Osakeluettelon siirto ja hyväksyminen

Huoneistotietojärjestelmään siirretään osakeluettelot asunto-osakeyhtiöittäin sähköiseen muotoon. Osakeluettelo tulee siirtää, jos asunto-osakeyhtiö on perustettu ennen 1.1.2019. Myös keskinäiset kiinteistöosakeyhtiöt voivat siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään niin halutessaan.
 
Osakeluettelon siirtoa varten huoneistotietojärjestelmään tuodaan pohjatietoja Verohallinnolta, Patentti- ja rekisterihallitukselta sekä Väestörekisterikeskukselta. Mikäli taloyhtiöllä tai taloyhtiön isännöitsijällä on käytössään isännöintijärjestelmä, josta voidaan muodostaa osakeluettelosta siirtotiedosto huoneistotietojärjestelmään, taloyhtiö voi käyttää tätä tietoa pohjatietona osakeluettelon siirrossa.
 
Vanhan taloyhtiön on siirrettävä osakeluettelon ylläpito Maanmittauslaitokselle 1.5.2019 ja 31.12.2022 välisenä aikana.  Siirtäminen tapahtuu ilmoittamalla osakeluettelon tiedot sekä tiedot yhtiöjärjestyksen lunastus- tai vaihdannanrajoituksesta Maanmittauslaitokselle. Osakeluettelon siirron jälkeen taloyhtiö saa osakeluettelon suoraan huoneistotietojärjestelmästä. Osakeluettelon siirron hyväksyy kaikissa tapauksissa taloyhtiön hallitus.
 
Osakeluettelon siirtoon käytettävät vaihtoehdot:
  • Digitaalisen osakeluettelon hyväksymispalvelu (käyttöliittymä)
  • Aineiston siirto isännöintijärjestelmästä huoneistotietojärjestelmään
  • Yhtiöjärjestyksen rakenteistaminen PRH:n palvelussa sekä osakeluettelotietojen ja vaihdannanrajoituslausekkeiden ilmoittaminen huoneistotietojärjestelmään

Kuka siirron voi tehdä?

Osakeluettelon siirron voi tehdä isännöitsijä tai taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja. 

Lisätietoja Taloyhtiöiden ja isännöitsijöiden asiointivaltuudet -sivulla

Osakeluettelon siirron vaikutuksia

  • Osakeluettelon saa huoneistotietojärjestelmästä
  • Tiedot omistajavaihdoksista saa omistuksen kirjauksen jälkeen Maanmittauslaitokselta
  • Omistajavaihdokset näkyvät osakeluettelossa, kun tieto varainsiirtoveron maksamisesta on saatu
  • Osakkaiden yhteystiedot saadaan suoraan osakeluettelosta, taloyhtiö saa myös osakkaiden ilmoittamat sähköpostiosoitteet käyttöönsä
Taloyhtiön tehtävät vähenevät
  • Osakeluettelon pitäminen ei ole enää taloyhtiön vastuulla
  • Omistajamerkintöjen ja saantojen selvitykset tehdään sähköisen omistuksen kirjaamisen yhteydessä Maanmittauslaitoksessa
  • Varainsiirtoveron maksun valvominen siirtyy Maanmittauslaitokselle

Aikataulut

Osakeluettelon siirron voi tehdä 1.5.2019 alkaen Digitaalisen osakeluettelon hyväksymispalvelussa. Siirto pitää olla tehtynä 31.12.2022 mennessä. Osakeluettelon siirrosta ei peritä maksua, kun siirto tehdään määräajassa.
 
Osakeluettelon siirto isännöintijärjestelmistä sekä tietopalveluiden integraatio isännöintijärjestelmiin valmistunevat syksyllä 2019.
Huoneistotietojärjestelmän käyttäminen osana normaalia isännöintiä edellyttää, että tietopalvelut toimivat isännöintijärjestelmiin päin mahdollisimman huomaamattomasti käyttäjän kannalta, joten jos taloyhtiön isännöitsijä käyttää isännöintijärjestelmää, johon integraatio tietopalveluihin rakennetaan, kannattanee taloyhtiön odottaa tältä osin palveluiden valmistumista.