Yli 90 000 taloyhtiön, 1,5 miljoonan huoneiston ja yli 2 miljoonan omistajan tietojen kerääminen huoneistotietojärjestelmään on valtava urakka. Työ on tehtävä vaiheittain ja siinä tarvitaan Maanmittauslaitoksen lisäksi monen sidosryhmän kuten taloyhtiöiden, osakkaiden, järjestelmätoimittajien, pankkien, kiinteistönvälittäjien ja viranomaisten panosta.
Jo lainsäädäntövaiheessa todettiin, että käyttöönotto on hyvä jakaa useampaan vaiheeseen. Ensimmäisenä eli 1.1.2019 järjestelmän piiriin otettiin uudet asunto-osakeyhtiöt ja keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt. Huoneistotietojärjestelmään on siirtynyt elokuuhun mennessä Patentti- ja rekisterihallitukselta yli 800 uutta yhtiötä, joissa on yli 14 000 osakeryhmää. Omistuksen rekisteröintejä on tehty yli 700, panttauksen rekisteröintejä yli 800 ja 1 700 osakehuoneistolle on merkitty rajoitus.
Vaikka määrät eivät huoneistotietojärjestelmän tulevaan tietosisältöön tai rekisteröinteihin nähden ole suuria, on niillä ollut järjestelmän kehittämisen ja käyttöönoton kannalta iso merkitys. Olemme saaneet hyvää kokemusta erilaisista yhtiöistä ja tilanteista heti siitä lähtien, kun yhtiöt ovat siirtyneet huoneistotietojärjestelmään ja ensimmäiset rekisteröintihakemukset ovat tulleet. Samanaikaisesti myös sidosryhmät ovat valmistautuneet toimintatapojensa muutoksiin.
Siirtopalvelun käyttö aloitetaan lokakuun lopussa
Toukokuussa 2019 aloitettiin osakeluetteloiden siirto. Ensimmäisessä vaiheessa taloyhtiö toimitti Maanmittauslaitokselle osakeluettelon siirtämiseksi tarvittavat tiedot ja Maanmittauslaitoksen kirjaamissihteerit tekivät siirron. Tähän mennessä 50 osakeluetteloa on siirretty.
Siirron tekeminen Maanmittauslaitoksen omana työnä on antanut paljon arvokasta tietoa mm. pohja-aineiston laadusta. Siirtopalvelun käytettävyyttä ja ohjeistusta on pystytty parantamaan ja henkilöstö on saanut varmuutta järjestelmän käyttöön ja neuvontaan. Maanmittauslaitoksen ja Patentti- ja rekisterihallituksen yhteystyö on ollut tiivistä, ja olemme voineet valmistautua ongelmiin, joita varmasti yli 90 000 taloyhtiötä kattavassa aineistossa tulee eteen.
Nyt odotamme mielenkiinnolla lokakuun loppua, jolloin osakeluettelon siirtopalvelu avataan taloyhtiöiden käyttöön. Osakeluettelon siirtopalvelu soveltuu parhaiten niille taloyhtiöille, joilla ei ole isännöintijärjestelmää käytössään. Tällaisia ovat tavallisesti pienet taloyhtiöt, joissa osakkeenomistajat hoitavat taloyhtiön hallinnon tehtävät. Odotamme myös ensimmäisiä, paperisiin osakekirjoihin perustuvia omistuksen rekisteröintihakemuksia.
Toimintatapoja mietitään yhdessä sidosryhmien kanssa
Aikaa osakeluetteloiden siirrolle on vuoden 2022 loppuun asti. Merkittävä askel osakeluetteloiden siirrossa otetaan, kun tiedonsiirto huoneistotietojärjestelmän ja isännöintijärjestelmien välillä tulee käyttöön. Tämä edellyttää toimenpiteitä niin Maanmittauslaitokselta, isännöintijärjestelmätoimittajilta kuin järjestelmien loppukäyttäjiltäkin.
Kun taloyhtiöt ovat siirtäneet osakeluettelot, myös sähköiset omistuksen ja panttauksen rekisteröintien määrät kasvavat vähitellen. Siirtymäaika osakekirjojen sähköistämiselle on kuitenkin pitkä: sähköistä omistajamerkintää on haettava viimeistään kymmenen vuoden kuluessa osakeluettelon siirtämisestä. Vuoden 2032 loppuun mennessä viimeisen sähköisen omistajamerkinnän tulisi olla rekisteröitynä huoneistotietojärjestelmään.
Olemme olleet sidosryhmien kanssa yhtä mieltä siitä, että toimintatapoja ja palveluita on ollut hyvä hioa yhdessä nyt, kun hakemusmäärät määrät ovat vielä olleet pieniä. Osaaminen on kasvanut, tunnemme toistemme toimintatavat paremmin ja eteen tulleita tapauksia on voitu ratkoa yhdessä. Toisaalta odotamme kovasti aikaa, jolloin järjestelmän tietosisältö on kasvanut ja sähköiset palvelut saatu käyttöön. Silloin hyödyt huoneistotietojärjestelmän käyttöönotosta muun muassa parempana tietopalveluna ja työn helpottumisena näkyvät kaikille osapuolille.
Kirjoittaja on ASREK-hankkeen käyttöönottoprojektin päällikkö Maanmittauslaitoksessa.
