Osakeluetteloita on voinut jo siirtää käsin huoneistotietojärjestelmään, mutta isännöintijärjestelmää käyttävän isännöinnin on kannattanut odottaa rajapintojen valmistumista. Nämä tekniset rajapinnat isännöintijärjestelmille avattiin joulukuussa 2020.
Järjestelmätoimittajat kehittävät vielä toiminnallisuuksiaan
Rajapintojen avaaminen tarkoittaa käytännössä sitä, että isännöintijärjestelmät pääsevät kehittämään omia toiminnallisuuksiaan, joilla järjestelmästä saadaan osakeluetteloiden siirtotiedostot sekä yhteys, jolla isännöintijärjestelmä voi hakea tietoja huoneistotietojärjestelmästä.
Yksinkertaistettuna isännöintijärjestelmätoimijat tekevät seuraavaksi kolme asiaa:
- Kehittävät toiminnallisuuden, jonka avulla luodaan osakeluetteloiden siirtotiedostot
- Kytkeytyvät huoneistotietojärjestelmään
- Ottavat käyttöön tietopalvelurajapinnat, joiden avulla isännöintijärjestelmä voi hakea tietoja huoneistotietojärjestelmästä
Osakeluetteloiden siirtoa ei siis kannata tehdä ennen kuin isännöintijärjestelmät ovat saaneet myös jälkimmäisen toiminnallisuuden valmiiksi, koska muutoin huoneistotietojärjestelmään tehdyistä muutoksista ei tule tietoa isännöintijärjestelmään.
Järjestelmätoimittajien tekniset toteutustavat ja aikataulut saattavat poiketa toisistaan, joten lisätietoja kannattaa kysyä omalta järjestelmätoimittajalta.
Isännöinnin valmistautuminen osakeluetteloiden siirtoon
Vaikka osakeluetteloiden siirron kanssa joudutaan vielä odottamaan, on asioita, joita isännöinnin kannattaa tehdä etukäteen:
- Huolehdi, että taloyhtiön hallitus on tehnyt päätöksen osakeluettelon siirrosta
- Sovi taloyhtiön kanssa siirrosta ja sen ajankohdasta
- Tarkista ja päivitä kaupparekisterin tiedot ja isännöinnin yhteystiedot
- Mieti, miten osakeluetteloiden tarkistus- ja siirtotyö organisoidaan ja resursoidaan
- Hoida siirrot suorittavien henkilöiden valtuudet kuntoon suomi.fi-palvelussa
- Tarkista, että siirrettävät tiedot vastaavat yhtiön voimassa olevaa yhtiöjärjestystä
Ennen siirtoa kannattaa tarkistaa myös osakeluettelon tietojen ajantasaisuus. Jos jokin lain mukainen pakollinen tieto (esim. syntymäaika) puuttuu, nämä tiedot tulee saada ajan tasalle, jotta osakeluettelon siirto onnistuu.
Osakeluettelon siirto vie resursseja ja tuo hyötyjä
Osakeluetteloiden siirto vie isännöinniltä aikaa, mutta huolellinen valmistautuminen ja tietojen etukäteen tarkistaminen nopeuttaa siirtoprosessia.
Kun isännöintijärjestelmällä on valmius hyödyntää huoneistotietojärjestelmän tietopalvelua (eli saada tieto muuttuneista tiedoista), isännöinti voi ryhtyä siirtämään osakeluetteloita siirtopalvelun kautta huoneistotietojärjestelmään. Siirto tapahtuu lataamalla isännöintijärjestelmästä saadut siirtotiedostot osakeluetteloiden siirtopalveluun pohjatiedoksi, jonka jälkeen tiedot tarkistetaan ja hyväksytään. Tarkistus ja hyväksyminen tapahtuu tällä hetkellä osakeryhmäkohtaisesti. Myös mahdolliset rajoitukset (mm. lunastus, lesken hallintaoikeus) lisätään siirtopalvelussa.
Vaikka osakeluettelon siirto on isännöinnille iso työ, hyötyy isännöinti huoneistotietojärjestelmästä arjessaan. Osakeluettelon ylläpito siirtyy Maanmittauslaitokselle eikä isännöinti enää ylläpidä osakeluetteloa. Näin ollen omistajavaihdostilanteiden selvittäminen päättyy.
Isännöinti opettelee samalla hallinnoimaan uudenlaista arkea, johon huoneistotietojärjestelmä vaikuttaa. Vaikutuksia on muun muassa:
- Isännöitsijätodistuksen sisältöön
- Yhtiökokouskutsujen lähettämiseen
- Yhtiökokouksen osallistumisoikeuteen
- Yhtiövastikkeiden perimiseen omistajavaihdostilanteissa
- Lunastusmenettelyyn
- Isännöinnin vaihtotilanteisiin
Kirjoittajat lakiasiantuntija Laura Lithenius ja kehityspäällikkö Ira Tenhunen työskentelevät Isännöintiliitossa.
