi. Asiakaspalvelu mitätöi osakekirjan ja omistajan halutessa postittaa mitätöidyn osakekirjan takaisin asiakkaalle.
Osakkeenomistajan vuoro osakeluettelon siirron jälkeen
Useimmin kysytyt kysymykset liittyvät omistuksen rekisteröintiin. Kysymykset käsittelevät usein osakekirjan mitätöintiä tai uuden omistuksen kirjaamista tilanteessa, kun osakeryhmällä on jo sähköinen omistajamerkintä.
Uuden huoneiston omistajan kannattaa hoitaa omistuksen rekisteröinti mahdollisimman pian. Kun kyseessä on kauppa, myyjältä kannattaa ottaa suostumus omistuksen rekisteröintiin jo kaupantekotilanteessa. Uusi omistaja voi myös valtuuttaa asiamiehen hoitamaan omistuksen rekisteröinnin puolestaan.
Sähköistämisen kaksivaiheisuus herättää kysymyksiä asiakkaissamme. Osakkeenomistajan on hyvä muistaa, että vasta kun taloyhtiö on siirtänyt osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään, alkaa osakkeenomistajan osuus sähköistämisessä.
Omistus osoitetaan paperisella osakekirjalla siihen asti, kunnes omistajuus on rekisteröity ja vanhaan osakekirjaan on lyöty Mitätöity-leima. Osakeluettelon siirron jälkeen on omistajalla 10 vuotta aikaa toimittaa hakemus ja osakekirja Maanmittauslaitokselle. Jos huoneisto vaihtaa omistajaa osakeluettelon siirron jälkeen, tulee uuden omistajan hakea omistuksen rekisteröintiä kahden kuukauden kuluessa kauppakirjan allekirjoituksesta tai omistusoikeuden siirtymisestä.
Keväällä korona-aikana Maanmittauslaitoksen asiakaspalveluun on päässyt asioimaan vain ajanvarauksella. Nyt elokuun alusta ovet ovat taas auki ja otamme vastaan asiakkaita kuten aikaisemminkin. Kesän aikana palvelupisteisiin on asennettu suojalasit, käsidesiä on tarjolla ja turvavälien pitäminen asioidessa on mahdollista. Tervetuloa siis paikan päälle myös huoneistokirjaamisasioissa!
Kirjoittaja on Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelusihteeri.
