Mitä muutos tarkoittaa taloyhtiölle?

Tietojen siirtäminen huoneistotietojärjestelmään tapahtuu kahdessa vaiheessa. Ensin taloyhtiöt siirtävät osakeluettelon huoneistotietojärjestelmään. Sen jälkeen osakehuoneistoille voidaan tehdä sähköisiä omistuksen ja panttauksen rekisteröintejä. 

Osakeluettelon siirron voi aloittaa 1.5.2019

Ennen 1.1.2019 perustettujen asunto-osakeyhtiöiden tulee siirtää osakeluettelonsa huoneistotietojärjestelmään 1.5.2019 ja 31.12.2022 välisenä aikana. Siirto on asunto-osakeyhtiöille pakollinen, keskinäisille kiinteistöosakeyhtiöille vapaaehtoinen. Osakeluettelon siirrosta päättää taloyhtiön hallitus. 

Siirtoa varten huoneistotietojärjestelmään tuodaan pohjatiedot Verohallinnolta, Patentti- ja rekisterihallitukselta (PRH) sekä Väestörekisterikeskukselta (VRK).  Siirrossa käydään läpi osakeluettelon tiedot, tehdään niihin tarvittavat korjaukset ja hyväksytään tietojen siirto. Samalla taloyhtiö ilmoittaa tiedossaan olevat osakkaiden sähköposti- ja muut tietoliikenneyhteydet huoneistotietojärjestelmään. Tämän jälkeen osakeluettelon ylläpito on Maanmittauslaitoksen vastuulla. Taloyhtiön pitää ilmoittaa osakeluettelon siirrosta välittömästi osakkaille.

Osakeluettelon siirto on maksuton, kun se tehdään 31.12.2022 mennessä.

Kuka siirron voi tehdä?

Osakeluettelon siirron voi tehdä taloyhtiön hallituksen puheenjohtaja tai isännöitsijä. Nämä voivat myös valtuuttaa toisen henkilön tekemään siirron puolestaan. 

Siirron tekeminen edellyttää tunnistautumista suomi.fi-palveluun. 

Tiedonsiirto isännöintijärjestelmistä syksyllä 2019

Monella taloyhtiöllä tai isännöitsijällä on käytössään isännöintijärjestelmä, jossa osakeluettelon tietoja ylläpidetään. Syksyllä 2019 siirto on mahdollista tehdä siten, että isännöintijärjestelmästä tuodaan pohjatieto siirtoa varten, ja sen jälkeen tiedot hyväksytään Maanmittauslaitoksen palvelussa. 

Syksyllä 2019 toteutetaan myös tiedonsiirtomahdollisuus huoneistotietojärjestelmästä isännöintijärjestelmiin. 

Mikä muuttuu siirron jälkeen?

Osakeluettelon siirron jälkeen osakeluettelon ylläpito on Maanmittauslaitoksen vastuulla. Taloyhtiö saa hallinnon hoitamista varten yhtiötä koskevat tiedot huoneistotietojärjestelmästä. 

Taloyhtiö saa jatkossa Maanmittauslaitokselta tiedot omistuksen muutoksista omistuksen rekisteröinnin jälkeen. Uusi omistaja ei siirry suoraan osakeluetteloon, vaan osakeluettelomerkintä edellyttää varainsiirtoveron suorittamista. 

Kun osakkeet luovutetaan edelleen tai osakehuoneistolla on sähköinen omistajamerkintä, omistuksen rekisteröinti huoneistotietojärjestelmään tai osakeluetteloon on edellytyksenä osakeoikeuksien käyttämiselle, mm. yhtiökokoukseen osallistumiselle.

Taloyhtiöiden yhtiöjärjestyksen muutokset, kuten huoneistojen yhdistäminen, tehdään PRH:n YTJ-palvelussa. Sieltä tiedot osakeryhmien muutoksista siirtyvät huoneistotietojärjestelmään. Taloyhtiön pitää ilmoittaa uudet omistajat Maanmittauslaitokselle. 

Osakkeenomistajien yhteystiedot osakeluetteloa varten saadaan väestötietojärjestelmästä. Osakas voi halutessaan ilmoittaa huoneistotietojärjestelmään väestötietojärjestelmästä poikkeavan yhteystiedon osakeluetteloa varten sekä sähköpostiosoitteen taloyhtiön käyttöön. Ilmoitukset tehdään Maanmittauslaitokselle. Taloyhtiö voi käyttää huoneistotietojärjestelmään ilmoitettua yhteystietoa mm. yhtiökokouskutsun toimitusosoitteena. 

Isännöitsijäntodistukseen pitää merkitä tieto yhtiön ja osakeryhmän kuulumisesta osakehuoneistorekisteriin.

Jos yhtiöjärjestyksessä on lunastuslauseke

Jos yhtiöjärjestyksessä on lunastuslauseke, pitää hallituksen ilmoittaa lunastukseen oikeutetuille osakehuoneiston siirtymisestä kahden viikon kuluessa siitä, kun se on saanut tiedon omistuksen siirtymisestä Maanmittauslaitokselta. Maanmittauslaitos tekee osakeluetteloon merkinnän lunastusmenettelystä.

Lunastusvaatimus on esitettävä yhtiölle/osakkeen saajalle kuukauden kuluessa em. tiedonsaannista. Hallituksen on ilmoitettava lunastuksesta Maanmittauslaitokselle. Tieto lunastusmenettelystä poistetaan osakeluettelosta kolmen kuukauden kuluttua merkitsemisestä, jollei hallitus ilmoittanut lunastusoikeuden käyttämisestä.

Jos yhtiöjärjestyksessä on muu vaihdannanrajoituslauseke, merkitään omistusoikeuden siirto osakeluetteloon vasta hallituksen ilmoituksesta. 

Taloyhtiöiden tiedot kaupparekisteristä 

Taloyhtiöiden pitää huolehtia nyt entistä tarkemmin, että omat tiedot kaupparekisterissä ovat ajan tasalla. 

Osakeluettelon siirto sekä taloyhtiön käyttämät maksuttomat tietopalvelut edellyttävät käyttäjän tunnistamista ja asiointivaltuuden toteamista. Tunnistuksessa käytetään suomi.fi-palvelua. Palvelussa voi tunnistautua VRK:n varmennekortilla, mobiilivarmenteella tai henkilökohtaisilla pankkitunnisteilla. 

Suomi.fi-tunnistuspalvelulla on yhteys PRH:n kaupparekisteriin. Kaupparekisteristä saadaan tieto siitä, missä yhtiössä käyttäjä toimii isännöitsijänä tai hallituksen puheenjohtajana. Tunnistautuminen edellyttää, että kaupparekisterin tiedot ovat ajan tasalla. 

Myös taloyhtiöiden yhteystiedot, postiosoite ja sähköpostiosoite, haetaan kaupparekisteristä. Maanmittauslaitos käyttää näitä tietoja, kun se ilmoittaa taloyhtiölle omistuksen rekisteröinnistä huoneistotietojärjestelmään. 

Lisätietoja

Huoneistotietojärjestelmään liittyvää ohjeistusta pidetään yllä osakehuoneistorekisteri.fi-sivustolla, jonne tulevat myös taloyhtiöiden palvelu osakeluettelon siirtoa varten ja taloyhtiöiden tietopalvelut. 

Huoneistotietojärjestelmään liittyviin kysymyksiin vastaa myös Maanmittauslaitoksen asiakaspalvelu.