Vad innebär det för bostadsbolag?

Överföringen av uppgifterna till bostadsdatasystemet genomförs i två steg. Först ska bostadsbolagen föra in aktieböckerna till bostadsdatasystemet. Därefter är det möjligt att registrera elektroniska anteckningar om ägande och pantsättning. 

Överföring av aktieböckerna är möjlig från och med 1 maj 2019

Bostadsaktiebolag som bildats före 1 januari 2019 ska överföra aktieböckerna till bostadsdatasystemet mellan 1 maj 2019 och 31 december 2022. För bostadsaktiebolagen är detta obligatoriskt och frivilligt för de ömsesidiga fastighetsaktiebolagen. Bostadsbolagets styrelse beslutar om överföringen av aktieboken och informerar aktieägarna om överföringen.

Från och med början av maj kan gamla husbolag överföra uppgifterna i sina aktieböcker till Lantmäteriverkets bostadsdatasystem. Uppgifterna lämnas in i början på en blankett. Överföringen av bostadsaktieböcker är betydligt enklare från och med  slutet av år 2019 eftersom e-tjänsten för husbolag tas i bruk. 

Överföringen av aktieboken är avgiftsfri såvida det sker senast 31 december 2022.

E-tjänsten för överföring av aktieböcker öppnas i oktober

E-tjänsten för överföring av aktieböcker för husbolag tas i bruk i oktober 2019.  Basdata för överföringen importeras till bostadsdatasystemet från Skatteförvaltningen, Patent- och registerstyrelsen och Befolkningsregistercentralen. I samband med överföringen går man igenom uppgifterna i aktieboken, gör de korrigeringar som behövs och godkänner överföringen av uppgifterna. Samtidigt meddelar bostadsbolaget uppgifterna enligt bolagsordningen om begränsningar av inlösen och omsättning samt aktieägarnas e-postadresser.

Vem kan sköta överföringen?

Överföringen av aktieboken kan skötas av bostadsbolagets styrelseordförande eller disponent. Också den person som har ensam namnteckningsrätt kan sköta överföringen. Dessa personer kan också ge någon annan fullmakt för att sköta uppgiften.Dessa kan också ge någon annan fullmakt att sköta uppgiften. 

Överföringen kräver suomi.fi-identifiering. 

Överföring av data från fastighetsförvaltningssystem i slutet av år 2019

Många bostadsbolag och disponenter använder fastighetsförvaltningssystem där de upprätthåller aktieböckerna. Dataunderlaget från fastighetsförvaltningssystemet kan användas som basdata i överföringen av aktieböcker. Landmäteriverket kommer att erbjuda gränssnitt till disponentsystem i slutet av år 2019.

I slutet av år 2019 blir det också möjligt att föra över data från bostadsdatasystemet till fastighetsförvaltningssystem. 

Vad ändras?

Efter överföring av aktieboken är det Lantmäteriverket som upprätthåller den. Bolaget skall förvara uppgifterna om aktielägenhetens tidigare ägare under tio års tid efter det sista ägarbytet före överföringen av aktieböcker har hänt. Bostadsbolaget får den information som behövs för att förvalta bolaget från bostadsdatasystemet. 

I framtiden informerar Lantmäteriverket bostadsbolaget om ändringar i ägandet efter att ägandet registrerats. Ägarbyte förs inte automatiskt in i aktieboken utan först ska överlåtelseskatten betalas. 

Då aktierna överlåts vidare eller aktielägenheten har en elektronisk anteckning om ägande ska ägandet vara registrerat i bostadsdatasystemet eller aktieboken för utövande av de rättigheter som aktierna ger, såsom deltagande i bolagsstämma.

Ändringar i bostadsbolagens bolagsordning görs i Patent- och registerstyrelsens företags- och organisationsdatasystem därifrån informationen om ändringar i aktiegrupperna överförs till bostadsdatasystemet. Bostadsbolaget ska meddela Lantmäteriverket om nya ägare. 

Aktieägarnas kontaktinformation för aktieboken importeras från befolkningsdatasystemet. Aktieägaren kan om hen så önskar låta anteckna avvikande kontaktinformation för aktieboken i bostadsdatasystemet samt uppge sin e-postadress som bostadsbolaget får använda. Uppgifterna ska lämnas till Lantmäteriverket. 

Uppgift om att bolaget och aktiegruppen har införts i aktiebolagsregistret ska antecknas i disponentintyget.

Aktiebrevet innehåller en inlösenklausul

Om bolagsordningen innehåller en inlösenklausul ska styrelsen informera dem som är berättigade till inlösen om aktieövergången inom två veckor efter att Lantmäteriverket och den nya ägaren har underrättat styrelsen om övergången. Lantmäteriverket antecknar inlösenförfarandet i aktieboken.

Inlösningsanspråket ska riktas till bolaget eller aktieförvärvaren inom en månad efter ovan nämnda delgivning. Styrelsen ska informera Lantmäteriverket om inlösen. Uppgiften om inlösenförfarandet raderas från aktieboken efter tre månader från det att det antecknats, såvida styrelsen inte har meddelat om att lösningsrätten utnyttjas.

Om bolagsordningen sedan tidigare innehåller en klausul som begränsar omsättningen ska överföringen av äganderätten antecknas i aktieboken först efter att styrelsen meddelat om den. 

Bostadsbolagens uppgifter i handelsregistret 

Bostadsbolagen ska vara noggrannare än tidigare med att bolagets uppgifter i handelsregistret är aktuella. 

Överföring av aktieboken samt de avgiftsfria informationstjänsterna för bostadsbolag förutsätter att användaren identifierar och autentiserar sig. För identifieringen används tjänsten suomi.fi. För autentiseringen kan användas Patent- och registerstyrelsens certifikat, mobilcertifikat eller personliga bankkoder. 

Identifieringstjänsten suomi.fi är kopplad till Patent- och registerstyrelsens handelsregister. Informationen om de bolag i vilka användaren är disponent eller styrelseordförande hämtas från handelsregistret. För identifiering och autentisering krävs att uppgifterna i handelsregistret är aktuella. 

Bostadsbolagens kontaktinformation, postadress och e-postadress hämtas också från handelsregistret. Lantmäteriverket använder informationen när det meddelar bostadsbolagen om registrering av ägande i bostadsdatasystemet. 

Mer information

Anvisningar om bostadsdatasystemet finns på aktielägenhetsregistrets webbplats på osakehuoneistorekisteri.fi. På webbplatsen kommer också att finnas en e-tjänst där bostadsbolagen kan överföra aktieböckerna samt informationstjänster för bostadsbolag. 

I frågor svarar stödet för överföring av aktieböcker:
Telefonservice 0295301144 är öppet må-fre kl. 9.00-16.00 (OBS! Telefonservice öppnas den 2.5. kl. 9.00).
Du kan också ta kontakt med nätblanketten.

Lantmäteriverkets kundtjänst svarar också på frågor om bostadsdatasystemet.