Mitä muutos tarkoittaa taloyhtiölle?

Tietojen siirtäminen huoneistotietojärjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensin taloyhtiöt siirtävät osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Sen jälkeen osakehuoneistoille voidaan tehdä sähköisiä omistuksen ja panttauksen rekisteröintejä. 

Osakeluettelon siirron voi aloittaa toukokuussa 2019

Ennen 1.1.2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään 1.5.2019 ja 31.12.2022 välisenä aikana. Siirto on asunto-osakeyhtiöille pakollinen, keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille vapaaehtoinen. Osakeluettelon siirrosta päättää taloyhtiön hallitus, ja siitä pitää ilmoittaa osakkaille.

Maanmittauslaitos suosittelee, että taloyhtiöt tekevät osakeluettelon siirron loppuvuodesta 2019 alkaen. Lokakuussa 2019 otetaan käyttöön taloyhtiöille tarkoitettu sähköinen osakeluettelon siirtopalvelu. Jos taloyhtiö kuitenkin haluaa siirtää osakeluettelon ennen sähköisen palvelun käyttöönottoa, yhtiö voi toukokuusta alkaen toimittaa siirrettävät tiedot erikseen Maanmittauslaitokselle.

Osakeluettelon siirto on maksuton, kun se tehdään 31.12.2022 mennessä.

Sähköinen osakeluettelon siirtopalvelu avataan lokakuussa

Sähköinen osakeluettelon siirtopalvelu avataan taloyhtiöiden käyttöön lokakuussa 2019. Siirtoa varten huoneistotietojärjestelmään tuodaan pohjatiedot Verohallinnolta, Patentti- ja rekisterihallitukselta (PRH) sekä Väestörekisterikeskukselta (VRK).  Siirrossa käydään läpi osakeluettelon tiedot, tehdään niihin tarvittavat korjaukset ja hyväksytään tietojen siirto. Samalla taloyhtiö ilmoittaa tiedot yhtiöjärjestyksen lunastus- ja muista vaihdannarajoituslausekkeista sekä tiedossaan olevat osakkaiden sähköpostiosoitteet. Tämän jälkeen osakeluettelon ylläpito on Maanmittauslaitoksen vastuulla.

Tiedonsiirto isännöintijärjestelmistä loppuvuonna 2019

Monella taloyhtiöllä tai isännöitsijällä on käytössään isännöintijärjestelmä, jossa osakeluettelon tietoja ylläpidetään.Isännöintijärjestelmien tietoja voidaan hyödyntää pohjatietona osakeluettelon tietojen siirrossa. Maanmittauslaitos tarjoaa rajapinnat isännöintijärjestelmiin loppuvuonna 2019. 

Loppuvuonna 2019 toteutetaan myös tiedonsiirtomahdollisuus huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmiin. 

Kuka siirron voi tehdä?

Osakeluettelon siirron voi tehdä taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä. Lisäksi henkilö, jolla on taloyhtiön nimenkirjoitusoikeus yksinään, voi tehdä siirron. Nämä henkilöt voivat myös valtuuttaa toisen henkilön tekemään siirron puolestaan. 

Siirron tekeminen edellyttää tunnistautumista suomi.fi-palveluun. 

Mikä muuttuu siirron jälkeen?

Osakeluettelon siirron jälkeen osakeluettelon ylläpito on Maanmittauslaitoksen vastuulla. Yhtiön tulee kuitenkin säilyttää tiedot osakehuoneiston aiemmista omistajista ajalta ennen osakeluettelon siirtoa 10 vuoden ajan viimeisestä omistajavaihdoksesta. Taloyhtiö saa hallinnon hoitamista varten yhtiötä koskevat tiedot huoneistotietojärjestelmästä. 

Taloyhtiö saa jatkossa Maanmittauslaitokselta tiedot omistuksen muutoksista omistuksen rekisteröinnin jälkeen. Uusi omistaja ei siirry suoraan osakeluetteloon, vaan osakeluettelomerkintä edellyttää varainsiirtoveron suorittamista. 

Kun osakkeet luovutetaan edelleen tai osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, omistuksen rekisteröinti huoneistotietojärjestelmään tai osakeluetteloon on edellytyksenä osakeoikeuksien käyttämiselle, mm. yhtiökokoukseen osallistumiselle.

Taloyhtiöiden yhtiöjärjestyksen muutokset, kuten huoneistojen yhdistäminen, tehdään PRH:n YTJ-palvelussa. Sieltä tiedot osakeryhmien muutoksista siirtyvät huoneistotietojärjestelmään. Taloyhtiön pitää ilmoittaa uudet omistajat Maanmittauslaitokselle. 

Osakeluettelon siirron yhteydessä taloyhtiö ilmoittaa osakkaiden postiosoitteen ja mahdollisen sähköpostiosoitteen huoneistotietojärjestelmään osakeluetteloa sekä taloyhtiön tiedottamista varten. Taloyhtiö voi käyttää huoneistotietojärjestelmään ilmoitettuja yhteystietoja mm. yhtiökokouskutsun toimitusosoitteena. Mahdolliset muutokset yhteystietoihin osakkaan tulee ilmoittaa Maanmittauslaitoksen asiakaspalveluun.

Kun osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, postiosoitteena käytetään joko osakkaan omistuksen kirjaamishakemuksella ilmoittamaa erillistä osoitetta tai Väestötietojärjestelmässä (VTJ) tai Yritys- ja yhteisötietojärjestelmässä (YTJ) olevaa osoitetta.

Isännöitsijäntodistukseen on vuoden 2019 alusta lähtien pitänyt merkitä tieto yhtiön ja osakeryhmän kuulumisesta huoneistotietojärjestelmään.

Jos yhtiöjärjestyksessä on lunastuslauseke

Jos yhtiöjärjestyksessä on lunastuslauseke, pitää hallituksen ilmoittaa lunastukseen oikeutetuille osakehuoneiston siirtymisestä kahden viikon kuluessa siitä, kun se on saanut lunastusilmoituksen toimittamiseksi tarvittavat tiedot Maanmittauslaitokselta ja uudelta omistajalta. Maanmittauslaitos tekee osakeluetteloon merkinnän lunastusmenettelystä.

Lunastusvaatimus on esitettävä yhtiölle/osakkeen saajalle kuukauden kuluessa siitä, kun taloyhtiö on saanut lunastukseen tarvittavat tiedot. Hallituksen on ilmoitettava lunastuksesta Maanmittauslaitokselle. Tieto lunastusmenettelystä poistetaan osakeluettelosta kolmen kuukauden kuluttua merkitsemisestä, jollei hallitus ilmoittanut lunastusoikeuden käyttämisestä tai lunastusmenettelyn jatkumisesta.

Jos yhtiöjärjestyksessä on muu vaihdannanrajoituslauseke, merkitään omistusoikeuden siirto osakeluetteloon vasta hallituksen ilmoituksesta. 

Taloyhtiöiden tiedot kaupparekisteristä 

Taloyhtiöiden pitää huolehtia nyt entistä tarkemmin, että omat tiedot kaupparekisterissä ovat ajan tasalla. 

Osakeluettelon siirto sekä taloyhtiön käyttämät maksuttomat tietopalvelut edellyttävät käyttäjän tunnistamista ja asiointivaltuuden toteamista. Tunnistuksessa käytetään suomi.fi-palvelua. Palvelussa voi tunnistautua VRK:n varmennekortilla, mobiilivarmenteella tai henkilökohtaisilla pankkitunnisteilla. 

Suomi.fi-tunnistuspalvelulla on yhteys PRH:n kaupparekisteriin. Kaupparekisteristä saadaan tieto siitä, missä yhtiössä käyttäjä toimii isännöitsijänä tai hallituksen puheenjohtajana. Tunnistautuminen edellyttää, että kaupparekisterin tiedot ovat ajan tasalla. 

Myös taloyhtiöiden yhteystiedot, kuten postiosoite ja sähköpostiosoite, haetaan kaupparekisteristä. Maanmittauslaitos käyttää näitä tietoja, kun se ilmoittaa taloyhtiölle omistuksen rekisteröinnistä huoneistotietojärjestelmään. 

Lisätietoja

Huoneistotietojärjestelmään liittyvää ohjeistusta pidetään yllä osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolla, jonne tulevat myös taloyhtiöiden palvelu osakeluettelon siirtoa varten ja taloyhtiöiden tietopalvelut. Lisätietoja palveluista löytyy myös Maanmittauslaitoksen verkkosivuilta.

Osakeluettelon siirtoon liittyvissä kysymyksissä voi ottaa yhteyttä osakeluettelon siirron tukeen:

Puhelinpalvelu p. 029 530 1144 on avoinna ma-pe klo 9–16.

Huoneistotietojärjestelmään liittyviin kysymyksiin vastaa myös Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelu.