Kun kuulin tulevasta lakimuutoksesta koskien sähköistä huoneistotietojärjestelmää, aloin ottamaan asiasta enemmän selvää. Näin tämän alan tulevaisuutena sen, että myös taloyhtiöiden osakeluettelot saadaan sähköisiksi, aivan kuten kiinteistöpuolella on jo tehty aikapäiviä sitten. Muutos tulee helpottamaan läpinäkyvyyttä alalla kuin myös esim. verottajalle tehtäviä ilmoituksia.
Yrityksemme on perustettu vuonna 2007 ja olemme aina Unikolla yrittäneet olla kehityksen kärjessä. Yrityksen toiminta-aikana olen nähnyt monta lakimuutosta, mutta sähköinen huoneistotietojärjestelmä on yksi suurimmista muutoksista asunto-osakeyhtiölain päivityksen (1.7.2010) ohella, mitä on urallani tullut vastaan.
Maanmittauslaitoksen asiantuntijat apuna osakeluetteloiden siirrossa
Lähdimme suunnittelemaan, miten toteutamme tämä suuren urakan. Ensimmäisenä totesimme, että meidän pitää käydä kaikkien taloyhtiöiden omistajuussuhteet, yhtiöjärjestykset sekä muut osakeluetteloon liittyvät asiat läpi tiheällä kammalla. Tämän työn aloitimme jo vuoden 2019 aikana. Vuonna 2020 olimme saaneet käytyä kaikkien taloyhtiöiden osakeluettelot läpi ja olimme valmiita siirtoon omasta puolestamme.
Ennen siirtoa piti luonnollisesti jokaisen taloyhtiön hallituksen kanssa käydä asia tarkasti läpi sekä tehdä virallinen päätös siirtymisestä sähköiseen huoneistotietojärjestelmään. Tässä asiakkaamme olivat edelläkävijöitä ja jokainen taloyhtiö teki myönteisen päätöksen asiassa. Tämän jälkeen jäimme odottamaan oman isännöintiohjelmistomme rajapintaa osakeluetteloiden siirtoon. Matkan varrella kävi selväksi, ettei tätä rajapintaa olisi vielä käytettävissä vuoden 2020 tai edes vuoden 2021 aikana.
Samaan aikaan moni taloyhtiö kuitenkin kyseli jo siirron aikataulua, joten päätimme vuoden 2021 keväällä pilotoida osakeluetteloiden siirtoa sähköiseen huoneistotietojärjestelmään manuaalisesti MML:n oman siirtopalvelun kautta. Saimme muutaman taloyhtiön sinne siirrettyä ongelmitta, ja tämän jälkeen päätimme siirtää kaikki isännöimämme yli 250 taloyhtiötä järjestelmään. Työ oli mittava urakka ja vaati useamman henkilön työpanostuksen, mutta saimme urakan pääpiirteissään valmiiksi alkusyksystä 2021.
Olemme saaneet todella hyvin apua suoraan MML:n huoneistotietojärjestelmään erikoistuneilta asiantuntijoilta ja kaikki siirron yhteydessä sattuneet kommellukset on saatu selvitettyä ja taloyhtiö kerrallaan on siirto saatu tehtyä.
Käyttökokemuksia ja toiveita tulevaan
Ainut ongelma on tullut ilmi, kun taloyhtiöissä on tehty osakekauppoja. Tällä hetkellä MML:lla on ollut viivettä uusien omistajien rekisteröinnissä, mikä on vaikeuttanut vastikkeiden lähettämistä uusille osakkaille ja olemme joutuneet vielä pitämään rinnalla sekä taloyhtiön vanhaa osakeluetteloa että uutta sähköistä huoneistotietojärjestelmää. Uskon, että tähän tulee muutos, kun saamme omalta isännöintiohjelmiston toimittajalta rajapinnan auki ja tiedonsiirto helpottuu.
Pidän tätä uudistusta hyvänä asiana koko isännöintialalle. Varsinkin kun siirtoprosessi vielä saadaan virtaviivaisemmaksi ja nopeammaksi, eli kun tieto saadaan MML:lta isännöintitoimistolle nykyistä nopeammin.
Kirjoittaja Pauli Ratu on isännöitsijä ja Uniko-Isännöintipalvelut Oy:n toimitusjohtaja Turussa.
Kuva: Markku Koivumäki
